文/山東省菏澤市單縣應(yīng)急管理局 邵繼仁

檔案屬于個人或整體的信息資源，具有內(nèi)容廣泛、信息量大及價值高等特點(diǎn)。檔案管理是一項系統(tǒng)性的工程，在信息技術(shù)推動下，檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理走向了數(shù)字化管理模式。但是，單純的信息化、數(shù)字化管理無法滿足檔案現(xiàn)代化管理的需求，如何運(yùn)用高科技手段實(shí)現(xiàn)檔案管理和有效利用是當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中關(guān)注的焦點(diǎn)。當(dāng)前，國內(nèi)外檔案管理專家和信息管理專家已經(jīng)逐步開始了數(shù)字技術(shù)虛擬化管理模式和檔案利用形式，檔案管理智能化發(fā)展取得了一定的成就。利用“大智移云”和數(shù)字技術(shù)虛擬檔案管理數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有檔案資料和歷史檔案利用數(shù)據(jù)永久保存。綜合運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)虛化檔案管理現(xiàn)狀，突破檔案管理和利用時間、空間層面的限制，提高檔案利用效率將是數(shù)字技術(shù)引發(fā)的最大變革。我們必須抓住檔案管理升級轉(zhuǎn)型的趨勢，借助數(shù)字技術(shù)，全面推動檔案管理高質(zhì)量發(fā)展，滿足新時期檔案管理和檔案服務(wù)需求。

一、數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用現(xiàn)狀

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字技術(shù)逐漸運(yùn)用到生活發(fā)展各領(lǐng)域，同時在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。數(shù)字技術(shù)主要包含了采集、儲存、云端等技術(shù)系統(tǒng)，各系統(tǒng)功能在長期發(fā)展中逐漸成為檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的主要趨勢。隨著數(shù)字技術(shù)的廣泛運(yùn)用，我國檔案管理工作數(shù)字技術(shù)管理取得了顯著的成績，主要依賴于數(shù)字技術(shù)發(fā)展到一定程度，將檔案管理現(xiàn)代化和檔案利用現(xiàn)代化深度融合，促進(jìn)檔案管理轉(zhuǎn)型升級。

檔案管理數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)的運(yùn)用。此種數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用與智慧檔案管理息息相關(guān)，檔案數(shù)字采集系統(tǒng)增加了數(shù)字RS技術(shù)和檔案三維攝影技術(shù)，傳統(tǒng)檔案掃描歸檔轉(zhuǎn)向了數(shù)字技術(shù)立體化保存，檔案數(shù)字采集成果顯著；同時，在數(shù)字多維技術(shù)支撐下，檔案管理數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)了圖像保護(hù)與數(shù)字畫面信息雙向轉(zhuǎn)化，利用數(shù)字技術(shù)信息抓取、立體掃描和資料信息錄取等技術(shù)，結(jié)合虛擬技術(shù)繪圖軟件，保持檔案紙質(zhì)化原狀。尤其是三維技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，可以有效利用檔案數(shù)字化模型，將虛擬畫面和檔案管理實(shí)際工作結(jié)合起來，將傳統(tǒng)檔案管理虛擬化，形成直觀的檔案管理。

傳統(tǒng)檔案利用或者信息化檔案利用中，我們經(jīng)常會出現(xiàn)細(xì)微的差異，但是數(shù)字化技術(shù)與檔案管理深度融合，運(yùn)用數(shù)字畫像形式展示檔案管理工作，可以改變傳統(tǒng)的檔案管理精細(xì)化不足的問題。將大數(shù)據(jù)和檔案管理、檔案服務(wù)和檔案利用等結(jié)合起來，做好數(shù)據(jù)的分析，增強(qiáng)檔案利用效率。

同時，可視化數(shù)字技術(shù)綜合運(yùn)用。通過現(xiàn)代化設(shè)備的購買和引入，保障了檔案管理的信息化建設(shè)基礎(chǔ)。通過必備的掃描儀、紅外線設(shè)備、掃碼器等設(shè)備的配置，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化處理，將處理后的檔案實(shí)現(xiàn)電子化歸檔，方便檔案管理的查閱和管理。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化歸檔，針對歷史檔案相對較多的情形，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化手段。

