文/江蘇省南通市如東縣栟茶鎮(zhèn)人民政府 黃海峰

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案作為寶貴的資料，直接關(guān)系著事業(yè)單位各項(xiàng)工作能否有序開展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景之下，事業(yè)單位需要將檔案管理工作作為內(nèi)部一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容，同時(shí)將知識(shí)管理理念引入檔案工作中，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，進(jìn)而不斷提高自身檔案管理水平。

一、知識(shí)管理與事業(yè)單位檔案管理的關(guān)系

（一）知識(shí)管理的概念。當(dāng)前，我國對(duì)于“知識(shí)管理”的研究主要包括兩個(gè)部分：一部分為第一代知識(shí)管理，另一部分為第二代知識(shí)管理。其中，第一代知識(shí)管理的主要目標(biāo)是對(duì)處于隱形狀態(tài)的知識(shí)尤其是與顯性知識(shí)相對(duì)應(yīng)的知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行不斷挖掘；第二代知識(shí)管理主要是對(duì)使用者相關(guān)薪資情況進(jìn)行不斷挖掘，并做好相關(guān)管理工作。通過多年的應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的知識(shí)管理方式問題較多，因而需要對(duì)人力資源利用加強(qiáng)重視，建立一個(gè)與人密切相關(guān)的用人管理信息管理活動(dòng)，在人力管理基礎(chǔ)之上采用信息管理規(guī)則來緊密聯(lián)系結(jié)構(gòu)以及非結(jié)構(gòu)信息。

（二）知識(shí)管理與檔案管理。首先，知識(shí)管理以及檔案管理的目標(biāo)一致，都是為了給社會(huì)提供更好的服務(wù)。當(dāng)前，一些研究學(xué)者認(rèn)為，在文件管理過程中，其很多目標(biāo)與知識(shí)管理較為相似，可以幫助使用者以及利用者獲取其所需要的各種知識(shí)信息。其次，知識(shí)管理與檔案管理在最終目標(biāo)方面處于一個(gè)相互重疊的狀態(tài)。其主要工作均是開展文件知識(shí)內(nèi)容的管理，因而二者具備相同的管理對(duì)象，這為二者關(guān)系的構(gòu)建奠定了一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，知識(shí)管理以及檔案管理所采用的管理技術(shù)手段較為相似，管理流程較為接近。二者在對(duì)管理流程進(jìn)行落實(shí)過程中，都需要有序并且集中化處理相關(guān)信息，在此基礎(chǔ)上加工并且利用這些信息。基于上述相關(guān)論述，可以將檔案管理歸屬于知識(shí)管理。

（三）知識(shí)管理以及事業(yè)單位的檔案管理。從社會(huì)意義層面上來看，知識(shí)管理包括社會(huì)、組織以及科學(xué)三個(gè)部分相關(guān)知識(shí)的管理。在對(duì)其具體應(yīng)用過程中，相關(guān)政府部門以及事業(yè)單位并不具備成功的管理經(jīng)驗(yàn)，因而，需要對(duì)其開展深入的研究。對(duì)于事業(yè)單位而言，其知識(shí)管理內(nèi)容較為固定，明確區(qū)分與知識(shí)產(chǎn)權(quán)內(nèi)容，與科技研發(fā)內(nèi)容也存在著較大的差距。

