廖桂梅

（福建省南平市邵武市勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁院，福建 南平 354000）

0 引言

2018 年11 月頒布的《干部人事檔案工作條例》第26 條明確指出：“組織人事部門(mén)及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開(kāi)發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。”但據(jù)調(diào)查，仍有許多地方尚未建立健全干部人事檔案信息化管理體系。為此，筆者就亟需構(gòu)建干部人事檔案信息化管理體系問(wèn)題進(jìn)行再思考、再探討。

1 構(gòu)建干部人事檔案信息化管理體系是新時(shí)代發(fā)展的必然

1.1 干部人事檔案信息化是當(dāng)前我國(guó)人事檔案發(fā)展的迫切需要

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理模式已經(jīng)難以滿足時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需求［1］。因此，將干部人事檔案管理信息化建設(shè)工作重視起來(lái)，并逐漸開(kāi)展信息化建設(shè)工作，不僅能夠使人事檔案管理中煩瑣的個(gè)人檔案信息轉(zhuǎn)換為簡(jiǎn)單明了的數(shù)據(jù)形式，還能夠使人事檔案信息以動(dòng)態(tài)的形式呈現(xiàn)出來(lái)。由此可見(jiàn)，要想使人事檔案管理工作能夠有效順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，并進(jìn)一步發(fā)揮出自身的實(shí)際價(jià)值，就必須要開(kāi)展信息化建設(shè)工作，進(jìn)而為人事檔案管理工作日后的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2 干部人事檔案信息化管理是數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展的必然要求

在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，各行各業(yè)需將高效且相對(duì)較為便捷的數(shù)字信息化技術(shù)利用起來(lái)，干部人事檔案管理工作在信息技術(shù)的影響下也將發(fā)生較為明顯的變化，這在一定程度上促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的有效發(fā)展，并逐漸提升了對(duì)數(shù)字信息技術(shù)的利用程度。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，干部人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)檔案信息服務(wù)能力的需求。干部人事檔案信息化管理不僅是人事部門(mén)開(kāi)展人事工作的實(shí)際需求，還是國(guó)家現(xiàn)代化發(fā)展的重要基礎(chǔ)［2］。

1.3 干部人事檔案信息化管理是提升辦公效率的重要手段

傳統(tǒng)的人事檔案管理過(guò)于看重實(shí)體管理，這就需要檔案管理工作人員進(jìn)行大量的信息收集、整理以及管理等，因此工作量大，耗時(shí)費(fèi)力，且工作效率難以得到有效保障。而采用信息化管理，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在完成信息化建設(shè)目標(biāo)后，可以有效提升干部人事檔案管理的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化水平，進(jìn)而大幅度提升檔案管理工作的工作效率。

1.4 干部人事檔案信息化管理為干部管理規(guī)范化管理提供有力支撐

結(jié)合當(dāng)前一些單位開(kāi)展人事工作的實(shí)際情況來(lái)看，工作的過(guò)程中常會(huì)形成眾多人事信息，而一些人事信息的時(shí)間較為久遠(yuǎn)，且缺乏必要的規(guī)范性以及信息內(nèi)容不完整等，這就難以滿足單位與人事部門(mén)對(duì)單位工作人員進(jìn)行宏觀管理以及微觀管理的實(shí)際需求。為確保按照公平原則選拔出的干部能夠得到群眾的認(rèn)可，并對(duì)干部管理工作開(kāi)展有效的監(jiān)督，必須保障干部人事檔案管理信息化建設(shè)的整體質(zhì)量。

