文/濟(jì)南市章丘區(qū)人力資源和社會(huì)保障局 張紅光

人事檔案管理工作可以促進(jìn)社會(huì)保障部門的發(fā)展，檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，輔以先進(jìn)的信息技術(shù)，能夠更加準(zhǔn)確地縮減檔案的存儲(chǔ)空間，減少過多的人力資源浪費(fèi)，彌補(bǔ)了紙質(zhì)人事檔案管理工作的缺陷，促進(jìn)人事檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展。

一、人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理工作相關(guān)問題的分析

（一）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。在人力資源和社會(huì)保障局開展的檔案管理工作中，相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)管理水平偏低，綜合素質(zhì)不高且逐步老齡化，不會(huì)使用電腦等相關(guān)科學(xué)技術(shù)，致使人事檔案管理工作進(jìn)展緩慢，出現(xiàn)檔案管理工作組織效率低下的現(xiàn)象。從人力資源社會(huì)保障局的當(dāng)前實(shí)際情況得知，相關(guān)檔案管理部門的人員并沒有掌握專業(yè)的知識(shí)，接受和掌握檔案管理知識(shí)的速度也相對(duì)較慢，導(dǎo)致人事檔案管理工作開展舉步維艱。

（二）人事檔案管理工作成果不能達(dá)到統(tǒng)一完整合規(guī)。檔案管理工作的順利開展離不開科技的支持。相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該采用新興的檔案管理工作方法來提升檔案管理水平。首先，從當(dāng)前的主要形式上看，人事檔案管理人員采用的檔案管理方法過于老套，不但浪費(fèi)了很多時(shí)間，也造成檔案管理工作成效和現(xiàn)行規(guī)范之間存在較明顯的出入。其次，相關(guān)部門在辦公設(shè)備配置方面也存在差異，很多部門使用的計(jì)算機(jī)等相關(guān)電子設(shè)備功能不同，部分機(jī)器老化現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致檔案管理信息不規(guī)范。最后，在檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過程中，檔案管理部門人員的操作不專業(yè)，致使人事檔案管理工作不能達(dá)到相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

（三）人力資源和社會(huì)保障局利用檔案信息效率低下。個(gè)人檔案管理的資源利用效率較低是人事檔案管理最應(yīng)該解決的問題。造成此種現(xiàn)象原因有很多，人事檔案管理工作的組卷時(shí)間較為復(fù)雜，且管理流程煩瑣，檔案管理的細(xì)節(jié)環(huán)節(jié)存在“形式主義”，較多受約束，檔案管理工作無法快速有效落實(shí)，同時(shí)，存在人事檔案管理信息泄露的情況，部分使用者在調(diào)取檔案信息的過程中，帶無關(guān)的同事前往，導(dǎo)致檔案信息外漏，檔案管理的專業(yè)信息保密性受損。

（四）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法滯后性顯著。在國內(nèi)部分經(jīng)濟(jì)條件欠發(fā)達(dá)地區(qū)，長期沿用紙質(zhì)文件來記載相關(guān)人事檔案管理工作，經(jīng)過檔案管理人員組卷處理裝訂，調(diào)取檔案信息的人員搜集和查找信息時(shí)間過長，由于紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案的資料比較煩瑣復(fù)雜，導(dǎo)致獲取檔案信息的人員不方便查閱和復(fù)制相關(guān)檔案資料。

（五）人事檔案管理的硬件設(shè)備落后。人力資源和社會(huì)保障局的人事檔案管理是一項(xiàng)煩瑣又復(fù)雜的工作，相關(guān)檔案管理人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與收集時(shí)應(yīng)該具有一定的操作手段和管理方法，確保人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性。然而，當(dāng)前，人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作不容樂觀，記錄和保存檔案的電子設(shè)備如計(jì)算機(jī)存在系統(tǒng)運(yùn)行緩慢、機(jī)器設(shè)備老化等現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的整理速度，導(dǎo)致相關(guān)檔案整理人員收集與整理的資料凌亂不規(guī)范，最后影響檔案管理工作的工作效率。

二、人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理工作的解決策略

（一）建立健全人事檔案管理等相關(guān)制度。從管理存在的主要問題來看，為了確保檔案管理工作朝著科學(xué)規(guī)范化的方向發(fā)展，檔案管理部門應(yīng)該建立一套執(zhí)行力強(qiáng)、科學(xué)規(guī)范的檔案管理模式。在開展和組織人事檔案管理工作中，主要部門應(yīng)該以積極樂觀的工作態(tài)度來處理檔案管理工作，相關(guān)部門管理人員應(yīng)該明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范相關(guān)的執(zhí)行權(quán)限，不斷完善和改進(jìn)檔案管理監(jiān)督體系。與此同時(shí)，管理層還應(yīng)該實(shí)施相應(yīng)的績效考核制度，建立和健全激勵(lì)員工創(chuàng)造性的體系，提高檔案管理水平。

