文/渭南市澗峪水庫管理中心 王振華

在檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提升的當(dāng)下，基層水利檔案不但符合上級管理人員對于工作決策的基本需求，也與基層檔案管理事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展息息相關(guān)。但是由于基層水利單位在開展檔案管理工作時(shí)仍然存在著較多的問題和隱患，且信息化和規(guī)范化水平不高，致使檔案管理工作缺乏發(fā)展?jié)摿Α?/p>

一、提升基層水利單位檔案工作信息化規(guī)范化管理水平的現(xiàn)實(shí)意義

（一）有利于全面促進(jìn)基層水利單位相關(guān)工作的進(jìn)步與發(fā)展。從本質(zhì)來說，基層水利單位通過對相關(guān)規(guī)章制度的貫徹落實(shí)，在進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理與單位發(fā)展經(jīng)營戰(zhàn)略有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)了單位整體工作效率及服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，也為單位及時(shí)調(diào)整工作方向與工作重心提供了堅(jiān)實(shí)的后盾支持，保障工作的最終效果。

（二）有利于為單位后期相關(guān)工作的開展提供依據(jù)。基層水利單位檔案管理部門工作人員在工作開展過程中，所需處理的檔案資料既涵蓋了水利工程建設(shè)過程中各個(gè)階段所留存的相關(guān)圖表及文字資料，也包括了圖像、音頻、視頻等電子資料，針對這些資料進(jìn)行保存與歸檔，不但能為水利工程項(xiàng)目后續(xù)的質(zhì)量等級評定工作提供依據(jù)，而且還從根本上保障了工程整體的規(guī)范性和安全性。

二、基層水利單位檔案工作信息化規(guī)范化管理所面臨的問題

（一）基層水利單位檔案工作的開展不完善，資料收集不合標(biāo)準(zhǔn)。通過與我國檔案管理行業(yè)整體發(fā)展水平的對比可知，絕大多數(shù)基層水利單位并沒有提高對檔案管理部門的重視程度。一方面，受單位自身工作特點(diǎn)的影響，各級管理人員對于檔案資料的認(rèn)知并不到位，工程建設(shè)、水資源調(diào)度以及防汛防旱等部門的擴(kuò)大壓縮了檔案管理部門的生存空間；另一方面，檔案管理工作并沒有形成體系，各個(gè)工作流程的開展還不夠全面，相關(guān)文件在收集整理過程中存在缺漏。

（二）基層水利單位檔案室內(nèi)部未能將軟硬件設(shè)施配置齊全，信息化水平不足。1.檔案室管理存在疏漏，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在管理過程中產(chǎn)生損毀。這是因?yàn)樵诓糠炙麊挝恢?，檔案室僅在工作過程中起到儲存的作用，且單位并未對整體環(huán)境進(jìn)行防塵、防蟲、防潮、防火等方面的處理；2.電子信息化設(shè)備配置不完善。當(dāng)前，檔案信息的電子化管理已然成為其現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中的重要一環(huán)，但是由于基層水利單位缺乏資金支持，所以在電子檔案管理中，并沒有配齊掃描儀、防磁柜等先進(jìn)設(shè)備。信息化水平的不足也制約了基層水利單位檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）基層水利單位檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)水平較低。1.基層水利單位內(nèi)部受傳統(tǒng)管理觀念的影響較深，對檔案管理工作存在誤解，在管理人員的分配過程中，管理層也并未對人員的年齡結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理化的配置，致使檔案管理部門人員年齡普遍偏大，在對相關(guān)資料盡心編研時(shí)缺乏一定的學(xué)習(xí)能力，影響檔案信息管理的規(guī)范性；2.受基層水利單位崗位限制的影響，在絕大多數(shù)單位內(nèi)部并未安排專門的檔案管理人員，因此相關(guān)管理人員往往都是身兼多職，不但擾亂了檔案管理工作的正常運(yùn)行秩序，并且還極大地降低了基層水利部門整體的專業(yè)性。個(gè)別單位盡管設(shè)置了相應(yīng)的崗位，但是并沒有對管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員在工作過程中難以實(shí)現(xiàn)與其他部門管理工作的有序銜接。

（四）基層水利單位缺乏現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。近年來，隨著我國信息化水平的全面提升，各行各業(yè)都加快了自身的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，但是在基層水利單位的工作過程中，受其自身信息化水平較低的影響，絕大多數(shù)基層部門并未建立起與其內(nèi)部水利調(diào)度及管理系統(tǒng)相配套的綜合檔案管理系統(tǒng)，再加之管理人員自身專業(yè)化水平不足，在對檔案信息進(jìn)行收集時(shí)并未實(shí)現(xiàn)對電子信息的整理，因此導(dǎo)致檔案資源并未與單位的實(shí)際工作進(jìn)程同步，存在一定的滯后。在此基礎(chǔ)上，由于基層水利單位檔案管理部門并沒有做到專機(jī)專用，內(nèi)外網(wǎng)在辦公過程中共用一臺電腦，從而致使紙質(zhì)檔案在電子化過程中很容易產(chǎn)生信息泄露或是遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

三、基層水利單位檔案工作信息化規(guī)范化管理問題的產(chǎn)生根源

（一）基層水利單位領(lǐng)導(dǎo)部門對檔案管理工作缺乏嚴(yán)肅的認(rèn)知。在進(jìn)行日常管理工作時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識到檔案管理的關(guān)鍵意義，因此在對財(cái)力、人力及物力資源進(jìn)行統(tǒng)籌分析與合理配置時(shí)，習(xí)慣性地壓縮了檔案管理的發(fā)展空間，軟硬件設(shè)備購置不齊、檔案管理規(guī)章制定不完善、對檔案管理人員的監(jiān)督也不到位，種種問題不但阻礙了檔案管理工作水平的提升，同時(shí)也制約了檔案資料整體價(jià)值的全面發(fā)揮。

