文/昆明醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 張進香；云南自貿(mào)區(qū)昆明片區(qū)（昆明經(jīng)開區(qū)）管委會工業(yè)與科技局 李宇

科技檔案信息資源的存檔與利用能夠最大限度釋放科技檔案中多種技術(shù)信息的能量，為多項業(yè)務(wù)的更好展開提供有力支持。就當(dāng)前的情況來看，利用科技檔案中的信息資源獲取更高經(jīng)濟效益與社會效益迫在眉睫，強化檔案信息融入實際項目研發(fā)已成為重要任務(wù)，對科技檔案信息資源的開發(fā)利用進行優(yōu)化勢在必行。

一、科技檔案信息資源開發(fā)利用的必要性分析

（一）實現(xiàn)對科技檔案信息資源的高效利用。對科技檔案信息資源進行開發(fā)利用，相當(dāng)于在組織龐大的“信息數(shù)據(jù)庫”中針對不同項目、主題提取有效信息，即將技術(shù)資源應(yīng)用于合適領(lǐng)域。因此，深入開發(fā)科技檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)對組織內(nèi)所有資源的挖掘與高效應(yīng)用，避免資源浪費。同時，依托對科技檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)推動科學(xué)技術(shù)切實轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，促使組織的生產(chǎn)力、競爭力增強，為組織戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)、可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造更好條件。

（二）發(fā)揮科技檔案信息資源的可共享性。對于檔案資源而言，其信息的共享與應(yīng)用更為重要，雖然數(shù)量相較于書籍文獻等其他形式的信息載體更少，且篇幅短小，但是其內(nèi)容中包含的精華更多?；诖耍趯萍紮n案展開管理的過程中，要關(guān)注其中信息資源的專業(yè)性、系統(tǒng)性開發(fā)利用，最大程度發(fā)揮檔案信息資源的共享性。

二、科技檔案信息資源開發(fā)利用的優(yōu)化策略探究

（一）深入挖掘檔案信息資源價值?？萍紮n案信息資源包含著大量的潛在價值，出于對提升資源開發(fā)利用率的考量，需要相關(guān)管理人員對其潛在價值展開深入挖掘。此時，可以結(jié)合科技檔案內(nèi)容提取其中的關(guān)鍵詞、線索詞，并將關(guān)鍵詞一致、高度相似的檔案資源進行統(tǒng)籌分析，確定其中的相似之處、核心內(nèi)容、性質(zhì)等，形成利用方案，如編制技術(shù)指導(dǎo)書、案例說明書等等，為相關(guān)業(yè)務(wù)工作的展開提供參考。

（二）優(yōu)化調(diào)整檔案管理工作與服務(wù)模式。1.著重進行資源收集?？萍紮n案的形成并非將所有信息簡單匯總，而是要經(jīng)過一套專業(yè)化的收集與整理，在大量的原始資料中提取具有現(xiàn)實價值的信息資源，并依托一定的規(guī)則進行歸納總結(jié)，最終保存于安全區(qū)域，為后續(xù)的信息資源查詢、利用提供支持。在收集科技檔案資源的過程中，要著重保證材料中信息的完整性與準確性，檢查核對相應(yīng)技術(shù)內(nèi)容的驗收報告，確保技術(shù)的可用性與實效性，維護科技檔案的現(xiàn)實價值，避免在后續(xù)信息資源的開發(fā)利用中提取出無效技術(shù)。2.完善檔案整編工作。將零散的資料整編為規(guī)范化檔案，完成有序化梳理，為后續(xù)檔案保存與提取利用工作創(chuàng)造更好條件。實踐中，可以充分發(fā)揮出計算機系統(tǒng)、信息技術(shù)的優(yōu)勢，依托專業(yè)的系統(tǒng)軟件完成對分散無序信息的整理，并自動形成目錄，方便后續(xù)存檔與應(yīng)用。3.優(yōu)化工作環(huán)境建設(shè)。將檔案開發(fā)利用工作列入年度工作計劃，制定或修訂有關(guān)項目管理、成果獎勵等一系列辦法、規(guī)定，將科技創(chuàng)新列入績效考核體系中。通過這樣的方式，能夠達到優(yōu)化檔案創(chuàng)新工作環(huán)境的效果，推動科技創(chuàng)新工作氛圍更好形成，提高組織內(nèi)全員的檔案意識。4.提供主動性服務(wù)。檔案人員全程參與主要業(yè)務(wù)工作，推出現(xiàn)場服務(wù)項目，對生產(chǎn)急需的檔案材料，主動上門服務(wù)，幫助基層工作人員做好科技文件的工程“節(jié)點”歸檔工作；根據(jù)項目改造需要想方設(shè)法提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，集中精力優(yōu)先歸檔、整理、編目和數(shù)字化處理，提供專業(yè)對口的各類檔案資料，為快捷利用創(chuàng)造先行條件，直到項目完成。

（三）依托“三結(jié)合”創(chuàng)新檔案管理模式。通過“三結(jié)合”對現(xiàn)行的科技檔案信息資源管理模式展開創(chuàng)新，即“檔案人員的創(chuàng)新思維與技術(shù)改造相結(jié)合，探索服務(wù)機制”“科技檔案管理工作同科技創(chuàng)新相結(jié)合，搭建多個平臺，實現(xiàn)資源共享”“檔案作用與項目攻關(guān)相結(jié)合，助力效益提升”的三結(jié)合創(chuàng)新模式。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建起簡潔易查的檔案“菜單”及新型應(yīng)用平臺，并對《檔案利用指導(dǎo)書》《科技檔案案卷目錄》等二次編研目錄展開優(yōu)化編制。在模塊化設(shè)計理念的支持下，在局域網(wǎng)查詢檔案軟件中開發(fā)針對性錄用控件、一鍵式檢索菜單，此時，技術(shù)檔案信息資源利用人員在本位就能迅速、準確查到所需科技信息資料的電子文件，資源獲取的速度更快，且更具便捷性，推動科技檔案信息資源高度共享。

