文/中國電力建設集團有限公司北方區(qū)域總部 景中杰

隨著建筑施工行業(yè)的快速發(fā)展，工程企業(yè)市場競爭壓力日漸增大，而提高工程企業(yè)管理技術水平是解決企業(yè)發(fā)展困境的重要方式。辦公管理作為工程企業(yè)綜合管理中的一部分，其管理水平直接關系著工程企業(yè)經濟效益和社會效益。目前，伴隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，一些大型工程企業(yè)普遍面臨企業(yè)總部、各部門、分公司距離遠，信息傳遞和協(xié)同辦公效率低的問題，阻礙著工程企業(yè)可持續(xù)發(fā)展?；诖?，本文在明確協(xié)同辦公系統(tǒng)基本含義基礎上，分析并探究工程企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設的意義和策略，這對工程企業(yè)有效加強協(xié)同辦公系統(tǒng)建設、提高辦公管理效率具有借鑒意義。

一、協(xié)同辦公系統(tǒng)

協(xié)同辦公系統(tǒng)是通過將現(xiàn)代化信息技術和電子一體化技術結合在一起，最終構建而成的綜合辦公平臺。協(xié)同辦公系統(tǒng)具有較強的綜合性特征，可以將企業(yè)辦公信息整合在一起，實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，即將會議、檔案、公文以及知識等元素實現(xiàn)一體化管理。近幾年來，隨著協(xié)同辦公系統(tǒng)的持續(xù)發(fā)展，逐漸衍生出多種形式，具體包括純文檔型辦公、電子文檔傳遞、部分管理系統(tǒng)的信息化、各行業(yè)的信息化等內容。

從特征方面來看，協(xié)同辦公系統(tǒng)具有通用性和可拓展性、技術的前瞻性、整體性和統(tǒng)一性、穩(wěn)定性、安全性以及容錯性、快速表單制作。其一，通用性和可拓展性。系統(tǒng)設計通用性較強，符合國家制定的電子政務標準，其中WEB瀏覽器方式是系統(tǒng)所有功能實現(xiàn)和操作的基本保障。其二，技術的前瞻性。系統(tǒng)各個平臺均采用開發(fā)語言和開發(fā)工具，提高系統(tǒng)設計和開發(fā)的適用性。其三，整體性和統(tǒng)一性。系統(tǒng)采用的協(xié)議、信息格式以及接口標準均符合國家標準，保證各平臺在數(shù)據(jù)層和應用層進行數(shù)據(jù)交換的流暢性，同時系統(tǒng)設計風格和設計界面保持高度統(tǒng)一性。其四，穩(wěn)定性、安全性以及容錯性。系統(tǒng)身份認證和信息審核較為嚴格，保證用戶使用系統(tǒng)和信息傳遞的安全性；關于病毒預防、數(shù)據(jù)備份，系統(tǒng)中設置了相應解決方案，確保系統(tǒng)有序運轉；系統(tǒng)具有容錯性，對用戶的非正常操作能夠進行精準識別并處理，避免出現(xiàn)運行錯誤。其五，快速表單制作。協(xié)同辦公系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)式的手工制作表格，工作人員只需通過辦公系統(tǒng)便能快速進行數(shù)據(jù)提取、表格繪制以及分析和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，能為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

二、工程企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設的意義

工程企業(yè)應用協(xié)同辦公系統(tǒng)，用戶通過系統(tǒng)可以隨時隨地進行日常辦公管理工作，打破了時間、地點、人員的限制，不僅成為工程企業(yè)會議決策的重要通道，還是企業(yè)進行信息數(shù)據(jù)跨區(qū)域傳遞、信息溝通以及業(yè)務處理的主要工具，能提高企業(yè)辦公效率，給工程企業(yè)帶來經濟效益的同時，也帶來了社會效益。

