毛宇光

摘要：隨著高校業(yè)務(wù)的高速發(fā)展，同時帶來了規(guī)章制度的調(diào)整，審批流程的變更、流程版本控制、流程歸檔追溯等管理問題的挑戰(zhàn)，首先制度建設(shè)尤為重要，需要高校內(nèi)部實施有效的管理。同時借助信息化高速發(fā)展的契機，將線下的管理制度搬到線上平臺進行統(tǒng)一管理，從而提高工作效率，以管理制度為標準，實現(xiàn)審批流程的閉環(huán)管理，那么搭建一套基于制度流程化管理的協(xié)同辦公平臺迫在眉睫。平臺搭建后可全面貫通高校管理脈絡(luò)，實現(xiàn)對各業(yè)務(wù)要素的閉環(huán)管理，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)日常辦公與多應(yīng)用服務(wù)的整合管理，為用戶提供一個融入高校管理的科學(xué)、開放、先進的信息化協(xié)同辦公平臺。

關(guān)鍵詞：數(shù)字校園、制度流程化、協(xié)同辦公、閉環(huán)管理

1 建設(shè)必要性分析

從管理層面上看，以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，通過信息化手段改變原始的紙質(zhì)化流程流轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)換為線上實時流轉(zhuǎn)。實現(xiàn)用信息化的手段解決制度流程化的問題，實現(xiàn)“以點帶面”與“協(xié)同運作”，任何流程節(jié)點的變化都應(yīng)在系統(tǒng)中的相關(guān)節(jié)點反映出來，并通過本平臺反饋給高校各業(yè)務(wù)部門，從而使業(yè)務(wù)過程達到透明、高效、協(xié)作的目的。

從應(yīng)用的層面上看，通過平臺建設(shè)為高校員工和管理層提供一個基于工作崗位的協(xié)同辦公平臺，將與之相關(guān)的所有業(yè)務(wù)工作和信息進行針對性推送，逐步實現(xiàn)高校全員“效率提升”、“統(tǒng)一規(guī)范”、“信息融合”、“高效辦公”。

2 建設(shè)目標

學(xué)院制度流程化建設(shè)平臺的總體建設(shè)目標是，搭建一個基于學(xué)院現(xiàn)有規(guī)章制度、辦事流程建立的統(tǒng)一的協(xié)同的工作平臺，對接高校各應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)或數(shù)據(jù)共享服務(wù)平臺，打破數(shù)據(jù)壁壘，消除信息孤島，充分發(fā)揮信息集成融合的價值，為全院教職工的日常辦公提供有效支撐。

以管理制度為先，作為平臺建設(shè)依據(jù)的基本原則，首先要根據(jù)現(xiàn)有部門業(yè)務(wù)需求結(jié)合學(xué)院規(guī)章制度，對高?，F(xiàn)有流程規(guī)范進行立改廢的重新修訂工作，這將作為平臺建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。

總體上要充分考慮學(xué)院的未來發(fā)展需要，統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、逐步擴展。從而保證系統(tǒng)的完整性與可持續(xù)發(fā)展。做到統(tǒng)一標準、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一認證、互聯(lián)互通和資源共享。這就要求平臺不僅能支撐原始線下的管理制度平滑遷移到線上平臺，也要充分考慮到將現(xiàn)有各應(yīng)用服務(wù)及數(shù)據(jù)進行整合，在此基礎(chǔ)上通過現(xiàn)有的流程建模工具，再次進行流程整合，衍生出例如：合同管理、采購管理、項目管理、出入庫管理、學(xué)生管理、后勤管理等管理模塊。

3 平臺建設(shè)

平臺建設(shè)要實現(xiàn)統(tǒng)一門戶，多方式入口為一體的制度流程化協(xié)同辦公平臺，在實現(xiàn)制度流程化線上運行的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)協(xié)同辦公等相關(guān)功能。

建設(shè)多入口方式，第一，PC端實現(xiàn)與現(xiàn)有學(xué)院統(tǒng)一身份認證平臺對接，實現(xiàn)一地登錄多系統(tǒng)免登錄的便捷訪問模式。第二，手機端整合企業(yè)微信及華為WeLink，實現(xiàn)各流程無縫接入，通過云橋方式實現(xiàn)無需開通外網(wǎng)及端口便可實現(xiàn)外網(wǎng)訪問的目的，用戶登錄后，可查看已授權(quán)給用戶的服務(wù)與信息，實現(xiàn)手機端信息查閱與流程審批，做到實時辦公。

