文/上海市排水管理處 黃旖旎

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作對于事業(yè)單位來說越來越重要。檔案能如實(shí)反映城市排水工程和城市建設(shè)情況工作進(jìn)展，要及時準(zhǔn)確做好信息的傳達(dá)，為以后的工作開展作參考。大數(shù)據(jù)時代，城市排水設(shè)施檔案管理工作挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存，若固守原有工作模式，很難在新形勢下站穩(wěn)腳跟，甚至鉗制事業(yè)單位快速發(fā)展。

一、新時期城市排水設(shè)施檔案管理的重要性

（一）提高事業(yè)單位的管理水平。在激烈的社會行業(yè)市場競爭中，事業(yè)單位通過對排水項(xiàng)目檔案資源進(jìn)行有效的控制管理，對事業(yè)單位的安全、效益、信任度等方面有促進(jìn)作用，展現(xiàn)事業(yè)單位的管理水平，保證事業(yè)單位滿足市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，并為不斷壯大奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）完善事業(yè)單位質(zhì)量管理體系。檔案所采集的信息資源靠管理人員分類進(jìn)行存放，在市政排水規(guī)劃設(shè)計、實(shí)施過程中能起到指導(dǎo)作用，達(dá)到工作的最優(yōu)效率。城市排水設(shè)施檔案管理具有很高的系統(tǒng)性，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案內(nèi)部控制管理制度，完善事業(yè)單位管理體系，對事業(yè)單位的快速發(fā)展起到積極作用。如果有人不能將工作落實(shí)到細(xì)節(jié)，檔案資料的形成、積累、收集以及歸檔不能做到實(shí)處，對事業(yè)單位的整體管理會有抑制作用，甚至造成事業(yè)單位管理混亂，使制度浮于表面，不能起到應(yīng)有的效果。因此，在城市排水設(shè)施日常工作中，做好檔案管理的登記、存儲、調(diào)用等各方面的工作記錄，對于事業(yè)單位來說非常重要。通過檔案管理工作，能完善事業(yè)單位質(zhì)量管理體系，加強(qiáng)各部門間的協(xié)作溝通，提升工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）優(yōu)化事業(yè)單位檔案結(jié)構(gòu)資源。檔案資源中含有事業(yè)單位各類信息，可為事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策和事業(yè)單位創(chuàng)新等提供依據(jù)，通過優(yōu)化城市排水設(shè)施檔案管理工作能提升事業(yè)單位文化建設(shè)，挖掘出檔案資源中有用的信息，維護(hù)事業(yè)單位和人員的利益，監(jiān)管各領(lǐng)域的建檔工作。在大數(shù)據(jù)時代，將事業(yè)單位自身的管理結(jié)構(gòu)內(nèi)容和體系進(jìn)行優(yōu)化，創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案管理達(dá)到精細(xì)化，推動事業(yè)單位檔案結(jié)構(gòu)資源優(yōu)化。

二、新時期城市排水設(shè)施檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理規(guī)章制度不完善，落實(shí)不到位。在城市排水檔案管理中，個別工作人員對制度的重視程度不高，導(dǎo)致工作落實(shí)不具體，不能起到應(yīng)有的作用。加強(qiáng)城市排水設(shè)施檔案管理制度的完善程度，轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的主觀思想意識，利用先進(jìn)的科技手段，約束人們的主觀行為，達(dá)到排水設(shè)施檔案資源的優(yōu)化配置及存取，使檔案管理達(dá)到精細(xì)化。

（二）檔案管理滯后性明顯，缺乏創(chuàng)新。在城市排水設(shè)施檔案管理中，對檔案管理工作不夠重視，使檔案管理工作處于忽略的狀態(tài)，不能充分利用信息化將檔案管理工作進(jìn)行更新，工作效率比較低，不能真正顯現(xiàn)出檔案管理工作的價值和存在的意義。在新時期，檔案管理工作人員固守老舊思想和工作方式，不能在大數(shù)據(jù)時代進(jìn)行變革，勢必會制約城市排水設(shè)施檔案的信息化發(fā)展和數(shù)字化建設(shè)。

