蘇錦依

（江南大學(xué) 財(cái)務(wù)處，江蘇 無(wú)錫 214122）

0 引言

近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的逐步發(fā)展，高校財(cái)務(wù)管理工作也日漸復(fù)雜。其中，財(cái)務(wù)報(bào)銷作為高校財(cái)務(wù)服務(wù)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，從原有的現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)報(bào)銷過(guò)渡到目前各高校廣泛引入的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式。在這一模式下，學(xué)校師生在網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)填制報(bào)銷事項(xiàng)，并自由選擇合適的時(shí)間自行投遞報(bào)銷，在一定程度上節(jié)省了師生排隊(duì)等待的時(shí)間。但在實(shí)際工作中，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式也面臨著溝通成本增加、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多和風(fēng)險(xiǎn)事前防控機(jī)制薄弱等問(wèn)題，高校財(cái)務(wù)管理工作仍存在進(jìn)一步完善和優(yōu)化的空間。面對(duì)各類問(wèn)題，我們可以通過(guò)建立監(jiān)管制度和設(shè)立崗位職責(zé)等方式來(lái)進(jìn)行應(yīng)對(duì)，但信息技術(shù)的進(jìn)步毫無(wú)疑問(wèn)是推動(dòng)高校財(cái)務(wù)服務(wù)模式創(chuàng)新和監(jiān)管水平提升的主要?jiǎng)恿?。如何更好地利用?cái)務(wù)信息化來(lái)提升高校財(cái)務(wù)管理效能是目前高校財(cái)務(wù)部門普遍面臨的重大挑戰(zhàn)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于科研領(lǐng)域“放管服”改革要求的重要途徑，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 目前網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式存在的問(wèn)題

1.1 財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)煩瑣耗時(shí)長(zhǎng)，溝通成本增加

現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷基本流程分為：原始票據(jù)整理粘貼、在網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)填寫報(bào)銷單、經(jīng)辦人／負(fù)責(zé)人／領(lǐng)導(dǎo)簽字審批或部門蓋章和交財(cái)務(wù)處報(bào)銷。在整個(gè)過(guò)程中，報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員都需要完成大量手工工作。

首先，票據(jù)的搜集、整理和粘貼耗費(fèi)了師生大量的時(shí)間和精力；其次，報(bào)銷人員由于財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)有限和對(duì)報(bào)銷制度的不了解，在填制預(yù)約報(bào)銷單時(shí)對(duì)各類支出科目的含義以及相關(guān)財(cái)經(jīng)規(guī)定產(chǎn)生困惑，又需要自行判定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型，有時(shí)難免因理解不準(zhǔn)確而出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤和附件材料不齊全等情況；再次，線下的多輪簽字審核環(huán)節(jié)讓報(bào)銷人員常常處理一次報(bào)銷需要往返多次才能完成整個(gè)簽批流程；最后，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷雖然取代了現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)辦理，但如果發(fā)生報(bào)銷單審核不通過(guò)的情形，財(cái)務(wù)人員無(wú)法當(dāng)面說(shuō)明和解決問(wèn)題，需要以電話短信方式通知報(bào)銷人員或直接退單，造成在投遞報(bào)銷集中期的單據(jù)累積，降低報(bào)銷效率。

1.2 流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，造成丟單風(fēng)險(xiǎn)

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式下，報(bào)銷人員將原始紙質(zhì)票據(jù)連同預(yù)約報(bào)銷單投遞到指定地點(diǎn)，財(cái)務(wù)部門派人取回并分配給財(cái)務(wù)審核人員。這種模式增加了報(bào)銷材料的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，而且全流程基本上依靠人工控制，無(wú)法保證其一貫運(yùn)行的有效性，難免會(huì)有單據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。假設(shè)某個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生單據(jù)丟失，各方無(wú)法準(zhǔn)確及時(shí)得知單據(jù)物流狀態(tài)停止是否為非正常狀態(tài)，問(wèn)題暴露周期長(zhǎng)，降低了財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量和效率。

1.3 審核智能化水平較低，風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制較弱

財(cái)務(wù)人員在審核入賬時(shí)要面對(duì)海量的數(shù)據(jù)與信息，既要審核紙質(zhì)原始票據(jù)的合法性，也要確保審批手續(xù)的完整和報(bào)銷業(yè)務(wù)的真實(shí)。同時(shí)，現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式以業(yè)務(wù)填報(bào)為主，無(wú)法有效防控頻繁交易、拆分報(bào)銷和關(guān)聯(lián)交易等異常情況的發(fā)生，也對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型判定、電子發(fā)票驗(yàn)證要求和簽批審核流程等其他報(bào)銷必需事項(xiàng)沒有進(jìn)行提示和預(yù)警。

