文/中共通化市委黨校 吳凡

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的概念和現(xiàn)狀

事業(yè)單位的人事檔案管理是把職工的人事檔案信息材料進(jìn)行科學(xué)合理地收集、鑒定、分類、整理、裝訂、統(tǒng)計(jì)、保管和開發(fā)利用的一系列行為。檔案中的信息記載和變動(dòng)，是對事業(yè)單位中各級領(lǐng)導(dǎo)干部和職工的個(gè)人成長履歷、工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷、黨團(tuán)社會關(guān)系、職務(wù)職稱晉升、工資工作變動(dòng)及所經(jīng)歷的重大事件等的真實(shí)客觀記錄。同時(shí)也是對干部選拔任用、人才調(diào)動(dòng)、事業(yè)單位改革發(fā)展的重要參考依據(jù)。目前，個(gè)別事業(yè)單位的人事檔案管理制度仍存在一些弊端和局限性，在一定程度上阻礙了人事管理工作的有效開展。事業(yè)單位必須對傳統(tǒng)的人事檔案管理制度與模式進(jìn)行積極探索與開拓創(chuàng)新，這是其謀求進(jìn)一步發(fā)展的必經(jīng)之路，也是新形勢下事業(yè)單位改革發(fā)展的必然要求。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

各事業(yè)單位在日常開展的人事檔案管理工作的過程中一直追求發(fā)展，但還是存在與當(dāng)下社會各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展不適應(yīng)的情況，具體表現(xiàn)在：

（一）綜合型、高素質(zhì)管理人才缺乏。新時(shí)期，人事檔案管理工作必須配備素質(zhì)更高的管理人員，才能切實(shí)保證此項(xiàng)工作的專業(yè)性和高效性。目前的管理隊(duì)伍中，亟須既精通檔案管理專業(yè)知識又掌握電子信息化技術(shù)的綜合型人才。管理人員的綜合素質(zhì)普遍不高，在檔案意識、專業(yè)知識、思想素質(zhì)與服務(wù)責(zé)任意識等方面比較欠缺，還存在著學(xué)歷不高、年齡偏大、對新知識的接受速度較慢、日常接受的培訓(xùn)缺乏、自身職業(yè)認(rèn)可度偏低等問題。很多管理人員并非專職人員，多為身兼數(shù)職，或跨行管理，在人事檔案管理工作上的時(shí)間和精力受限。種種問題阻礙了事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的發(fā)展，直接影響了大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理信息化進(jìn)程，致使一些新方法、新手段在事業(yè)單位人事檔案管理中的推廣受到阻礙。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化制度、信息化體系建設(shè)落后。隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的性質(zhì)、內(nèi)容也隨之發(fā)生變化。人員的流動(dòng)和性質(zhì)轉(zhuǎn)變，為人事檔案管理工作帶來了新的難題。目前事業(yè)單位存在著創(chuàng)新工作開展積極性不夠、制度體系建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)、多頭管理、檔案內(nèi)容收集被動(dòng)、更新滯后、規(guī)章制度存在漏洞等問題，導(dǎo)致檔案的日常環(huán)節(jié)缺乏秩序，影響了人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化開展水平。信息化建設(shè)滯后同樣是事業(yè)單位檔案管理的共性問題——當(dāng)前很多單位依然采用傳統(tǒng)的、較為過時(shí)的管理制度與模式，無法滿足單位對人事檔案利用的迫切要求。相比于紙質(zhì)檔案電子化具有便于查閱、存儲、省時(shí)省力的優(yōu)勢，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案弊大于利，存在著易丟失，不易保存，查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力，存儲占據(jù)空間等問題。即使引入電子管理，也僅存在于目錄錄入、登記、轉(zhuǎn)遞等日常管理環(huán)節(jié)中。因此，人事檔案管理總體呈現(xiàn)出信息化建設(shè)水平滯后等問題。

