孫華迪

摘要：通過剖析數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，從而闡述其對于檔案信息化管理進(jìn)行資源優(yōu)化配置進(jìn)程中的作用與意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù) ?信息化構(gòu)建 ?資源優(yōu)化配置

前言

當(dāng)今早已經(jīng)邁入全球化信息時代，經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，社會文明高度融合，使得檔案機構(gòu)作為其中最為寶貴的信息資源的掌控者，必須采用各種先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，真正實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，以適應(yīng)新時期新形勢下的發(fā)展要求。

一 傳統(tǒng)檔案模式的局限與弊端

檔案事業(yè)的真正價值在于對檔案資源的存儲，及檔案信息的利用。傳統(tǒng)載體的檔案以紙質(zhì)檔案為主，是實物存儲的形式，在一定程度上，起到了一定時間內(nèi)檔案憑證的保護(hù)作用。但由于檔案保護(hù)技術(shù)有限，隨著時間的流逝，人為和自然因素的影響，以及保管條件的欠缺和不當(dāng)，檔案損壞程度日益加劇;有些珍貴的歷史檔案介質(zhì)已經(jīng)無法利用傳統(tǒng)保護(hù)技術(shù)實現(xiàn)永久保存。

隨著新媒體資源的檔案數(shù)量急速劇增，新型信息介質(zhì)和記錄方式不斷涌現(xiàn)，檔案工作也在悄悄發(fā)生著翻天覆地的變化。館藏檔案的信息化管理，可以很好地解決有效保護(hù)實物檔案與信息的問題。對于那些在檔案機構(gòu)館藏、且無法應(yīng)用傳統(tǒng)保護(hù)技術(shù)實現(xiàn)永久保存的實物檔案、介質(zhì)檔案，以及在民間損壞嚴(yán)重的歷史檔案，也可以應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行處理，得以妥善保存。

二 檔案信息化管理與數(shù)字化技術(shù)的可行性發(fā)展

檔案信息化管理概念的模式源于20世紀(jì)八十年代初期，由中央檔案館等機構(gòu)開展了計算機在檔案管理應(yīng)用的調(diào)研和可行性論證工作，并著手開發(fā)檔案管理實驗性的應(yīng)用系統(tǒng)，拉開了我國檔案信息化規(guī)劃的序幕。其后的九十年代，在信息技術(shù)快速普及、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用高速推進(jìn)的時代背景下，我國檔案信息化建設(shè)進(jìn)入了飛速成長階段。2002年11月，《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)和首要任務(wù)，標(biāo)志著檔案信息化建設(shè)的整體規(guī)劃已經(jīng)被提升到國家戰(zhàn)略的高度。隨著“國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”于2005年底提出，國家層面的宏觀組織得以深化加強，各級各地檔案行政機關(guān)也開始紛紛為當(dāng)?shù)氐臋n案信息化建設(shè)制訂專項規(guī)劃，將檔案信息化納入政府國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展信息化的規(guī)劃之中;其后，國家還制定了相應(yīng)的法律明確電子文件的憑證和法律作用，電子文件將成為新的“歷史的真實記憶”。至此，檔案信息化工程變?yōu)檎麄€檔案管理事業(yè)的必由之路。

所謂檔案信息化，是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，在檔案管理活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案信息化建設(shè)，可以應(yīng)用信息技術(shù)生成管理，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與社會服務(wù)的基本框架與解決方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。而檔案信息化的核心技術(shù)支持，在于檔案信息的數(shù)字化建設(shè)與數(shù)據(jù)庫管理。

檔案信息的數(shù)字化，可以利用數(shù)字化技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，具有規(guī)范性、安全性和高效性的三個特質(zhì)。

三 檔案事業(yè)信息化管理未來發(fā)展優(yōu)勢與趨勢

檔案數(shù)據(jù)庫管理可以利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息，從存儲方式上來說，是一種廣泛無形的信息組織;從運行特性而言，檔案信息的數(shù)字化，仍是以存儲內(nèi)容為中心，具有傳統(tǒng)檔案模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法比擬的高效性、時效性，及穩(wěn)定性。

數(shù)字化技術(shù)在檔案事業(yè)中的廣泛應(yīng)用，是數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合，是存儲和利用資源的信息途徑，具有館藏資源數(shù)字化、信息傳播網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。作為以電子文件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對象的數(shù)字檔案館，則可以起到對數(shù)據(jù)中心充分發(fā)布利用的作用，并具有高效有序處理和集成管理的功能，同時將集成管理理論應(yīng)用于存儲文件檔案信息資源管理實踐的全過程，突破傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程機構(gòu)部門間的限制，從優(yōu)化資源配置的層面對檔案信息資源要素進(jìn)行處理。

數(shù)字化技術(shù)是現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的重要組成部分，是計算機數(shù)據(jù)處理與信息管理系統(tǒng)的核心，根本目標(biāo)是要解決數(shù)據(jù)的共享問題。通過研究數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)、存儲、設(shè)計、管理以及應(yīng)用的基本理論和實現(xiàn)方法，并利用這些理論來實現(xiàn)對檔案庫中的數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行處理分析，從而解決了計算機信息處理過程中大量數(shù)據(jù)有效地組織和存儲的問題，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、保障數(shù)據(jù)安全以及高效地檢索數(shù)據(jù)和處理數(shù)據(jù)。

結(jié)語

檔案信息是信息社會的核心資源，信息資源將改變產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和經(jīng)濟(jì)增長方式。數(shù)字化現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，將會大大提高檔案部門處理信息的能力，從而能夠高速、及時、準(zhǔn)確、全面地提供服務(wù)。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)管理檔案信息，實現(xiàn)開發(fā)、共享檔案信息，并以此基礎(chǔ)上進(jìn)行現(xiàn)代化管理，檔案的價值才會得到更充分的體現(xiàn)。因此，數(shù)字化技術(shù)在檔案信息化管理中的意義重大而深遠(yuǎn)，它能夠大大提高檔案工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，推動我國檔案事業(yè)良性地、迅速地，健康蓬勃發(fā)展。

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