1.4 電子發(fā)票報(bào)銷存在重復(fù)報(bào)賬的隱患

電子發(fā)票已在高校得到推行，是信息化發(fā)展的產(chǎn)物，但由于經(jīng)費(fèi)支出的復(fù)雜性，高校財(cái)務(wù)工作涉及的電子發(fā)票管理更有難度。每天面對(duì)種類繁多的電子票據(jù)，財(cái)務(wù)審核人員精力有限，只能做到堅(jiān)持重要性原則，無(wú)法全面監(jiān)控所有電子發(fā)票的報(bào)銷狀態(tài)。因此，電子發(fā)票由于其不限次數(shù)打印并自帶發(fā)票專用章的特點(diǎn)，在實(shí)際報(bào)銷中存在重復(fù)入賬的漏洞。

1.5 部門間信息溝通不暢

隨著信息持術(shù)的發(fā)展，高校雖關(guān)注網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)的開發(fā)與利用，但一體化信息系統(tǒng)建設(shè)還相對(duì)滯后，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重。財(cái)務(wù)需要與周邊業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)才能完善服務(wù)。其中，內(nèi)部系統(tǒng)包括科研系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、物資采供系統(tǒng)等內(nèi)部各單位使用的管理系統(tǒng)，涉及多部門的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如對(duì)設(shè)備采購(gòu)入庫(kù)，仍然需要在采購(gòu)與資產(chǎn)管理平臺(tái)填報(bào)建賬單，再同步到財(cái)務(wù)預(yù)約系統(tǒng)。外部系統(tǒng)方面，根據(jù)高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范圍，涉及增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)，網(wǎng)銀，途牛、攜程等商旅平臺(tái)和各類電商平臺(tái)等其他單位系統(tǒng)?？梢哉f(shuō)，逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的對(duì)接，最終形成以財(cái)務(wù)為核心的一門式智能服務(wù)平臺(tái)是關(guān)鍵。

2 加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的意義

2.1 提高財(cái)務(wù)工作效率，完善財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量

全面建設(shè)信息化和智能化財(cái)務(wù)管理將改變?cè)胸?cái)務(wù)服務(wù)模式，網(wǎng)上簽批讓師生免于往返財(cái)務(wù)處和其他職能部門的奔波之苦，將大幅提升工作效率，讓信息處理更具時(shí)效性，為師生提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的財(cái)務(wù)服務(wù)。采取智能化報(bào)銷模式進(jìn)行原始財(cái)務(wù)票據(jù)的鑒別和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化填報(bào)，將提高財(cái)務(wù)信息的可靠性，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，同時(shí)減輕財(cái)務(wù)人員日益增長(zhǎng)的工作壓力，將財(cái)務(wù)人員從簡(jiǎn)單重復(fù)性的工作中解放出來(lái)。

2.2 防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，構(gòu)建高校財(cái)務(wù)報(bào)銷審核預(yù)警機(jī)制

人工稽核往往是事后監(jiān)控，且受時(shí)間、精力和情感制約，監(jiān)控有遺漏和缺陷。如拆分支付和發(fā)票連號(hào)不容易察覺，發(fā)票經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性難以判定真?zhèn)危@也給審核人員造成不少壓力。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)運(yùn)用智能監(jiān)控系統(tǒng)，將預(yù)警前置，在發(fā)票識(shí)別環(huán)節(jié)提前預(yù)警違規(guī)信息，將事后稽核轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑?、事中和事后全過(guò)程監(jiān)控，通過(guò)大數(shù)據(jù)提取高頻、高危問(wèn)題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)疑似問(wèn)題并進(jìn)行糾正，不斷提高單位內(nèi)部控制建設(shè)的思想意識(shí)和水平，保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性。