在干部就任前，需在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中系統(tǒng)查閱相關(guān)人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲情況等，進(jìn)而有效提升擬任干部信息公示的準(zhǔn)確性；在干部就任相關(guān)職位的過(guò)程中，還需進(jìn)一步收集干部的相關(guān)表現(xiàn)，并以此為基礎(chǔ)對(duì)相關(guān)干部的任職情況做出客觀的、科學(xué)的評(píng)價(jià)，進(jìn)而將這些評(píng)價(jià)信息與人事部門(mén)出具的任免審批等材料信息一同記入相關(guān)干部的個(gè)人人事檔案中，以此來(lái)有效提升人事檔案信息的實(shí)效性［3］。此外，人事檔案管理信息化建設(shè)在優(yōu)化單位干部隊(duì)伍等方面也有著重要的作用。在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化目標(biāo)后，可有效提升統(tǒng)計(jì)相關(guān)干部年齡、性別以及任職年限等工作的便利，也可幫助人事部門(mén)進(jìn)一步掌握相關(guān)干部的實(shí)際工作效率以及相關(guān)考核信息。這樣一來(lái)，不僅有效提升了干部管理等工作的規(guī)范性，還在一定程度上提升了相關(guān)工作開(kāi)展的效率。

1.5 干部人事檔案信息化管理為科學(xué)有效決策提供重要輔助

結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，人事檔案這類重要信息資源的形成，往往需要檔案管理工作人員為其投入大量的精力。人事檔案還包含著許多重要文件、數(shù)據(jù)等，并且其還是歷任領(lǐng)導(dǎo)人員開(kāi)展具體決策活動(dòng)的直觀體現(xiàn)，因此，對(duì)后期決策活動(dòng)的科學(xué)性有著重要的影響［4］。其實(shí)，干部人事檔案管理的信息化建設(shè)還能夠在干部選拔等工作開(kāi)展的過(guò)程中起到輔助決策分析的重要作用。一是在人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)后，可在相關(guān)干部就任某一崗位前通過(guò)查閱檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中相關(guān)干部的個(gè)人信息，并對(duì)相關(guān)干部的個(gè)人人事檔案開(kāi)展嚴(yán)格的審查工作，以此來(lái)保障干部選拔的科學(xué)性，并有效避免了干部“帶問(wèn)題提拔”等現(xiàn)象的出現(xiàn)。二是相關(guān)部門(mén)還可利用檔案系統(tǒng)來(lái)進(jìn)一步分析并掌握相關(guān)干部的實(shí)際基本情況，以此來(lái)幫助相關(guān)主管部門(mén)及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，進(jìn)而以此為基礎(chǔ)構(gòu)建備選干部人才數(shù)據(jù)庫(kù)，從而針對(duì)這類人員自身的特點(diǎn)開(kāi)展專業(yè)化的培訓(xùn)教育工作，以此來(lái)不斷充實(shí)單位內(nèi)部的干部人才隊(duì)伍。

2 構(gòu)建干部人事檔案信息化管理體系的有效策略

2.1 要配齊配強(qiáng)硬件設(shè)施設(shè)備和加強(qiáng)設(shè)施設(shè)備的管理力度

干部人事檔案管理的數(shù)字化、信息化，要求高標(biāo)準(zhǔn)配齊配好檔案管理需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、高拍儀、數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、縮微復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施設(shè)備。信息化檔案管理要求安裝可操作性強(qiáng)的專門(mén)干部人事管理系統(tǒng)軟件。由于干部人事檔案要提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，還要求采用高容量的存儲(chǔ)載體，這樣才能滿足新時(shí)代信息存儲(chǔ)的需要。

同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化設(shè)施設(shè)備的管理。一是要科學(xué)養(yǎng)護(hù)設(shè)施設(shè)備；二是要完善安全保障措施，提高信息化安全防護(hù)水平，確保信息資料不會(huì)損壞、丟失、泄密等；三是要對(duì)電子檔案以及實(shí)體檔案庫(kù)房進(jìn)行全方位監(jiān)控，同時(shí)做好設(shè)施設(shè)備的維護(hù)、升級(jí)、更新等管理工作，為信息化工作開(kāi)展提供強(qiáng)有力的物質(zhì)保障。

2.2 要不斷完善提升軟件設(shè)施和健全管理制度

2.2.1 提高檔案管理人員信息化工作能力和信息化意識(shí)

檔案管理人員應(yīng)熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理和服務(wù)，因此必須要對(duì)檔案管理人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的信息化管理技能。

