王蘋

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1 企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀

習近平總書記曾用“重、苦、雜、難”四個字形容辦公系統(tǒng)工作的特殊地位。企業(yè)辦公室作為一個綜合、全面的辦事機構，既擔負著執(zhí)行、參謀等宏觀管理職能，又擔負著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務接待、通訊收發(fā)、綜合事務管理等微觀服務任務，是企業(yè)運轉中承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐”，全力服務中心工作，促進國有資產(chǎn)的保值增值。但是，由于受到傳統(tǒng)工作觀念的約束和辦公室工作千頭萬緒、瑣碎復雜的工作實際，也使得企業(yè)辦公室在發(fā)揮橋梁紐帶作用中受到相應影響，集中體現(xiàn)在如下三個方面。

（1）綜合管理素質(zhì)有待進一步提升。辦公室的性質(zhì)、地位和作用，決定了辦公室工作人員需要具備即“?！庇帧巴ā钡木C合業(yè)務素質(zhì)，也就是人們常說的“雜家”。目前而言，辦公室人員平時忙于處理各類繁雜事務，難以進行系統(tǒng)的政治理論學習，知識儲備更新不夠及時，存在一定程度的“偏科”，如往往偏重社會科學，而疏忽自然科學、管理科學等方面知識積累，這就導致存在一定程度上的知識老化現(xiàn)象，不能充分發(fā)揮輔助決策的參謀作用[1]。

（2）思維方式有待進一步轉變。由于被賦予的責任和任務的特殊，辦公室綜合素質(zhì)的高低直接影響到工作的質(zhì)量和效率。日常工作中要特別注重在思維方式上的深度轉變，從忙于抓事務性工作向抓大事、謀大事轉變；從關注做好眼前工作向實現(xiàn)前瞻性服務轉變；從被動完成交辦的任務向主動服務和管理有效上轉變。

（3）政策制度領會仍需進一步深化。辦公室具有工作任務重、隨機性大的特點，這就要求辦公室工作人員從“強化業(yè)務、有效管理、倡導服務、增強能力、提高效益”五個維度出發(fā)，立足工作實際，加強對上級精神和要求的領會和貫徹，加強對本企業(yè)內(nèi)部各項制度的理解和內(nèi)化，將各項制度靈活且有效地落實在各項管理工作。

2 企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新

（1）明確管理目標。目標是企業(yè)發(fā)展方向是否正確的關鍵，在辦公室日常的工作中，要結合企業(yè)發(fā)展歷史，明確發(fā)展目標。目標管理的正確性對于各部門的工作效率和發(fā)展方向起著重要的推動作用。企業(yè)管理者要結合發(fā)展目標，不斷改善原有管理制度，最終制定出完善的制度體系，對內(nèi)部員工形成有效的制約，不斷提升在職人員的工作責任感，在本職工作中發(fā)揮更加重要的作用。定期開展內(nèi)部學習和培訓，不斷提高現(xiàn)有人員的專業(yè)素養(yǎng)和文化水平，與企業(yè)保持同步，確保內(nèi)部工作協(xié)調(diào)有序開展。

（2）會議管理信息化。隨著人們生活節(jié)奏和辦公效率的加快，很多企業(yè)引入信息化、智能化等會議管理系統(tǒng)來輔助企業(yè)的運營。除保密會議外，原則上均使用無紙化會議系統(tǒng)（ipad），進一步拓寬視頻會議軟件使用渠道。通過會議APP等手段，進行會議的發(fā)布、分享、審核、交流、互動。會議的內(nèi)容，如議程、公告、咨詢、地理交通信息、行程信息等等都可通過會議APP共享。信息化的引入，提高了會議籌備效率，為實現(xiàn)有效的、柔性的、集成化的會議管理提供了可操作平臺。

（3）公務接待的精細化管理。公務接待的工作具有協(xié)作性，涉及的內(nèi)容比較多，要求各個單位協(xié)作完成。要想確保會議的順利開展，在會議籌備前期總負責人要和各個單位密切聯(lián)系，做好規(guī)劃。接待任務下達后，由企業(yè)負責同志選定接待組具體成員，并部署相關接待任務，例如：與合作單位確認職責分工，了解該單位的困難與需求；與酒店落實房間數(shù)量，并留夠余量，為嘉賓分配房間，落實會議安排以及嘉賓、志愿者和車隊司機的用餐地點；了解掌握來賓的人數(shù)、姓名、職務、事由、陪同人員、考察內(nèi)容、行程安排等情況；獲取車隊司機通訊錄，并為車隊預備停車地點以及車位等，接待過程中靈活運用所掌握的業(yè)務知識，細致入微地完成接待服務工作，最大限度優(yōu)化接待流程，規(guī)范完善接待工作[2]。

（4）綜合治理，創(chuàng)新管理模式。在日常工作中，要加強對管理的重視，對于一些成形的制度要加大執(zhí)行力，此外，對于管理中遇到的問題要及時加以改進。結合企業(yè)內(nèi)部辦公現(xiàn)狀，制定出符合自身發(fā)展需求的管理制度。結合以往工作經(jīng)驗，加強各個部門之間的溝通、交流。此外，不斷加強提升現(xiàn)有員工的企業(yè)榮譽感和工作責任感，讓他們在工作中投入更多的精力。辦公室工作人員要認識到自身崗位的重要性，不斷提升工作能力，協(xié)助各部門做好溝通工作，從而保障企業(yè)的高效發(fā)展。

（5）協(xié)調(diào)處理好各部門之間的關系。企業(yè)的發(fā)展過程好比是一個人的日常生活，其內(nèi)部組成機構是人身體的不同器官，如果合作中缺乏協(xié)調(diào)性，那么日常行動就會變得非常困難。也就是說，企業(yè)要想獲得理想的收益根本不可能。這種協(xié)調(diào)有序的工作需要辦公室做好內(nèi)部協(xié)調(diào)，因此辦公室的工作能力非常重要。比如，在內(nèi)部關系處理過程中，企業(yè)管理層深入辦公室內(nèi)部對員工進行逐一考察，最終選出符合需求的工作人員。同時，通過考試的形式進行考察，結合其考試結果最終判斷其是否能夠勝任辦公室工作。另外，對于在職人員也要制定出合理的管理制度，通過獎懲機制判定員工是否勝任本職工作，對于優(yōu)秀者予以適當獎勵。通過這種激勵制度，提升員工的工作責任感，充分發(fā)揮其工作熱情，保持積極主動的工作狀態(tài)，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟收益[3]。

3 結語

企業(yè)辦公機構是企業(yè)文化和外在形象的直接體現(xiàn)，對于企業(yè)的運營發(fā)展方向有重要的推動作用。辦公效率的高低直接關乎企業(yè)在生產(chǎn)中的經(jīng)濟效益，因此，企業(yè)管理者要提升自身管理能力，加強對辦公室工作的重視，充分發(fā)揮其職能作用。