（一）提高企業(yè)日常管理工作效率。工程企業(yè)運用協(xié)同辦公系統(tǒng)能減少管理工作環(huán)節(jié)，簡化工作流程，提高企業(yè)日常管理工作效率。傳統(tǒng)的管理模式下，工程企業(yè)信息數(shù)據(jù)通常是儲存在計算機里，數(shù)據(jù)利用率不高，信息數(shù)據(jù)的真正作用沒有發(fā)揮出來，而且傳統(tǒng)的文件傳播方式主要采用的是軟件盤或其他硬件設備，文件共享所涉及的程序較為繁雜，增加了時間成本和人力資源成本，降低了工作效率，對工作進度有一定的不利影響。企業(yè)加強協(xié)同辦公系統(tǒng)建設，工作人員只需通過系統(tǒng)便可實現(xiàn)所有文件的分享與發(fā)放，減少不必要的操作與流程，簡化管理工作環(huán)節(jié)，減少相關資源的消耗，提高管理工作效率。

（二）增強企業(yè)經濟效益。工程企業(yè)運用協(xié)同辦公系統(tǒng)能減少人力、物力等資源的消耗，降低管理成本，增強企業(yè)經濟效益。傳統(tǒng)管理模式下，工程企業(yè)應用的系統(tǒng)軟件程序較為復雜，網站建立以及維護所涉及的程序比較繁瑣，不僅需要花費大量時間成本，還需要專業(yè)的技術人員，人力和物力成本較高，降低了工程企業(yè)經濟效益。企業(yè)應用協(xié)同辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)將工程企業(yè)各方面管理工作結合到一起，包括會議決策、業(yè)務處理、信息數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計以及對員工的職能培訓等工作內容，通過系統(tǒng)應用，可以實現(xiàn)各項管理工作的協(xié)同合作，極大程度上節(jié)約了人力資源和部分基礎設施資源，減少了工程企業(yè)在管理方面所花費的成本，促進工程企業(yè)經濟效益不斷提高。

（三）增強企業(yè)社會效益。工程企業(yè)運用協(xié)同辦公系統(tǒng)能增強企業(yè)市場競爭力，提升企業(yè)社會效益。傳統(tǒng)管理模式下，工程企業(yè)信息傳遞效率低、速度慢、順暢度不夠，信息共享功能缺失，管理系統(tǒng)對企業(yè)社會效益的促進作用不明顯。而在工程企業(yè)中應用協(xié)同辦公系統(tǒng)，可以充分提升企業(yè)形象，改善企業(yè)溝通時效，拓展企業(yè)宣傳渠道，提高工作過程中的溝通效率，讓信息傳遞更加順暢，傳遞的速度更快、更有效。通過利用互聯(lián)網信息技術，增強企業(yè)綜合競爭能力，給企業(yè)帶來良好的社會效益。

（四）解決會議召開時地點、時間的限制問題。工程企業(yè)運用協(xié)同辦公系統(tǒng)能解決會議召開時地點、時間的限制問題，提高工作效率。傳統(tǒng)管理模式下，企業(yè)會議召開受時間、地點以及人員限制較為嚴重，各分公司員工為了參加會議，需要從各地返回公司總部所在地，路上需要耗費大量時間，且要花費一定經濟費用，不僅浪費員工工作時間，還容易影響會議的正常召開。而在工程企業(yè)中應用協(xié)同辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)將公司總部以及各地分公司的網絡系統(tǒng)整合在一起，在會議召開之前，員工只需要登錄系統(tǒng)界面，選擇會議功能，便能實現(xiàn)線上會議的召開。協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件打破了區(qū)域的限制，企業(yè)可隨時隨地召開會議以及進行其他方面的工作，有助于提高工作效率。

三、工程企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設策略

（一）以企業(yè)辦公特性為前提。不同企業(yè)辦公特性不同，工程企業(yè)在建設協(xié)同辦公系統(tǒng)過程中，要從實際出發(fā)，結合企業(yè)本身辦公特性，制定科學有效的協(xié)同辦公系統(tǒng)，如財務管理軟件、工程預算軟件以及人力資源軟件等。工程企業(yè)結合本身發(fā)展特點，以促進企業(yè)發(fā)展為前提，加強協(xié)同辦公系統(tǒng)內的功能建設，包括內網QQ、電子郵件、電子會議室、留言板以及公告欄等模塊，讓企業(yè)與分公司、各項目部門、員工之間能夠快速、高效進行信息的傳遞與共享，提高工作效率和信息收取率。另外，增加線上公文處理模塊，實現(xiàn)自定義公文流程，且每個環(huán)節(jié)可由多個處理人同時審批公文，增強流程的靈活性。

