文/昆明市住房公積金管理中心 聶緒敏

對(duì)于住房公積金來(lái)講，檔案管理的作用十分關(guān)鍵，因此需要對(duì)其予以重視。住房公積金檔案是職工住房公積金賬戶相關(guān)的注銷、變更、使用、提取、繳存、設(shè)立等行為，是擁有一定參考價(jià)值的原始記錄。新時(shí)期住房公積金檔案的數(shù)量越來(lái)越多，所以怎樣完善住房公積金檔案管理顯得十分重要。筆者按照自身的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)新時(shí)期住房公積金檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行分析，思考其存在的問(wèn)題，針對(duì)性提出解決的辦法。

一、住房公積金檔案管理的特點(diǎn)

住房公積金的對(duì)應(yīng)部門在辦理不同業(yè)務(wù)時(shí)，都會(huì)查閱檔案中客戶的相關(guān)資料，檔案中明確記錄客戶最開(kāi)始的業(yè)務(wù)辦理情況與之后涉及的多種信息。所以在住房公積金的業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，檔案是客戶的歷史記錄，對(duì)于業(yè)務(wù)的辦理有著十分關(guān)鍵的作用。住房公積金的檔案管理有以下四個(gè)特點(diǎn)：

（一）檔案使用、查閱的針對(duì)性。對(duì)于住房公積金檔案查閱十分嚴(yán)格，一般來(lái)說(shuō)只有客戶自己、公安機(jī)關(guān)、公積金監(jiān)督機(jī)構(gòu)等擁有對(duì)應(yīng)的查閱權(quán)利，而其余個(gè)人或者組織沒(méi)有權(quán)利對(duì)檔案信息展開(kāi)查閱。

（二）檔案整理有時(shí)效性。客戶在辦理住房公積金的對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)時(shí)，需要立即把自己的相關(guān)信息、資料予以歸檔。因此，住房公積金的管理?yè)碛休^強(qiáng)的時(shí)效性，如果客戶在相應(yīng)的時(shí)間中沒(méi)有立即進(jìn)行歸檔，那么就會(huì)大大提升將來(lái)的工作難度。例如，客戶如需辦理住房貸款，若辦理完對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)后，辦理者沒(méi)有馬上對(duì)信息進(jìn)行歸檔，則在系統(tǒng)內(nèi)無(wú)法顯示客戶已經(jīng)辦理了該業(yè)務(wù)，客戶在之后進(jìn)行公積金項(xiàng)目辦理時(shí)，需要再次填寫相關(guān)信息，辦理該業(yè)務(wù)，從而對(duì)客戶的業(yè)務(wù)辦理產(chǎn)生了負(fù)面的影響。所以需要辦理人員在客戶住房公積金辦理中注重業(yè)務(wù)辦理的時(shí)效性，能夠現(xiàn)辦現(xiàn)存。

（三）留存材料相同，保存時(shí)間較長(zhǎng)。一般來(lái)說(shuō)，在辦理住房公積金多項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)留存的資料大致相同。按照我國(guó)當(dāng)前的管理模式，在保留客戶的對(duì)應(yīng)資料時(shí)通常都要持續(xù)較長(zhǎng)的時(shí)間。由于很多相同種類的資料長(zhǎng)時(shí)間堆積在一起，不管是紙質(zhì)檔案還是數(shù)字檔案，都占用了較多的檔案管理資源，同時(shí)也沒(méi)有對(duì)應(yīng)的保存意義，使得檔案管理的工作難度大大提升。

（四）檔案構(gòu)成復(fù)雜，種類豐富。住房公積金的經(jīng)辦部門、繳存單位、對(duì)應(yīng)管理部門的繳存員工都是住房公積金檔案構(gòu)成內(nèi)容。同時(shí)以上部門一般還含有其他的公證機(jī)構(gòu)、經(jīng)辦單位、銀行等，所以構(gòu)成較為復(fù)雜。我國(guó)當(dāng)前的住房公積金檔案一般分為三種類型：提取、貸款、歸集，多種業(yè)務(wù)檔案還擁有其他不同層次的劃分，所以住房公積金的檔案管理內(nèi)容十分豐富。