二、在檔案管理中應(yīng)用知識(shí)管理的必要性及可行性

（一）必要性。在過去，事業(yè)單位主要依賴傳統(tǒng)方式來開展檔案的管理，具體措施就是保管實(shí)體文件等，在需要時(shí)將取出這些實(shí)體文件。一方面可以充分發(fā)揮其自身參考價(jià)值，另一方面可以將其作為憑證；而知識(shí)管理主要是對(duì)檔案資源當(dāng)中相關(guān)背景知識(shí)所包含的顯性知識(shí)以及隱性知識(shí)進(jìn)行挖掘，因而將其應(yīng)用于檔案管理意義重大。首先，知識(shí)管理更為注重采用先進(jìn)手段使用戶主動(dòng)獲取深層次的信息服務(wù)以及知識(shí)性服務(wù)，從而使知識(shí)充分發(fā)揮其價(jià)值。在提供服務(wù)之前，知識(shí)管理部門要深入鉆研文件以及檔案，使其獲得開發(fā)利用，通過檔案管理價(jià)值的全方位提升，使管理人員具備更高的組織地位。其次，檔案知識(shí)管理的實(shí)施可以幫助檔案管理不斷拓寬其范圍。在檔案管理工作實(shí)際開展過程中，一些資料可能與圖書資料以及前期文件處于緊密相關(guān)的狀態(tài)，但是由于某些原因，已經(jīng)被排除在檔案管理活動(dòng)之外，而知識(shí)管理可以重新將上述資料納入檔案管理工作范疇，促進(jìn)大檔案管理順利實(shí)施。因而，在檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中納入知識(shí)管理所強(qiáng)調(diào)的知識(shí)挖掘以及共享應(yīng)用，可以幫助檔案工作者對(duì)文件以及檔案的開發(fā)利用加強(qiáng)重視，進(jìn)而使檔案管理工作具備更高的價(jià)值。

（二）可行性。在知識(shí)管理具體實(shí)施過程中，必須具備以下幾個(gè)基礎(chǔ)條件：首先，要求管理人員具備先進(jìn)的知識(shí)管理理念。其次，需要投入大量的資金，配備各種系統(tǒng)工具、配套設(shè)施以及設(shè)備。最后，配備熟練使用計(jì)算機(jī)軟件的專業(yè)技術(shù)人員，使項(xiàng)目以及內(nèi)容得以順利實(shí)施。事業(yè)單位具備順利開展檔案知識(shí)管理的優(yōu)勢。首先，事業(yè)單位自身具備一定的行政職能，保證其各項(xiàng)政策理念能夠自上而下順利推行。其次，政府會(huì)為事業(yè)單位提供足夠的資金支持，使知識(shí)管理獲取專項(xiàng)資金。最后，事業(yè)單位本身配備專業(yè)的檔案管理工作人員，可以將其豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)看作為知識(shí)管理，但是在實(shí)際工作開展過程中，仍然需要對(duì)其進(jìn)一步培訓(xùn)，同時(shí)積極引入具備計(jì)算機(jī)專業(yè)背景的人才，以保證事業(yè)單位檔案知識(shí)管理工作得以順利實(shí)施。

三、基于知識(shí)管理的事業(yè)單位檔案管理工作策略

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要想在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用知識(shí)管理，就需要保證相關(guān)檔案管理工作人員具備專業(yè)的知識(shí)以及先進(jìn)的技能。相關(guān)檔案管理工作人員在面對(duì)自身本職工作時(shí)，需要充滿熱情，在檔案管理工作具體落實(shí)過程中，對(duì)細(xì)節(jié)管理工作加強(qiáng)重視，事業(yè)心較強(qiáng)，具備足夠的責(zé)任感，從而保障檔案管理工作的質(zhì)量。要想使檔案管理人員自身素質(zhì)得到全方位的提升，事業(yè)單位需要積極為其組織各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)。與此同時(shí)，還需對(duì)新入職員工做好崗前培訓(xùn)工作，幫助其明確檔案管理崗位的具體工作職責(zé)，了解工作流程，掌握操作方式等。另外，還需提高培訓(xùn)工作的針對(duì)性，使檔案管理工作人員能夠掌握不同類別檔案以及不同載體檔案的具體管理方法，明確各個(gè)工作環(huán)節(jié)間的相互聯(lián)系。此外，還需幫助檔案管理工作人員熟悉相關(guān)法律法規(guī)。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理理念。事業(yè)單位檔案管理部門在日常各項(xiàng)工作開展過程中，必須充分認(rèn)識(shí)到在全新的經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的重要價(jià)值。通過對(duì)知識(shí)管理理念的有效運(yùn)用，做好檔案管理的規(guī)劃工作，進(jìn)行整體布局，在事業(yè)單位檔案管理部門具體情況基礎(chǔ)之上，不斷優(yōu)化其落后的信息割據(jù)局面，為檔案管理各個(gè)模塊提供一個(gè)分享信息資源的平臺(tái)，這樣可以使檔案信息具備更高的準(zhǔn)確率。此外，檔案管理部門還需對(duì)檔案管理工作實(shí)際開展過程中的具體情況進(jìn)行認(rèn)真分析，針對(duì)關(guān)鍵流程當(dāng)中所存在的各種問題做好優(yōu)化工作。另外，還需加大檔案管理工作的宣傳力度，為其增加知識(shí)的檢索、服務(wù)、創(chuàng)造以及組織等各種功能，以得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。

