文/江蘇省淮安市煙草專賣局（公司） 孫靜

檔案標(biāo)準(zhǔn)是檔案工作領(lǐng)域各種標(biāo)準(zhǔn)的總過(guò)程，相關(guān)單位及個(gè)人在開展檔案工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循檔案標(biāo)準(zhǔn)這一準(zhǔn)則進(jìn)行。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理信息化建設(shè)是必然的趨勢(shì)。但電腦系統(tǒng)在人工智能方面有局限性，使得檔案管理信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題更加突出。因此，本文重點(diǎn)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題進(jìn)行探討，并提出問(wèn)題的解決對(duì)策，旨在保障檔案管理信息化更好地發(fā)展。

一、檔案管理信息化建設(shè)中主要面臨的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

（一）信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)滯后?，F(xiàn)階段計(jì)算技術(shù)以及檔案管理領(lǐng)域普及應(yīng)用，并迅速普及到各機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位中，大大提升了檔案管理的效率。檔案管理信息化的普及，也使得大量的電子文件資料出現(xiàn)，加強(qiáng)電子檔案管理儼然成為檔案管理過(guò)程中重要任務(wù)。但由于目前在檔案管理信息化建設(shè)方面的標(biāo)準(zhǔn)落后，進(jìn)展緩慢，關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)寥寥無(wú)幾，且現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)容方面缺乏系統(tǒng)性、配套性，難以滿足檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的需求。

（二）系統(tǒng)集成性、兼容性較低。近年來(lái)，許多企事業(yè)單位紛紛進(jìn)行了檔案管理信息化建設(shè)，但出于獨(dú)立開發(fā)、各自為政的原因，使得各自采用的檔案管理軟件及標(biāo)準(zhǔn)并不相同，進(jìn)而影響檔案信息資源的有效整合，更是無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享。除此之外，由于系統(tǒng)在兼容性方面不足，采集的數(shù)據(jù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)各異，很大程度上增加了信息資源整合的難度，而在這樣的情況下，就需要花費(fèi)大量的人力、物力成本，不僅不利于檔案信息化的順利推進(jìn)，還會(huì)導(dǎo)致大量的資源被浪費(fèi)。導(dǎo)致這一問(wèn)題的發(fā)展原因，主要因?yàn)楦鞯貐^(qū)、各單位缺乏有效的溝通，這使得技術(shù)研發(fā)重復(fù)且水平低的問(wèn)題普遍存在，阻礙了檔案信息化的進(jìn)程。與此同時(shí)，還因?yàn)楦鲉挝幻つ垦邪l(fā)的因素，研發(fā)的系統(tǒng)兼容性較差，系統(tǒng)中文件格式、數(shù)據(jù)內(nèi)容等方面均有較大差異，從而使得“信息孤島”問(wèn)題出現(xiàn)，不僅制約了檔案信息的共享，也制約了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。

（三）檔案信息化存在隨意性、自發(fā)性。大多數(shù)單位企業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)為自主研發(fā)。這期間也存在不少的問(wèn)題：一是存在較大隨意性，對(duì)信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，缺乏重要性認(rèn)識(shí)，也使得信息共享處于缺位狀態(tài)，嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程；二是檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)，各單位只能夠盲目開展，以至于成本高、水平低的問(wèn)題較突出。

（四）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與信息技術(shù)契合度較低。我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)大多是基于實(shí)體檔案管理角度出發(fā)，專門針對(duì)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)幾乎沒有，不僅使得檔案信息化建設(shè)難以順利推進(jìn)，也制約了高新技術(shù)的有效運(yùn)用。

