文/海南政法職業(yè)學院 陳曼

隨著我國社會和經(jīng)濟的不斷進步和發(fā)展，眾多高校也在不斷擴大規(guī)模，院系和學科的增設使得相關(guān)資料越來越多，因此學校的資料檔案隨著時間的推移而不斷累積，在一定程度上增加了高校辦公室檔案管理的難度。高校辦公室檔案大致包括了辦公、教學、學生三方面，有序的辦公室檔案管理可提升高校的管理水平、提高高校的工作效率，因此各高校需針對辦公室檔案管理目前存在的不足采取有效的應對策略，提高高校辦公室檔案管理的效率，從而促進高校管理工作有效開展。

一、高校辦公室檔案管理的重要性

辦公、教學、學生三方面的資料是高校辦公室檔案的主要內(nèi)容：學生檔案包括了學生的學籍信息、成績信息以及畢業(yè)信息等；教學檔案主要是一直以來積累的教學資料、教材等；辦公檔案主要涉及崗位人員的調(diào)動、教師及工作人員的聘用合同等。這些資料的作用在平時可能不會凸顯，但對于高校的發(fā)展建設，教師學生的信息建設都十分重要，因此對其進行統(tǒng)一、系統(tǒng)的管理十分必要，有效的高校辦公室檔案管理可較好地減輕管理工作的復雜度，利于高校管理效率和水平的提升。

二、高校辦公室檔案管理存在的不足

就我國高校目前的管理工作而言，在檔案管理方面仍然存在著許多不足之處，例如管理人員工作水平不高、高校的重視度不足、管理方法滯后以及管理設施條件較差等，具體如下。

（一）檔案管理人員工作水平較差。高校對于辦公室檔案管理工作的重視度不足：首先，在檔案管理人員的任用方面沒有經(jīng)過嚴格的篩選，對于檔案管理人員的工作水平要求不高，導致了辦公室檔案管理人員本身就不具備較高的管理能力。其次，高校在確定檔案管理人員后，沒有對其開展專業(yè)的入職培訓，導致檔案管理人員對于自身的工作缺乏科學的認識，不知道如何才能更好地開展管理工作，從而無法保證檔案管理工作的質(zhì)量。最后，檔案管理人員入職后，高校很少對辦公室檔案管理人員有嚴格的考核，這就容易導致相關(guān)人員工作水平一直得不到提升，甚至其工作水平還有可能逐漸下降，非常不利于檔案的管理。此外，辦公室檔案管理人員一旦確定后很少變動，辦公室檔案管理人員可能會連續(xù)任職數(shù)年，這就意味著其管理方法可能是很多年前的了，不利于高校辦公室檔案管理與時俱進。

（二）高校對檔案管理的重視度不足。在高校的管理工作中，辦公室檔案管理往往是不引人注目的一項管理工作，但其實際上是高校管理工作中最重要的組成部分之一。許多高校認為，既然不會對學校的檔案管理工作進行考核，那就將更多的精力投入其他工作中。久而久之，檔案管理工作越來越不受重視。高校對此工作的不重視，會影響到辦公室檔案管理人員的工作態(tài)度，容易造成檔案管理人員工作積極性不高、責任意識不強等，導致其在工作中操作不規(guī)范、不標準，使得檔案管理工作的質(zhì)量不高，在一定程度上阻礙了高校辦公室檔案管理的有效開展。

（三）檔案管理設施條件較差。就目前的高校管理工作而言，大多數(shù)高校將資金投入學術(shù)研究和科研成果的管理上，往往在辦公室檔案管理方面較少甚至不投入資金，這就導致出現(xiàn)檔案管理設施不達標的現(xiàn)狀。一方面，舊的檔案管理設施使用期限過久卻始終得不到更換，從而出現(xiàn)老舊、破損的情況，不利于檔案的保存，而傳統(tǒng)的檔案一般都是紙質(zhì)的，這就容易導致檔案被一些非人為的因素破壞，例如蟲蛀、潮濕等；另一方面，許多高校的檔案管理室沒有齊全的管理設施，存在室內(nèi)環(huán)境不符合標準、消防設備不齊全等諸多問題，例如檔案室內(nèi)的溫濕度是否異常、內(nèi)部是否干凈整潔等，不僅不利于檔案的保存，而且，如果發(fā)生一些意外事件，則很難保證檔案的安全；還有一些高校的網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)很少得到維護，存在著較大的安全隱患。

（四）檔案管理方法滯后。目前，許多高校依然使用紙質(zhì)的材料進行檔案的管理，沒有隨著科技的發(fā)展去改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，沒有充分利用好現(xiàn)有的科技手段。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅需要耗費大量的紙質(zhì)資源，而且所占的空間也會隨著檔案量的增加而不斷擴大，在一定程度上加大了管理的難度和工作量。并且，在尋找紙質(zhì)檔案時需要耗費較長的時間，使得檔案管理的工作效率大打折扣。而相對的，我們可以更加明顯地看到利用網(wǎng)絡進行檔案管理的眾多優(yōu)勢，存儲占用的空間少、搜索快而準等?？傊瑱n案管理方法的滯后在較大程度上阻礙了檔案管理工作效率的提升。

