文/湄洲灣職業(yè)技術(shù)學院 李慧穎

習近平總書記在《秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心》中曾用“重、苦、雜、難”四個字概括辦公室工作的特點，指出了辦公室工作的不易。新時代背景下，高校面臨教育改革和發(fā)展轉(zhuǎn)型的難題，高校辦公室同樣面臨著新的問題和挑戰(zhàn)。辦公室人員要適應(yīng)新時代黨政工作要求，抓好工作職能落實，在崗位上擔當新作為，展現(xiàn)新風采。

一、落實“三辦”職責：辦文、辦會、辦事

長期以來，辦公室事務(wù)以“雜”字突出。“辦公”，顧名思義是“辦理公務(wù)”，涵蓋范圍廣，指向不明晰，在需要多個部門通力合作的工作中，辦公室通常被作為統(tǒng)籌或牽頭部門委以重任。新時期雖然政務(wù)有所精簡，但“總管”業(yè)務(wù)并未瘦身?！叭k”還是辦公室最根本、最基礎(chǔ)的職責。

（一）辦文重在把好內(nèi)容關(guān)。辦公室材料通常是黨委、行政意志的直接體現(xiàn)，是高校辦學理念的縮影，是其他處室、二級院系參照執(zhí)行的范本。辦公室材料要做好如下幾點：一是內(nèi)容要嚴謹。辦公室的文件一旦發(fā)布，就代表頂層工作決策。辦公室起草的文件，內(nèi)容必須是嚴謹?shù)?，傳達的信息是準確的，不要求文字多么優(yōu)美，但傳達的意旨是沒有偏差的。二是文字要通達。雖然說要注意遣詞造句，但要避免使用艱深晦澀的表達方式。公文是白話文寫作，是行動的指南，關(guān)鍵在于可理解、可操作。送給領(lǐng)導看的，要通順明白，使領(lǐng)導少在用詞用句上再花費腦筋。傳達給其他人的，要簡單明了，迅速領(lǐng)會工作意圖。惜字如金，但語義通達，是需要下一番苦功夫的。三是格式要規(guī)范。辦公室文秘要熟練掌握十五種公文類型，區(qū)分不同種類公文的寫法和用途。要對照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機關(guān)公文格式》，規(guī)范格式寫作。辦公室人員通常在自己充分了解和掌握公文格式的同時，還要承擔其他處室發(fā)文核稿的工作，因此要注意加強處室內(nèi)外培訓，確保發(fā)文的規(guī)范性。

（二）辦會重在把好服務(wù)關(guān)。一是會前做好“預習課”，要提前掌握會議基本信息，通知參會人員、參會時間、參會地點、參會主題。要提前收集和分發(fā)會議材料，確保不遺漏，方便與會人員根據(jù)材料充分參與到會議研究中。要提前做好會場布置，設(shè)置必要的橫幅或字幕，考慮是否需要會議簽到，桌牌或座位如何符合禮儀地擺放等，把氛圍布置到位。二是會中做好“專業(yè)課”。隨著精簡會議、專業(yè)管理的要求，會務(wù)管理也日趨專業(yè)化。有些高校通過物業(yè)外包方式，實現(xiàn)會務(wù)專業(yè)化。物業(yè)隊伍配備統(tǒng)一的服裝，負責茶水熱水，處理會場出現(xiàn)的一些突發(fā)狀況，如會議系統(tǒng)的調(diào)試等。當然，不管是否配備物業(yè)管理隊伍，會務(wù)專業(yè)化、精細化都是辦公室業(yè)務(wù)的題中之義。辦公室人員作為會務(wù)管理的主力，要以專業(yè)的態(tài)度，在會中實時把握會議進程，把關(guān)會議細節(jié)，關(guān)注與會人員的需求，把會場服務(wù)落實到位。三是會后做好“提升課”。會務(wù)工作要有頭有尾，有始有終。辦公室工作人員通常在最后離場。離場前確認關(guān)閉燈光、音響系統(tǒng)，確認重要會議材料回收，并做好必要的會場清掃，確保會議室下一次的正常使用。同時，對于黨委行政辦公會、調(diào)研座談會等，還需要根據(jù)會議記錄做好會后的提升整理，起草會議紀要或相關(guān)會議文件，傳達落實好會議精神。

