和桂芬

云南省香格里拉市自然資源局 云南香格里拉 674499

國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理是記錄國(guó)土資源在利用、規(guī)劃過(guò)程中形成的文字、圖片、聲像等形式的資料，對(duì)國(guó)土資源的開發(fā)和利用都有重要的數(shù)據(jù)參考作用，但是在實(shí)際工作的開展中，還存在一定不足，制約著國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的發(fā)展，下文圍繞國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題和解決對(duì)策展開詳細(xì)的探討與分析，希望為國(guó)家發(fā)展貢獻(xiàn)綿薄之力。

1 國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理的必要性

能有效緩解部門的日常工作壓力。為促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)土資源的變動(dòng)更加頻繁，部門運(yùn)行中產(chǎn)生的信息呈直線上漲趨勢(shì)[1]。通過(guò)檔案管理將各類信息進(jìn)行有效的分類，能使部門工作的秩序性更強(qiáng)，即便出現(xiàn)突發(fā)狀況，也能根據(jù)需要迅速查找相關(guān)檔案，大幅提高部門的工作效率，緩解部門日常運(yùn)行的工作壓力。為部門的工作提供必要的數(shù)據(jù)參考。由于國(guó)土資源管理工作具有涉及部門多、工作量大、數(shù)據(jù)信息量大等特點(diǎn)，并且做出的決策往往具有較深的影響，通過(guò)國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理，能為相關(guān)人員提供必要的數(shù)據(jù)參考，使其作出的工作決策更加客觀、準(zhǔn)確。準(zhǔn)確記錄部門工作歷史數(shù)據(jù)。國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理除記錄國(guó)土資源信息外，還會(huì)對(duì)部門內(nèi)部工作歷史、成長(zhǎng)歷程、政策制度等進(jìn)行記錄，幫助國(guó)土資源局在發(fā)展的過(guò)程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)前期工作中的漏洞，并結(jié)合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)對(duì)自身工作進(jìn)行不斷優(yōu)化[2]。

2 目前國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 管理觀念有待優(yōu)化

對(duì)國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，長(zhǎng)期的工作中已經(jīng)形成了既有工作習(xí)慣，雖然對(duì)國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的了解較深，但是存在管理觀念較為落后的弊端，并且由于長(zhǎng)期投身工作崗位中，自身專業(yè)素養(yǎng)未能及時(shí)得到更新與優(yōu)化，造成在實(shí)際國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作中，各項(xiàng)工作未能有效落地，檔案管理工作的質(zhì)量不能得到保證。對(duì)部門員工來(lái)說(shuō)，長(zhǎng)久以來(lái)，國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作在部門中的受重視程度不高，管理人員容易產(chǎn)生懈怠心理，在工作中一直沿用傳統(tǒng)管理模式和工作理念，未能結(jié)合社會(huì)的發(fā)展需求進(jìn)行更新，造成業(yè)務(wù)檔案劃分不細(xì)致、資料殘缺或堆積嚴(yán)重的問(wèn)題，不利于后續(xù)工作的開展。

2.2 管理模式有待升級(jí)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國(guó)土資源管理工作量不斷加大，不僅部門運(yùn)行中會(huì)產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，前期工作的不到位還會(huì)造成資料堆積的情況，加之管理模式科學(xué)性不足，工作效率低下，使得國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的工作量和工作壓力不斷提升。

科技的發(fā)展日新月異，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)中都得到了不同程度的普及，若能完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息管理，勢(shì)必會(huì)從本質(zhì)上提高國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的效率。但是目前部分基層國(guó)土局還未能完全進(jìn)行信息化改革，傳統(tǒng)國(guó)土資源信息依然采用紙質(zhì)檔案，而運(yùn)行中產(chǎn)生的新國(guó)土資源信息則采用電子檔案，改革的不徹底使得檔案管理人員需要在實(shí)際工作進(jìn)行雙向查閱，使國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的工作難度和工作量都大幅提升。造成此種局面的原因主要就是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)部門的重視程度不足，使得內(nèi)部硬件設(shè)施和軟件平臺(tái)配備不齊，打亂了檔案管理人員的正常工作節(jié)奏，反而降低了國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的效率。

