文/襄陽市市政管理處 王艷華

市政工程項目建設會形成許多檔案信息，過去的檔案主要是形成紙質(zhì)資料內(nèi)容，需要的儲備空間比較大，導致檔案信息管理工作非常多。紙質(zhì)存儲對檔案信息的儲備環(huán)境要求也比較高，若發(fā)生火災，非常容易導致市政工程項目的檔案信息出現(xiàn)嚴重損毀，造成不必要的損失。在對紙質(zhì)檔案資料進行管理的時候，要投入許多的物力以及人力，并且檔案信息查詢難度非常大，難以全面發(fā)揮價值。紙質(zhì)檔案在保存過程中，非常容易出現(xiàn)檔案原件丟失損毀的現(xiàn)象，導致檔案信息管理工作的難度加大。因此，檔案信息管理工作應充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，促進市政工程項目檔案信息化建設，保障實際建設的可靠性以及高效性，避免檔案信息出現(xiàn)流失。

一、市政工程檔案信息化建設的重要意義

在市政工程項目實際建設過程當中，會形成許多資料，對各個工程項目構(gòu)建檔案信息至關重要。對于過去的檔案信息而言，主要是紙質(zhì)資料，在實際管理的時候非常困難，容易出現(xiàn)檔案信息丟失現(xiàn)象，造成不必要的損失。與此同時，紙質(zhì)檔案管理還面臨著儲備空間大，儲備環(huán)境要求高，避免長時間光照、防止潮濕等方面的高要求，并且查找檔案信息工作量很大。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案信息管理工作產(chǎn)生了很大影響，有效轉(zhuǎn)變過去檔案信息的管理方式，這是檔案信息管理工作的創(chuàng)新及改革，能有效轉(zhuǎn)變過去的檔案信息管理方式。第一，檔案信息化建設表明其具備足夠的儲備空間，能夠儲備眾多的檔案信息。第二，檔案管理人員的實際工作量不斷減輕，過去的檔案信息管理對人力、財力、物力等方面的需求比較大。而信息化檔案管理有效節(jié)約了許多成本支出，不需要安排許多管理工作人員，僅僅需要對檔案信息進行分類，之后直接把其輸入計算機中，將信息化建設以及管理方法落實在實處。第三，查找檔案信息的方式方法十分簡單、便利。在相應的菜單當中進行檢索，有效節(jié)省檔案信息找尋的時間，實現(xiàn)檔案資源內(nèi)容的多樣性與共享性，將檔案信息的價值充分發(fā)揮出來，能夠長時間儲備與保存，為之后市政工程項目建設作業(yè)的順利展開奠定良好的基礎。

二、市政工程檔案信息化建設的措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。當前，在我國市政工程實際建設過程中，加強檔案的信息化建設至關重要。在這樣的情況下，檔案工作人員需有效轉(zhuǎn)變自身的檔案管理觀念，逐步提升自身的信息化認知，理解檔案信息化建設的重要作用，在工作中加強對檔案內(nèi)容的信息化運用，轉(zhuǎn)變過去只靠紙質(zhì)存儲檔案信息的管理理念。檔案信息管理工作專業(yè)性強，管理人員需要終身學習，熟練掌握信息化技術(shù)，逐步提升自身的檔案信息管理水平，并且掌握有關的法律規(guī)章制度，避免出現(xiàn)違背法律的現(xiàn)象，推動檔案管理工作全面穩(wěn)定發(fā)展。在市政工程項目的檔案信息管理過程中，信息化建設是重點，同時，也需要保證檔案信息化建設以及管理方式的豐富性以及多樣性，對檔案信息進行儲備以及分類，提升檔案信息檢索的水平以及能力。在對檔案信息進行實際儲備的時候，需要保證其合理性以及可靠性，在實際查找的時候更加便利。因此，在檔案信息化管理以及建設過程當中，管理人員需要不斷轉(zhuǎn)變自身的管理觀念。

（二）控制安全風險。在市政工程檔案信息化建設過程當中，可能存有控制安全風險方面的問題。互聯(lián)網(wǎng)屬于十分開放的環(huán)境，不只是實現(xiàn)了檔案信息的豐富性，也非常容易被外部條件所影響及制約。例如，木馬或者是其他病毒等，將檔案信息直接篡改以及刪除，導致檔案信息喪失精準性與安全性，也存在被盜取風險。因此，在市政工程項目的檔案信息化建設過程當中，需要加強安全管理工作，讓專業(yè)的工作人員負責檔案信息管理工作，設置科學開機密碼，做好身份認證，設置相應的防火墻。在檔案信息化建設過程當中，需要制定科學合理的制度，提升管理人員的責任意識，如出現(xiàn)檔案信息遺失的現(xiàn)象，嚴格對管理人員進行責任追究。有關人員在錄入檔案信息的時候需要認真仔細，避免發(fā)生遺漏，防止檔案信息出現(xiàn)錯誤，保證檔案信息化建設的可靠性以及精準程度。檔案管理人員要不斷提升識別風險的能力，在檔案信息儲備的計算機遭遇外部攻擊時，立即采取對策，化解風險。在檔案存儲的過程中要同時做好檔案信息備份工作，在檔案信息遭遇刪除或者是篡改的時候，直接啟動備份檔案信息。

