文/柘榮縣水利局 林美

行政事業(yè)單位工作繁多，而其中檔案管理工作占據(jù)重要地位，直接關(guān)系到行政事業(yè)單位是否可以高效、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，而傳統(tǒng)檔案管理在此形勢下不能滿足單位發(fā)展需要。對此，行政事業(yè)單位要積極探索新形勢下高效管理方法，緊跟時代步伐?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及使得信息化管理、數(shù)字化管理成為主流趨勢，逐步應(yīng)用于各行業(yè)之中，行政事業(yè)單位也越來越多地探索數(shù)字化檔案管理措施，但是其中尚存一些問題，需要有關(guān)人員對其分析和解決，提出針對性優(yōu)化策略，推動數(shù)字化檔案管理快速、平穩(wěn)發(fā)展。

一、行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的意義

（一）有利于提高辦公效率。檔案管理工作繁雜且機械，檔案涉及對象流動性較強，只有充分、全面了解情況才可能實現(xiàn)精準、快速統(tǒng)計，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然難以做到，效率的低下導致效益也受到影響。數(shù)字化檔案管理的實現(xiàn)能夠幫助行政檔案快速歸檔，進而實現(xiàn)檔案的有效利用，數(shù)字化歸檔可以實時反映各類變動的精準數(shù)據(jù)，人員可更加便捷地對已儲存數(shù)字資料進行查詢和統(tǒng)計。檔案庫由實體檔案保管基地轉(zhuǎn)至信息管理中心，場所的轉(zhuǎn)換意味著工作的快捷高效，對于提升辦公效率、幫助行政單位精簡人員、推動單位現(xiàn)代化快速發(fā)展都有重要意義。

（二）有利于提高檔案利用率。傳統(tǒng)檔案管理是人力對于紙質(zhì)檔案的管理，內(nèi)容繁雜、工作量大且較易出現(xiàn)差錯，不僅如此，查找和查詢的困難也在很大程度上降低了檔案資源利用的有效性。數(shù)字化檔案管理可以幫助使用者在最短時間內(nèi)精準查找所需文檔，與此同時，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理還可以使得檔案的管理和使用擺脫時間和地域的束縛，在減少誤差的同時，極大提升整體檔案利用效率。

（三）有利于提高經(jīng)濟效益。市場競爭力的加劇為行政事業(yè)單位帶來了一定挑戰(zhàn)，單位的快速發(fā)展使得檔案信息量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，而滯后的檔案管理方式使得檔案作用無法得到有效發(fā)揮，信息量與工作方式間存在巨大矛盾。粗放式的、以人工為主的檔案管理方法不僅嚴重降低了工作效率，且會在很大程度上提升管理成本，給企業(yè)經(jīng)濟效益的獲得帶來阻礙。另外，檔案數(shù)字化改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式，不僅可以有效減少儲存空間，也能夠在很大程度上減少對于紙質(zhì)檔案的保管費用，檔案查閱更加準確、高效、便捷。此外，還能夠減少影印原檔案造成的紙張及人力浪費，避免原檔案因反復查閱出現(xiàn)損壞，也在一定程度上提升了行政事業(yè)單位的經(jīng)濟效益。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的問題

（一）人員整體素質(zhì)不高。行政事業(yè)單位檔案管理人員知識以及理念更新的速度滯后于信息化推進的速度，個人專業(yè)素質(zhì)無法滿足現(xiàn)代檔案管理需求。數(shù)字化檔案管理與人工管理相比有較大差異，但是行政事業(yè)單位檔案管理人員對工作內(nèi)容的認識缺乏，在信息化背景下仍沿用傳統(tǒng)工作模式實施管理，致使工作質(zhì)量以及工作效率遲遲得不到有效提升。不僅如此，社會發(fā)展趨勢使得行政事業(yè)單位檔案信息猛增，人員對于檔案信息的使用頻率也越來越高，但是部分相關(guān)工作人員服務(wù)意識缺乏，不主動詢問辦事群眾的需求，甚至不時出現(xiàn)沖突、誤會等，嚴重影響了工作質(zhì)量。另外，事業(yè)單位內(nèi)部擁有計算機能力的專業(yè)技術(shù)性人才嚴重缺乏，在很大程度上阻礙了檔案管理向數(shù)字化發(fā)展。

（二）現(xiàn)代化設(shè)備不足。當前，部分行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理受限的主要原因是現(xiàn)代化設(shè)備不足，部分單位只將計算機用于日常工作，未將其在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換中充分利用?？h級、鎮(zhèn)級行政事業(yè)單位設(shè)備相較而言更為滯后，部分單位只有幾臺老舊的計算機設(shè)備，相關(guān)硬件以及系統(tǒng)并未得到及時有效更新，無法推動檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。除此之外，部分單位尚不存在規(guī)范的檔案管理制度，對于檔案的歸檔保管缺乏行之有效的制度和標準，檔案隨意擺放，不定時進行整理和清潔，且不重視防霉、防火工作，極易造成檔案的損毀和丟失，造成檔案資源浪費。不僅如此，一些行政事業(yè)單位僅將檔案管理工作理解為檔案的保管，而對于其開發(fā)和利用則重視度不高，進而致使檔案積極意義無法得到充分發(fā)揮，遑論推動其向數(shù)字化發(fā)展。

