文/國網(wǎng)浙江杭州市蕭山區(qū)供電有限公司 譚小倩

在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用在企業(yè)的發(fā)展過程中是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響，做好檔案管理工作，不僅能夠保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，還能讓企業(yè)更好地適應(yīng)當(dāng)前快速變化的時(shí)代背景。企業(yè)在未來的發(fā)展過程中必須將更多的時(shí)間和注意力放在檔案管理的信息化建設(shè)上，對(duì)原有的檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，充分意識(shí)到對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變的重要性。采取多樣化的措施不斷加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，通過這樣的方式推動(dòng)企業(yè)管理邁向全新的階段。

一、企業(yè)檔案管理信息化的重要性

之所以一直強(qiáng)調(diào)要對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，主要是因?yàn)榧涌煨畔⒒ㄔO(shè)具有許多積極意義。信息化管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，企業(yè)想要得到可持續(xù)性的發(fā)展，必須以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為依托，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于檔案管理的模式進(jìn)行優(yōu)化，使得管理工作變得更加規(guī)范，從根本上打破原有檔案管理模式存在的弊端。

（一）提高工作效率。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，具有許多積極意義，其中最重要的一個(gè)意義就是能夠有效提高工作效率。信息化建設(shè)完成以后，可以讓檔案管理工作人員隨時(shí)對(duì)所需的檔案信息進(jìn)行調(diào)取，可以高效完成歸檔處理工作，整個(gè)檔案管理工作可以實(shí)時(shí)進(jìn)行更新。進(jìn)行信息化建設(shè)以后，可以讓工作人員更加快速地對(duì)檔案內(nèi)部的相關(guān)信息進(jìn)行搜索，工作人員的工作大量減少，同時(shí)還能有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）保持了檔案原貌。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，能夠有效保留檔案最原始的面貌，管理人員只需要通過掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備對(duì)原文件進(jìn)行掃描，就能直接將原文檔的數(shù)據(jù)信息存入管理軟件中，通過這樣的方式能夠在不改變檔案原貌的基礎(chǔ)上，高效對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，通過這樣的方式不會(huì)再出現(xiàn)檔案信息丟失和不全的情況。

（三）便于檢索與查詢。企業(yè)的檔案管理工作相較于其他工作較為繁雜，在管理的過程中需要對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理和分類，這在一定程度上加大了管理人員的工作難度。在傳統(tǒng)的管理過程中，由于沒有先進(jìn)的技術(shù)作為支持，導(dǎo)致整個(gè)檢索和查詢工作變得非常困難，但是進(jìn)行信息化建設(shè)以后則能更方便地進(jìn)行檢索和查詢。檔案管理信息化建設(shè)可以提供模糊檢索和高級(jí)檢索等功能，這些功能能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，通過借助網(wǎng)絡(luò)可以設(shè)置專用的通道，這樣能夠有效實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢檔案信息的目標(biāo)，能夠有效克服傳統(tǒng)檔案管理模式受時(shí)間和空間的限制，這樣能夠?qū)n案的作用更好地發(fā)揮出來，同時(shí)整個(gè)管理工作也會(huì)變得更加高效。

（四）分級(jí)管理，利于保密。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)后，有各種先進(jìn)的設(shè)備會(huì)被應(yīng)用在檔案管理中，其中最為常見的包括掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備。這些先進(jìn)設(shè)備的利用能夠有效實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理，在利用掃描儀的過程中可以將文檔瞬間轉(zhuǎn)移到相應(yīng)的系統(tǒng)中，可以第一時(shí)間對(duì)文檔的內(nèi)容進(jìn)行查看，通過分級(jí)管理的方式能夠更好地對(duì)檔案進(jìn)行保密。分級(jí)管理的模式設(shè)置了相應(yīng)的查閱權(quán)限，這樣能夠?qū)σ恍C(jī)密檔案進(jìn)行高效管理，防止檔案在查閱的過程中出現(xiàn)遺失和泄露的情況。相關(guān)工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，還會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的行為記錄，這能更好地對(duì)檔案進(jìn)行安全管理。

二、企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)容形式

從當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況看，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際上是一個(gè)轉(zhuǎn)化的過程。傳統(tǒng)的發(fā)展過程中，企業(yè)所采用的檔案管理模式都以檔案實(shí)體保管為主，但是在新時(shí)代背景下，逐漸朝著數(shù)字化方式為社會(huì)提供服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案管理信息化在建設(shè)過程中，具體的內(nèi)容形式體現(xiàn)在四個(gè)方面：第一，是檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)可以說是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)最為重要的一個(gè)組成部分，通過數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)變能夠更加高效地對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，避免檔案信息出現(xiàn)丟失和被篡改的情況。第二，體現(xiàn)在檔案信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和利用一體化上，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，接收、傳遞、儲(chǔ)存以及利用不能在同一時(shí)間內(nèi)完成，但是在信息化建設(shè)完成以后能實(shí)現(xiàn)一體化。第三，體現(xiàn)在檔案信息的高度共享上，在信息化的基礎(chǔ)上，檔案內(nèi)部的各項(xiàng)信息都會(huì)共享在網(wǎng)絡(luò)上，有權(quán)限的管理人員可以隨時(shí)隨地對(duì)其進(jìn)行調(diào)取和利用。第四，體現(xiàn)在對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行全面變革，原有實(shí)體化的檔案將不復(fù)存在，所有的檔案都會(huì)變成數(shù)字化檔案。今后的檔案會(huì)被分為數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型等多個(gè)不同的類型，每一種類型的檔案會(huì)被應(yīng)用在不同的系統(tǒng)中，檔案呈現(xiàn)出的應(yīng)用價(jià)值能夠得到提高。