二、檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中標(biāo)準(zhǔn)化制定策略

（一）基于國(guó)家戰(zhàn)略基礎(chǔ)上全面制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。從現(xiàn)階段我國(guó)檔案信息化建設(shè)總體情況來(lái)看，與理想的目標(biāo)相差甚遠(yuǎn)，使得檔案信息化建設(shè)的作用、功能難以充分發(fā)揮。追究其因，主要因?yàn)槿狈τ辛Φ慕y(tǒng)籌和有效的指導(dǎo)，使得各單位盲目摸索。實(shí)際上檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，不僅涉及技術(shù)問(wèn)題，更是涵蓋了法制、機(jī)制、體制等方面的問(wèn)題，若僅依靠基層社會(huì)組織的努力，實(shí)在勉為其難，所以應(yīng)當(dāng)從國(guó)家和政府層面著手。面臨信息化快速發(fā)展帶來(lái)的沖擊，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)緊密依托政策導(dǎo)向，強(qiáng)化統(tǒng)籌組織，建立統(tǒng)一的技術(shù)體系，以便達(dá)到高度的信息共享。政府在檔案信息化規(guī)范建設(shè)中更是起到重要的作用，所以要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，關(guān)鍵在于國(guó)家戰(zhàn)略的制定。

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，各地政府及單位應(yīng)出臺(tái)相關(guān)政策及管理辦法，從建檔工作前期準(zhǔn)備、中期錄入、后期分析存儲(chǔ)等方面落實(shí)相關(guān)細(xì)則，使得整體層面上形成規(guī)范化管理的模式。同時(shí)各單位也應(yīng)積極響應(yīng)國(guó)家政策，現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)也成了國(guó)家戰(zhàn)略重要內(nèi)容之一。一方面，要切實(shí)解決檔案管理信息化建設(shè)中存在的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，從思想上重視信息化、標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，各單位既要認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，也要認(rèn)識(shí)到檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的重要性，全面引入信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的手段，規(guī)范檔案管理，同時(shí)需要標(biāo)準(zhǔn)化開展宣傳教育工作，使各部門及人員都能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的作用，并積極配合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的開展；另一方面，各單位要以我國(guó)檔案法為基礎(chǔ)，結(jié)合自身實(shí)際情況，建立起有針對(duì)性、實(shí)用性的信息化管理系統(tǒng)，并加快現(xiàn)有管理制度的完善，為檔案管理信息化朝著標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展提供制度保障。

（二）以標(biāo)準(zhǔn)化為先行原則。掌握高端先進(jìn)技術(shù)是解決檔案管理信息化中標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題的關(guān)鍵所在。但我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)情況并不理想，雖然運(yùn)用了許多高新技術(shù)，但是忽視了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，最終使得高新技術(shù)作用不能夠有效發(fā)揮。具體來(lái)看，多數(shù)是從各單位的個(gè)性化問(wèn)題出發(fā)，僅僅是針對(duì)局部需要來(lái)制定解決措施，也因?yàn)槿绱?，無(wú)形中也進(jìn)一步加劇了檔案信息化建設(shè)各自為政、分散孤立的現(xiàn)象，更是難以實(shí)現(xiàn)信息高度共享?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，各地檔案行政管理部門在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)從全局角度出發(fā)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，而不是將嚴(yán)格放在具體的、微觀問(wèn)題解決上，現(xiàn)階段應(yīng)從具備操作、重點(diǎn)具體解決向標(biāo)準(zhǔn)制定和實(shí)施轉(zhuǎn)變，通過(guò)完善相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的基礎(chǔ)支持。另外，在當(dāng)今信息化時(shí)代下，促使檔案信息資源的整合利用更是大勢(shì)所趨，為此各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)形成合力，構(gòu)建起統(tǒng)一完備的檔案信息資源整合平臺(tái)，促使各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)聯(lián)結(jié)，將檔案信息資源整合在一起，并按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保入網(wǎng)的檔案信息以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)形式形成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。可見，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的理想整合，也需要針對(duì)檔案信息資源整合制定相應(yīng)完善規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，并在檔案信息管理、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)中有效落實(shí)，而這也就需要堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)過(guò)程中標(biāo)準(zhǔn)化先行的原則，圍繞標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)進(jìn)行信息資源的整合，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源信息理想的整合。

