文/上海交通大學(xué)自然科學(xué)研究院 于依瓊

2020年初，新冠肺炎疫情的到來，打破了以往的辦會傳統(tǒng)。很多線下會議取消或者延期舉行。“互聯(lián)網(wǎng)+會議”的新模式為學(xué)術(shù)交流提供了新途徑，自此，線上學(xué)術(shù)會議成為特殊時期學(xué)術(shù)交流的主要形式。小到三人成組討論，大到千人聽會。專家、學(xué)者以及科技人員并未停下研究、交流、創(chuàng)新的腳步，借助線上會議的溝通方式，聚焦重點難點問題，竭力突破研究瓶頸，為探討科學(xué)問題、培養(yǎng)學(xué)科人才、推進成果轉(zhuǎn)化、解決社會問題貢獻自己的力量。

以上海交通大學(xué)自然科學(xué)研究院為例，受疫情影響，去年春季學(xué)期伊始至3月中旬，研究院取消或推遲3場線下國際會議及所有線下學(xué)術(shù)報告。之后，研究院迅速調(diào)整方案，借助“互聯(lián)網(wǎng)+會議”新模式，從3月中旬至春季學(xué)期結(jié)束，共舉辦了52場線上學(xué)術(shù)會議，參會人數(shù)達8373人。相對于2019年秋季學(xué)期，本學(xué)期雖然減少了國際會議的場數(shù)，僅舉辦了1場，但18場自然科學(xué)研究院學(xué)術(shù)研討會和12場數(shù)據(jù)科學(xué)講座召開的數(shù)量與2019年秋季學(xué)期保持一致。同時，還新增了11場自然科學(xué)杰出講座，新開設(shè)了青年學(xué)者系列論壇并連續(xù)舉辦了8場，其他學(xué)術(shù)講座也正常進行。從分享科研成果，發(fā)展學(xué)術(shù)合作，培養(yǎng)優(yōu)秀人才，促進學(xué)術(shù)交流等方面，向海內(nèi)外師生呈現(xiàn)了一場持續(xù)4個月的線上科學(xué)饕餮盛宴。

在保證特殊時期學(xué)術(shù)會議順利召開的同時，會議組織方和管理者體驗到線上會議帶來的更多意想不到的效果，同時也發(fā)現(xiàn)了美中不足之處。

一、線上會議的優(yōu)勢

（一）會議室預(yù)定更加靈活，減少沖突。以往會議組織方需要根據(jù)報名參會人數(shù)預(yù)定合適的會議室。遇到會議召開高峰期，例如6月～7月，12月～次年1月，學(xué)校各機關(guān)部門、各院系需要組織各類會議、暑期班、冬季班等活動，會議室、教室、禮堂的預(yù)定尤為緊張，經(jīng)常需要各部門、各學(xué)院之間溝通協(xié)調(diào)使用時間。線上會議的舉辦，在很大程度上解決了會議室容量和數(shù)量受限的影響。以ZOOM線上會議為例，有100人、300人、500人、1000人的會議室可供選擇，數(shù)量也充足。組織者可以根據(jù)需要，3分鐘內(nèi)即可選擇合適的會議室并完成預(yù)定，且不會出現(xiàn)與其他會議沖突的情況。如臨時遇到參會人數(shù)超過會議室容量上限，也可及時預(yù)定更大的會議室，在原會議室的界面中分享新會議室ID，會前5分鐘即可將所有參會人員引導(dǎo)至新會議室。此種新型方式不僅減少了溝通協(xié)調(diào)的時間，更能有效解決臨時突發(fā)狀況，讓會議組織方將更多時間和精力分配到會議籌備的其他環(huán)節(jié)。

（二）會議規(guī)模擴大，參會人數(shù)增多。因為線上會議舉辦形式的介入，加上網(wǎng)絡(luò)信息傳播的快速有效性，參會人數(shù)明顯增加，無形中擴大了會議規(guī)模。以自然科學(xué)研究院學(xué)術(shù)研討會（INS Colloquia）為例，此系列學(xué)術(shù)研討會旨在搭建學(xué)術(shù)交叉交流平臺，瞄準(zhǔn)國際主流和學(xué)科發(fā)展前沿的重要科學(xué)問題深入探討，鼓勵、促進校內(nèi)外專家學(xué)者與研究院教師緊密合作。自2017年9月至今，各學(xué)期每周二定期舉辦為時1小時的研討會。參會人員主要包括全體研究院老師及邀請人課題組全體師生（以研究生為主），若在該時間段沒有課程安排的院內(nèi)外師生也歡迎參加，人數(shù)基本在30～50人。故往年在每學(xué)期伊始，行政秘書會將該學(xué)期每周二固定時間段的研究院大會議室（可容納70人）全部預(yù)定好。研究院師生也會盡量將每周二該時間段的事務(wù)排開。其他會議也會盡量避免在該時間段舉行。自本學(xué)期線上會議舉辦以來，該系研討會參會人數(shù)最多的一場達340人，最少的一場也有74人。借助于網(wǎng)絡(luò)宣傳，如學(xué)院官網(wǎng)、微信公眾號、電子海報、郵件等方式，與會聽眾由原來以上海交通大學(xué)師生實地到場參加為主，發(fā)展到全國各高校，甚至海外院校相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的師生都加入線上研討會。且相對于線下，線上研討會通常會延遲半小時結(jié)束，大家在網(wǎng)絡(luò)上就報告內(nèi)容進行提問和探討，反響熱烈。