（二）增設(shè)人事檔案管理的崗位，擴(kuò)大人才隊(duì)伍建設(shè)。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人力資源和社會(huì)保障局需要收集和管理的信息逐漸增多，工作量也在逐年加大。因此，國家在人事檔案管理方面應(yīng)該加大改革，重視人事檔案管理工作，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，招聘具有大專以上學(xué)歷的專業(yè)性人才，并經(jīng)過專門的集中培訓(xùn)管理，統(tǒng)一安排上崗，負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。在檔案管理工作中，定期組織檔案管理學(xué)習(xí)交流，使得檔案管理工作全面落實(shí)。

（三）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范檔案工作管理。首先，國家應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注人事檔案管理中硬件設(shè)施的安全和可靠性，為了提高人事檔案管理工作的資源利用率，應(yīng)加大資金力度，購買先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備來確保檔案管理工作的有效開展。其次，相關(guān)部門應(yīng)該明確各部門的崗位職責(zé)，劃分合理的辦公場所，為人事檔案管理工作人員提供一個(gè)良好的工作空間。最后，管理人員應(yīng)該專門設(shè)置一個(gè)存儲(chǔ)檔案信息的場所，促使檔案管理保管存儲(chǔ)更加規(guī)范透明，提高整體部門的組織管理水平。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理人員的管理方式。在檔案管理進(jìn)程中，人事檔案管理工作人員沒有對(duì)自身的本職工作予以重視，管理意識(shí)相對(duì)淡薄，很多工作人員的管理效率與執(zhí)行力都相對(duì)較差，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理失責(zé)等相關(guān)問題。因此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的組織管理方法，在工作中完善檔案管理水平，提高檔案管理效率。

（五）構(gòu)造人事檔案管理的監(jiān)督機(jī)制。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，人力資源和社會(huì)保障局應(yīng)該透明化，利用經(jīng)濟(jì)、法律等相關(guān)措施保證人事檔案管理工作能夠在良性發(fā)展的時(shí)間空間環(huán)境下，提高人事檔案管理工作的整體服務(wù)質(zhì)量，提高相關(guān)檔案管理人員的管理水平，并在相關(guān)制度完善的基礎(chǔ)上，建立健全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，做好檔案管理風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督與改進(jìn)工作。

（六）加大人事檔案管理工作的創(chuàng)新模式。為保證人事檔案管理工作信息檔案管理更加先進(jìn)、智能，不但要求相關(guān)人員具備專業(yè)的綜合素養(yǎng)，同時(shí)還應(yīng)該具有發(fā)達(dá)的頭腦和適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的管理思維，人力資源和社會(huì)保障局的管理階層更應(yīng)該加強(qiáng)自身的創(chuàng)新管理方法，通過學(xué)術(shù)性的交流和探討、安裝先進(jìn)管理設(shè)備等方法來提高檔案管理水平，挖掘?qū)I(yè)性人才，創(chuàng)造人事檔案管理的新方法，加強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性和安全性。

三、人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理工作的發(fā)展方向

（一）信息化發(fā)展模式。數(shù)字化的人事檔案管理信息是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的主要發(fā)展方向。數(shù)字化的檔案管理手段科學(xué)準(zhǔn)確地管理統(tǒng)計(jì)并存儲(chǔ)了檔案管理信息，使用者可以利用計(jì)算機(jī)等相關(guān)軟件來查閱搜索需要獲取的檔案信息，縮減了查找時(shí)間，提高了相關(guān)人員的工作效率，給廣大使用者提供了便利，也使人事檔案管理工作更加專業(yè)、高效。

（二）人力資源和社會(huì)保障局的發(fā)展態(tài)勢。人事檔案管理工作隨著電子信息等相關(guān)技術(shù)水平的發(fā)展，呈現(xiàn)出信息化的態(tài)勢。在人力資源和社會(huì)保障局信息化檔案管理的模式下，開展檔案管理工作，可以高效合理地為廣大人民群眾實(shí)現(xiàn)人事檔案管理資源的有效分配和利用，使人事檔案管理工作的保密性不斷提高，促進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程盡快實(shí)現(xiàn)。

四、意義探究

從人力資源和社會(huì)保障局的當(dāng)前形勢來看，人事檔案管理工作能更加規(guī)范地完善社會(huì)各個(gè)部門人力資源系統(tǒng)的和諧運(yùn)行，為社會(huì)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧、科學(xué)管理起到了一定的促進(jìn)作用，同時(shí)，各個(gè)行業(yè)的人員利用人事檔案管理的信息，能快速地查找和發(fā)現(xiàn)所需要的人才，經(jīng)過相應(yīng)的人才建設(shè)，挖掘人才資源，提高市場競爭力，給很多人才創(chuàng)造并提供就業(yè)機(jī)會(huì)。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢促進(jìn)人事檔案管理工作信息化管理工作更加統(tǒng)一規(guī)范，但在人事檔案管理過程中，存在很多管理問題，有待解決。經(jīng)過上述分析，檔案管理人員應(yīng)從思想上認(rèn)識(shí)到完善基礎(chǔ)設(shè)施工作的必要性，加強(qiáng)高技能、素質(zhì)優(yōu)良人才培養(yǎng)的力度，重視現(xiàn)代化辦公技術(shù)方法的應(yīng)用，最大限度優(yōu)化管理工作質(zhì)效，確保檔案管理工作穩(wěn)健發(fā)展。