（三）積極樹立“大檔案”觀。從知識(shí)管理角度來看，需要不斷完善知識(shí)工作本身，促進(jìn)其不斷進(jìn)步。事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，將過去傳統(tǒng)檔案管理模式當(dāng)中所存在的束縛徹底打破。不得將檔案范圍僅僅局限于知識(shí)層面，而是需要完整記錄事業(yè)單位各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。通過制定一系列科學(xué)有效的措施使隱性知識(shí)得以明確，將其顯性化特征凸顯出來，結(jié)合實(shí)踐情況對(duì)具體問題進(jìn)行具體分析，積極樹立“大檔案”觀，使檔案存儲(chǔ)成效得到顯著提升?？傊?，事業(yè)單位檔案管理部門需要對(duì)外部環(huán)境因素進(jìn)行充分考慮，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作不僅僅局限于數(shù)據(jù)以及信息的收集、整理，還需隨著具體情況開展知識(shí)管理，充分考慮事業(yè)單位實(shí)際情況，結(jié)合知識(shí)管理內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理外延的不斷擴(kuò)展，只有這樣，才能有效提升檔案管理的效率。

（四）創(chuàng)新檔案管理模式。對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行深入分析，可以看出其所采取的是一種逐級(jí)傳達(dá)模式，在這種傳達(dá)模式的限制性，很難保障相關(guān)信息具備足夠的時(shí)效性，這會(huì)在很大程度上影響檔案管理工作的成效。而知識(shí)管理的有效應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，通過彌補(bǔ)缺陷，使檔案管理逐漸向著自動(dòng)化以及數(shù)字化的方向發(fā)展。在知識(shí)管理這一背景之下，要想使檔案管理具備更高的成效，就需要充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)在檔案管理中的作用，在生成檔案時(shí)，也就是管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)初期，需要建立電子化檔案管理意識(shí)。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，檔案管理人員可以為各部門設(shè)立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，在此基礎(chǔ)上共享相關(guān)文件數(shù)據(jù)，進(jìn)而使信息具備更高的傳播效率。

（五）知識(shí)共享以及創(chuàng)新。在事業(yè)單位，開展檔案管理工作的一個(gè)主要目標(biāo)是對(duì)知識(shí)進(jìn)行共享以及不斷創(chuàng)新，在此基礎(chǔ)之上，不斷提高事業(yè)單位的競爭能力。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案資料是其知識(shí)的一種表現(xiàn)方式。在檔案管理工作實(shí)際開展過程中，在一體化階段必須設(shè)立明確的方向。一方面，保證知識(shí)管理向著有序化方向發(fā)展；另一方面，合理劃分不同檔案知識(shí)并做好其歸類工作，探尋可能存在的聯(lián)系。與此同時(shí)，還需科學(xué)評(píng)估檔案價(jià)值，確定檔案具體歸檔范圍，結(jié)合檔案價(jià)值的高低確定是否需要對(duì)其歸檔，從而有效識(shí)別相關(guān)電子文件。需要將檔案數(shù)字化管理工作以及辦公自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合，在檔案信息化系統(tǒng)當(dāng)中納入歸檔工作以開展統(tǒng)一的管理，以防形成環(huán)節(jié)以及歸檔環(huán)節(jié)相互之間出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，只有這樣，才能使知識(shí)實(shí)現(xiàn)共享以及創(chuàng)新。

四、結(jié)語

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，事業(yè)單位需要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、轉(zhuǎn)變檔案管理理念、積極樹立“大檔案”觀、創(chuàng)新檔案管理模式、進(jìn)行知識(shí)共享以及創(chuàng)新，只有這樣才能使檔案管理工作具備更強(qiáng)的前瞻性以及內(nèi)涵性，提升事業(yè)單位檔案管理工作的效能。