文/中陜核工業(yè)集團(tuán)公司 王雪

隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理也開始實(shí)行信息化建設(shè)，信息化的檔案管理能夠解決傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的不足之處，更好地促使檔案管理建設(shè)的水平提高。另外，企業(yè)開展科學(xué)、合理的信息化檔案管理建設(shè)，亦能促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、企業(yè)檔案信息化的相關(guān)概述分析

所謂的檔案信息化，指的是在檔案管理過程中引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)來對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、歸納，從而提升檔案管理的規(guī)范性。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展的背景之下，科學(xué)、合理地實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠幫助企業(yè)獲得長(zhǎng)久地發(fā)展，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合當(dāng)下的市場(chǎng)行情，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，將企業(yè)原本的紙質(zhì)資料進(jìn)行整合，傳輸?shù)接?jì)算機(jī)系統(tǒng)上面進(jìn)行保存，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享。企業(yè)的檔案信息化能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化、智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高管理人員的工作效率，從而滿足不同的工作人員在同一時(shí)間、不同空間查詢重要數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)的日后發(fā)展提供一定的理論數(shù)據(jù)支撐。

二、企業(yè)檔案信息化基本內(nèi)容

（一）數(shù)字化。企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)是數(shù)字化。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化以便捷、高效為基本目標(biāo)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的儲(chǔ)存數(shù)字化，從而實(shí)現(xiàn)資源有效共享，為企業(yè)的日后發(fā)展提供一定的參考。

（二）自動(dòng)化?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的大力發(fā)展給企業(yè)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件，在計(jì)算機(jī)的使用過程中，因其計(jì)算機(jī)檢索速度快、工作效率高，能夠?qū)崿F(xiàn)多角度的檢索，這是傳統(tǒng)的檢索工具不能與之相提并論的，在一定程度上能促使企業(yè)檔案的自動(dòng)化效果良好。

（三）網(wǎng)絡(luò)化。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展的背景之下，大部分的企業(yè)都擁有屬于自己企業(yè)的官方網(wǎng)站，官方網(wǎng)站能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、日常管理提供比較先進(jìn)的技術(shù)手段，在一定程度上也推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。在企業(yè)檔案信息化管理過程中，如果有工作人員通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核就可以進(jìn)行相關(guān)操作，在整個(gè)過程中，不需要工作人員進(jìn)入企業(yè)的檔案管理室，極大地提升了工作效率。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義分析

（一）防止企業(yè)重要檔案信息的丟失。傳統(tǒng)的企業(yè)紙質(zhì)檔案在管理過程中，很容易出現(xiàn)遺漏、丟失的問題，而且放置時(shí)間長(zhǎng)了，就會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)變黃、紙張易碎的問題，甚至在企業(yè)發(fā)生火災(zāi)的時(shí)候，很容易全部燒掉，再加上紙張防潮效果較差，很容易破壞紙質(zhì)檔案的完整度。通過借助信息化企業(yè)檔案建設(shè)，能夠?qū)⒁恍┲匾獢?shù)據(jù)文件進(jìn)行備份保存，防止一些重要數(shù)據(jù)文件的丟失，另外，對(duì)于企業(yè)異常重要的私密文件，采用信息加密技術(shù)來對(duì)其保管，有效增強(qiáng)了企業(yè)檔案管理的安全性。

（二）能夠簡(jiǎn)化信息應(yīng)用的相關(guān)程序。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景之下，數(shù)據(jù)庫(kù)的大數(shù)據(jù)分析成為信息應(yīng)用過程中最直接的途徑，特別是對(duì)于企業(yè)的管理，在檔案管理過程中使用比較發(fā)達(dá)的信息系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)管理，能夠解放更多的人工勞動(dòng)力，極大地提升了管理效率，為企業(yè)節(jié)約了更多的開支成本。信息化的檔案管理系統(tǒng)，能夠全面優(yōu)化檔案管理，還能幫助管理人員提升自身的專業(yè)技能，為企業(yè)的日后升級(jí)、轉(zhuǎn)型提供一定的便利。

（三）提升企業(yè)信息體系的建設(shè)。企業(yè)信息化檔案建設(shè)能夠?qū)⒐緝?nèi)部的工作人員的基本信息編制成為個(gè)人檔案，將這些工作人員的檔案上傳至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中，并且借助信息技術(shù)能夠及時(shí)地掌握工作人員的信用等級(jí)，對(duì)于不同信用級(jí)別的工作人員安排不同類型的工作。企業(yè)使用信息化系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)的信用程度也都納入社會(huì)征信體系之中，防止企業(yè)出現(xiàn)損壞社會(huì)信用度的情況，保證企業(yè)能夠擁有一個(gè)良好的社會(huì)形象。

四、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）投入的資金較少。要想進(jìn)一步保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)快速提高，就需要不斷更新信息技術(shù)，采用高科技的管理方式來進(jìn)行管理，積極引進(jìn)國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，結(jié)合我們國(guó)家的基本國(guó)情以及企業(yè)自身發(fā)展的實(shí)際情況，整體提升企業(yè)的信息化管理水平。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)管理的過程中，需要投入很多的資金作為支撐，但是大部分企業(yè)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的投入資金比較少，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)很難繼續(xù)完成。所以，企業(yè)在開展信息化建設(shè)的過程中，一定要增加投入資金，否則，企業(yè)信息技術(shù)長(zhǎng)時(shí)間不更新，就會(huì)抑制企業(yè)的信息化檔案管理建設(shè)。

