王飛

臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心蘭山區(qū)中心 山東臨沂 276000

數(shù)字化檔案管理是以數(shù)字信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，針對(duì)檔案管理對(duì)象采取一系列的數(shù)字化管理措施，從而達(dá)到提升工作效率的目的。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)數(shù)字化檔案管理需求，因此在新的時(shí)代背景下，必須運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案管理質(zhì)量，更好地推動(dòng)檔案管理工作。

1 行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的意義

1.1 有利于提高辦公效率

檔案管理工作繁雜且機(jī)械，檔案涉及對(duì)象流動(dòng)性較強(qiáng)，只有充分、全面了解情況才可能實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)、快速統(tǒng)計(jì)，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然難以做到，效率的低下導(dǎo)致效益也受到影響。數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)能夠幫助行政檔案快速歸檔，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，數(shù)字化歸檔可以實(shí)時(shí)反映各類變動(dòng)的精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，人員可更加便捷地對(duì)已儲(chǔ)存數(shù)字資料進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。檔案庫(kù)由實(shí)體檔案保管基地轉(zhuǎn)至信息管理中心，場(chǎng)所的轉(zhuǎn)換意味著工作的快捷高效，對(duì)于提升辦公效率、幫助行政單位精簡(jiǎn)人員、推動(dòng)單位現(xiàn)代化快速發(fā)展都有重要意義。

1.2 有利于提高檔案利用率

傳統(tǒng)檔案管理是人力對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理，內(nèi)容繁雜、工作量大且較易出現(xiàn)差錯(cuò)，不僅如此，查找和查詢的困難也在很大程度上降低了檔案資源利用的有效性。數(shù)字化檔案管理可以幫助使用者在最短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)查找所需文檔，與此同時(shí)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理還可以使得檔案的管理和使用擺脫時(shí)間和地域的束縛，在減少誤差的同時(shí)，極大提升整體檔案利用效率。

2 檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容與方法

2.1 檔案數(shù)字化的內(nèi)容

檔案的數(shù)字化在檔案管理中變得越來(lái)越重要，越來(lái)越受到檔案管理人員的重視，是現(xiàn)代數(shù)字化管理中的重中之重。什么是檔案數(shù)字化？其主要是隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展、多媒體的演變和數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)而形成的一種新型的檔案管理模式。即打破以往的傳統(tǒng)模式，將原來(lái)的紙質(zhì)檔案文件通過(guò)計(jì)算機(jī)的操作后，使其記錄的文字、圖畫(huà)、表格、數(shù)據(jù)變得更直觀。無(wú)論是在查找還是在記錄時(shí)都變得非常方便。即節(jié)省了時(shí)間又解放了人工。

2.2 檔案數(shù)字化的方法

檔案數(shù)字化在實(shí)踐中是將檔案從實(shí)體的檔案庫(kù)提檔出來(lái)后，首先進(jìn)行拆卷，繼而進(jìn)行檔案校對(duì)，將檔案材料分為高掃、平掃，接著將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集。無(wú)論是實(shí)體檔案或?qū)崝?shù)字化檔案，其中都會(huì)有相關(guān)的圖表，其次就是將與檔案相關(guān)的圖表更加精細(xì)準(zhǔn)確地導(dǎo)入數(shù)字化檔案中。檔案的數(shù)字化是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)進(jìn)行的，運(yùn)用相關(guān)的瀏覽器或者服務(wù)器實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操控。無(wú)論身處何處，想要查閱有關(guān)檔案時(shí)，再也不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間、人工、運(yùn)輸?shù)葐?wèn)題而延緩工作。數(shù)字化檔案的系統(tǒng)在安全問(wèn)題上也進(jìn)行了多方面的考慮，可以通過(guò)時(shí)間軸、檔案的大小、檔案的性質(zhì)等多種方法進(jìn)行劃分，完成檔案的查閱。

3 新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略

3.1 樹(shù)立檔案數(shù)字化管理意識(shí)

行政事業(yè)單位若想實(shí)現(xiàn)檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)，首先需要做的是轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作觀念，樹(shù)立數(shù)字化管理意識(shí)，進(jìn)而使其自主學(xué)習(xí)相關(guān)新知識(shí)，提升數(shù)字化管理技能。觀念是指導(dǎo)行為的重要因素，只有切實(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念，才可能最終實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。另外，事業(yè)單位還要制定出與之相適的、符合自身發(fā)展需求的、系統(tǒng)化的數(shù)字檔案管理模式，同時(shí)也要將檔案利用機(jī)制、檔案工作機(jī)制、檔案安全機(jī)制以及檔案保密機(jī)制的制定和實(shí)施納入規(guī)劃。

3.2 完善現(xiàn)代化設(shè)備

現(xiàn)代化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展的必要條件，所以行政事業(yè)單位要在自身發(fā)展實(shí)際需求的基礎(chǔ)上開(kāi)展調(diào)查研究，廣泛聽(tīng)取相關(guān)工作人員以及專家學(xué)者的建議，加大該方面的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)且合適的辦公設(shè)備，合理使用經(jīng)費(fèi)，在做出合理預(yù)算的條件下發(fā)揮資金的最大作用，引進(jìn)高質(zhì)量現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.3 提高檔案數(shù)字化管理的服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理模式在用戶需要查閱時(shí)，檔案管理人員的效率低，查找速度也比較慢。在檔案數(shù)字化管理的趨勢(shì)下，檔案管理人員應(yīng)提升自身的信息化管理技能，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，有秩序地編號(hào)、分類，完善檔案信息，并定時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)有用戶需要查閱時(shí)，檔案管理人員可以通過(guò)便捷的查找方式快速得到需要的信息，進(jìn)而大大提高了檔案的查閱速度和工作效率，這對(duì)提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量具有重大意義。

3.4 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

數(shù)字化管理的趨勢(shì)使得行政事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)于專業(yè)數(shù)字化管理人才的需求加大，只有專業(yè)人員才可能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式的更新和轉(zhuǎn)換。而當(dāng)前形勢(shì)下，各級(jí)行政事業(yè)單位專業(yè)人才匱乏，因此加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員培訓(xùn)極為關(guān)鍵。定期培訓(xùn)的開(kāi)展可以幫助人員轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理對(duì)于整個(gè)單位工作順利開(kāi)展的重要意義，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理，快速?gòu)姆彪s的信息中對(duì)有價(jià)值信息進(jìn)行提取，進(jìn)而在很大程度上提升管理的有效性。

4 結(jié)語(yǔ)

行政事業(yè)單位的檔案信息發(fā)揮著重要作用，直接影響單位發(fā)展質(zhì)量，而傳統(tǒng)檔案管理模式在信息化快速發(fā)展新形勢(shì)下，已經(jīng)逐漸不能滿足單位發(fā)展需求，數(shù)字化管理成為最主要趨勢(shì)。數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)將推動(dòng)行政事業(yè)單位整體向智能化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，因此單位應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè)，探究在建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題并予以針對(duì)性解決，幫助提升檔案管理的效率，推動(dòng)單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展，更好地為民眾服務(wù)。