（三）信息共享缺乏。目前各事業(yè)單位“信息孤島”特點明顯，無論是行政事業(yè)單位內(nèi)部還是與其他機構(gòu)間都缺乏信息的實時有效溝通，未構(gòu)建起系統(tǒng)化的資源共享平臺，檔案信息或者分散或重復保存，不僅可能在儲存過程中出現(xiàn)誤差，且重復性工作會加大人員工作負擔，阻礙工作質(zhì)量的提升，而在檔案信息的查詢和利用中，也會存在諸多不便，這與現(xiàn)代化社會要求準確性強、時效性高的檔案管理需求不符。

三、新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略

（一）樹立檔案數(shù)字化管理意識。行政事業(yè)單位若想實現(xiàn)檔案管理向數(shù)字化邁進，首先需要做的是轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作觀念，樹立數(shù)字化管理意識，進而使其自主學習相關(guān)新知識，提升數(shù)字化管理技能。觀念是指導行為的重要因素，只有切實轉(zhuǎn)變管理觀念，才可能最終實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。另外，事業(yè)單位還要制定出與之相適的、符合自身發(fā)展需求的、系統(tǒng)化的數(shù)字檔案管理模式，同時也要將檔案利用機制、檔案工作機制、檔案安全機制以及檔案保密機制的制定和實施納入規(guī)劃。

（二）完善現(xiàn)代化設(shè)備?，F(xiàn)代化設(shè)備是實現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展的必要條件，所以行政事業(yè)單位要在自身發(fā)展實際需求的基礎(chǔ)上開展調(diào)查研究，廣泛聽取相關(guān)工作人員以及專家學者的建議，加大該方面的資金投入，引進先進且合適的辦公設(shè)備，合理使用經(jīng)費，在做出合理預算的條件下發(fā)揮資金的最大作用，引進高質(zhì)量現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（三）構(gòu)建完善檔案管理體系。在信息化發(fā)展背景下，檔案信息數(shù)字化管理是必然方向，對于行政事業(yè)單位來說，構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案管理體系極為關(guān)鍵，是實現(xiàn)資源共享、打破“信息孤島”、提升檔案信息利用有效性的重要一環(huán)，同時也可以幫助單位實現(xiàn)工作效率的提升，更好地為群眾提供高質(zhì)量服務(wù)。

（四）保障數(shù)字化環(huán)境的安全。信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用對于提升檔案管理有效性、緩解人員工作壓力、減少管理成本等有積極的意義，但是與此同時，互聯(lián)網(wǎng)大范圍使用帶來的檔案信息安全風險也不容忽視，檔案存在信息泄露風險。行政事業(yè)單位在應(yīng)用數(shù)字化管理模式的同時，必須將信息安全的維護作為重要工作內(nèi)容，避免信息泄露以及信息丟失、損壞等情況出現(xiàn)。信息技術(shù)的發(fā)展使得網(wǎng)絡(luò)病毒更新速度加快，為應(yīng)對這一問題，行政事業(yè)單位應(yīng)加強自身信息化水平，及時更新病毒查殺技術(shù)，為檔案信息安全提供保證。為避免出現(xiàn)因系統(tǒng)故障或網(wǎng)絡(luò)漏洞造成的信息遺失，檔案管理人員要提前做好數(shù)據(jù)備份工作，最大限度地減少因網(wǎng)絡(luò)問題帶來的損失。除此之外，檔案管理部門可以設(shè)立專門信息小組，或者同單位信息管理部門合作，實時更新防護系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等，使單位檔案管理保持時效性和先進性。

（五）加強檔案管理人員培訓。數(shù)字化管理的趨勢使得行政事業(yè)單位內(nèi)部對于專業(yè)數(shù)字化管理人才的需求加大，只有專業(yè)人員才可能實現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式的更新和轉(zhuǎn)換。而當前形勢下，各級行政事業(yè)單位專業(yè)人才匱乏，因此加強對于檔案管理人員培訓極為關(guān)鍵。定期培訓的開展可以幫助人員轉(zhuǎn)變檔案管理意識，認識到數(shù)字化管理對于整個單位工作順利開展的重要意義，熟練應(yīng)用計算機等現(xiàn)代設(shè)備進行檔案的數(shù)字化管理，快速從繁雜的信息中對有價值信息進行提取，進而在很大程度上提升管理的有效性。

四、結(jié)語

行政事業(yè)單位的檔案信息發(fā)揮著重要作用，直接影響單位發(fā)展質(zhì)量，而傳統(tǒng)檔案管理模式在信息化快速發(fā)展新形勢下，已經(jīng)逐漸不能滿足單位發(fā)展需求，數(shù)字化管理成為最主要趨勢。數(shù)字化管理的實現(xiàn)將推動行政事業(yè)單位整體向智能化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，因此單位應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè)，探究在建設(shè)過程中存在的問題并予以針對性解決，幫助提升檔案管理的效率，推動單位實現(xiàn)長足發(fā)展，更好地為民眾服務(wù)。