文/張珣

人事檔案工作在我們國家的歷史非常久遠，在歷史長河中已經(jīng)逐漸形成了比較完善的管理理念和模式。但是，伴隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及當(dāng)代信息化進程的不斷深入，人事檔案工作在當(dāng)前也暴露出很多的消極因素，這些消極因素阻礙了人事檔案管理工作的良好發(fā)展態(tài)勢，使得當(dāng)下的人事管理工作面臨著一些困境，本文對其面臨的困境作出具體分析，提出解決策略和方法思路。

一、新形勢下人事檔案管理工作的困境

（一）思想觀念滯后

當(dāng)前人事檔案管理中存在著兩種非常極端的現(xiàn)象，就是神秘論和無用論。這種現(xiàn)象為現(xiàn)代人事檔案管理工作的開展帶來了很大阻礙[1]。首先是神秘論。有人認為，個人信息和隱私的記錄應(yīng)是非常嚴肅嚴謹?shù)?，只有用人單位才有?quán)力進行查看，就導(dǎo)致在人事檔案管理中，相關(guān)工作人員只能收集被收集人員的思想政治、社會關(guān)系等方面的公開材料，而對于其能力和全面素質(zhì)的考察嚴重不足。更有甚者會偽造相關(guān)資料，可見，人事資料的科學(xué)性及有效性都不能保障。另外，管理人員一昧強調(diào)封閉式的管理方法，困于陳舊的管理觀念也是一個重要的原因。其次是無用論。人事檔案無用理論主要是認為人事檔案只在政府或者部分事業(yè)單位中有用，其他企業(yè)的人事檔案管理工作則是沒有任何意義的。這種觀念的存在造成了相當(dāng)一部分面試人員對于填寫人事檔案的態(tài)度并不認真，同時部分面試官在面試結(jié)束后將檔案隨意丟棄的現(xiàn)象，忽略這些現(xiàn)象的甚至還有管理部門。這兩種現(xiàn)象的存在導(dǎo)致現(xiàn)代人事檔案工作難以擁有一個較好的社會基礎(chǔ)，在思想上的不重視使得人事檔案管理工作面臨著巨大困境。

（二）管理制度混亂

目前，許多單位的檔案管理還十分混亂，沒有專門的、詳細的、有針對性的制度來進行規(guī)范，這就導(dǎo)致管理人員在收集、歸納、儲存、管理人事檔案時，沒有依據(jù)可循[2]，尤其是在進行工作交接時，不同的管理人員往往有不同的習(xí)慣，又沒有統(tǒng)一的行為標(biāo)準，如果溝通不充分就很容易出現(xiàn)混亂。企業(yè)單位應(yīng)該通過一系列的規(guī)章制度來規(guī)范員工行為，從而有助于順應(yīng)人員變化，促進歸檔的及時性和規(guī)范性。

（三）管理人員素質(zhì)不高

人事檔案管理是一個具有特殊性的工作崗位，它對于管理人員的首要要求就是具備良好的思想素質(zhì)以及強烈的責(zé)任感，除了這些基本要求之外，一個優(yōu)秀的管理人員還應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力。管理人員也要積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，順應(yīng)時代發(fā)展需求，采用先進的方法和設(shè)備對人事檔案進行更加便捷有效的管理，避免出現(xiàn)人事檔案查找困難、使用困難的情況發(fā)生，使檔案的社會價值能夠充分地發(fā)揮出來。另外，檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定、流動頻繁、變化大的問題也對管理工作的開展帶來了很多阻力。這些流動性很大的人員往往身兼數(shù)職，缺乏嚴謹、專業(yè)、系統(tǒng)的知識，多是從其他部門臨時派遣過來的；還有一部分檔案管理人員利用職務(wù)之便，借助自己的有利條件，根據(jù)所掌握的用人信息來為自身尋求更好的發(fā)展，這樣的人員大多數(shù)無法專注于本職工作，更不可能去參加培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)來提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。除了優(yōu)秀的業(yè)務(wù)能力以外，較強的工作責(zé)任感、良好的創(chuàng)新水平也是管理人員應(yīng)該要具備的。

