王騰煒

（西安石油大學(xué)，西安 710000）

0 引言

高校物資、設(shè)備在高等教育教學(xué)及科研中起到了重要的基礎(chǔ)性作用，是高校人才培育的重要手段和保障。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)張以及教育現(xiàn)代化發(fā)展，教學(xué)及科研相關(guān)的物資、設(shè)備等的采購也越來越多。為推動高等教育及科研發(fā)展，國家也明確要求高校和科研院所要簡化科研儀器設(shè)備采購流程，以提高采購靈活性和便利性。但物資采購管理一直是高校較為薄弱的環(huán)節(jié)，在“放管服”的背景下，高校物資設(shè)備采購管理如何做到“放得下、接得住、管得好、服務(wù)優(yōu)”，是需要高校認(rèn)真思考和解決的課題。高校必須立足實際深入研究，不斷完善和健全物資采購流程，才能提升物資設(shè)備采購與管理水平，實現(xiàn)資源優(yōu)化重組與合理配置，使有限的資源得到最大化利用，進(jìn)而推動高校創(chuàng)新和持續(xù)發(fā)展。

1 高校物資設(shè)備采購流程規(guī)范化管理的意義

高校物資設(shè)備采購是指高校利用財政性資金對教育教學(xué)和科研所需的指定集中采購目錄內(nèi)或者采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)進(jìn)行采購的行為。采購方式可分為公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購和詢價、國務(wù)院認(rèn)定的其他采購方式。其中，公開招標(biāo)是高校最常用的方式之一。

高校物資設(shè)備采購是一個具體而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，如果采購管理制度與采購流程沒有進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，就可能會導(dǎo)致采購工作出現(xiàn)紊亂，不僅會造成盲目采購物資設(shè)備的情形，導(dǎo)致采購經(jīng)費損失，還會降低采購質(zhì)量，甚至給高校建設(shè)與發(fā)展帶來不良影響。可見，高校物資設(shè)備采購流程規(guī)范化管理意義重大，直接關(guān)系到高校工作的效率，還與實現(xiàn)“陽光工程”的目標(biāo)休戚相關(guān)。一是有利于降低采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險。因為高校物資設(shè)備采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能會有風(fēng)險，加強對采購流程的管控，使之更加規(guī)范，可降低風(fēng)險發(fā)生的可能性，確保高校資產(chǎn)的安全。二是有利于保證髙校采購業(yè)務(wù)有序運行。有的高校中未設(shè)置專門的采購管理部門，物資設(shè)備采購大多由資產(chǎn)管理部門、基建處、后勤處、教材科等分開負(fù)責(zé)，難以實現(xiàn)采購流程高效運行，而對采購流程進(jìn)行規(guī)范化管理，可以促進(jìn)各部門協(xié)同，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)高效運轉(zhuǎn)。三是有利于遏制采購腐敗問題。高校物資設(shè)備采購?fù)ǔ?shù)量多、規(guī)模大，有些掌握采購大權(quán)的單位或人員可能會因監(jiān)管不到位而出現(xiàn)貪腐行為，損害國家和學(xué)校的利益。采購流程規(guī)范化管理后就會減少漏洞，有效遏制采購腐敗問題。

2 當(dāng)前高校物資設(shè)備采購流程管理現(xiàn)狀與問題分析

2.1 現(xiàn)狀

隨著“科教興國”理念的實施，高等教育也獲得了長足的發(fā)展，許多學(xué)科教學(xué)的開展都需要強大的軟硬件設(shè)施。為提高教學(xué)能力與辦學(xué)質(zhì)量，高校需添加眾多品類的硬件設(shè)施及消耗品。國家在教育方面的投入逐年遞增，高校的設(shè)施設(shè)備也越來越健全和完善。從當(dāng)前高校物資設(shè)備采購管理實際情況來看，采購規(guī)模逐年遞增，種類繁雜，數(shù)量龐大，設(shè)備技術(shù)含量較高，資金流動較大，使高校物資采購工作難度不斷加大。

2.2 問題

2.2.1 物資采購制度不夠健全

高校在物資采購方面都有一套自己的規(guī)章制度，以此作為物資采購和資產(chǎn)管理的依據(jù)。但在實際工作中，物資設(shè)備采購管理制度還不健全，存在許多缺陷，很多制度制定時間較早，缺乏創(chuàng)新性和可操作性。而我國社會發(fā)展日新月異，經(jīng)濟(jì)與教育都發(fā)生了巨大變化，這樣一來，原有的采購制度就容易給高校物資采購工作帶來阻礙，加上采購市場存在不確定性，采購產(chǎn)品具有多樣化特點等，因而極易影響采購工作的科學(xué)性、專業(yè)性，降低物資采購的質(zhì)量、效率和學(xué)校資金利用率等。