（二）檔案信息化建設(shè)的專業(yè)人才比較稀缺。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)技能較高、綜合能力較強(qiáng)的工作人員，在一定程度上對(duì)管理人員提出了更高的要求。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的軟件、硬件設(shè)施環(huán)境的建立、管理制度的制定，都是檔案管理人員一手操辦。所以，如果管理人員的專業(yè)技能較低的話，就完成了這些工作，導(dǎo)致信息化檔案管理的工作質(zhì)量降低。在我國(guó)部分企業(yè)檔案管理部門之中，都是傳統(tǒng)的管理人員多一些，他們沒有接受過正規(guī)的、系統(tǒng)的信息化管理培訓(xùn)，對(duì)于一些計(jì)算機(jī)軟件的使用還不太熟練，導(dǎo)致信息化檔案管理的水平不高。

（三）對(duì)信息化檔案建設(shè)的重視程度較低。基于目前我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展情況來看，檔案信息化建設(shè)開展緩慢的原因，歸根結(jié)底就是對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度較低。由于傳統(tǒng)管理思想的限制，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度較低，在一定程度上導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作難以開展。

五、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策分析

（一）加大財(cái)政資金的投入力度。要想做好企業(yè)的信息化檔案建設(shè)工作，就需要投入大量的人力、物力、財(cái)力支持，加大財(cái)政資金的投入力度，才能保證企業(yè)檔案信息化工作效率提升。除此之外，還需要增加計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備和硬件設(shè)施的投入力度。信息化檔案建設(shè)必然離不開計(jì)算機(jī)軟件、硬件的作用，將現(xiàn)存的軟件、硬件設(shè)備投入到檔案信息化建設(shè)之中，能夠加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)的水平，對(duì)于順利開展企業(yè)信息化檔案管理建設(shè)具有重要的推動(dòng)作用。

（二）提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的工作質(zhì)量?，F(xiàn)如今社會(huì)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，企業(yè)如果想要在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中立于不敗之地，就需要做好信息化檔案管理建設(shè)。首先，企業(yè)應(yīng)該在員工內(nèi)部宣傳信息化檔案管理的重要性，不定期地組織管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其正確認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理建設(shè)對(duì)于企業(yè)日后發(fā)展的重要性，進(jìn)一步提升管理人員自身的工作能力，更好地為信息化檔案建設(shè)服務(wù)。其次，企業(yè)還需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立健全檔案信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于更多的工作人員查找相應(yīng)的文件資料，提升檔案管理的工作效率。最后，在對(duì)檔案信息進(jìn)行編制和歸納的過程中，一定要在相關(guān)法律法規(guī)的情況下，保證檔案信息化建設(shè)和企業(yè)的發(fā)展相一致，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）加大宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)知。企業(yè)檔案信息化建設(shè)受到極大限制最主要的原因就是企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)支持力度不夠。因此，如果想要保證檔案信息化建設(shè)能夠順利執(zhí)行，就需要企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到開展檔案信息化建設(shè)工作的重要性。管理人員要讓企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)了解到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，檔案信息化建設(shè)具有占地面積小、重要文件信息保管妥當(dāng)、打破時(shí)空局限性等的優(yōu)點(diǎn)，所以，只有提高高層領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)知，才能在企業(yè)內(nèi)部形成上下一心的思想觀念，保證檔案信息化建設(shè)工作順利實(shí)施。

（四）多部門之間的配合合作。首先，借助第三方咨詢機(jī)構(gòu)的力量。第三方咨詢結(jié)構(gòu)可以同時(shí)面向企業(yè)檔案管理人員以及其他企業(yè)的工作人員，在日常管理過程中，遇到問題都可以尋求第三方咨詢結(jié)構(gòu)進(jìn)行答疑解惑，通過微博、微信公眾號(hào)等平臺(tái)建立自媒體平臺(tái)，以此來加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)。其次，還要積極引進(jìn)優(yōu)秀的人才，更新人力資源，為企業(yè)的信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的人才支撐。另外還需要轉(zhuǎn)變企業(yè)其他工作人員的思想意識(shí)，從思想層面進(jìn)行變革，讓其他部門的工作人員配合好檔案管理工作。最后，還需要技術(shù)部門的配合，做好計(jì)算機(jī)軟件設(shè)施、硬件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)工作，進(jìn)一步提升檔案信息化的質(zhì)量。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)的信息化檔案管理建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的工作，不是一朝一夕就可以完成的，需要相關(guān)檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)的實(shí)踐，總結(jié)前人的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展情況，建立一套適合企業(yè)自身發(fā)展的信息化檔案管理。在企業(yè)信息化檔案管理建設(shè)過程中，需要提高管理人員的信息化管理意識(shí)，熟練使用計(jì)算機(jī)各種軟件，提高自身的專業(yè)技能，加快企業(yè)信息化檔案建設(shè)的終極目標(biāo)，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)能夠在日益激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中提高自身的核心價(jià)值。