2.3 欠缺電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的在國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作中的普及程度不斷加深，電子檔案的數(shù)量不斷上漲，檔案管理人員的工作模式發(fā)生了根本性的變化。但部分檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理工作的影響較深，并且欠缺電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)電子檔案管理設(shè)備和管理平臺(tái)的操作存在障礙，使得電子檔案管理工作未能有效落實(shí)。

2.4 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作枯燥性較強(qiáng)，且工作量大、工作內(nèi)容繁瑣，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高[3]。部門基層國(guó)土局未能在工作過(guò)程中對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，未能制定有效的激勵(lì)政策，使檔案管理人員工作的積極性不高。各種因素都有可能影響檔案管理工作的效率，一旦發(fā)生誤差，還會(huì)影響其他部門人員對(duì)檔案的查閱效率。

3 優(yōu)化國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的對(duì)策

3.1 提高部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的重視程度

部門領(lǐng)導(dǎo)重視程度的高低，會(huì)直接影響部門工作的積極性，是提高國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷更新自身管理觀念，積極學(xué)習(xí)最新的檔案管理知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作對(duì)促進(jìn)國(guó)家發(fā)展的重要性，采取有效的措施促進(jìn)部門國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作效率的提升，督促部門檔案管理人員保障工作質(zhì)量，使國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作能在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中充分發(fā)揮其自身的應(yīng)用價(jià)值。

3.2 建立功能完備的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)

管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重視度，推動(dòng)行業(yè)向網(wǎng)絡(luò)信息化方向發(fā)展，積極購(gòu)入先進(jìn)的硬件設(shè)備，招納網(wǎng)絡(luò)人才，建立功能完備的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)。同時(shí)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)程制定相應(yīng)的管理制度，為檔案管理人員日常工作的開展提供指導(dǎo)，使其在統(tǒng)一管理制度的要求下不斷優(yōu)化國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作效率，使國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、系統(tǒng)。

3.3 根據(jù)國(guó)土資源檔案的特性進(jìn)行科學(xué)分類、整理和歸檔

國(guó)土資源分類、整理、歸檔的效率都會(huì)對(duì)國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的整體效率產(chǎn)生直接的影響。目前在國(guó)家相關(guān)規(guī)定中，國(guó)土資源的類型共分為九類，分別是：①綜合類；②計(jì)劃財(cái)務(wù)類；③地籍管理類；④土地利用規(guī)劃類；⑤建設(shè)用地類：⑥土地監(jiān)察類：⑦宣傳科技類；⑧聲像材料類；⑨礦產(chǎn)資源類[4]。這九種類別幾乎涵蓋了國(guó)土資源的所有變動(dòng)類型，但建設(shè)用地的報(bào)批和由聲像材料形成的文件非常容易在資料的分類、整理和歸檔過(guò)程中被忽略，一旦資料遺失，對(duì)會(huì)后續(xù)建筑工程的有序開展產(chǎn)生不同程度的影響。因此，檔案管理人員應(yīng)結(jié)合國(guó)土資源檔案的特性，嚴(yán)格按照規(guī)定的工作流程，及時(shí)將相關(guān)材料進(jìn)行整理和歸檔，才能最大化保證國(guó)土資源檔案的完整性，保障國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理的工作質(zhì)量。