（四）強化檔案管理數(shù)字化建設(shè)。1.推動所有檔案資源數(shù)字化。信息化檔案管理及開發(fā)利用需要大量數(shù)字化科技檔案資源的支持，基于此，應(yīng)當(dāng)著重展開檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。針對一些新產(chǎn)生的科技檔案，要盡可能以網(wǎng)頁的形式將其轉(zhuǎn)化為電子檔案的模式落實保存，并依托數(shù)據(jù)庫平臺實現(xiàn)集約化管理；針對一些歷史科技檔案，要將其由紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，并保存至統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫內(nèi)。實踐中，若是待轉(zhuǎn)化的紙質(zhì)檔案數(shù)量較多，可以將其分為重要、中等、普通三種級別，先轉(zhuǎn)化重要檔案，最后轉(zhuǎn)化普通檔案，而對于一些技術(shù)內(nèi)容已被淘汰、存在時間較長、現(xiàn)實價值偏低的科技檔案信息，在時間不允許的情況下，可以不進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。需要注意的是，當(dāng)組織設(shè)定了某一項目時，所有檔案資源數(shù)字化、檔案資源提供與開發(fā)工作均要圍繞該項目展開，為項目的更好更快實現(xiàn)提供充足信息資源支持。具體來說，檔案人員必須要根據(jù)項目需要，集中精力優(yōu)先歸檔、整理、編目和數(shù)字化處理與項目有關(guān)的科學(xué)技術(shù)檔案資料，提供專業(yè)對口的各類檔案資料，為快捷利用創(chuàng)造先行條件，直到項目完成。2.搭建資源共享平臺。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，在開發(fā)利用科技檔案資源的過程中，需要為使用者提供更為方便的信息檢索、查詢、提取平臺。實踐中，要充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建起科技檔案的信息化管理平臺，并對其中的查詢功能重點完善，降低檔案信息檢索難度與復(fù)雜程度。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)參考組織的現(xiàn)實需求，在相應(yīng)信息化管理平臺中設(shè)置檢索單元，提供知識智能檢索、全息檢索、異構(gòu)信息整合檢索等多種檢索服務(wù)，縮減使用者獲取科技檔案信息資源的時長，推動科技檔案信息資源開發(fā)利用的升級。在搭建基于科技檔案信息的資源共享平臺時，需要著重關(guān)注以下幾項內(nèi)容的實現(xiàn)：第一，確保該平臺具備推動科技檔案信息資源推廣應(yīng)用、展示的能力。在不違反規(guī)則的前提下，促使更多人對平臺中的科技檔案信息資源進行開發(fā)利用，盡可能實現(xiàn)科技檔案信息的價值最大化。第二，確保該平臺具備對信息服務(wù)市場參與者行為進行統(tǒng)籌管理的能力，實現(xiàn)科技檔案信息資源利用行為向著更加標準化、規(guī)范化的方向發(fā)揮，營造更良好、健康的科技檔案開發(fā)利用氛圍。實踐中，可以形成多個數(shù)據(jù)交換中心、數(shù)據(jù)庫，結(jié)合計算機系統(tǒng)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)，依托科技檔案信息資源管理平臺的分布式搭建，滿足信息使用者的多方面需求，為其全面展示科技檔案信息資源的現(xiàn)實價值，提升信息使用者的信心，達到強化科技檔案信息資源開發(fā)利用效率效果的目標。第三，確保該平臺具備完善的科技檔案信息共享規(guī)則，準確定位不同科技檔案信息資源的價值，降低相關(guān)管理人員的實際工作量。

（五）建立健全信息反饋機制。在開發(fā)利用科技檔案信息資源的過程中，需要信息反饋機制的支持。實踐中，主要在相關(guān)管理系統(tǒng)的支持下，對科技檔案信息資源的實際應(yīng)用情況進行反饋，并結(jié)合不同信息資源在重要程度方面的差異性，完成科技檔案信息資源開發(fā)利用過程的優(yōu)化調(diào)整，以此達到強化檔案資源利用效率的目標。為了實現(xiàn)上述目標，可以從以下幾方面入手建立健全信息反饋機制：針對科技檔案資源設(shè)定專門的記錄簿，在其中詳細登記不同檔案資源的類型、使用目的以及使用頻率，并參照這些信息明確不同類型科技檔案信息資源的實際利用率；對科技檔案利用情況落實跟蹤式的調(diào)查，積極與相關(guān)信息使用人員展開溝通交流，第一時間獲取更為準確的信息反饋；檔案管理人員要加大經(jīng)驗交流、溝通的頻率，確定科技檔案信息資源的利用規(guī)律，推動科技檔案信息資源開發(fā)利用工作的升級。

三、結(jié)語

綜上所述，通過深入挖掘檔案信息資源價值、優(yōu)化調(diào)整檔案管理工作與服務(wù)模式、依托“三結(jié)合”創(chuàng)新檔案管理模式、強化檔案管理數(shù)字化建設(shè)、建立健全信息反饋機制，提升科技檔案信息資源的開發(fā)利用效率，促進科技檔案管理工作升級。