周 欣

（中油電能供電公司黨委辦公室，大慶 163453）

引 言

辦公室作為供電企業(yè)經(jīng)營管理的核心，在供電企業(yè)的整個經(jīng)營過程中起著至關(guān)重要的作用。同時，辦公室作為內(nèi)部溝通的主要渠道，早已成為企業(yè)經(jīng)營管理活動和決策執(zhí)行的關(guān)鍵部門。所以，供電企業(yè)在自身的經(jīng)營發(fā)展過程中都要確保辦公管理的高效率，這樣才能進一步提升整個企業(yè)的經(jīng)營效率。但在當前國家電改背景的新形勢下，大部分供電企業(yè)的辦公管理模式發(fā)生了許多變化，導致辦公體系的管理效果難以全面發(fā)揮。所以，針對供電企業(yè)辦公室綜合管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀進行深入的分析是十分必要的。

一、新形勢下辦公室管理的特點

供電企業(yè)的辦公室工作由于企業(yè)性質(zhì)，其工作內(nèi)容比較復雜，還需要了解電力行業(yè)相關(guān)知識，對工作人員素質(zhì)要求較高，不僅需要了解公司內(nèi)部規(guī)章制度、行業(yè)法律法規(guī)，還需要和企業(yè)其他職能部門以及上下級單位處理好日常業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)。日常工作包含安排值班、組織審核會議、整理會議材料、月度催辦總結(jié)，以及日常接待工作等。管理人員要具備以下幾個特點：①全面協(xié)調(diào)能力突出。供電企業(yè)辦公室最重要的特點就是要協(xié)調(diào)各職能部門順利開展工作，站在公司決策層面領(lǐng)導各部門和下屬單位為公司履職盡責，是企業(yè)與外界聯(lián)系的紐帶，也是彰顯公司水平的窗口。②方針政策把握準確。作為供電企業(yè)辦公室的工作人員，必須時刻關(guān)注國家宏觀政策和電力行業(yè)的發(fā)展趨勢，以便為企業(yè)生產(chǎn)管理和經(jīng)營決策提供必要的參考。③服務(wù)意識要強。辦公室存在的意義主要是為上級領(lǐng)導、機關(guān)各部門和下級單位提供服務(wù)的，因此辦公室工作人員的服務(wù)意識和服務(wù)理念一定要強。④應(yīng)急能力強，心理素質(zhì)過硬。由于辦公室管理業(yè)務(wù)涉及方方面面，且內(nèi)容復雜，上級一些時間緊迫的業(yè)務(wù)往往都需要辦公室溝通協(xié)調(diào)。因此，大部分工作是處于被動狀態(tài)，這就需要工作人員有較強的處理突發(fā)事件的能力，短時間內(nèi)完成好上級交辦的工作任務(wù)。

二、現(xiàn)階段辦公室工作存在的問題及分析

（一）企業(yè)辦公綜合管理的理念已經(jīng)過時

目前，許多企業(yè)仍將綜合辦公室視為一個簡單的服務(wù)部門，無法理解企業(yè)辦公室在協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系、與外界溝通、獲取最新發(fā)展信息等方面的關(guān)鍵作用。恰恰是思想意識的落后限制了企業(yè)辦公室綜合管理水平的提升。辦公室的職能被弱化為被動地完成上級交辦的各種任務(wù)，沒有清晰的崗位職責，工作效率明顯下降。這種工作方式不僅造成內(nèi)部工作程序的復雜，同時也直接影響企業(yè)的整體運營效率和外部形象。

（二）企業(yè)辦公室綜合管理人員缺乏主觀能動性

很多供電企業(yè)的辦公室主任只是履行“職責”，或是在領(lǐng)導催促下開展工作，對基層員工和來訪客人敷衍了事。這就說明辦公室綜合管理人員的溝通能力不足，缺乏主觀能動性，更談不上協(xié)調(diào)各企業(yè)之間的業(yè)務(wù)往來。所以，辦公室管理人員如果存在消極態(tài)度或責任心不強，就會嚴重影響企業(yè)運作效率，影響內(nèi)部團結(jié)協(xié)作。

（三）辦公室職責、業(yè)務(wù)界定不清晰

一是辦公室管理目標不明確。企業(yè)綜合辦公不僅是完成工作調(diào)度、文件打印、業(yè)務(wù)檔案管理等看似沒有技術(shù)性的工作，而且是為企業(yè)收集可利用的信息，幫助企業(yè)做出有利的決策。管理目標不明確會導致規(guī)章制度混亂，并影響整個企業(yè)的綜合管理。二是服務(wù)對象不明確。一些企業(yè)辦公室只把領(lǐng)導作為服務(wù)對象，忽視了基層員工和客戶的需求，往往導致企業(yè)管理與實際不符，企業(yè)形象受損。此外，一些企業(yè)辦公室把自己定義為指揮機關(guān)，單方面下命令、做決定，完全無視自身的崗位職責。分析其主要原因如下。

1.工作人員責任心不強，思想定位不準確

隨著時間的推移，很多員工會失去工作熱情。由于工作繁重、壓力大，大多數(shù)員工沒有時間反思工作中遇到的問題。相反，他們做領(lǐng)導安排的任何事，從不多問原因，工作流于形式。工作越困難，想辦法解決就越困難。相反，必須直接向領(lǐng)導匯報。同時，辦公室工作人員大多年齡偏小，缺乏工作經(jīng)驗，責任感和使命感較弱。他們只看到眼前的“一畝三分地”，距離團結(jié)同事、齊心協(xié)力還有很大差距。這很容易導致辦公效率低下，很難使工作取得好的進展。

