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        關于廣電人事檔案數(shù)字化建設的思考

        2021-11-23 10:42:58重慶廣播電視集團總臺黎雙林
        辦公室業(yè)務 2021年2期
        關鍵詞:管理軟件廣電部門

        文/重慶廣播電視集團(總臺) 黎雙林

        在信息社會大環(huán)境下,檔案載體需求已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉變?yōu)殡娮踊d體、網(wǎng)絡化載體和數(shù)字化載體,檔案信息內(nèi)容的需求更加趨向于綜合化。人事檔案信息內(nèi)容的利用需要進一步提高管理和服務水平,其數(shù)字化建設是實現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的重要一環(huán),是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。隨著檔案數(shù)字化的逐步深入,人事檔案數(shù)字化也成為一項擺在廣電人事檔案部門面前的、急需完成的重要任務。人事檔案數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)工程,通常包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設、應用系統(tǒng)建設和人才隊伍建設五個方面,這就決定了開展人事檔案數(shù)字化建設工作具有相當大的難度。聯(lián)系人事檔案工作實際,筆者認為,廣電部門開展人事檔案數(shù)字化建設,實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”,應該充分結合自身實際,尤其要重點考慮以下幾個問題。

        一、人事檔案數(shù)字化與媒體管理信息化工作結合問題

        廣電媒體是事業(yè)單位,聚集了一批優(yōu)秀文化人才,是宣傳文化戰(zhàn)線的重要載體。近年來,隨著事業(yè)單位體制機制改革不斷深入,廣電媒體人事制度改革使傳統(tǒng)的人事管理模式逐步被打破,現(xiàn)代企業(yè)制度日益完善,媒體信息化建設正如火如荼地開展。廣電人事檔案室作為非獨立部門,開展人事檔案數(shù)字化建設,需與媒體信息化工作有機結合,同步推進。

        (一)與媒體信息化工作有機結合,可充分利用現(xiàn)有資源。媒體信息化工作是一項系統(tǒng)工程,而整個軟件系統(tǒng)一般分為四個平臺:信息門戶平臺、統(tǒng)一身份認證平臺、共享數(shù)據(jù)平臺和部門業(yè)務系統(tǒng)。廣電人事檔案部門完全可以利用媒體信息化建設這個機會“搭順風車”,從基礎設施建設,如購買服務器、網(wǎng)絡設備和安全設備等,到數(shù)字檔案建設,再到檔案管理軟件的開發(fā),都可以利用媒體管理信息化建設平臺,在一定程度上彌補檔案部門人、財、物不足的缺陷。

        (二)與人力資源管理信息化工作有機結合,方便數(shù)據(jù)共享。人事檔案來源于各下屬單位和部門,同時利于這些機構使用,從這個角度上講,無論是收集工作還是利用工作,廣電人事檔案部門與其他單位和部門均有業(yè)務來往,部門間的數(shù)據(jù)共享將會給人事檔案的各項相關工作帶來便利。實際上,人力資源管理信息軟件中的“共享數(shù)據(jù)平臺”為各部門業(yè)務系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享提供了實現(xiàn)的可能。人事檔案數(shù)字化建設可充分利用“共享數(shù)據(jù)平臺”,可以更容易打通信息資源共享的技術壁壘,整合各單位和部門之間的資源,從而實現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)共享。廣電媒體黨政管理形成的相關文件大部分通過OA系統(tǒng)流轉,因此與OA系統(tǒng)的連接也成為人事檔案數(shù)字化的重要任務。

        (三)與媒體管理信息化工作有機結合,體現(xiàn)了檔案工作“三納入”基本原則。人事檔案工作的“三納入”,即將檔案工作納入單位人力資源工作計劃和規(guī)劃,納入勞動人事管理制度,納入有關人員的職責范圍。從宏觀上講,廣電人事檔案數(shù)字化建設屬于媒體管理信息化工作的一部分,要求檔案部門做好與負責媒體信息化工作的相關部門的協(xié)調(diào)與溝通工作。從微觀上講,人事檔案數(shù)字化建設的具體工作最終要落實到具體人員,由他們負責相關的具體任務。

        二、人事檔案數(shù)字化建設的重點是數(shù)據(jù)安全問題

        人事檔案數(shù)據(jù)存在的根本目的是利用,利用則意味著檔案需要處于開放的狀態(tài),存在于某種特定的開放環(huán)境當中。但數(shù)據(jù)安全是人事檔案數(shù)字化工作首先考慮的重大問題,貫穿人事檔案數(shù)字化建設的全過程。人事檔案數(shù)據(jù)的安全隱患絕大多數(shù)來自它自身所處的環(huán)境,保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全要從它所處的環(huán)境入手。

        (一)從硬件設備層面保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全。硬件設備包含檔案數(shù)據(jù)儲存所依賴的載體(硬盤和光盤等)和其他間接相關的有專門作用的載體(如傳輸介質(zhì)、網(wǎng)絡設備和安全設備等)。硬件設備的安全是檔案數(shù)據(jù)安全的基礎。除力所能及地配置良好性能的設備外,還必須做好防盜、防毀、防電磁干擾及防電磁信息輻射泄漏等工作。還要及時備份數(shù)據(jù),以應對意外發(fā)生。

        (二)從應用軟件層面保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全。應用系統(tǒng)是人事檔案數(shù)據(jù)所處的“小環(huán)境”,即檔案管理軟件,其最大的威脅是來自于內(nèi)部或外部的非法訪問。統(tǒng)一身份認證與統(tǒng)一用戶管理是保障檔案管理軟件安全的有效措施。廣電人事檔案管理軟件可以結合本單位的實際情況,利用工號和身份證號的唯一性,將人事檔案管理軟件的統(tǒng)一身份認證集成到信息系統(tǒng)身份認證平臺中,實現(xiàn)與認證平臺的單點登錄和統(tǒng)一的用戶管理。