（三）對檔案工作的重要性認(rèn)知缺乏。當(dāng)前，有些事業(yè)單位對檔案管理重要性的認(rèn)識還沒有提到戰(zhàn)略地位，致使人事檔案管理工作經(jīng)常被邊緣化，檔案管理工作出現(xiàn)了被動(dòng)滯后等問題。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理只有面臨查閱、調(diào)動(dòng)、迎檢等需求時(shí)才得以利用，錯(cuò)誤地認(rèn)為人事檔案管理工作是沒有技術(shù)的邊緣性基礎(chǔ)工作，在資金投入、設(shè)施建設(shè)、人才配置等方面都缺乏深入的研究。職工的檔案意識差，會導(dǎo)致個(gè)人提交存檔材料時(shí)態(tài)度敷衍，檔案材料不準(zhǔn)確、不完善。檔案管理人員對于人事檔案管理工作了解不夠，對自身的職業(yè)認(rèn)可度低，把其看作是簡單整理收納工作，對于職業(yè)前景持有消極態(tài)度。各個(gè)層面的不重視會導(dǎo)致檔案工作整體規(guī)劃不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的落后，軟件技術(shù)落后、人員過少等問題，直接影響了個(gè)人檔案的規(guī)范性和事業(yè)單位人事工作的正常開展。

（四）內(nèi)容的開發(fā)利用有局限性。人事檔案管理工作存在的根本意義在于高效利用，能實(shí)現(xiàn)為干部職工考學(xué)、調(diào)動(dòng)、晉升提供依據(jù)等服務(wù)。而目前人事檔案管理卻本末倒置，存在重保密、輕利用的情況，對其內(nèi)容開發(fā)和利用的深度、廣度都十分有限。人事檔案材料不夠完善，更多停留在信息簡單匯總和整合，大多是學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、社會關(guān)系以及個(gè)人思想政治品德方面的內(nèi)容，而有關(guān)個(gè)人特長、工作能力方面的比重較少。如果人事檔案無法完整、全面地反映干部職工的綜合素質(zhì)和真實(shí)水平，也就無法為下一步的人事決策提供更加科學(xué)真實(shí)的參考依據(jù)。同時(shí)，檔案材料被使用的方式也比較嚴(yán)格，只有領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱、組織審查時(shí)，檔案管理部門才能提供。利用范圍十分有限，總是處于被動(dòng)的狀態(tài)，使得人事檔案的實(shí)際價(jià)值未能體現(xiàn)。

三、提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的若干措施

（一）加大專業(yè)人才隊(duì)伍培養(yǎng)力度。為了滿足大數(shù)據(jù)背景下現(xiàn)代人事檔案管理工作的順利開展，人事檔案管理工作必須以構(gòu)建一支具備專業(yè)知識、信息技術(shù)、安全意識和實(shí)操能力、創(chuàng)新意識的檔案管理人才隊(duì)伍為目標(biāo)，大力培養(yǎng)現(xiàn)有的優(yōu)秀人才，并通過招聘、交流等方式引進(jìn)更多的專業(yè)人才。要根據(jù)實(shí)際工作需求，在日常工作中注重對管理人員進(jìn)行專業(yè)理論技能、職業(yè)素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)和教育，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。通過“請進(jìn)來”“走出去”策略，引進(jìn)掌握專業(yè)的檔案知識、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的復(fù)合型人才來完善人才結(jié)構(gòu)，邀請檔案領(lǐng)域的權(quán)威人士或先進(jìn)部門授課，安排人事檔案工作者赴優(yōu)秀單位參觀考察。同時(shí)實(shí)行單位內(nèi)部考核競爭激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)管理人員的內(nèi)生動(dòng)力，激發(fā)職業(yè)積極性，增加工作責(zé)任感。