（三）建立數(shù)據(jù)庫。在市政工程項目檔案信息化建設過程當中，其工作主要是把文件內(nèi)容直接轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字，即檔案信息化建設的重點主要是建設檔案信息管理平臺，建立相應的檔案信息庫，推動檔案管理工作向著信息化的方向不斷發(fā)展，適應時代發(fā)展需求。檔案信息庫的建設很難在較短時間內(nèi)完成，需要將循序漸進的原則落到實處，結(jié)合檔案館的具體情況，制定科學合理的檔案信息庫，制定相應的規(guī)劃，采購硬件設施設備，將信息化檔案管理系統(tǒng)安裝其中。市政工程檔案信息的管理工作，一方面需要構(gòu)建完善以及健全的檔案信息庫，使用電子檔案進行查找以及檢索；另一方面，應該對紙質(zhì)檔案信息進行保存，制定科學合理的雙軌制檔案信息管理制度，逐步提升檔案信息管理的能力以及水平，將檔案信息所具備的實際價值充分展現(xiàn)出來。

（四）加強對管理人員的培訓。在市政工程項目檔案信息化建設過程中，雖然將先進的科學技術(shù)運用其中，但是其過程主要是由人實現(xiàn)的。在這種的情況下，需要逐步提升工作人員的專業(yè)技能以及綜合素養(yǎng)。只有這樣，才可以保障檔案信息化建設與管理的可靠性以及高效性。有關管理人員一方面需要掌握檔案管理工作，另一方面需要提高自身的實際操作水平與能力。在市政工程項目實際建設過程當中，其基礎工作主要是收集以及整理有關資料內(nèi)容，之后實現(xiàn)這些資料內(nèi)容的歸檔工作。在具體操作中，一般情況下，此工作主要是項目部門展開的，結(jié)合我國的相關法律制度，確定市政工程檔案的有關管理要求，明確資料內(nèi)容的精準性與可靠性，避免在歸檔的時候出現(xiàn)虛假資料內(nèi)容，保證篩選工作的順利進行。最終需要分類資料內(nèi)容，根據(jù)相應的要求實現(xiàn)檔案信息的編寫以及裝訂。對于市政工程檔案信息而言，做好移交工作非常重要，有關人員應該把全部檔案信息直接交到檔案室，按照檔案信息化系統(tǒng)的有關條目，針對檔案信息編排的有關目錄，將檔案編號直接輸入電腦當中，對紙質(zhì)檔案信息進行保存與儲備。在檔案信息化建設過程當中，要保證其建設作業(yè)與管理工作程序的規(guī)范性以及標準性，有關管理人員要明確自身的具體要求，提高管理人員的信息化水平及管理能力，有效避免檔案信息化建設過程當中可能出現(xiàn)的問題，持續(xù)做好檔案信息管理工作。

（五）規(guī)范檔案數(shù)字化管理采集和輸入。為了保證市政工程檔案信息向著信息化方向建設與發(fā)展，需把從簡單至復雜的有關原則落到實處，盡可能收集或者是輸入普通的檔案信息，之后將較為繁雜的檔案信息輸入其中。在當前市政工程項目建設過程當中，檔案管理系統(tǒng)正在向著信息化的方向不斷建設，將其所具備的搜索功能充分展現(xiàn)出來，有效減輕檔案信息管理的困難程度，把全部檔案信息直接錄入該系統(tǒng)中。經(jīng)過平臺對檔案信息展開科學合理的管理。除此以外，在檔案信息化建設過程當中，應該將重要的信息內(nèi)容提煉出來，在實際搜索的過程當中，經(jīng)過主題內(nèi)容或者是關鍵詞等，搜尋需要使用的檔案信息，逐步提升檔案信息管理的服務功能。

三、結(jié)語

新時期，我國市政工程項目在實際建設過程當中，應該收集整理的資料內(nèi)容非常多。在這樣的情況下，需要構(gòu)建市政工程檔案管理，保證檔案信息管理工作的順利展開，為之后市政工程項目建設作業(yè)的順利進行奠定良好的基礎條件。與此同時，也可以保證資源內(nèi)容共享，將檔案信息所具備的價值充分展現(xiàn)出來，讓檔案信息為市政工程提供多種服務。在當前的市政工程項目實際建設過程當中，其關聯(lián)的工作內(nèi)容比較多，檔案信息管理工作在其中占據(jù)十分重要的位置。信息化技術(shù)對檔案信息管理工作有著十分重要的影響，需要加強檔案的信息化建設，保障檔案信息管理的質(zhì)量以及能力，這是現(xiàn)階段我國市政工程項目檔案信息管理工作急需完成的任務。