文/遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財政金融事務服務中心 田蕊

近年來網(wǎng)絡信息技術的影響已經(jīng)滲透到社會發(fā)展的各行各業(yè)中，檔案管理工作也不例外，信息化技術被應用于人事資料檔案管理與單位人才體系構筑工作中。一方面推動檔案管理創(chuàng)新轉型，更好地為事業(yè)單位管理服務。另一方面也提升了人事檔案流轉效率，為個人職業(yè)發(fā)展描繪出更加清晰的藍圖，由此可見，在信息化視野下重新審視檔案管理工作，尤其是人事檔案管理工作，對于組織機構和個人發(fā)展而言均有積極意義，也是信息時代發(fā)展的必然需求。鑒于此，下文將從信息化視角入手，分析人事檔案管理工作的新變化，并進一步探討人事檔案管理未來發(fā)展的危與機，在此基礎上探索人事檔案管理的創(chuàng)新路徑。

一、信息化視野下人事檔案管理新變化

（一）人事檔案管理技術持續(xù)升級。信息技術持續(xù)優(yōu)化升級是信息時代的典型特征，目前電子管理系統(tǒng)、電子調(diào)用系統(tǒng)等技術已經(jīng)較為廣泛地應用到檔案管理實踐當中，改變了傳統(tǒng)以紙質人事檔案、人工查找為主的工作形式，在提升檔案流轉效率、保障檔案安全方面起到了積極作用。同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)前沿的云存儲技術、智能圖像識別、智能語音識別等技術的成熟，這些技術將與人事檔案管理相融合，進一步突破現(xiàn)有的人事檔案管理格局。

（二）人事檔案存儲方式日趨多樣。提起檔案資料，尤其是人事檔案資料，多數(shù)人的印象仍停留在一張檔案紙、一本檔案冊的階段，這是由于傳統(tǒng)的人事檔案都是以紙質方式來存儲的，早期以人工手寫記錄為主，后期隨著電子表格的普及轉為電子打印檔案表單方式。目前在大數(shù)據(jù)、云存儲等技術的強力支持下，人事檔案存儲方式日趨多樣化和現(xiàn)代化，存儲介質從紙質轉變?yōu)橐苿佑脖P、云盤等多種形式，記錄形式不僅局限于文字，還擴展到圖像、視頻、音頻等多種形式，呈現(xiàn)出多樣而又靈活的發(fā)展態(tài)勢。

（三）人事檔案管理部門職能轉變。在信息化的背景下，人事檔案管理部門的職能也自然而然地發(fā)生了轉變，從傳統(tǒng)人事檔案收集、整理、保管為主的職能，轉變成為人事檔案全面管理與充分利用的諸多職能，要求人事檔案從業(yè)者逐步完成從“管理者”到“服務者”角色的轉型。除此以外，也要求人事檔案從業(yè)者立足現(xiàn)有的檔案管理寶貴經(jīng)驗，不斷吸取信息技術前沿技術并將其應用到工作當中，為各單位人事檔案管理路徑創(chuàng)新工作做好知識與能力上的儲備。

二、信息化視野下人事檔案管理的危與機

（一）人事檔案管理的發(fā)展機遇。在信息化技術的支持下，各類檔案管理工作都迎來了提升管理效能的良好機遇，人事檔案也不例外。一方面，信息化推動了個人檔案走向現(xiàn)代化，有利于個人職業(yè)生涯的發(fā)展，人事檔案包含的內(nèi)容更加全面、立體，以往是通過寥寥數(shù)語描繪一個人的成長歷程，而現(xiàn)在能夠通過立體化的形式全面地展示一個現(xiàn)代人在社會上生存發(fā)展的足跡；另一方面，信息化更好地促進了檔案資料整合工作，跨區(qū)域快速調(diào)取人事檔案成為可能，讓人事檔案的管理克服了空間和時間的限制，順應了經(jīng)濟貿(mào)易全球化的發(fā)展趨勢，促進了人才在全國乃至于全世界范圍內(nèi)的流動。

（二）人事檔案管理的潛在風險。上文著重分析了信息化背景下人事檔案管理良好的發(fā)展機遇，但同時也應當認識到，信息技術并非百利而無一害，在實際工作中也有不少潛在風險，因此必須認識到信息化對檔案管理可能產(chǎn)生的風險，才能夠更好地利用信息技術為檔案管理工作服務。潛在風險主要體現(xiàn)在人事檔案管理安全性上，云存儲的電子化人事檔案存在網(wǎng)絡病毒攻擊、信息惡意泄露、后臺非法篡改等風險，提升了人事檔案管理工作的技術難度。

三、信息化視野下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）引入電子化人事檔案管理系統(tǒng)。目前，事業(yè)單位的各項具體行政工作中都有電子信息系統(tǒng)的支持，小到內(nèi)部考勤績效系統(tǒng)，大到資產(chǎn)管理、信息傳遞系統(tǒng)等等。首先，引入信息管理系統(tǒng)是人事檔案創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。引入電子化人事檔案系統(tǒng)，首先要求單位內(nèi)部硬件條件過關，至少擁有1～2臺專門負責人事檔案統(tǒng)計的電子計算機設備，同時配備資料高清掃描儀等設備作為輔助。其次，將現(xiàn)有的紙質版檔案盡快轉化為電子形式，并將其上傳到電子檔案系統(tǒng)當中，為檔案數(shù)據(jù)庫的搭建做好資料儲備工作，在此基礎上搭建人事檔案目錄庫，實現(xiàn)電子檔案歸檔。再次，遵循信息技術邏輯在檔案管理法的框架內(nèi)開展系統(tǒng)設計工作，根據(jù)人事管理需求為人事檔案分級，逐步從技術上實現(xiàn)人事檔案立卷、人事檔案歸檔、人事檔案檢索等多項工作。最后，在人事檔案管理系統(tǒng)中開設主管理賬號與若干子賬號，并逐步為事業(yè)單位內(nèi)部每名工作人員開通個人賬號，設置不同的檔案查閱權限，滿足個人和單位對人事檔案查閱和調(diào)取的現(xiàn)實需求。