二、新形勢下人事檔案管理工作的改進措施

（一）樹立正確的人事檔案管理觀念

針對無用論、神秘論等一些錯誤觀念應(yīng)該及時改變，不斷進行觀念的更新，尤其注重人事檔案在人力資源開發(fā)中的作用，將其優(yōu)勢和作用充分地發(fā)揮出來，使相關(guān)單位以及檔案持有人都能夠充分認識到人事檔案的重要性和利用價值。首先，檔案的重要性在于它相當(dāng)于一個人的簡介，個人經(jīng)歷及其政治面貌等基本信息都會記錄在人事檔案中；其次，他人或者單位可以通過人事檔案對個人有一個簡單評估，有助于面試時對人才進行全方位的評估，也便于根據(jù)面試者的特點和優(yōu)勢安排工作，尤其在后期對于員工的提拔方面，往往需要對員工的能力、性格、道德品質(zhì)等各方面都有所了解，有些大公司甚至在入職之前對員工進行一次背景調(diào)查，而優(yōu)質(zhì)清晰的檔案管理在此時將會為這項工作提供很多信息。所以個人要認識到檔案的作用，積極主動地配合檔案管理部門的信息收集工作，企業(yè)也應(yīng)該認識到長期有效的檔案歸納對于企業(yè)長期發(fā)展的幫助。

（二）建設(shè)高素質(zhì)的現(xiàn)代人事檔案管理人才隊伍

人才對于企業(yè)單位來說是一種可持續(xù)發(fā)展的動力，是人事檔案管理工作中的主角，他們既是檔案管理服務(wù)的主體也是其被服務(wù)的主體。如果能夠認清這一點，那么檔案管理部門在進行檔案管理工作時就會明白側(cè)重于選取綜合素質(zhì)和專業(yè)水平高的工作人員是多么的重要。針對管理人員流動性較大且人員構(gòu)成不穩(wěn)定的問題，首先要強化檔案管理人員的培訓(xùn)工作，制定定期定量的考核制度，監(jiān)督工作人員不斷學(xué)習(xí)、不斷進步，積極加強自身業(yè)務(wù)能力。企業(yè)可具體實施下述：首先，積極組織人事管理人員進行培訓(xùn)和拓展學(xué)習(xí)，幫助他們更好地掌握人事檔案管理相關(guān)的知識和技能，并通過上級部門的配合及協(xié)調(diào)，讓檔案管理工作納入到干部人事管理工作的職責(zé)范圍之內(nèi)，作為干部人事工作的考核內(nèi)容之一，進而形成良好的制約機制。管理人員還需要完整地學(xué)習(xí)檔案管理的系統(tǒng)理論、熟練地掌握獨立的內(nèi)容和工作程序，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，用更高效的系統(tǒng)和方案來實現(xiàn)人事檔案管理。時代變化日新月異，時代的進步要求我們要具備現(xiàn)代化的管理知識，這就需要管理人員要有一定的計算機操作基礎(chǔ)，同時也要對新鮮事物的制度法規(guī)具有一定的理解能力，并且做到勇于擁抱新事物、勇于挑戰(zhàn)自我，不斷開拓創(chuàng)新，優(yōu)化管理系統(tǒng)，盡可能快地使人事管理檔案從最初的保存性逐漸向應(yīng)用性轉(zhuǎn)變。其次，管理人員最好建立超前的服務(wù)意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，圍繞制度要求和人事工作中明確指出的重點任務(wù)，盡可能地開發(fā)人事檔案中蘊含的有價值的信息資源，比如統(tǒng)計在職人員的年齡組成結(jié)構(gòu)、職稱構(gòu)成比例狀況、團隊交流狀況以及部門隊伍的發(fā)展需求、未來規(guī)劃等內(nèi)容的分析或預(yù)測，進而形成特定內(nèi)容的分析建議材料。這樣的檔案管理將為機構(gòu)的革新與進步、領(lǐng)導(dǎo)集體的更新與調(diào)整、工資福利的優(yōu)化與改革提供更加精準、完整、深刻且有價值的信息服務(wù)。