三、高校辦公室檔案管理的優(yōu)化策略

針對我國高校辦公室檔案管理的現(xiàn)存問題，為提高檔案管理工作的效率，筆者提供了以下幾點相應的優(yōu)化策略以供參考。

（一）提高檔案管理人員工作水平。要想提高檔案管理人員的工作水平，就要從任職人員的篩選、職前和職中培訓、相應的考核等多方面加大管理力度，從而有效提高管理人員的工作水平。首先，要在管理人員的選用方面嚴格把關(guān)，選擇具有較高專業(yè)素質(zhì)的、有較強責任心的、細心且踏實的人員作為檔案的管理人員，把控好管理人員的入口，要求管理人員在任職前就具備一定的管理基礎能力。其次，要在管理人員正式入職后開展專門的入職培訓，使其對于崗位的工作內(nèi)容及方法等都深入了解，便于今后工作的有效進行。對已經(jīng)在崗的檔案管理人員進行定期的培訓和嚴格的考核，使其在培訓中不斷提高自身的專業(yè)知識與素養(yǎng)，嚴格的制度考核可在一定程度上保障管理工作的有效性，并且還可能促進管理人員工作水平不斷提高，保障高校檔案管理工作效果和質(zhì)量也得到較大的提升。例如，某高校開展了檔案規(guī)范化管理知識講座，請相關(guān)的專家對相關(guān)知識及政策進行了全面解讀，組織相關(guān)的檔案管理人員參加講座學習，并且要求其做好相關(guān)的記錄，事后還要寫出自己的心得體會和完善工作的具體措施，以此推動檔案管理人員的管理水平不斷提高。

（二）高校加大對檔案管理的重視。作為高校管理工作中的重要組成部分之一，檔案管理工作應該得到各大高校的重視。高校應將檔案管理工作質(zhì)量的提高列入學校的發(fā)展規(guī)劃中，合理分配對于學校各類管理工作的關(guān)注度、重視度，加強對檔案管理工作的規(guī)范化管理。一方面，要重視相關(guān)制度的建立和完善，構(gòu)建科學合理的管理制度，使檔案管理人員的工作能夠有章可循，從而使此項工作更加規(guī)范化。建立相應的考核制度，為檔案管理工作的質(zhì)量、效率以及相關(guān)管理人員工作水平的提高提供有效的制度保障；另一方面，要加大對檔案管理的資金投入，充足的資金是有效開展檔案管理工作的基礎前提和保證，只有投入的資金足夠了，檔案管理的設施、手段等才能得到更新和維護，才能保證檔案管理工作有效開展。

（三）完善檔案管理設施。針對眾多高校目前存在的檔案管理設施條件較差的問題，各高校可加大相關(guān)方面的重視和投入力度，對現(xiàn)有的檔案管理設施進行全面排查，對于出現(xiàn)小問題的設施可做相應的檢修，而對于過于破舊、無法修補或者檢修后仍不能發(fā)揮較好作用的設施，則可將其淘汰，去購置一批新的、有較高質(zhì)量的檔案管理設施。另外，高校還需要針對目前缺少的檔案管理設施進行合理的添加，根據(jù)檔案管理工作的實際需求合理增置相關(guān)設施。在傳統(tǒng)的檔案管理設施方面，需要注意其防護性等，排除蟲蛀、潮濕等可能，并且還要做好相關(guān)的消防必要措施，避免當火災發(fā)生時檔案全部被燒毀的嚴重事件出現(xiàn)。而在信息化管理設施設備方面，高校應在硬件和軟件兩方面都加大管理力度，建立安全的信息保護機制，防止信息泄露。

（四）更新檔案管理方法。為解決高校目前普遍存在的檔案管理方法的滯后問題，各高校應采取合理的策略更新檔案管理方法，使檔案管理的方法手段隨著時代科技的進步不斷完善。其一，可加大資金投入，建立學校專屬的、系統(tǒng)化的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，這樣不僅提高了檔案管理的效率，也節(jié)省了購買檔案袋等方面的開支，而且還不會占用較大的實際空間，在需要了解某項檔案信息時，能夠快速而精準地查找到，利于檔案管理工作效率的提升，同樣也利于檔案的規(guī)范化管理。其二，還可根據(jù)高校的自身特點構(gòu)建具有獨特性的檔案管理方法，在提高檔案管理效率的同時，也能夠彰顯學校自身特色，可在一定程度上提高學校的綜合管理水平。例如，某一理工類高校開展了檔案管理編程大賽，將檔案管理的具體項目等經(jīng)一定的修改后給參賽者，鼓勵其創(chuàng)造出高效的、系統(tǒng)化的檔案管理程序或網(wǎng)絡系統(tǒng)，并且融入學校的特色元素，最后評選出最佳的參賽作品，給予其相應的獎勵。

四、結(jié)語

總而言之，在社會經(jīng)濟與科技都迅速發(fā)展的當今時代，各高校應主動提升自身的競爭力，提高學校的管理水平，加強對檔案管理工作的重視，加大相關(guān)方面的資金投入，不斷完善檔案管理的設施與方法，確保檔案管理的工作效率和質(zhì)量，從而利于學校工作的有效開展，推動學校工作水平不斷提升。