3.4 提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

檔案管理人員是國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作中的一線執(zhí)行人員，其綜合素養(yǎng)的高低會(huì)直接影響國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的質(zhì)量[5]。因此，國(guó)土局需要結(jié)合社會(huì)需求的變化、行業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)和工作內(nèi)容的變化對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期或必要的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。培訓(xùn)內(nèi)容不僅包含專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)包含政治教育和職業(yè)素養(yǎng)教育，為檔案管理人員樹立正確的價(jià)值觀和職業(yè)思維，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)自身工作的認(rèn)同感和榮譽(yù)感，肯定檔案管理人員的價(jià)值，使其能更好地開展國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作。同時(shí)，應(yīng)制定獎(jiǎng)懲制度，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題，需要對(duì)問(wèn)題起因追查到底，提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，規(guī)范其工作行為，提高國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作質(zhì)量；根據(jù)檔案管理工作的效率和質(zhì)量對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)內(nèi)容包含榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)和獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，提高檔案管理人員工作的積極性。

3.5 做好檔案利用過(guò)程中的保密工作

檔案管理是國(guó)土資源管理的基礎(chǔ)，對(duì)規(guī)劃、保護(hù)和合理利用國(guó)土資源、查處違法用地等方面具有非常重要的作用[6]。實(shí)際建檔過(guò)程中，會(huì)將國(guó)土資源信息詳細(xì)記錄在檔案中，保護(hù)國(guó)土資源檔案的私密性對(duì)保護(hù)國(guó)家安全具有重要的意義。因此，國(guó)土局應(yīng)不斷完善檔案利用過(guò)程中的保密工作，加強(qiáng)保密工作的強(qiáng)度，對(duì)不同級(jí)別的工作人員進(jìn)行檔案查閱范圍和管理范圍的限制，在網(wǎng)絡(luò)信息化改革過(guò)程中，對(duì)登入網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)的人員進(jìn)行訪問(wèn)權(quán)限、查閱權(quán)限、拷貝權(quán)限等方面的限制，確保國(guó)土資源檔案不會(huì)遺失、泄露。

檔案管理人員在日常工作中需要留下詳細(xì)的工作日志，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，能迅速鎖定責(zé)任人，領(lǐng)導(dǎo)人員還應(yīng)組織專門人員，對(duì)不同管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)經(jīng)過(guò)查閱的檔案完整度進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)信息丟失的情況[7]。

3.6 積極探索檔案管理的新方法

第一，國(guó)土局應(yīng)積極借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)電子檔案管理方式，優(yōu)化電子檔案管理的工作流程，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的形成、積累、分類、歸檔、保管和利用等全過(guò)程的統(tǒng)籌力度，使國(guó)土資源檔案的管理和利用效率更高。

第二，應(yīng)積極應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)中，積極應(yīng)用5G信息技術(shù)、云技術(shù)等，使國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的智能化水平更高，使檔案管理人員和檔案使用人員能在移動(dòng)客戶端對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理和使用。國(guó)土局應(yīng)為國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的智能化發(fā)展提供便利條件，積極引入升級(jí)所需設(shè)備，提高國(guó)土資源檔案的儲(chǔ)存和利用效率。

第三，國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作在向信息化方向發(fā)展的同時(shí)，也為檔案管理人員的工作提出了新的要求[8]。國(guó)土局應(yīng)結(jié)合國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)程度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的技術(shù)培訓(xùn)，相關(guān)人員應(yīng)克服自身障礙，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息管理技術(shù)，優(yōu)化自身國(guó)土資源檔案信息管理水平，依托自身的過(guò)硬技術(shù)，更好地適應(yīng)新形勢(shì)下的國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作，更好地為社會(huì)服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理是國(guó)土資源管理的基礎(chǔ)，對(duì)提高土地利用率、促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展都具有非常重要的意義。但是部分人員未能充分認(rèn)識(shí)到國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的重要性，在國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作的實(shí)際開展中存在一系列問(wèn)題，相關(guān)人員應(yīng)深入分析問(wèn)題的起因，在實(shí)際工作中進(jìn)行針對(duì)性整改和優(yōu)化，積極建立國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，推動(dòng)國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作向智能化、信息化方向發(fā)展，才能在不斷變化的社會(huì)形勢(shì)下，更好的服務(wù)社會(huì)。