（二）加強(qiáng)信息化規(guī)范化制度建設(shè)。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，單位應(yīng)從軟件、硬件建設(shè)兩方面入手，進(jìn)一步夯實(shí)人事檔案改革發(fā)展的各項(xiàng)基礎(chǔ)。硬件方面，要完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，從人員配置、館室建設(shè)、購置設(shè)備等方面加大數(shù)字化檔案管理的物質(zhì)保障；軟件方面，要充分利用檔案材料信息化優(yōu)勢，構(gòu)建出一體化的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理體系，創(chuàng)立人事檔案數(shù)據(jù)信息庫，通過統(tǒng)一高效的操作模式和處理體系，便于人事檔案原始紙質(zhì)版的掃描錄入、更新編輯、收集整理的自動(dòng)化。逐步淘汰摒棄不符合實(shí)際的舊規(guī)章制度，健全完善現(xiàn)有的檔案管理制度，制定出更加科學(xué)的人事檔案整理流程。對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督管理，量化考核，既從紀(jì)律和制度方面規(guī)范管理人員的管理行為，又從組織激勵(lì)、培訓(xùn)教育方面提升管理人員的積極性和責(zé)任感，使人事檔案管理工作朝著更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的方向發(fā)展。

（三）建設(shè)人事檔案管理新模式。加強(qiáng)人事檔案管理的最終目標(biāo)是為單位和個(gè)體員工的發(fā)展提供服務(wù)，提高服務(wù)能力有助于事業(yè)單位向服務(wù)性單位職能的轉(zhuǎn)變，因此，需要對人事檔案的功能性、實(shí)用性和服務(wù)性進(jìn)行重新定位和內(nèi)涵提升。檔案內(nèi)容應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，呈現(xiàn)出更加全面、客觀的特點(diǎn)，兼具動(dòng)態(tài)性。有效保留檔案中原有的重要內(nèi)容，及時(shí)更新舊檔案信息，對檔案的實(shí)際內(nèi)涵進(jìn)行擴(kuò)大和豐富，增添充分體現(xiàn)實(shí)際狀況如專業(yè)特長、工作能力、特殊技能、道德素養(yǎng)等內(nèi)容，給單位提供更完整客觀的檔案信息。要以服務(wù)第一、重視利用、深度開發(fā)為未來調(diào)整方向，以滿足人事檔案使用需求?？梢约堎|(zhì)版的人事檔案為依據(jù)，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，供利用單位和個(gè)人按權(quán)限查詢利用，嘗試建立社會化開放式的人事檔案管理新模式，提供多樣、全面的人事檔案服務(wù)。

（四）樹立現(xiàn)代化的人事檔案觀念。切實(shí)提升檔案管理工作水平的前提是正確認(rèn)識人事檔案，因此加強(qiáng)檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)干部、職工本身的檔案意識和開發(fā)利用意識至關(guān)重要。開展好檔案相關(guān)知識的宣傳教育工作，促使檔案管理者加快觀念轉(zhuǎn)化，明確其工作性質(zhì)和崗位職責(zé)。通過運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理理念，利用學(xué)習(xí)提升自身檔案素質(zhì)、管理服務(wù)素質(zhì)和信息化素養(yǎng)、精細(xì)化工作意識、職業(yè)認(rèn)同感，充分認(rèn)識檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，樹立工作責(zé)任感和敬業(yè)精神。領(lǐng)導(dǎo)干部們必須做到率先垂范，認(rèn)識到人事檔案管理工作的專業(yè)性、重要性和嚴(yán)肅性，重視檔案工作的硬件、軟件設(shè)施的完備和對檔案人員的培訓(xùn)工作；定期對其他職工進(jìn)行檔案知識的普及工作，使其認(rèn)識到人事檔案對于維護(hù)個(gè)體利益和配合單位人事決策的需要，意識到準(zhǔn)確完整的檔案對個(gè)人成長發(fā)展的重大意義，為單位人事檔案工作的順利開展作貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案工作中存在著一些亟待解決的問題，改革發(fā)展任重道遠(yuǎn)。因此，為了達(dá)到提升事業(yè)單位人事檔案工作水平的目標(biāo)，要?jiǎng)?chuàng)建更加科學(xué)、先進(jìn)的人事檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍，提高此類工作的整體效率，事業(yè)單位人事檔案管理工作一定會邁上一個(gè)新臺階，為我國社會各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展助力。