（三）檔案編制不規(guī)范，資料存取不便。檔案資料管理工作的重要任務(wù)，是及時準(zhǔn)確做好城市排水設(shè)施相關(guān)資料的保存，保障好各方面工作的開展。第一，事業(yè)單位城市排水設(shè)施編制檔案管理時，存在檔號不規(guī)范，沒有統(tǒng)一的目錄號，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊現(xiàn)象。第二，檔案的案卷標(biāo)題不規(guī)范，雖然有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容，或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍，甚至許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。第三，部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容無法檢索，難以利用。第四，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的、還有按文種組卷的，導(dǎo)致檔案取用時效率較低。第五，由于城市排水設(shè)施檔案管理工作涉及的面多、線長，與一般檔案管理工作有很大的差別，若有人工作責(zé)任意識差，不能按照既定的制度進(jìn)行檔案的歸檔，在細(xì)節(jié)中不能達(dá)成統(tǒng)一，不但會影響檔案存取工作效率，還使得檔案管理體系不完整，限制事業(yè)單位的快速發(fā)展。

（四）不重視檔案管理工作。檔案資料涵蓋了城市排水項(xiàng)目所有相關(guān)信息，檔案管理工作能對資料進(jìn)行有效的獲取和存儲，對于城市排水設(shè)施管理來說有很大的意義。但在實(shí)際工作中，個別事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息管理工作不夠重視，而排水設(shè)施檔案管理工作面多、線長，與一般管理工作有很大的差別。個別管理人員工作懶散或者責(zé)任意識差，無法按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，工作效率較低，跟不上事業(yè)單位的發(fā)展速度。在新時期，需要按照統(tǒng)一的指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，要求工作人員按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)逐一落實(shí)細(xì)節(jié)，及時建立新時期的檔案管理體系。

（五）檔案信息化建設(shè)進(jìn)程滯后。隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，信息化已經(jīng)在各行各業(yè)有所展現(xiàn)，充分表現(xiàn)出方便性、節(jié)省人力、數(shù)據(jù)實(shí)時性等多方面的優(yōu)勢。但在排水設(shè)施檔案管理中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案信息化建設(shè)工作，投入的經(jīng)費(fèi)不足、人才也缺乏，導(dǎo)致信息化發(fā)展的速度非常緩慢，面臨龐大的檔案信息不能有效進(jìn)行分類存儲，查找資料也不方便，不能顯現(xiàn)出檔案信息化所帶來的優(yōu)勢。

三、新時期完善城市排水設(shè)施檔案管理的措施

（一）激活標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制。在城市排水設(shè)施檔案管理中，涉及的工作面多、線長、部門多，通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，有利于規(guī)范檔案管理的發(fā)展方向，全面提高檔案管理質(zhì)量以及提升所有人員的工作效率。在新時期，按照統(tǒng)一的指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，完善事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量體系，使管理人員在細(xì)節(jié)中能達(dá)成完全一致。另外，還可以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)提升檔案管理工作，達(dá)到檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使事業(yè)單位的整體效能得到全面提升。在日常的檔案管理工作中，根據(jù)所有人員的工作崗位職責(zé)深化管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各崗位的責(zé)任與義務(wù)。在設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)化管理制度過程中，要不斷創(chuàng)新具體的管理措施，使各部門的人員協(xié)調(diào)整體檔案管理工作，最終實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位規(guī)劃的整體工作目標(biāo)。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作方式。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式較單一，限制了檔案管理的快速發(fā)展，工作人員不能從根本上意識到工作的意義，不能夠完成系統(tǒng)性的工作，抓不住工作重點(diǎn)。在新時期，事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生很大的變化，在事業(yè)單位管理中所占有的位置有所提高。所以，必須找準(zhǔn)位置，在多樣經(jīng)濟(jì)環(huán)境中延伸工作內(nèi)容和拓展工作領(lǐng)域。在社會快速發(fā)展的進(jìn)程中，實(shí)時調(diào)整事業(yè)單位檔案管理人才結(jié)構(gòu)，設(shè)立完善的事業(yè)單位內(nèi)部協(xié)作機(jī)制，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理觀念，不斷創(chuàng)新工作方式，緊跟時代的步伐，使人力資源的利用達(dá)到最大化。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)。人才的發(fā)展是取得勝利的法寶，事業(yè)單位的發(fā)展離不開各方面的人才發(fā)揮出來的價值，事業(yè)單位通過建立“唯才是用，唯德重用”的宗旨，加強(qiáng)工作人員培養(yǎng)成本的投入，著重培養(yǎng)新時代管理人才，學(xué)習(xí)先進(jìn)信息化技術(shù)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)而提升業(yè)務(wù)能力水平，在工作中發(fā)揮出模范帶頭的作用。通過規(guī)章制度、公眾號和專業(yè)講座等形式不斷提高員工的業(yè)務(wù)能力和思想品質(zhì)。只有這樣，才能在事業(yè)單位內(nèi)部培養(yǎng)出一批優(yōu)秀的檔案管理人才，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任心和歸屬感，積極加入事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)中。