（三）建設(shè)完善的現(xiàn)代人事檔案管理新模式

以往的檔案管理模式同樣是封閉式的模式，比較保守，也不夠先進。在市場經(jīng)濟條件下出現(xiàn)了一些新的模式，這些新的檔案管理模式具有社會化、開放式的特點。同時，這些新的檔案管理模式是對舊管理模式的完善和補充，使得人事檔案可以向個人開放，讓個人也因此有權(quán)利來了解、評估檔案的內(nèi)容。這樣的檔案管理模式具有多樣性和綜合性的特點，為個人及用人單位都提供了更好的體驗和更豐富的選擇，還提高了尋找員工資料的高效性、準確性。這樣的模式除了能夠幫助用人單位更好、更方便地培養(yǎng)人才之外，還能幫助管理人員充分了解員工經(jīng)歷和性格等真實情況，從而提升企業(yè)自身的競爭力和管理魅力，繼而為企業(yè)吸引更多的優(yōu)秀人才。

（四）確保檔案材料收集無漏點

在收集檔案信息的過程中，收集人員對于被收集者的信息真實性并不能準確把握，甚至可能是完全陌生的情況，這些都是收集過程中的不利因素。為了解決這一問題，我們應(yīng)對被收集者的基本信息進行簡單調(diào)查和了解，進行簡單的瀏覽和記憶。其次在搜集完畢之后的管理工作中，管理人員也應(yīng)該隨時掌握檔案擁有人的各方面動態(tài)，做到一旦發(fā)生檔案變動就能及時形成材料、收集材料并存檔。還可以通過調(diào)動被收集人的積極性，拓展人事材料的收集渠道。比如在事業(yè)單位的人事檔案管理中，常常出現(xiàn)職工檔案的獎勵材料、業(yè)績材料非常少的情況，針對這鐘情況，可以鼓勵職工提供本人的學(xué)歷以及職稱證件、各種優(yōu)秀證書或是榮譽證件、業(yè)績材料等到人事部門進行集中掃描，并按照不同的分類進行整理和保管。如果遇到部分人事檔案因為種種不可控的因素而缺少的情況，管理人員應(yīng)該從曾經(jīng)負責(zé)過該人事工作的各個人員那里進行過往信息的搜集，改變現(xiàn)有信息零零碎碎、不系統(tǒng)、不連續(xù)的情況。單位還可以著手建立更加系統(tǒng)全面的職工檔案檢索系統(tǒng)，系統(tǒng)可包含人員總數(shù)、單位科室數(shù)量和職能設(shè)置情況、職工的最高學(xué)歷情況、目前職稱情況以及職工個人的出生日期、工作年限及其經(jīng)歷等個人信息，做到一個系統(tǒng)在手，單位、職工的詳細信息都會應(yīng)有盡有。

（五）健全規(guī)章制度，保證人事檔案管理工作順利開展

人事檔案管理需要制定一整套健全的規(guī)章制度來規(guī)范，這樣才能保證它的正常開展，這是它較強業(yè)務(wù)性、較廣業(yè)務(wù)面、突出政策性和程序性等特點共同決定的。我們應(yīng)該因地制宜，以2018年11月國家檔案局修訂頒發(fā)的《干部檔案工作條例》為指導(dǎo)，結(jié)合不同單位的實際人事管理情況，制定一套真正適合自身的人事管理制度。在政策制定之后，需要進一步落實和調(diào)整，首先是組織員工認真閱讀和學(xué)習(xí)制度的具體內(nèi)容，牢記制度中的各項規(guī)定，在日常工作中要嚴格按照制度要求進行工作，做到計劃、布置、檢查落實都做好，達到借助制度指導(dǎo)工作的程度。有關(guān)人員還可以積極與領(lǐng)導(dǎo)進行溝通，爭取得到重視，從而進行相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)。比如有的單位體系十分龐大，職工個人檔案卷數(shù)眾多，任務(wù)十分繁重。這時如何經(jīng)營好、管理好這些繁多的檔案，尤其是如何保證檔案的安全就成了重中之重的工作。

三、結(jié)語

社會不斷地發(fā)展，各種信息技術(shù)乃至管理方法也都在不斷地優(yōu)化和改革，人事檔案管理工作也進入了一個新的時期。在新時代背景下，管理人員對人事檔案管理工作應(yīng)該要有更深入的了解，這樣不僅是為了督促員工更好地為企業(yè)工作，也是為了企業(yè)將來能夠得到長遠發(fā)展。人事檔案管理人員必須清晰地認識到自己肩負的責(zé)任，積極做好人事檔案的管理工作，勇于挑戰(zhàn)傳統(tǒng)人事檔案管理模式，結(jié)合新技術(shù)和時代發(fā)展需求，更好地提供高質(zhì)量的服務(wù)。