（二）提供多元化人事檔案信息服務。傳統(tǒng)人事檔案管理被認為是較為“清閑”的工作，也就是說人事檔案工作內(nèi)容相對較少，能夠提供的信息服務比較有限，在當前信息化的視野下，應積極提供多元化信息服務。首先，做好本單位人事檔案基礎服務，為人事檔案的管理和查詢設置明確的流程，提升人事檔案調(diào)取效率，為單位日常人事管理工作提供便利。其次，對人事檔案信息開展資料分析與數(shù)據(jù)發(fā)掘工作，利用可視化等數(shù)據(jù)處理技術，從宏觀角度分析本單位特點時間段內(nèi)在職員工基本情況、流動情況以及未來發(fā)展方向等等，從微觀角度對比分析每一名職工的工作水平以及為單位帶來的效益，為公平競爭、科學績效提供數(shù)據(jù)支持。最后，基于多樣化的需求開展個性化檔案服務，例如簡化檔案檢索功能、添加關鍵詞搜索入口、增設檔案調(diào)取痕跡記錄功能等等，為事業(yè)單位提供個性化、多元化、智能化的人事檔案信息服務。

（三）搭建檔案信息云共享平臺。信息共享是近年來隨著互聯(lián)網(wǎng)技術興起而逐步活躍的一個領域，如果信息本身不流通、不共享、不為人所知，那么信息存儲的意義也將不復存在。而人事檔案信息作為信息資料的一種，具有特殊性，因為人事檔案往往涉及大量的個人隱私，出于對公民信息安全的考慮，應當在征求本人完全理解和同意的基礎上才公開。筆者提出的搭建檔案信息云共享平臺，是指事業(yè)單位人事管理內(nèi)部的信息云共享，通過人事檔案資料庫構筑的形式，讓整個事業(yè)單位的人事信息成為一個動態(tài)有機體，能夠在保障個人信息安全的前提下實現(xiàn)資源共享，為組織內(nèi)外部人事調(diào)動工作提供參考，讓合適的人能夠在適合的崗位上發(fā)光發(fā)熱，減少能力與職位不匹配的問題。除此以外，還可以從專業(yè)分類的角度，實現(xiàn)行業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)資料共享，通過數(shù)據(jù)、智能識別等一系列技術搭建各專業(yè)領域高精尖人才數(shù)據(jù)庫，便于各行政單位根據(jù)實際需求引入高水平人才。

（四）重視人事檔案安全防護工作。上文提到，信息化的人事檔案管理雖有諸多好處，但也面臨著網(wǎng)絡病毒攻擊、信息惡意泄露、后臺非法篡改等諸多風險，因此，必須高度重視人事檔案安全防護工作，做好實體和網(wǎng)絡兩方面的安全保護。一方面，在實體人事檔案保護方面，要求做好檔案室防火防電防潮的相關工作，保障紙質人事檔案存放在安全區(qū)域中，保障負責電子檔案工作的計算機處于適宜的運行環(huán)境當中，一旦出現(xiàn)設施過熱、線路老化、內(nèi)存超載等情況及時做好維修工作，為人事檔案管理營造安全的環(huán)境；另一方面，在電子人事檔案保護方面，要求采購高質量的防火墻軟件，并根據(jù)檔案存儲的需求更新軟件補丁，聘請專業(yè)的數(shù)據(jù)庫技術人員定期維護人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過自動備份等方式防止人事檔案信息損壞或丟失，采取不同加密方式做好人事檔案個人隱私的保密工作，一旦發(fā)現(xiàn)非法侵入或非法篡改人事檔案的情況及時匯報。

（五）持續(xù)優(yōu)化人事檔案工作流程。人事檔案管理工作本質上是為事業(yè)單位人事調(diào)動與個人職業(yè)發(fā)展服務的，具有鮮明的服務屬性，因此應當進一步優(yōu)化人事檔案工作流程。首先，在人事檔案資料收集方面，改變傳統(tǒng)大量手寫填表的煩瑣流程，通過入職前線上填表、增加篩選項的方式更高效地收集到從業(yè)者檔案信息。其次，在人事檔案歸檔方面，通過電子線上審核的方式進行檔案審核，對于填寫有誤的信息標注后再退回到填寫人手中，確認個人檔案信息無誤的基礎上進行電子歸檔工作，為每一份人事檔案做好標簽，便于日后開展信息篩選工作。最后，在人事檔案調(diào)取方面，采取雙重定級原則，做好人事檔案保密分級的同時，對于調(diào)取人也進行權限分級，使檔案調(diào)取工作更加安全、快捷。

四、結語

總而言之，人事檔案管理實踐中應從系統(tǒng)引進、服務升級、信息共享、安全防護、優(yōu)化流程等方面入手，切實提升人事檔案管理現(xiàn)代化水平，使其更好地為事業(yè)單位人事管理工作服務。