2.專業(yè)素質(zhì)和綜合能力不強

辦公室作為企業(yè)的總管家，其工作人員必須具備過硬的綜合素質(zhì)和溝通協(xié)調(diào)能力。辦公室工作涉及面廣，需要大量的信息和專業(yè)的知識。因為對于辦公室工作人員來說，除了專業(yè)基礎(chǔ)知識外，還需要多看、多聽、多學，努力提高自己的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。然而，目前大多數(shù)企業(yè)的辦公人員專業(yè)素質(zhì)和綜合溝通能力較差。他們不能主動處理一些突發(fā)事件，而是被動聽取領(lǐng)導的安排，這很容易導致很多工作不能順利進行，影響企業(yè)自身的形象。

3.管理體制不完善，缺乏人才激勵機制

供電企業(yè)往往以國有企業(yè)為主，多方面的綜合因素導致很難通過有效的激勵機制來促進人才發(fā)揮作用，干多干少一個樣導致能干、有經(jīng)驗的人才工作積極性不高，不能充分發(fā)揮他們的才能。即使有的企業(yè)有一定的激勵機制，也沒有統(tǒng)一的獎懲標準，這使得制度成為擺設(shè)，不能真正起到激勵作用。但是，一些企業(yè)只注重精神獎勵，忽視了對效益好的單位的物質(zhì)獎勵。對效益好的單位，領(lǐng)導只口頭表揚，不以物質(zhì)獎勵為依據(jù)，使獎勵變成空話。

三、解決的措施

（一）多種途徑提升辦公室管理人員的綜合素質(zhì)

基于上述分析，目前大多數(shù)供電企業(yè)辦公室管理人員的綜合素質(zhì)水平不高，應(yīng)該盡快提升自身的綜合素質(zhì)。供電企業(yè)可以通過人才選聘和業(yè)務(wù)培訓雙管齊下。一方面可以通過人才引進的方式來解決。除了可以在企業(yè)內(nèi)部公開選拔綜合素質(zhì)較高、有一定公文寫作基礎(chǔ)的人才，還可以直接從應(yīng)屆畢業(yè)生中擇優(yōu)選取一些年輕的大學生從頭進行培養(yǎng)，他們雖然經(jīng)驗不多，但學習新知識的能力突出，可以培養(yǎng)成辦公系統(tǒng)的后備干部。另一方面可以通過企業(yè)內(nèi)部培訓來解決。人事部門可以聘請專家對辦公室系統(tǒng)的人員開展系統(tǒng)性培訓，旨在提高人際溝通、管理技能、新軟件使用等多方面的綜合素質(zhì)，通過這些培訓可以顯著提高管理人員的整體素質(zhì)水平，滿足新形勢下供電企業(yè)的需求。

（二）充分利用多種信息化管理手段

供電企業(yè)要想在新形勢下具有更強的競爭優(yōu)勢，創(chuàng)新使用信息管理技術(shù)是必不可少的。其中，對于辦公室管理系統(tǒng)來說，更需要充分利用辦公系統(tǒng)中先進的信息管理系統(tǒng)來提高工作效率，同時也可以避免人為工作失誤。這也要求供電企業(yè)辦公室儲備一批專業(yè)的人才，尤其是培養(yǎng)業(yè)務(wù)人員如何熟練地應(yīng)用辦公自動化（OA）系統(tǒng)，以便更好地發(fā)揮職能。因此，供電企業(yè)辦公綜合管理系統(tǒng)可以充分發(fā)揮其在新時期的作用，促進供電企業(yè)的穩(wěn)定與和諧發(fā)展。

（三）構(gòu)建適應(yīng)新時代要求的評價體系

新形勢下辦公室人員能力評價體系也應(yīng)該構(gòu)建，建立業(yè)務(wù)人員“能上能下”的工作機制。這就要求企業(yè)人事部門根據(jù)辦公室的工作實際和企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展，拓寬業(yè)務(wù)人員的綜合評價指標。在這里，我們可以把工作作風、工作態(tài)度、創(chuàng)新能力、人際協(xié)調(diào)、組織管理、出勤率、項目實施等方面納入評價體系，最終形成完善的辦公室業(yè)務(wù)人員評價體系。在具體開展方式上，還可以建議辦公室開展上級評估、自我測評、同事互評等多種方式的活動，全方位地、公正地評價其工作能力和綜合素質(zhì)。

結(jié) 語

電力作為國民經(jīng)濟的重要支撐產(chǎn)業(yè)，在人們生活中發(fā)揮著不可替代的作用。近年來，由于電力需求的不斷提高和電網(wǎng)建設(shè)的不配套，部分地區(qū)電能需求過剩，因此也導致了供電企業(yè)之間的持續(xù)競爭。作為供電企業(yè)的辦公室，它只能適應(yīng)當前的新形勢、新環(huán)境。只有摒棄一些舊觀念的束縛，不斷創(chuàng)新工作思路，改進工作方法，吸取教訓，總結(jié)經(jīng)驗，逐步提高辦公室的綜合管理能力，努力朝著可持續(xù)的方向發(fā)展壯大，才能在日益激烈的競爭環(huán)境中立于不敗之地。