2.3 為“放管服”的落地提供豐富、真實(shí)、及時(shí)的數(shù)據(jù)支撐

落實(shí)國(guó)家“放管服”政策，需要優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程，提升管理的效率和水平，解決科研人員“報(bào)銷繁”等問(wèn)題，但同時(shí)高校財(cái)務(wù)部門也需要針對(duì)“放管服”改革中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，將有效的財(cái)務(wù)監(jiān)督納入服務(wù)之中。當(dāng)前高校財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)原始材料的線上電子化數(shù)據(jù)查詢，業(yè)財(cái)融合程度較差，發(fā)生的費(fèi)用支出項(xiàng)背后的數(shù)據(jù)挖掘分析功能缺乏，在對(duì)比資金流動(dòng)背后的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)方面存在限制。高校在推進(jìn)“放管服”改革過(guò)程中只有充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)多維度提升財(cái)務(wù)信息化水平，才能為“放管服”的落地提供豐富、真實(shí)、及時(shí)的數(shù)據(jù)支撐。

3 全面建設(shè)信息化和智能化財(cái)務(wù)管理的途徑

3.1 探索運(yùn)用智能報(bào)銷平臺(tái)

智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)是以票據(jù)為驅(qū)動(dòng)，其基本思路是：報(bào)銷人員在智能報(bào)銷系統(tǒng)客戶端拍攝票據(jù)及附件，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別票據(jù)真?zhèn)渭斑\(yùn)用OCR 技術(shù)提取采集關(guān)鍵信息智能生成報(bào)銷單，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等網(wǎng)上審批后，自動(dòng)提交到財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)人員根據(jù)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)事先置入的政府會(huì)計(jì)制度規(guī)則生成憑證，報(bào)銷完成后打印預(yù)約報(bào)銷單及相應(yīng)附件資料并歸檔。

高校在報(bào)銷源頭建立“票據(jù)夾”概念并以票據(jù)識(shí)別為初始環(huán)節(jié)，可以解決報(bào)銷發(fā)票真實(shí)性、重復(fù)性和發(fā)票連號(hào)等問(wèn)題，提高電子發(fā)票規(guī)范管理力度，從而真正享受到電子發(fā)票推廣帶來(lái)的便利。在智能報(bào)銷系統(tǒng)中設(shè)置不合規(guī)提醒事項(xiàng)，報(bào)銷人員只需在自動(dòng)抓取的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行補(bǔ)充與修改，再由系統(tǒng)依據(jù)事前頂層設(shè)置的規(guī)則對(duì)填報(bào)內(nèi)容進(jìn)行校驗(yàn)和傳遞，智能審核相當(dāng)于財(cái)務(wù)的初始審核，將完成一部分財(cái)務(wù)信息的基本邏輯判斷，在報(bào)銷單到達(dá)財(cái)務(wù)人員手中時(shí)先由系統(tǒng)來(lái)確定預(yù)算項(xiàng)與發(fā)票的對(duì)應(yīng)關(guān)系，費(fèi)用支出是否超過(guò)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，審批流程是否真實(shí)完整，特殊報(bào)銷事項(xiàng)是否還需要提供其他證據(jù)支撐等，大大降低報(bào)銷退單率和溝通成本。通過(guò)應(yīng)用網(wǎng)上簽批技術(shù)，領(lǐng)導(dǎo)／負(fù)責(zé)人在收到審批提示后，可隨時(shí)通過(guò)電腦或手機(jī)端審批，在審批時(shí)還可以看到相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)控制提示，實(shí)現(xiàn)簽批過(guò)程的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，讓流程透明化、真實(shí)化，有效形成對(duì)審批流程的痕跡管理。

3.2 上線手機(jī)報(bào)賬

目前的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式主要在PC 端完成，無(wú)法實(shí)現(xiàn)“多介質(zhì)”服務(wù)操作，報(bào)銷人員辦理報(bào)銷等事項(xiàng)受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制。高校在全面財(cái)務(wù)信息化的背景下可以打破這種限制，通過(guò)開發(fā)手機(jī)APP 報(bào)銷系統(tǒng)或者利用微信軟件，使報(bào)銷人員可以隨時(shí)登錄財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，用手機(jī)上傳附件材料，進(jìn)行填報(bào)并對(duì)報(bào)銷單流程實(shí)時(shí)跟蹤，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時(shí)在手機(jī)上審批通過(guò)，實(shí)現(xiàn)“不見面審批”。

3.3 打造高校商旅平臺(tái)