（三）辦事重在把好時效關(guān)。一要理清輕重緩急。辦公室事無巨細，切忌眉毛胡子一把抓，撿了芝麻丟了西瓜，要確保不遺漏、不誤事。要把握“輕事快辦，重事穩(wěn)辦，急事先辦，緩事細辦”原則。一般性的、不影響大局的“輕事”速來速辦，及時處理，不要拖延；關(guān)鍵性的、重點關(guān)注的“重事”要有規(guī)劃、有方案，辦穩(wěn)辦妥；臨時性的、時間緊迫的“急事”先行辦理，做到急中有序，避免粗枝大葉、貽誤時機；對于時限比較寬裕的“緩事”，不要漏辦忘辦，更要從優(yōu)辦理，把細節(jié)考慮到位，把事情落實到位。二要重視調(diào)查研究。事雖有輕重緩急，但不以事小而不為，不以事務(wù)而亂為。事先要做好調(diào)查，在調(diào)查中去粗取精、去偽存真，了解事情的全貌，研判客觀情勢，更好地為領(lǐng)導決策提供參謀作用。三要及時辦理反饋。事情辦理了沒有反饋也是一種拖延。反饋不是形式主義的“多此一舉”，而是便于跟蹤督查落實情況。在事情辦理中遇到了問題，無法按時落實，更要及時反饋，利于領(lǐng)導了解事情動態(tài)，進一步修正執(zhí)行方案。

二、提升“三會”能力：會聽、會說、會寫

（一）“會聽”就是理解上情。對于辦公室人員來說，準確領(lǐng)會上級精神，理解領(lǐng)導意圖是做好工作的第一步。正確理解和把握上級意圖本質(zhì)上是一種思維方式，也是應(yīng)有的工作素質(zhì)。領(lǐng)會上級的意圖功在平時，需要一個過程。首先要對高校的人、事、物有基本的了解，明確工作指向，所以多聽多看是“入門”。接著要學會捕捉上級表達的信息。要注意說話的語境、語氣、語調(diào)、停頓等，結(jié)合表情、動作等行為信息，避免斷章取義。未充分理解上級指示的時候，要不怯于主動提供自己的想法，協(xié)助領(lǐng)導補充完善信息，使自己校準偏差，確保準確領(lǐng)會工作意圖。在此基礎(chǔ)上，還要善于升華。辦公室人員要緊跟政策時事，把高校工作置于國家、省、市教育改革轉(zhuǎn)型和社會經(jīng)濟發(fā)展的背景中，與領(lǐng)導充分溝通，保證上情決策更科學、更有效。

（二）“會說”就是準確傳達。在辦公室，會說不是向上級的曲意逢迎，或向同級的左右逢源，也不是向下級的夸夸其談，而是讓說話之道為工作服務(wù)。首先要明白“說”的意圖。面對簡單的語境，可以直來直往，直言不諱。面對復雜的工作情況，需要先打好腹稿，采用恰當?shù)恼f話方式表達工作需要。工作中的說話，尤其要注意突出重點，言之有物，避免平鋪直敘，口若懸河。無論是向上級匯報，還是向下級傳達，都要讓聽話者迅速明白說的是什么，再輔以語言的藝術(shù)，營造良好的工作氛圍。同時要注意力戒“空談”，根據(jù)實際情況善提可操作性的意見建議，是辦公室人員“參謀助手”角色的題中之義。