二、加強(qiáng)檔案管理數(shù)字技術(shù)運(yùn)用的重要性

（一）數(shù)字技術(shù)是提升檔案管理效率的必經(jīng)途徑。迅速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式由于成本偏高已不再適用。信息時代的數(shù)字化檔案管理方式，不但檔案管理費(fèi)用大幅度降低，而且檔案管理工作效率得到有效提升。同時，從檔案需求受眾層面來講，檔案利用和檔案需求日益增加。數(shù)字化檔案管理方式的出現(xiàn)，不但能夠保密處理檔案信息，且辦公效率更快。從檔案保存層面來講，傳統(tǒng)檔案管理方式以紙質(zhì)檔案保存為主，此種管理方式極易損壞檔案文件并加大檔案查找難度。信息時代的數(shù)字化檔案管理方式，可將以往來自外界環(huán)境的干擾排除，通過無紙化檔案管理方法的運(yùn)用，可為檔案保存提供安全保障，并實(shí)現(xiàn)檔案利用率的提升。

（二）數(shù)字技術(shù)是推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及檔案人員數(shù)字化管理應(yīng)用技術(shù)水平是必須具備的條件。就硬件設(shè)施而言，日益發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)背景下，檔案管理需與時代腳步同步。當(dāng)前，檔案管理工作基本普及了計算機(jī)，內(nèi)部局域網(wǎng)的構(gòu)建，成為檔案管理實(shí)施數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)硬件基礎(chǔ)條件。單純地從檔案信息化管理層面上看，檔案現(xiàn)代化管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。檔案現(xiàn)代化管理需要將數(shù)字技術(shù)和檔案務(wù)實(shí)工作深度融合，對檔案管理專用軟件進(jìn)行開發(fā)，確保數(shù)字化檔案管理能夠具備檔案收集、檢索及編目等基本服務(wù)功能，共同推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

三、數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中的具體運(yùn)用

（一）獲取數(shù)據(jù)資源，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案管理中，涉及大量信息設(shè)備的使用，包含各類區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備及軟件等，所以檔案管理需完善數(shù)字化檔案管理配置，并要重視數(shù)據(jù)庫管理與操作等系統(tǒng)的完善力度。因此，在數(shù)字技術(shù)運(yùn)用前必須做好檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集，主要包含檔案管理歷史數(shù)據(jù)、管理需求、管理發(fā)展趨勢等，為了確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，筆者建議從以下幾個層面落實(shí)：一是有針對性的檔案管理調(diào)研。通過檔案管理對象實(shí)地調(diào)研的方式掌握基層檔案需求數(shù)據(jù)資源，獲取有效的檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。二是利用現(xiàn)代技術(shù)梳理檔案歷史管理數(shù)據(jù)。通過檔案管理數(shù)據(jù)、查找和數(shù)據(jù)瀏覽的方式在現(xiàn)代信息技術(shù)瀏覽中形成的歷史記錄，明確歷史檔案數(shù)據(jù)資源使用情況。三是利用檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)綜合測量，對獲得的檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)綜合匯總。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)科學(xué)處理現(xiàn)有的檔案管理數(shù)據(jù)，做好檔案管理數(shù)據(jù)歸類處理。這是檔案管理數(shù)據(jù)信息使用的重要環(huán)節(jié)，主要是綜合考慮檔案管理和歷史管理中各種數(shù)據(jù)發(fā)展影響因素與相關(guān)因素，進(jìn)而全面掌握數(shù)字化檔案管理需求。