利用計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)文件的自動(dòng)登記，輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用等文檔處理的一體化和檔案保存的技術(shù)化，這就對(duì)管理人員提出了更高的要求。為此，檔案管理人員要非常熟練掌握電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，這樣才能保證檔案信息的完整性與信息的安全性。

因此，作為檔案管理人員應(yīng)積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷提高信息化工作能力以及強(qiáng)化信息化意識(shí)。

2.2.2 建立健全信息化管理機(jī)制，實(shí)施電子檔案常態(tài)化管理

為明晰相關(guān)責(zé)任，根據(jù)單位實(shí)際情況建立健全規(guī)范的信息化管理機(jī)制，以保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行。檔案管理部門(mén)必須依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的相關(guān)要求，制定出適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)電子檔案常態(tài)化管理。

人事檔案管理信息化需要對(duì)大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描處理，然后形成PDF 文件或者JPG 格式的圖片，而這一處理流程較為煩瑣，需要投入大量的人力資源，并且需耗費(fèi)大量時(shí)間。在這種情況下，人事部門(mén)應(yīng)將此項(xiàng)工作列為一項(xiàng)常態(tài)化管理工作。一方面，要通過(guò)進(jìn)一步完善干部人事檔案的崗位目標(biāo)責(zé)任制，將各項(xiàng)工作內(nèi)容分派到每一位檔案管理人員的頭上，并督促其各司其職、各負(fù)其責(zé)，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成檔案資料的錄入、編目、存檔、掃描等工作［5］；另一方面，為了提高工作效率，人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將干部人事檔案管理工作的主要內(nèi)容、信息化建設(shè)的主要流程以及個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)等內(nèi)容納入培訓(xùn)計(jì)劃當(dāng)中，使檔案管理人員能夠認(rèn)清自己的責(zé)任與使命，將自己的本職工作做好、做細(xì)。此外，為了鼓舞工作人員的士氣與斗志，人事部門(mén)還應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個(gè)崗位的目標(biāo)責(zé)任，制訂一個(gè)科學(xué)系統(tǒng)的考核與獎(jiǎng)罰機(jī)制，對(duì)考核成績(jī)優(yōu)異的工作人員，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮職位晉升與職稱評(píng)定，使工作人員能夠全身心地投入到實(shí)際工作當(dāng)中，為推進(jìn)干部人事檔案的信息化管理進(jìn)程作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

2.2.3 加強(qiáng)監(jiān)督，增加檢查頻次，確保信息化管理健康運(yùn)行

與傳統(tǒng)的檔案管理模式不同，信息化管理模式更加注重管理工作的實(shí)效性，注重干部人事檔案的真實(shí)性。因此，人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)抽調(diào)精干力量專門(mén)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的使用、運(yùn)行與維護(hù)進(jìn)行全程跟蹤監(jiān)督，以保障檔案資源的實(shí)效性。同時(shí)，系統(tǒng)維護(hù)人員需要定期對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行全面細(xì)致檢查，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行存在漏洞或者問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以處理，以避免影響工作進(jìn)程。

3 結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案信息化管理體系的建立是信息技術(shù)高速發(fā)展的必然結(jié)果，這種新型的檔案管理模式不僅為檔案管理工作注入了活力，而且也開(kāi)辟了人事檔案管理工作的嶄新格局。一方面，其摒棄了傳統(tǒng)管理模式的工作滯后性，使工作效率得以大幅提升；另一方面，其標(biāo)志著檔案管理工作的先進(jìn)性，即融入了自動(dòng)化與智能化管理元素，使檔案資源的利用率不斷提升。因此，在這種利好形勢(shì)下，干部人事檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)硬件和軟件設(shè)施建設(shè)，特別是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的專業(yè)技術(shù)水平與執(zhí)業(yè)能力，在適應(yīng)新型管理模式的同時(shí)，為單位各項(xiàng)工作的順暢銜接提供更加便捷高效的檔案資源服務(wù)。