        (三)從系統(tǒng)軟件層面保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全。系統(tǒng)軟件是檔案數(shù)據(jù)所處的一個“更大的環(huán)境”。幾乎所有的操作系統(tǒng)都存在安全漏洞,這是操作系統(tǒng)普遍存在的缺陷。這些漏洞一旦被黑客利用,就會直接威脅到人事檔案管理軟件,造成系統(tǒng)癱瘓或大量檔案數(shù)據(jù)丟失。針對操作系統(tǒng)的漏洞,通常要采取及時升級,及時打補丁等措施。使用正版的操作系統(tǒng)軟件可以提高一定的安全系數(shù)。

        (四)從網(wǎng)絡層面保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全。防火墻和入侵檢測技術是保障網(wǎng)絡安全的常用手段,前者主要用于內(nèi)外網(wǎng)之間的訪問控制,后者則用于監(jiān)測、監(jiān)控和預警。在每一臺電腦上安裝反病毒軟件,并及時更新病毒庫,是保證網(wǎng)絡安全的非常重要的日常保護措施。安全問題普遍存在于人事檔案數(shù)字化的全過程,而且不斷變化。確保人事檔案數(shù)據(jù)安全最關鍵的因素是人本身,不管是技術問題還是管理問題,都是要由人來解決。因此,增強檔案工作人員的安全意識,加強安全管理,規(guī)范日常操作,提高安全防護水平,才是保障檔案數(shù)據(jù)安全的根本。

        三、人事檔案數(shù)字化建設要實事求是

        人事檔案數(shù)字化建設,人事檔案綜合信息管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案都是目標。人事檔案綜合信息管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案兩者也有區(qū)別,前者指檔案工作的管理體系和運行機制,后者主要指管理對象——人事檔案。人事檔案數(shù)字化,主要是對現(xiàn)有人事檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化是一項繁重的工作,投入大,耗時長,我們應從實際出發(fā),根據(jù)檔案的實際利用需求組織實施。

        (一)確定數(shù)字化的范圍。廣電媒體的勞動人事關系復雜,有編內(nèi)人員、編外人員,也有派遣人員和項目用工人員;人事檔案含在職人員、離退休人員,也有死亡人員、判刑人員和辭職辭退人員。這些檔案有的需要數(shù)字化,有些不必數(shù)字化,這是開展人事檔案數(shù)字化工作首先要考慮的問題。要從實際出發(fā),綜合考慮人力、財力、物力及利用需求等因素,特別要考慮檔案實際利用需求這個因素。對查詢利用率不高的,可以以紙質(zhì)檔案為主,暫不考慮數(shù)字化。那些利用高,或者已經(jīng)破損,或者不易保存的人事檔案則應首先考慮數(shù)字化。

        (二)整理需要數(shù)字化的人事檔案。首先,對確定要數(shù)字化的人事檔案進行核實,查看是否有缺頁現(xiàn)象,若有缺頁,應在相關登記單中填寫清楚,并規(guī)范卷內(nèi)目錄內(nèi)容。其次,是對人事檔案進行鑒定,去粗取精,無關或重復的材料要去除。如果文件的正本與定稿都存在,則只掃描正本。對于破損嚴重而無法進行掃描的人事檔案要先進行修復,案卷拆分后要重新裝訂。最后,人事檔案整理工作既要保證檔案數(shù)字化順利開展,又要確保數(shù)字化后檔案原件的完整與安全。

        (三)選擇數(shù)字化的方式。人事檔案數(shù)字化的方式,要從檔案的數(shù)量、人力、物力、財力等方面考慮。一般來說,人事檔案數(shù)字化可以選擇由檔案部門自己完成,也可以選擇外包方式。檔案部門自己完成,意味著檔案部門要投入額外的人、財、物等多種資本,比較適合任務不緊迫且資源比較充足的情況。選擇外包,則意味著檔案部門要投入更多的財力,這種方式可以更快地完成人事檔案數(shù)字化任務,但是不能保證檔案的完整與安全。

        四、人事檔案管理軟件的設計要符合發(fā)展趨勢

        目前使用的檔案管理軟件有很多版本,有單機版,也有網(wǎng)絡版;有自主開發(fā)的,也有購買成熟軟件的,各種版本樣式不一。事實上,檔案管理軟件本身就是規(guī)范,就是制度。如果能事先做好規(guī)劃和規(guī)范管理工作,就可以盡量避免一些不必要的重復和浪費。

        制度規(guī)范是人事檔案管理工作的基礎,標準建設是人事檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容之一。開展人事檔案數(shù)字化建設首先要有清晰的思路,除了在技術上要保障有充分的投入以外,更要注意對制度規(guī)范建設這項基礎工作的全面投入。只有在檔案制度規(guī)范健全的前提下,檔案管理軟件的設計才有可能規(guī)范。人事檔案管理軟件的標準規(guī)范設計主要包含機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式、著錄標引、XML技術應用標準、電子文件存儲格式、計算機檢索體系質(zhì)量評估和控制規(guī)范等各項內(nèi)容。這些標準規(guī)范的設計直接關系到整個人事檔案管理軟件的利用效果。

        五、結語

        人事檔案是反映個人情況的真實記錄,除了滿足工資制度改革、工齡認定、落實待遇等常規(guī)性管理之需外,還是各級組織公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部的重要依據(jù)。隨著廣電體制機制建設的不斷完善,人事制度改革不斷深化,提高人事檔案利用效率是當前工作的當務之急。因此,廣電人力資源部門要著力做好人事檔案數(shù)字化建設工作,盡快實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”目標,為“深化媒體改革,走市場化道路”打下堅實基礎。

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