三、企業(yè)檔案管理發(fā)展信息化建設(shè)的措施

（一）改善軟、硬件設(shè)施。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要從多方面入手，信息化建設(shè)并不是一件簡(jiǎn)單的工作，必須充分考慮多方面的影響因素，這樣才能取得良好的建設(shè)成果。想要不斷提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的速度，必須有相應(yīng)的軟硬件作為支持。企業(yè)在發(fā)展的過程中，可以專門成立一個(gè)研發(fā)部門，該部門主要是對(duì)一些專用的軟件設(shè)備進(jìn)行研發(fā)。除此之外，還要加大經(jīng)濟(jì)投入力度構(gòu)建相應(yīng)的硬件設(shè)備。從當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況來看，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，所需要的軟件和硬件設(shè)備主要包括：計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境和各類輔助設(shè)施，例如寬帶網(wǎng)、通信子網(wǎng)、內(nèi)部局域網(wǎng)以及一些配套的路由器，存儲(chǔ)設(shè)備以及服務(wù)器等等。

（二）加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度。企業(yè)在發(fā)展過程中必須充分意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并且組建一個(gè)專門的項(xiàng)目，對(duì)其投入充足的發(fā)展資金，將檔案管理信息化建設(shè)放在企業(yè)發(fā)展的重要位置，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，使得檔案管理的設(shè)備能夠符合實(shí)際發(fā)展需求，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修和保養(yǎng)，對(duì)于一些使用年限較長(zhǎng)的設(shè)備要進(jìn)行及時(shí)更換，積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，這樣才能為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)支持。企業(yè)在發(fā)展過程中要從內(nèi)部檔案管理的實(shí)際情況入手，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況建立科學(xué)合理的管理系統(tǒng)，這樣才能保證后續(xù)各項(xiàng)工作的順利開展，避免隨意盲目地進(jìn)行信息化建設(shè)，影響企業(yè)的正常發(fā)展。

（三）培養(yǎng)檔案管理信息化人才。企業(yè)在發(fā)展過程中要積極引進(jìn)檔案信息化管理方面的專業(yè)人才，對(duì)于原有的人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，將信息化管理人才作為基礎(chǔ)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，不斷完善管理人員的知識(shí)架構(gòu)，提高管理人員的工作積極性，讓管理人員將自身的能力全面發(fā)揮出來。除此之外，企業(yè)還需要做好相應(yīng)的宣傳工作，通過高效的宣傳能夠有效提高人們對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，使得信息化建設(shè)能夠深入人心，通過這樣的方式能夠更好地對(duì)理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從而使多檔案管理信息化建設(shè)更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展要求。

（四）提高檔案管理的水平。企業(yè)想要推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，必須不斷提高檔案管理水平，使得企業(yè)的檔案管理工作能夠真正符合時(shí)代發(fā)展的需求，從設(shè)備、技術(shù)以及人員等多方面進(jìn)行改革，這樣才能有效打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式存在的一些弊端。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式對(duì)于技術(shù)沒有太高的要求，需要工作人員根據(jù)相關(guān)規(guī)定采取相應(yīng)的管理措施對(duì)檔案進(jìn)行管理。但是在檔案管理信息化背景下，對(duì)于各項(xiàng)技術(shù)都有較高的要求。必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多種技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，這樣才能更好地完成企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。企業(yè)在發(fā)展過程中需要對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理，按照信息化管理的要求構(gòu)建先進(jìn)的設(shè)備，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，對(duì)于檔案管理部門的工作人員進(jìn)行重新調(diào)整和組織，充分發(fā)揮人力資源的積極作用，企業(yè)檔案管理部門要緊隨時(shí)代發(fā)展的腳步，積極學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際進(jìn)行更加高效的檔案管理信息化建設(shè)。

（五）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。目前我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)速度之所以緩慢，主要是由于缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才。檔案管理人才對(duì)于信息化建設(shè)發(fā)展有著十分重要的作用。在基層檔案管理信息化建設(shè)的過程中，不僅需要專業(yè)技術(shù)方面的人才，還需要計(jì)算機(jī)軟件以及硬件方面的人才，管理人員需要對(duì)自身的素質(zhì)進(jìn)行不斷提高，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和理念。企業(yè)檔案管理部門在信息化建設(shè)的過程中，要組建一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)中的工作人員要具備較高的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)還要具備較強(qiáng)的綜合分析能力，能夠熟練使用各種計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，可以積極應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案管理工作。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在發(fā)展過程中要對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，積極利用先進(jìn)的技術(shù)手段，更加快速地對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，避免檔案信息出現(xiàn)遺漏和丟失的情況，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全性管理，通過這樣的方式能夠推動(dòng)企業(yè)更好發(fā)展，同時(shí)企業(yè)的檔案管理水平能得到有效提高。