2.2.2 采購流程不夠規(guī)范

在高校物資設(shè)備采購過程中，一般通過招投標(biāo)方式進(jìn)行采購。學(xué)校招投標(biāo)管理部門組織開展采購招投標(biāo)工作，但因高校長期以來對資金管理比較重視，相對輕視物資管理，加上各部門獨立性較強，采購需求各不相同，資產(chǎn)信息化管理水平不高，在招投標(biāo)協(xié)調(diào)配合方面容易出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，如物資采購信息收集不完整，信息透明度不高，各部門各自為政等。這就導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)物資與賬務(wù)不符、物資購買后閑置、貪污腐敗等問題。采購管理層級相對較多，采購周期長，預(yù)算執(zhí)行階段時間短，部分物資設(shè)備采購儀器設(shè)備技術(shù)先進(jìn)，市場供應(yīng)少，技術(shù)參數(shù)復(fù)雜，采購前期論證工作不夠充分，常出現(xiàn)采購行為與采購需求不一致、經(jīng)費超出預(yù)算的情況。招投標(biāo)信息溝通渠道不足，未建立供應(yīng)商庫、評審專家組不全面等都會導(dǎo)致采購流程出現(xiàn)風(fēng)險。

2.2.3 資產(chǎn)驗收環(huán)節(jié)管控及內(nèi)部監(jiān)督不嚴(yán)

高校物資設(shè)備采購的資產(chǎn)驗收是最后的環(huán)節(jié)，鑒于部分物資設(shè)備技術(shù)參數(shù)比較專業(yè)和復(fù)雜，高校缺乏相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)專家參與驗收，在驗收環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)驗收標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}，易使不合格物資設(shè)備通過驗收。在采購資金報告及支出票據(jù)方面還存在管理不善的問題，如缺少發(fā)放結(jié)余及相關(guān)處理明細(xì)，購物票據(jù)證明不齊全等。此外，還缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督。審計處是高校內(nèi)部監(jiān)督的重要機構(gòu)，在采購審計工作上，審計部門缺乏跟蹤調(diào)查體系，審計人員知識儲備無法滿足采購業(yè)務(wù)需求，因而影響內(nèi)部審計效率，造成審計工作不夠全面，無法將采購業(yè)務(wù)及其資金管理后續(xù)情況真正落到實處，審計的結(jié)果不夠準(zhǔn)確。

3 高校物資設(shè)備采購流程規(guī)范化管理的有效策略

3.1 建立健全采購管理制度，提高物資設(shè)備采購質(zhì)量

高校物資設(shè)備采購流程規(guī)范化管理的主要目的，就是要科學(xué)選擇供應(yīng)商，以合理的價格進(jìn)行采購，保證物資設(shè)備的品質(zhì)能較好地滿足教育教學(xué)與科研所需。制度是采購的依據(jù)，為順利達(dá)成采購的目的，高校就要對采購管理制度結(jié)合實際進(jìn)行完善，對物資設(shè)備采購各環(huán)節(jié)的權(quán)力運行加以規(guī)范，做到“寬而有制，放而不流”，這樣才能縮短采購周期，確保物資設(shè)備采購程序的合法、規(guī)范與高效，達(dá)到采購質(zhì)量可靠、價格實惠、過程透明的效果。要積極推進(jìn)“放管服”改革，明確定義科研儀器設(shè)備，盡量簡化程序，視采購金額不同分類管理。比如，如果是科研急需的設(shè)備和耗材，就要實施特事特辦的方法，增強采購的靈活性和便利性；如果是公開招標(biāo)限額以上的設(shè)備采購，鑒于相關(guān)簡化流程配套措施尚未出臺，就應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)審批程序；如果是限額以下采購，就應(yīng)以“有效競爭”作為根本出發(fā)點，使用高效、便捷的多種采購方式進(jìn)行采購，以提高采購質(zhì)量和采購效率。要結(jié)合科研人員需求，使用多樣化采購平臺，實現(xiàn)全流程電子化，以縮短采購周期，實現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路，老師少跑腿”。