引入商旅平臺(tái)，可以真正實(shí)現(xiàn)差旅業(yè)務(wù)的無(wú)紙化報(bào)銷，師生在差旅服務(wù)供應(yīng)商提供的平臺(tái)上訂購(gòu)交通和住宿等內(nèi)容，采用由差旅服務(wù)供應(yīng)商統(tǒng)一與高校財(cái)務(wù)月結(jié)計(jì)算或者師生自行墊付這兩種方式進(jìn)行付款，差旅結(jié)束后無(wú)須手工收集火車票飛機(jī)票等原始票據(jù)，也無(wú)須手工填寫出行時(shí)間地點(diǎn)等詳細(xì)信息。在商旅平臺(tái)信息共享的基礎(chǔ)上，師生的訂票出行信息和服務(wù)商開具的所有電子發(fā)票將一并推送到財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中，師生只需選擇對(duì)應(yīng)的報(bào)銷項(xiàng)目勾選所需報(bào)銷行程并提交申請(qǐng)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)計(jì)算差旅費(fèi)用，為學(xué)校師生差旅費(fèi)報(bào)銷提供一站式服務(wù)。這種商旅平臺(tái)除了提供便捷的差旅費(fèi)報(bào)銷服務(wù)體驗(yàn)外，對(duì)財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，可以優(yōu)化差旅管控，使差旅行為合規(guī)透明，收集預(yù)訂過(guò)程中的全部行為數(shù)據(jù)和費(fèi)用報(bào)告來(lái)開展可視化的成本分析與績(jī)效評(píng)價(jià)，降低不合理的差旅費(fèi)用支出，還可以通過(guò)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的融合，前置報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范訂票行為，有效管控差旅費(fèi)報(bào)銷超標(biāo)現(xiàn)象。對(duì)高校來(lái)說(shuō)，可以節(jié)省差旅成本，引入優(yōu)質(zhì)規(guī)范的供應(yīng)商，爭(zhēng)取價(jià)格折扣優(yōu)惠，通過(guò)規(guī)模效應(yīng)提高買家的議價(jià)能力。

3.4 實(shí)現(xiàn)人員庫(kù)的動(dòng)態(tài)監(jiān)管

加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的動(dòng)態(tài)管理，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的使用負(fù)責(zé)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人若存在離職、出國(guó)訪問(wèn)、長(zhǎng)期出差等情況，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)管理部門反饋信息，同時(shí)向財(cái)務(wù)部門反映，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置人員狀態(tài)動(dòng)態(tài)提醒，謹(jǐn)防出現(xiàn)項(xiàng)目違規(guī)授權(quán)、違規(guī)冒名頂替項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字的風(fēng)險(xiǎn)。

3.5 構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)信用體系

高?？梢匝芯拷⑿庞迷u(píng)價(jià)制度，通過(guò)對(duì)個(gè)人歷史財(cái)務(wù)信息進(jìn)行篩選比對(duì)，發(fā)現(xiàn)報(bào)銷人員在報(bào)銷合規(guī)性和業(yè)務(wù)真實(shí)性等方面存在的問(wèn)題，并進(jìn)行量化積分，歸類為不同的信用等級(jí)，設(shè)立相應(yīng)獎(jiǎng)懲措施，對(duì)信用等級(jí)較高的人員最大程度簡(jiǎn)化報(bào)銷流程和手續(xù)，開放綠色通道，將財(cái)務(wù)信用體系評(píng)價(jià)真正落到實(shí)處，逐步提高基礎(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性和準(zhǔn)確性，引導(dǎo)并建設(shè)誠(chéng)實(shí)有序的校園文化風(fēng)氣。

3.6 推進(jìn)跨部門數(shù)據(jù)共享，建立一站式服務(wù)平臺(tái)

提供優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)服務(wù)，需要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立財(cái)務(wù)部門與校內(nèi)各職能部門一體化校園網(wǎng)絡(luò)服務(wù)管理平臺(tái)，推進(jìn)跨部門財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享，積極推廣財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理，開展協(xié)同高效的一站式網(wǎng)上服務(wù)。實(shí)現(xiàn)學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)與人事系統(tǒng)、項(xiàng)目管理平臺(tái)、科研管理平臺(tái)以及物資采供平臺(tái)等職能部門的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源、財(cái)務(wù)信息共享，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過(guò)程管理及事后績(jī)效考評(píng)，實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”、“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”，提升財(cái)務(wù)服務(wù)的質(zhì)量和財(cái)務(wù)工作的效率。

4 結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)信息化是近年來(lái)各高校一直在不斷探索的領(lǐng)域。其中，智能報(bào)銷是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要環(huán)節(jié)。高校可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需要，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的作用，進(jìn)一步升級(jí)優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式，加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)，提升高校財(cái)務(wù)管理效能，從而推動(dòng)高校雙一流建設(shè)取得更大進(jìn)步。