二、住房公積金檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理機(jī)制缺失，缺乏約束力?，F(xiàn)在我國(guó)的住房公積金檔案管理缺乏較為健全的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與管理機(jī)制，不同地區(qū)沒(méi)有對(duì)住房公積金內(nèi)容予以統(tǒng)一，很多地區(qū)的住房公積金管理沒(méi)有積極參考其他地區(qū)的制度，因此在跨地區(qū)的管理中操作性不強(qiáng)。住房公積金檔案管理作為一種較新的內(nèi)容，可以學(xué)習(xí)的經(jīng)驗(yàn)不多，所以構(gòu)建出的檔案制度缺乏系統(tǒng)性、統(tǒng)一性與全面性，不能對(duì)公積金的管理形成較強(qiáng)的約束。

（二）管理設(shè)施欠缺，無(wú)法滿足要求。因?yàn)榇蟛糠肿》抗e金管理部門的建立時(shí)間較短，因此在管理中沒(méi)有專門的場(chǎng)所來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行處理，同時(shí)檔案庫(kù)的設(shè)計(jì)也具有不科學(xué)、不合理的問(wèn)題，例如在很多縣級(jí)部門，由于辦公環(huán)境較差，缺乏保存檔案的場(chǎng)所，使得很多預(yù)防措施無(wú)法使用，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的保密性、安全性受到影響。

（三）檔案資源不足，管理隊(duì)伍不專業(yè)。在展開(kāi)檔案歸檔時(shí)，很多文件資料從多個(gè)機(jī)構(gòu)部門而來(lái)，不同部門之間負(fù)責(zé)自身的內(nèi)容，使得業(yè)務(wù)難以有效對(duì)接，使得相關(guān)檔案不能進(jìn)行共享。由于公積金檔案不能得到有效的使用，從而使得資源大量浪費(fèi)。同時(shí)，因?yàn)樨?fù)責(zé)住房公積金檔案管理的工作人員大部分是臨時(shí)安排的，很多工作者缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識(shí)與技能，特別是他們的計(jì)算機(jī)操作能力不足，且缺少住房公積金貸款相關(guān)的知識(shí)。經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單培訓(xùn)后匆匆上崗，全憑自身學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)來(lái)裝訂、整理檔案。這導(dǎo)致檔案存在設(shè)置不科學(xué)、資料收集不完善的問(wèn)題，嚴(yán)重的甚至可能導(dǎo)致檔案的損毀。

（四）檔案收集不完整，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。在業(yè)務(wù)辦理與辦理模式中，住房公積金的管理機(jī)構(gòu)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，很多地區(qū)的住房公積金管理機(jī)構(gòu)存在著較大的差異，同時(shí)因?yàn)楣芾淼膬?nèi)容多樣化，負(fù)責(zé)管理的工作人員較少，檔案機(jī)構(gòu)不但需要獲取客戶的檔案資料，同時(shí)還需要負(fù)責(zé)其他檔案業(yè)務(wù)的辦理。但很多業(yè)務(wù)分散在檔案管理部門的多個(gè)科室中，這導(dǎo)致檔案資料在整理、收集的過(guò)程中不能統(tǒng)一協(xié)同開(kāi)展，使得檔案資料出現(xiàn)不完整的問(wèn)題。

三、住房公積金檔案管理的措施

（一）增強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，構(gòu)建明確的獎(jiǎng)罰機(jī)制。住房公積金管理工作者需要改變?cè)械臋n案管理思想，充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要作用，深刻理解檔案管理對(duì)住房公積金業(yè)務(wù)辦理的影響。檔案管理不但是住房公積金管理中的根本內(nèi)容，同時(shí)更是確保住房公積金有效開(kāi)展的保障，是化解公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)、構(gòu)建和諧社會(huì)的關(guān)鍵內(nèi)容之一。重視對(duì)住房公積金的檔案管理，既可以增強(qiáng)民眾對(duì)住房公積金檔案管理的了解，同時(shí)也可以確保相關(guān)業(yè)務(wù)的開(kāi)展。同時(shí)，對(duì)應(yīng)的公積金管理人員也需要檔案管理有全面的了解，能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并在平時(shí)的工作中強(qiáng)化對(duì)檔案管理的監(jiān)督、考核，利用較為完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制與考核內(nèi)容，對(duì)一些管理高效的優(yōu)秀員工予以鼓勵(lì)與獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)考核較差的員工展開(kāi)專業(yè)性的培訓(xùn)，提升員工的檔案管理專業(yè)水平。只有這樣，才能夠切實(shí)提升住房公積金檔案管理工作者的工作熱情，讓員工主動(dòng)投身管理工作中，正確、高效地完成自身的本職工作。