（三）以檔案專業(yè)部門為支撐，制定符合信息技術(shù)設(shè)備應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)體系。從技術(shù)難度上看，應(yīng)當(dāng)由國(guó)家檔案行政管理部門為支撐，主導(dǎo)進(jìn)行檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定。國(guó)家檔案行政管理部門在知識(shí)專業(yè)性及技術(shù)權(quán)威性上有優(yōu)勢(shì)，能最大限度地保證檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性。另外，國(guó)家檔案行政管理部門也具有監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)，且在政策制定、組織貫徹方面有豐富的經(jīng)驗(yàn)。因此，應(yīng)當(dāng)由檔案行政管理部門主導(dǎo)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，然后在此基礎(chǔ)上充分利用大型集團(tuán)或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)的高端技術(shù)優(yōu)勢(shì)，把握高新技術(shù)發(fā)展的脈搏，從而進(jìn)行檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定。這樣便能夠保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與信息技術(shù)高度契合，不至于出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)體系遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后科技發(fā)展的情況，進(jìn)而提升高新技術(shù)設(shè)備在檔案工作中的利用水平。

（四）立足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度，制定適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)體系。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，給檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)，也涌現(xiàn)出許多矛盾。一方面表現(xiàn)為信息技術(shù)日新月異，但其實(shí)際應(yīng)用和推廣并不是一蹴而成，需要一定的時(shí)間來(lái)檢驗(yàn)其應(yīng)用效果，于是也造就了技術(shù)發(fā)展與技術(shù)應(yīng)用之間的存在偏差；另一方面表現(xiàn)為信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得廣大檔案工作者希望在信息化建設(shè)過(guò)程中配置的硬件設(shè)備應(yīng)是高檔先進(jìn)的，設(shè)計(jì)的軟件系統(tǒng)也應(yīng)是面面俱到的，這樣才能夠充分體現(xiàn)出現(xiàn)代化和先進(jìn)性。實(shí)際上這樣的認(rèn)識(shí)也是不科學(xué)的，盲目的跟進(jìn)只會(huì)導(dǎo)致原有技術(shù)設(shè)備作用還未充分發(fā)揮就被淘汰，而引進(jìn)高檔先進(jìn)技術(shù)軟件又需要花費(fèi)較大的成本，其中的損失可想而知。針對(duì)這樣的問(wèn)題，首先就需要在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，對(duì)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行合理的預(yù)判，同時(shí)也需要設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)研究的常設(shè)機(jī)構(gòu)，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展多角度，制定與技術(shù)發(fā)展有效銜接的標(biāo)準(zhǔn)體系，這樣可避免由于標(biāo)準(zhǔn)體系未形式而使得新技術(shù)應(yīng)用受到阻礙，從而讓廣大檔案工作者能夠切實(shí)應(yīng)用到先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備開展檔案工作，推進(jìn)信息化建設(shè)向標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，避免由于盲目建設(shè)而導(dǎo)致大量資源被浪費(fèi)。

（五）標(biāo)準(zhǔn)制定與標(biāo)準(zhǔn)貫徹實(shí)施同等重要，應(yīng)引起高度重視。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，我國(guó)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展滯后，除了標(biāo)準(zhǔn)化制定滯后的原因外，也存在標(biāo)準(zhǔn)貫徹不到位的因素，現(xiàn)階段機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位檔案信息化工作中貫徹實(shí)施已制定標(biāo)準(zhǔn)的只有少數(shù)。因此，在檔案信息化建設(shè)中，各級(jí)檔案管理部門應(yīng)高度重視標(biāo)準(zhǔn)制定及標(biāo)準(zhǔn)貫徹實(shí)施同步進(jìn)行。一方面，需要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化制定的宣傳力度，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到標(biāo)準(zhǔn)化在檔案管理信息化建設(shè)中的重要性及必要性；另一方面，要加大制定標(biāo)準(zhǔn)的推廣力度，可通過(guò)貫徹實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)的方式，并樹立典型，發(fā)揮典型示范作用加快標(biāo)準(zhǔn)推廣，實(shí)現(xiàn)全覆蓋，提高標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用水平。