（二）搭建信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化歸檔。通過數(shù)字化處理的檔案，重要的是加強(qiáng)檔案管理。建議購買相關(guān)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部授權(quán)，對接各部門發(fā)展端口，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。各部門的檔案信息可以自行錄入系統(tǒng)，檔案管理部門可以進(jìn)行有效的歸檔，促進(jìn)檔案管理工作的效率。根據(jù)目前人們“互聯(lián)網(wǎng)+移動APP”的生活習(xí)慣，加強(qiáng)建設(shè)檔案管理部門的檔案管理APP建設(shè)，檔案管理相關(guān)人員可以有效利用APP查閱和利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理生活化和利用效率最大化。通過信息化系統(tǒng)建設(shè)為檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行提供可靠性、安全性的保障。此外，信息系統(tǒng)建設(shè)涉及各類PAID保護(hù)級別的運(yùn)用，以便滿足各個用戶實(shí)際需要。系統(tǒng)有著極為嚴(yán)格的硬件要求，需要能夠熱插拔的硬件，以便保障系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性。合理運(yùn)用數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理虛擬動態(tài)演示。檔案管理數(shù)字技術(shù)具備明顯的交互性，推動檔案管理數(shù)字技術(shù)有效運(yùn)用，可以從檔案管理需求者角度自動調(diào)整檔案管理方向。對檔案管理現(xiàn)代化來講，這種虛擬的技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)部結(jié)構(gòu)關(guān)系、外部模擬結(jié)構(gòu)和需求模型虛擬，借助3D環(huán)境光源模擬系統(tǒng)打造立體化的檔案管理格局。將數(shù)字漫游技術(shù)和電影蒙太奇剪輯技術(shù)運(yùn)用到檔案管理現(xiàn)代化管理中，直接為檔案管理帶來視覺化沖擊，檔案管理現(xiàn)場模擬更加真實(shí)。檔案管理和利用可以清晰地掌握各流程與各服務(wù)環(huán)節(jié)。

（三）運(yùn)用數(shù)字化體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理組織重構(gòu)。綜合運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)重構(gòu)檔案管理組織生態(tài)是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的最終途徑，以網(wǎng)絡(luò)虛擬技術(shù)和數(shù)字技術(shù)模型構(gòu)建，將檔案管理影響因素和需求因素融合起來，優(yōu)化檔案管理組織生態(tài)，提高檔案利用效率。數(shù)字化體系運(yùn)用到檔案管理組織重構(gòu)中是一種全新的技術(shù)理念和方法，除了傳統(tǒng)的數(shù)字技術(shù)處理和流程處理以外，必須將檔案管理利用、現(xiàn)代化因素和數(shù)字技術(shù)下檔案管理優(yōu)化算法結(jié)合起來，從根本上改變檔案管理生態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案管理組織重構(gòu)。筆者建議，在檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)搜集完成以后，通過大數(shù)據(jù)虛擬技術(shù)和大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)合理整合數(shù)據(jù)，用三維數(shù)字技術(shù)和數(shù)據(jù)模型技術(shù)形成檔案管理虛擬軟件，模擬檔案管理組織架構(gòu)。將現(xiàn)有的檔案管理需求和檔案管理模式在模型中體現(xiàn)出來。清晰地展示檔案管理發(fā)展趨勢和管理結(jié)構(gòu)之間的關(guān)系，進(jìn)一步凸顯檔案服務(wù)管理效率。

四、結(jié)語

信息時代，強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，檔案管理應(yīng)當(dāng)深入認(rèn)識檔案管理中數(shù)字化管理的必要性與重要性，將資金等方面的支持供于檔案數(shù)字化建設(shè)，健全數(shù)字化檔案管理相關(guān)配置?，F(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)科技與檔案管理工作深度融合，將技術(shù)與檔案服務(wù)有機(jī)結(jié)合。不僅可以為檔案管理直接帶來服務(wù)體驗，還能提升檔案服務(wù)效率，滿足社會大眾檔案需求。進(jìn)入新時代，我們必須重視檔案管理和檔案利用的重要性，將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作深度融合起來，推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，重構(gòu)檔案管理數(shù)字化生態(tài)結(jié)構(gòu)，滿足檔案現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級的需求。