（二）構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制。公積金對(duì)應(yīng)管理機(jī)構(gòu)一定要根據(jù)自身的現(xiàn)實(shí)狀況，對(duì)住房公積金檔案管理的機(jī)制予以完善，了解公積金檔案管理過(guò)程中相關(guān)的保管、歸檔、整理、收集等業(yè)務(wù)，確保檔案管理人員能夠正確、有效地對(duì)客戶的檔案予以操作，從而確保住房公積金資料的準(zhǔn)確性與有效性，讓住房公積金檔案標(biāo)準(zhǔn)且規(guī)范，符合檔案管理的內(nèi)容要求。由此可見(jiàn)，住房公積金檔案管理是構(gòu)建和諧社會(huì)、化解公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)、健全住房保障系統(tǒng)的基礎(chǔ)，它不僅僅是對(duì)企業(yè)科學(xué)管理的內(nèi)容。相關(guān)的住房公積金管理機(jī)構(gòu)需要有效完成對(duì)應(yīng)的任務(wù)與責(zé)任，把其納入公積金考核機(jī)制內(nèi)，從而有效化解檔案管理中存在的問(wèn)題，形成信用貸款對(duì)應(yīng)的責(zé)任機(jī)制，嚴(yán)格根據(jù)要求展開(kāi)考核、檢查，有效促進(jìn)住房公積金檔案管理工作人員的自主性。

（三）增強(qiáng)檔案管理工作者的專業(yè)水平。檔案管理需要對(duì)相應(yīng)工作者予以專業(yè)的培訓(xùn)，并從各大高校檔案管理專業(yè)中挑選對(duì)應(yīng)的人才，從而切實(shí)強(qiáng)化檔案管理的實(shí)效性，逐步增強(qiáng)檔案管理相關(guān)的技術(shù)隊(duì)伍。對(duì)目前的住房公積金檔案管理來(lái)說(shuō)，需要通過(guò)邀請(qǐng)專家、學(xué)者展開(kāi)相關(guān)技能與對(duì)應(yīng)理論知識(shí)的培訓(xùn)及公開(kāi)課講解等，從而有效增強(qiáng)檔案管理工作者的專業(yè)知識(shí)水平。同時(shí)，開(kāi)展住房公積金檔案管理的溝通、交流，讓不同部門之間進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)的分享，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理者的知識(shí)技能與水平，從而確保住房公積金檔案管理能夠有效開(kāi)展。

（四）重視資金投入，強(qiáng)化檔案管理設(shè)施的建設(shè)。對(duì)應(yīng)的檔案管理工作者需要根據(jù)檔案管理中的“九防”原則，加快對(duì)檔案信息庫(kù)的構(gòu)建，通過(guò)逐步添置相應(yīng)的檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備，從而確保住房公積金檔案管理有效開(kāi)展。同時(shí)，住房公積金檔案管理還需要緊跟時(shí)代的腳步，注重檔案信息資源建設(shè)，相應(yīng)的管理部門需要加大對(duì)檔案管理資金的投入，購(gòu)買多種先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)等，從而確保住房公積金檔案管理能夠向著新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。除此之外，檔案管理還需要注重對(duì)軟件設(shè)備的投入與構(gòu)建，例如，能夠使用、構(gòu)建公積金檔案檢測(cè)系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、管理平臺(tái)等。想讓住房公積金檔案管理符合時(shí)代的發(fā)展方向，一定要加快檔案管理的數(shù)字化腳步，確保住房公積金檔案管理向著無(wú)紙化的方向發(fā)展，并對(duì)一些特別重要的數(shù)據(jù)，予以數(shù)字化與紙質(zhì)化雙重保障，確保住房公積金檔案管理萬(wàn)無(wú)一失。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，住房公積金檔案管理工作者一定要及時(shí)了解檔案管理的最新發(fā)展情況，通過(guò)增強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，構(gòu)建明確的獎(jiǎng)罰機(jī)制、構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制、增強(qiáng)檔案管理工作者的專業(yè)水平、重視資金投入，從強(qiáng)化檔案管理設(shè)施建設(shè)等多個(gè)內(nèi)容入手，切實(shí)保障相關(guān)客戶的應(yīng)有權(quán)益，確保相關(guān)部門的業(yè)務(wù)順利開(kāi)展，從而促進(jìn)我國(guó)住房公積金相關(guān)業(yè)務(wù)順利、持續(xù)發(fā)展。