3.2 應(yīng)用供應(yīng)鏈管理思想重組流程，利用管理信息化系統(tǒng)規(guī)范流程

高校應(yīng)積極推行流程管理，對采購流程進(jìn)行細(xì)化管理。加強物資采購前期論證和市場調(diào)研工作，加大采購計劃的審計力度，充分論證采購的必要性和資金安排的可行性，設(shè)備采購的科學(xué)性、合理性，避免盲目購置和重復(fù)購置現(xiàn)象，使采購計劃具有科學(xué)性和可執(zhí)行性。在當(dāng)今企業(yè)管理中，供應(yīng)鏈管理是重要的改革內(nèi)容之一，高?？山梃b供應(yīng)鏈管理思想，對采購流程管理進(jìn)行創(chuàng)新。在供應(yīng)鏈管理的模式下，高校采購是供應(yīng)物流與社會物流的銜接點，供需雙方是戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，高校需要根據(jù)供應(yīng)商的有關(guān)信息，如對市場的細(xì)分、附加價值、前置時間及對顧客需求的調(diào)研等，決定進(jìn)貨批量、進(jìn)貨時間，評價采購的質(zhì)量、價格、收益和時間等因素。在信息暢通和集成的情況下，可選擇供方管理倉庫的方式，實現(xiàn)按需供貨，并進(jìn)行支付結(jié)算，這樣可以有效減少供需方分別入庫的流程，將不增值的環(huán)節(jié)簡化。

現(xiàn)在人類社會已經(jīng)進(jìn)入信息科技時代，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，也推動了高校物資采購流程管理模式的創(chuàng)新。高校可通過應(yīng)用采購流程管理信息化系統(tǒng)，來促進(jìn)采購業(yè)務(wù)處理流程規(guī)范化，實現(xiàn)降本增效。應(yīng)用采購流程管理信息化系統(tǒng)，需要做到周密計劃，保證有足夠的采購提前期和采購預(yù)算；設(shè)置目標(biāo)成本，嚴(yán)格控制成本的限額；控制庫存量，并嚴(yán)格控制付款程序；建立供應(yīng)商評估體系，加強供應(yīng)商關(guān)系管理，以優(yōu)化高校采購供需關(guān)系，適時調(diào)整采購流程管理策略。目前，高校的采購平臺較多，容易出現(xiàn)采購流程管理問題，可充分利用信息化手段，建立集中化采購平臺，充分利用互聯(lián)網(wǎng)思維和大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立完備的產(chǎn)品信息庫，建立專家共享數(shù)據(jù)庫，實施采購數(shù)據(jù)動態(tài)管理，推動高校物資設(shè)備采購電子化進(jìn)入新的階段，實現(xiàn)采購效益最大化。

3.3 強化物資采購驗收工作管理，抓好內(nèi)控制度建設(shè)

高校要以規(guī)范化管理理念為導(dǎo)向，規(guī)范驗收程序，嚴(yán)格驗收工作管理，確保采購質(zhì)量。要審查驗收小組成員是否科學(xué)、合理，明確驗收人員工作職責(zé)。在對高新技術(shù)設(shè)備或技術(shù)復(fù)雜資產(chǎn)進(jìn)行驗收時，應(yīng)聘請該項技術(shù)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c驗收，促進(jìn)物資設(shè)備采購提質(zhì)增效。

要完善采購流程具體環(huán)節(jié)，細(xì)分全過程內(nèi)部控制活動。完善內(nèi)控體系，認(rèn)真梳理各崗位業(yè)務(wù)流程，做到不相容崗位相互分離。強化監(jiān)督體系建設(shè)，形成長效機制；明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，確定采購流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)和風(fēng)險防控點，加強風(fēng)險防控；在財政、審計、監(jiān)察等部門協(xié)同監(jiān)督基礎(chǔ)上，實現(xiàn)與各職能部門的深度融合，進(jìn)一步豐富監(jiān)督方式；暢通質(zhì)疑投訴問題的反饋和受理渠道，實現(xiàn)采購預(yù)算、采購需求及采購評審三者有效反饋，徹底排查整改問題。

4 結(jié)語

高校物資設(shè)備采購中，如果未能對采購流程進(jìn)行規(guī)范化管理，就很有可能降低物資設(shè)備使用率，導(dǎo)致教育教學(xué)與科研資源緊缺或閑置，影響高校各項工作有序開展，甚至滋生一系列腐敗行為。高校通過規(guī)范化采購流程管理，可引導(dǎo)物資設(shè)備采購工作向規(guī)范性、科學(xué)化方向發(fā)展，這對提升采購工作質(zhì)量和資金利用成效，推進(jìn)高校教育教學(xué)、科研水平不斷提升有積極的作用，應(yīng)在實踐中予以推廣應(yīng)用。