（二）基層水利單位的經(jīng)費(fèi)保障存在很大的不確定性。就現(xiàn)階段來說，在部分基層水利單位中，并未給檔案管理部門劃分出明確的經(jīng)費(fèi)使用范圍，在此過程中，對專業(yè)化設(shè)備的購置與安排不能及時(shí)到位，相關(guān)人員很難保證電子檔案在存儲過程中的安全性，致使檔案管理的規(guī)范化程度被極大地降低，相關(guān)信息化、數(shù)字化業(yè)務(wù)活動(dòng)也不能及時(shí)開展。

四、基層水利單位檔案工作信息化規(guī)范化管理的解決對策分析

（一）幫助上級管理部門及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，提高對于檔案管理的重視程度。1.增強(qiáng)基層水利單位對于檔案管理工作重要性的了解與認(rèn)知，并通過對現(xiàn)階段內(nèi)部檔案管理狀況的分析，制定出科學(xué)合理的規(guī)范化管理制度，保證為相關(guān)問題提供解決措施、相關(guān)環(huán)節(jié)提供流程依據(jù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)對水利檔案的建設(shè)與管理；2.上級管理部門需客觀看待檔案管理部門相關(guān)工作的整體質(zhì)量，并針對水利工程資料的收集與編研工作制定出之相應(yīng)的檔案監(jiān)督管理體系。一方面，為該部門的正常運(yùn)行構(gòu)建出健康積極的工作環(huán)境，以幫助檔案管理人員實(shí)現(xiàn)對自身崗位職能的全面發(fā)揮；另一方面，在監(jiān)督管理的過程中，增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感和工作責(zé)任感，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。

（二）加大對檔案管理部門軟硬件設(shè)施的投資力度。1.要求基層水利單位必須為檔案管理工作劃分出明確的經(jīng)費(fèi)投資范圍，在保證經(jīng)費(fèi)投入的公平性和透明度的基礎(chǔ)上，保證相關(guān)設(shè)備的購置能夠滿足檔案管理的基本需求，提升檔案信息編研的質(zhì)效；2.要求檔案管理人員必須在工作過程中合理利用各類系統(tǒng)與設(shè)備，一方面，通過對防潮、防火等先進(jìn)防治設(shè)施的有效應(yīng)用，保障紙質(zhì)檔案管理工作的規(guī)范性，提升安全性；另一方面，工作人員需加強(qiáng)對先進(jìn)電子設(shè)備的利用，特別是在水利工程的建設(shè)過程中，通過對工程建設(shè)審計(jì)、工程質(zhì)量、工程驗(yàn)收等階段中所產(chǎn)生圖片、視頻、音頻等相關(guān)電子資料的統(tǒng)籌管理，來厘清水利工程開展的主次脈絡(luò)，并以此來實(shí)現(xiàn)對工程質(zhì)量評定環(huán)節(jié)相關(guān)工作的支持；3.基層水利單位需廣泛面向社會(huì)招納技術(shù)性管理人才，在實(shí)現(xiàn)水利建設(shè)內(nèi)部調(diào)度系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，在單位內(nèi)部建立起完善的檔案信息查閱與共享平臺，從而提升檔案管理的信息化水平。

（三）加強(qiáng)檔案建設(shè)工作，提升檔案規(guī)范化管理的水平。1.基層水利部門必須加強(qiáng)對檔案信息資料的驗(yàn)收管理。通過對檔案管理行業(yè)及水利工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的綜合考慮，來對檔案信息的完整度和細(xì)致程度進(jìn)行評估，針對不能達(dá)到要求的，需勒令其進(jìn)行二次信息收集，同時(shí)還要求其必須秉承著專業(yè)性、配套性以及現(xiàn)實(shí)性的相關(guān)原則，來實(shí)現(xiàn)對工程建設(shè)過程中有價(jià)值資料的全面收集，保證歷史記錄的全面性；2.檔案管理部門在對水利工程建設(shè)過程中所產(chǎn)生檔案信息進(jìn)行整合編纂時(shí)，需遵循實(shí)效性和重點(diǎn)性的基本工作原則，切實(shí)掌握好工程相關(guān)資料的主次關(guān)系，避免檔案資料產(chǎn)生混亂，有針對性地對各個(gè)工程環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的相關(guān)問題及其配套處理措施進(jìn)行歸納分類；3.在檔案規(guī)范化管理的過程中，基層水利單位還需重視對相關(guān)人員的專業(yè)化培養(yǎng)，一方面，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對管理部門人才組織架構(gòu)的科學(xué)化配置，在縮減年齡差距的基礎(chǔ)上，廣泛實(shí)施老帶新的培養(yǎng)策略；另一方面，定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，從根本上增強(qiáng)檔案管理的整體水平。

五、結(jié)語

綜上所述，要想全面提升基層水利單位檔案管理信息化和規(guī)范化水平，就要求單位內(nèi)部能夠主動(dòng)提高對檔案工作的重視，秉承著與時(shí)俱進(jìn)的原則，在不斷貫徹落實(shí)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)對信息化建設(shè)手段的合理應(yīng)用，并在促進(jìn)軟硬件設(shè)備與檔案管理業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合的同時(shí)，深入發(fā)掘檔案信息管理的內(nèi)在價(jià)值，保障基層水利單位能夠?qū)?nèi)部資源進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)配，恪守規(guī)范化、公平性的基本目標(biāo)，進(jìn)而促進(jìn)水利檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。