（三）優(yōu)化參會人員時間、資源配置。無論對于專家學(xué)者做報告，還是對于教師學(xué)生聽報告，線上會議大幅減少了因路程導(dǎo)致的時間耗費、旅途勞累等不利因素。使參會人員有更多的學(xué)術(shù)研究時間，日常工作、學(xué)習(xí)安排更有效率；同時對于校外參會人員，還能節(jié)約差旅資金，將經(jīng)費使用到更有需要、更能體現(xiàn)科學(xué)價值的地方。

（四）更多機會邀請到全球知名專家學(xué)者做演講。由于減少了旅途導(dǎo)致的時間耗費，通過線上會議，自然科學(xué)研究院邀請到很多以往因行程時間問題難以前來做報告的全球知名專家學(xué)者，其中不僅包括中國科學(xué)院院士、歐洲科學(xué)院院士等，更有幸邀請到菲爾茲獎得主（相當(dāng)于數(shù)學(xué)界的諾貝爾獎）教授做演講。借此機會，國內(nèi)外相關(guān)研究領(lǐng)域的師生即能一睹大師風(fēng)采，還能參與討論，受到大師指點。

（五）鞏固學(xué)術(shù)平臺的搭建，擴大學(xué)術(shù)影響力。借助“互聯(lián)網(wǎng)+會議”新模式，自然科學(xué)研究院精準(zhǔn)研判學(xué)科交叉新領(lǐng)域，充分挖掘?qū)W科應(yīng)用新機遇。謀劃舉辦促進學(xué)術(shù)交流，深入科研探索，加深理論理解的學(xué)術(shù)活動，吸引更多專家學(xué)者的目光。不僅增加了學(xué)術(shù)交流的機會，促進交叉研究融合，同時也引起校內(nèi)外優(yōu)秀人才的目光，紛紛向研究院投遞簡歷或者尋求導(dǎo)師，這增加了上海交通大學(xué)自然科學(xué)研究院的國際學(xué)術(shù)影響力。

二、線上會議存在的問題

（一）某些國家和地區(qū)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，網(wǎng)速不穩(wěn)定。這會導(dǎo)致部分報告人或參會人聲音延遲，圖像卡頓，影響會議的質(zhì)量。

（二）線上會議軟件的選擇、安裝及使用便捷程度，影響報告人及參會人的使用感和參與感。例如騰訊會議，其優(yōu)點表現(xiàn)為即時通信效果好，特別在對語音互動要求較高的學(xué)術(shù)會議上，優(yōu)勢明顯。但也存在一些問題，比如無法觀看課程回放；安裝包及使用的語言都是中文，外籍專家使用不便等。而ZOOM在全球擁有很多企業(yè)用戶，且可以錄屏，能夠?qū)蟾嫒斯蚕淼钠聊?、聲音完整錄制。不足之處是目前ZOOM需要通過第三方合作伙伴才能向中國大陸地區(qū)客戶提供會議服務(wù)，不能直接銷售服務(wù)。

（三）減少了面對面交流溝通的機會。雖然線上會議可以通過語音聽到對方的聲音，通過視頻看到對方的樣貌，但這都不是真實的，不能替代面對面溝通時人與人之間人文情懷的交流與互動。長此以往，容易導(dǎo)致技術(shù)異化，引起師生、專家之間信任感的喪失、主體性的失落和誤解的產(chǎn)生。參會者與報告人之間的眼神、言語、心靈的交流，可以促進學(xué)術(shù)信息傳遞，深入分享研究成果，尋求與他者思想的碰撞與學(xué)術(shù)合作的可能，這也是學(xué)術(shù)會議成功舉辦的重要影響因素之一。這是線上會議那短短1～2小時無法滿足的。

（四）在家辦公、學(xué)習(xí)干擾因素比較多，工作環(huán)境不理想。特殊時期，參加線上會議的大部分在家上線。在參與者打開語音進行提問時，經(jīng)?？梢月牭洁须s的背景音，這不利于參與者集中注意力聽講及討論。

在特殊時期，線下會議受到很大的限制，線上會議自然得到了更高的重視，成為繼續(xù)學(xué)術(shù)交流的必然選擇。這樣，人們既能積極參與、主動配合疫情防控，又能保證理論教學(xué)、學(xué)術(shù)交流、科研工作的正常運轉(zhuǎn)，一舉兩得。當(dāng)前國內(nèi)大部分地區(qū)已進入常態(tài)化疫情防控，各地正在加快恢復(fù)生產(chǎn)生活秩序，但形勢仍然復(fù)雜嚴峻，不穩(wěn)定性、不確定性較大。我們遇到的很多問題是中長期的，必須從持久戰(zhàn)的角度加以認識，加快形成以線下學(xué)術(shù)會議為主體、線下線上學(xué)術(shù)會議相互融合的新發(fā)展格局，建立疫情防控和科學(xué)研究發(fā)展工作中長期協(xié)調(diào)機制，堅持結(jié)構(gòu)調(diào)整的戰(zhàn)略方向。合理利用互聯(lián)網(wǎng)，大力提質(zhì)增效，注重方式調(diào)整，壓縮一般性支出，支持學(xué)術(shù)會議保交流、保運轉(zhuǎn)、保成效，以鞏固學(xué)科體系建設(shè)，完善學(xué)術(shù)交流平臺搭建，解決當(dāng)下問題和深入探討交流長期均衡發(fā)展。