（三）“會寫”強調(diào)以文輔政?！拔恼潞蠟闀r而著，歌詩合為事而作”非常契合辦公室公文精神，突出為時勢和時事發(fā)文的特點。作為辦公室業(yè)務(wù)的重頭戲，“筆桿子”不是一蹴而就的，要勤為“練家子”，多看多練才能學有所成。一是把握行文的“思想性”。要提高站位，突出政治性功能。辦公室人員要自覺站穩(wěn)政治立場，用新思想武裝頭腦，把學習國家路線方針政策作為一種日常修養(yǎng)，尤其是學習關(guān)于高校治理體系建設(shè)和高校思想政治工作的重要論述和要求，把理論素質(zhì)過硬作為寫作的基礎(chǔ)，思想過硬才能成為文章的核心。要善于積累素材，平時對所見所聞多思考，對領(lǐng)導意圖多了解，對群眾反映多搜集。在接到文字任務(wù)時，把握行文的主題，把工作生活的積累應(yīng)用到寫作中，淬煉文章的思想。二是注意文章的“框架性”。要架構(gòu)“有骨有肉”的文章。在確定寫作主題之后，著筆之前，要擬定文章的框架，列出提綱和要點，對整個謀篇布局有所設(shè)計?！翱偂帧偂笔潜容^常見的公文結(jié)構(gòu)方式。尤其注意分要點的構(gòu)思、歸納和凝練，善取“小標題”，使文章讀起來層次分明，易于理解。三是練習文字的“表達性”。在有框架后，落筆就要讓整個文章“血肉”豐厚。表達能力至關(guān)重要，它不僅是表達，更是一定量閱讀基礎(chǔ)上，使用文字、詞匯、語句、修辭、數(shù)據(jù)的綜合能力。辦公室文秘可以通過文章閱讀、素材積累、寫法借鑒模仿、多加練筆琢磨使文字表達能力得以提升。“文章千古事，得失寸心知”，可以算是辦公室文秘的伏案總結(jié)和工作勉勵，辦公室文字創(chuàng)作事關(guān)重大，付出多少甘苦心血，最后得失成敗只有寫作者自己知道。

三、保持“三心”情懷：進取心、敬畏心、平常心

新形勢下高校辦公室工作對辦公人員提出了更高的要求，如何在工作崗位上發(fā)揮應(yīng)有的作用，不僅需要恪守崗位職責，提升工作能力，更需要加強自我修養(yǎng)，修煉“三心”情懷，永葆事業(yè)動力。

（一）以進取心筑事業(yè)之基。高校辦公室人員只有積極進取、夯實責任、埋頭實干，才能成就一番事業(yè)，實現(xiàn)人生價值。在高校核心部門的重要崗位，工作者要時刻保持高度的使命感和責任心，圍繞黨政各項工作標準要求，把工作落深、落實、落細。唯有厚其基，方能成其高。有了進取心，才能摒棄庸庸碌碌、得過且過的懶政怠政，才能在艱難困苦面前始終保持巧勁、韌勁、干勁，更好地圍繞核心、服務(wù)大局，高質(zhì)量推進黨和國家高教事業(yè)發(fā)展。

（二）以敬畏心拒權(quán)力之惑。心有所畏，行有所止。作為工作助手和參謀，辦公室人員經(jīng)常被看作是領(lǐng)導身邊的紅人，因此更要有面對各種誘惑的定力，常戒非分之想，常懷律己之心，做到遵紀守法，寵辱不驚。要樹牢“四個意識”，始終對黨紀法規(guī)有所敬畏，嚴把規(guī)矩關(guān)，嚴守紀律紅線，做到依法用權(quán)、廉潔用權(quán)。要以更高的標準自我要求、自我約束，在領(lǐng)導身邊更要修正身之德，做到謹言慎行。

（三）以平常心養(yǎng)修身之樂。對待個人名利地位要始終保持一顆平常心。一是淡化“官”念，力戒官僚主義、形式主義。領(lǐng)導身邊人不是“雞毛令箭”，不能越俎代庖，更沒有“官威”可抖。相反，要深入基層一線，經(jīng)常到普通的教師學生中去開展調(diào)查研究，熟悉情況，增進師生同事情誼。二是要坦然面對個人得失,切忌急功近利。人生逆旅，過往起伏，辦公室工作者要永葆進取心、敬畏心，更要有顆平常心，練就“不以物喜、不以己悲”的豁達，攀登“功成不必在我、功成必定有我”的境界。