（四）設(shè)立獎懲機(jī)制提高工作效率。事業(yè)單位的發(fā)展離不開每個員工的貢獻(xiàn)，其工作狀態(tài)和效率直接影響事業(yè)單位的效率。首先，應(yīng)該制定合理的獎懲制度。對工作積極、業(yè)績突出的干部要獎勵，對不遵守紀(jì)律、嚴(yán)重拖后腿的人員要給予懲罰。其次，制定明確的任務(wù)指標(biāo)。以各方面細(xì)化工作為考核指標(biāo)，通過壓力傳遞的措施，逐級將任務(wù)分配給事業(yè)單位檔案管理人員，共同完成分配的任務(wù)，這樣才能發(fā)揮團(tuán)隊的力量。最后，加強(qiáng)先進(jìn)集體和先進(jìn)個人的宣傳。要不斷激發(fā)每一位管理人員的工作熱情，進(jìn)一步增強(qiáng)“以人為本”的發(fā)展理念，與事業(yè)單位的發(fā)展達(dá)成一致。

（五）依托信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案信息建設(shè)。將檔案數(shù)據(jù)搜集和存儲之后，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，高速傳輸檔案資源信息數(shù)據(jù)，尤其是可利用光纖網(wǎng)絡(luò)、“4G”技術(shù)以及“5G”技術(shù)的研發(fā)，開創(chuàng)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)傳的新時代。通過將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于排水設(shè)施檔案管理工作中，實(shí)時采集大量的數(shù)據(jù)，節(jié)省大量的人力和物力，還可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離數(shù)據(jù)傳輸，達(dá)到對信息的獲取、處理及應(yīng)用，能全局了解城市排水信息的變化狀況，使信息查找工作效率得到顯著提高，保證與事業(yè)單位同步發(fā)展。

（六）以事業(yè)單位發(fā)展推進(jìn)檔案管理。檔案資料管理工作在事業(yè)單位管理中是信息傳輸?shù)臉屑~，要及時準(zhǔn)確做好工作的傳達(dá)，要保障好城市排水工程和城市建設(shè)情況工作的開展。事業(yè)單位要想在激烈的社會競爭環(huán)境下生存發(fā)展下去，需以事業(yè)單位發(fā)展推進(jìn)檔案管理。

四、結(jié)論

總而言之，排水設(shè)施檔案管理工作對于城市排水有很大的意義。本文通過深入探討檔案管理工作的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)以下問題：規(guī)章管理制度不完善、落實(shí)不到位；檔案管理滯后性明顯，缺乏創(chuàng)新；檔案編制不規(guī)范，檔案資料存取不便。針對問題，本文提出激活標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理工作方式，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)，設(shè)立獎懲機(jī)制，提高工作效率，依托信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案信息建設(shè)，并以事業(yè)單位發(fā)展推進(jìn)檔案管理，以提升城市排水設(shè)施建設(shè)的進(jìn)程和質(zhì)量，進(jìn)而在一定程度上提高事業(yè)單位精細(xì)化管理水平，提升生態(tài)環(huán)境治理水平，推進(jìn)上海市水務(wù)海洋整體協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。