（二）提升系統(tǒng)的安全性能。安全機制是協(xié)同辦公系統(tǒng)順利運行的基本保障，加強系統(tǒng)安全性能建設與優(yōu)化能進一步提高協(xié)同辦公系統(tǒng)運行的科學性、規(guī)范性以及標準性，能有效避免系統(tǒng)錯誤的發(fā)生，提高系統(tǒng)運行速度，增強工作效率。其一，身份認證。工程企業(yè)在建設協(xié)同辦公系統(tǒng)時，要不斷強化員工安全管理意識，讓員工重視安全管理。同時，在建設優(yōu)化系統(tǒng)過程中，工程企業(yè)要在原有基礎上提高身份認證級別，增加身份審核內容以及審核環(huán)節(jié)，保障用戶身份信息的安全性，避免信息泄露。其二，權限管理。為更好促進企業(yè)內部協(xié)同管理工作的有效開展，工程企業(yè)在現(xiàn)有情況下適當放寬協(xié)同辦公系統(tǒng)管理權限，但要把握好放寬的程度及范圍，如增加部分負責人管理權限，實現(xiàn)共同監(jiān)督和管理，提高系統(tǒng)的安全性。

（三）構建一體化的信息平臺。新的社會環(huán)境下，工程企業(yè)規(guī)模擴大的同時，對企業(yè)內部管理系統(tǒng)提出了更高要求，管理系統(tǒng)不僅要滿足企業(yè)內部信息共享、傳遞、會議召開等基本工作要求，在此基礎上還要不斷增加系統(tǒng)功能，使系統(tǒng)的綜合性和統(tǒng)一性更加完善。在實際建設中，工程企業(yè)可以借鑒國家大型企業(yè)在工程方面制定的標準和相關規(guī)定，并根據(jù)企業(yè)自身實際發(fā)展情況，制定出更加合理、規(guī)范且符合企業(yè)長期發(fā)展的方案，從個人管理到各部門協(xié)同管理，從信息挖掘到信息數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計，再到信息的傳遞與共享，形成一體化的信息平臺，幫助企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

（四）加強學習推進系統(tǒng)技術不斷優(yōu)化。要堅持創(chuàng)新發(fā)展道路，堅持技術創(chuàng)新和管理創(chuàng)新。創(chuàng)新是當前現(xiàn)代社會發(fā)展的核心要素，是推動社會主義和諧建設和發(fā)展的根本方向。只有不斷創(chuàng)新突破，才能在激烈的競爭中站穩(wěn)腳步。因此，工程企業(yè)在加強協(xié)同辦公系統(tǒng)建設的同時，要格外重視系統(tǒng)技術創(chuàng)新和優(yōu)化，要深入貫徹黨中央關于創(chuàng)新推動發(fā)展戰(zhàn)略，堅定創(chuàng)新管理理念，積極學習其他工程企業(yè)在協(xié)同辦公系統(tǒng)方面的建設應用，并從中汲取對自己有利的部分，創(chuàng)新優(yōu)化協(xié)同辦公系統(tǒng)，滿足工程企業(yè)發(fā)展對系統(tǒng)的高要求。

四、結語

綜上所述，隨著社會經濟的不斷發(fā)展以及科技水平的不斷提高，我國建筑工程行業(yè)正逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化。工程企業(yè)作為建筑工程行業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，其本身發(fā)展能力關系著企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，對整個行業(yè)發(fā)展有著一定影響?，F(xiàn)代化社會的到來加快了工程企業(yè)發(fā)展速度，同時增加了該行業(yè)的競爭壓力。為了在激烈的市場競爭中占有一席之地，工程企業(yè)充分加強協(xié)同辦公系統(tǒng)建設，不僅能提高企業(yè)經濟效益和社會效益，還能打破時間、區(qū)域限制，提高企業(yè)工作效率。因此，工程企業(yè)在建設協(xié)同辦公系統(tǒng)時，要以企業(yè)辦公特性為前提，強化系統(tǒng)的安全性，積極構建一體化信息平臺，同時加強學習和借鑒，推動協(xié)同辦公系統(tǒng)技術不斷優(yōu)化與完善。