建立統(tǒng)一門戶，實現(xiàn)信息的集中發(fā)布與接收包括：通知公告、規(guī)章制度、學(xué)院公文、學(xué)院新聞、會議日程等動態(tài)信息，讓所有教職工能快速了解到學(xué)院動態(tài)，拉近高校組織與教職工之間的距離，從而增強教職工的歸屬感。打造統(tǒng)一的消息中心與任務(wù)中心，通過接口方式打通各應(yīng)用平臺的消息與任務(wù)，在協(xié)同辦公平臺統(tǒng)一展示，實現(xiàn)一個入口，集中辦公的目的。

建立流程管理中心，實現(xiàn)高?，F(xiàn)有在用制度流程、日常辦公流程，利用信息化手段進行統(tǒng)一管理，建立標準化的線上工作流程體系，遵循日常工作規(guī)律，建立通用可行的流程管控機制;通過可視化的流程展示可降低教師學(xué)習(xí)成本;通過流程引導(dǎo)、流程流轉(zhuǎn)預(yù)測，明確審批權(quán)限及業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，讓文字式管理制度圖形化展示;通過數(shù)據(jù)決策支持，借助全面的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計分析，關(guān)聯(lián)查看以往相關(guān)流程，幫助決策者快速抉擇;幫助內(nèi)部流程管理優(yōu)化，通過流程效率分析，讓數(shù)據(jù)說話，給予管理者決策支撐，適時適度優(yōu)化內(nèi)部管理流程;通過流程數(shù)據(jù)報表，可快速搭建流程和數(shù)據(jù)報表，可快速呈現(xiàn)實時數(shù)據(jù)統(tǒng)計;提供靈活的工作流程配置與關(guān)聯(lián)表單配置，方便日常流程的變更和快速調(diào)整，可便于平臺管理者對制度的新建與變更快速響應(yīng)，快速搭建與調(diào)整流程，并提供流程的回溯及版本控制。同時消除紙質(zhì)管理制度對于不同員工理解上的差異，讓所有工作崗位真正按照高校制定的規(guī)章制度貫徹，從而建立電子化的運行規(guī)范作業(yè)體系。

建立有效的師生溝通和消息傳遞，通過手機端APP的方式使高校員工可迅速查找到內(nèi)部師生信息，實現(xiàn)文字或虛擬電話方式進行實時溝通，根據(jù)組織機構(gòu)的創(chuàng)建，系統(tǒng)自動創(chuàng)建部門群組，實現(xiàn)高校員工高效且安全的溝通，以及文件共享的安全傳輸。

建立知識管理模塊，充分利用知識共享，根據(jù)不同崗位、制定相應(yīng)的知識模型;搭建高校專家網(wǎng)絡(luò)庫，通過內(nèi)部電話會議的方式，實現(xiàn)遠程網(wǎng)絡(luò)求助、在線解答和頭腦風(fēng)暴;通過建立員工自助中心，提供知識學(xué)習(xí)資料在線下載和知識積累;建立知識分享共享體系，通過知識推送、訂閱、收藏，充分利用知識庫指導(dǎo)實際業(yè)務(wù)工作;搭建知識安全管控體系，以往高校中的資料、知識、文件一般都各自存放在管理部門或個人手中，而通過平臺的建設(shè)，建立統(tǒng)一的知識庫，整合各部門、各崗位、各人員掌握工作資料和知識，在保證安全、機密的基礎(chǔ)上開放知識共享。

4 結(jié)語

系統(tǒng)建成后，可方便學(xué)院的日常協(xié)同辦公，規(guī)范制度流程化管理程序，保障辦公管理向規(guī)范化、信息化、和諧化發(fā)展，注重知識管理的實際應(yīng)用，融合協(xié)同作業(yè)、實時通信、信息發(fā)布、資源管理、行政辦公、業(yè)務(wù)流程、信息集成于一體，為管理決策層提供各種決策參考數(shù)據(jù)，為學(xué)院員工提供良好的辦公手段和溝通協(xié)作平臺，提高辦公效率。

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