李研研

（吉林省地礦信息中心（吉林省地礦職工培訓(xùn)中心），長春 130000）

0 引言

事業(yè)單位有紙質(zhì)或電子文檔管理制度，每天會(huì)接收大量上級(jí)單位和同級(jí)單位的文件資料，有些涉密，有些則比較重要，需要留存，以至于每年積攢的文件數(shù)量和種類很多，給中小技術(shù)型事業(yè)單位工作人員帶來了很大的工作量。為了加強(qiáng)文檔管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)軟件的功能作用，減輕人員工作量，提高技術(shù)型事業(yè)單位有關(guān)部門的工作效率和工作質(zhì)量，建立一套與技術(shù)型事業(yè)單位文檔管理特點(diǎn)相適用的有效且科學(xué)化的計(jì)算機(jī)信息化管理系統(tǒng)尤為必要。

1 文檔管理系統(tǒng)開發(fā)的背景及可行性分析

1.1 文檔管理系統(tǒng)開發(fā)的背景

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)都開始了無紙化、自動(dòng)化辦公，由于技術(shù)型事業(yè)單位的特殊性，其每年所積攢的紙質(zhì)文件、數(shù)據(jù)圖表等資料頗多，對(duì)這些文檔的整理、分類、留存是一項(xiàng)煩瑣的工作。計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)為文檔資料的收集管理提供了方便，在滿足企事業(yè)單位需求的同時(shí)，最大限度減少了紙質(zhì)文件與資料積壓。利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)開發(fā)的文檔管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)信息快速查詢，方便文件收納，存儲(chǔ)量大、可靠性高、保密性好等，能極大提高文件管理的效率。

我國很多偏遠(yuǎn)及規(guī)模較小的技術(shù)型事業(yè)單位的文檔管理還處在傳統(tǒng)的手工模式階段，這不僅浪費(fèi)了人力、物力、財(cái)力，還大量耗費(fèi)了工作人員的時(shí)間及精力。要讓這些單位的文檔管理運(yùn)行機(jī)制更高效、合理，跟上時(shí)代的步伐，就要針對(duì)技術(shù)型事業(yè)單位管理中的文件資料歸檔工作要求，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)的手工歸檔操作，從而達(dá)到省錢、省事、省時(shí)的目的。技術(shù)型事業(yè)單位管要加快實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，加強(qiáng)信息化手段的應(yīng)用，為文件分類整理歸檔、文件資料的輸入輸出提供方便，以提高工作效率。

1.2 文檔管理系統(tǒng)開發(fā)的可行性分析

從系統(tǒng)的前期準(zhǔn)備到后期開發(fā)完成上線，這個(gè)過程需要大量的前期分析，具體如下。

1.2.1 管理可行性

文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用能極大減少人為輸入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，并且該系統(tǒng)占用的內(nèi)存小、易更新、易備份，極大節(jié)省了辦公用品，減少了單位的經(jīng)費(fèi)支出。因此，文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)容易得到相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的支持。

1.2.2 技術(shù)可行性

當(dāng)今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟硬件性能越來越強(qiáng)，硬件對(duì)軟件的支持使得系統(tǒng)開發(fā)變得更加容易。該軟件的開發(fā)可以在任何版本的Windows 操作系統(tǒng)下進(jìn)行。目前，結(jié)構(gòu)化查詢語言（Structured Query Language，SQL）混合C、Java、C#、C++等語言進(jìn)行編程的技術(shù)已經(jīng)相對(duì)成熟，并且這些編程語言都是開源的，不會(huì)存在成本高昂或侵權(quán)等問題，開發(fā)人員對(duì)這些編程語言也十分熟悉。在系統(tǒng)應(yīng)用后的修改維護(hù)方面，通過相應(yīng)的SQL 代碼可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫的修改與管理。系統(tǒng)程序規(guī)模也很小，基本一個(gè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)過計(jì)算機(jī)語言的技術(shù)人員就可獨(dú)立完成開發(fā)工作。

1.2.3 經(jīng)濟(jì)可行性

文檔管理系統(tǒng)運(yùn)行后將節(jié)省許多資源，為單位節(jié)省成本。因此，對(duì)文檔管理系統(tǒng)來講，前期統(tǒng)籌開發(fā)雖然需要一定的成本，但這些成本相比其日后的經(jīng)濟(jì)收益來說是微不足道的，后期收益遠(yuǎn)大于前期投入。

綜上，通過對(duì)管理、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)的可行性分析，可以得出結(jié)論，開發(fā)文檔管理系統(tǒng)是可行的。

2 文檔管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分析

2.1 組織結(jié)構(gòu)分析

對(duì)文檔管理系統(tǒng)來說，組織結(jié)構(gòu)分析是非常重要的環(huán)節(jié)。良好的組織結(jié)構(gòu)能夠創(chuàng)造高效率，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，以實(shí)現(xiàn)一個(gè)共同的目標(biāo)。該系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)是由文件系統(tǒng)管理員擔(dān)任最高層，下級(jí)分為3 個(gè)部門，依次是綜合管理部、部門主管端和普通用戶端。

2.2 功能結(jié)構(gòu)分析

文檔管理系統(tǒng)分成5 個(gè)部分進(jìn)行功能管理，分別為部門主管管理、普通用戶信息管理、綜合管理部用戶管理、文件管理、系統(tǒng)管理。

2.3 組織結(jié)構(gòu)與功能分析

組織結(jié)構(gòu)與功能分析主要包含3 部分內(nèi)容：組織結(jié)構(gòu)分析、業(yè)務(wù)過程與組織結(jié)構(gòu)之間的聯(lián)系分析、業(yè)務(wù)功能。組織功能聯(lián)系中，橫向?yàn)橄到y(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，縱向?yàn)橄到y(tǒng)功能結(jié)構(gòu)，然后對(duì)其進(jìn)行整理，分析得出二者的結(jié)構(gòu)聯(lián)系。

3 文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

3.1 新系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)按照系統(tǒng)功能的關(guān)聯(lián)程度而形成，使用瀏覽器/服務(wù)器模式（Browser/Server，B/S），同時(shí)使用3 層架構(gòu)將整體系統(tǒng)的功能進(jìn)行分塊，不同角色有不同的任務(wù)。最大的功能模塊細(xì)分成幾個(gè)小模塊，而幾個(gè)小模塊堆積在一起可以對(duì)應(yīng)程序中的一個(gè)處理過程。從概念上理解，就是一個(gè)金字塔結(jié)構(gòu)，上層結(jié)構(gòu)非?；\統(tǒng)，上層越是籠統(tǒng)，下層越細(xì)致。把系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)的功能從具體化拆成抽象化，再從抽象化轉(zhuǎn)為具體化，就是一個(gè)從簡單到復(fù)雜、從復(fù)雜到簡單的過程。

在整個(gè)構(gòu)思過程中，要明確研究主題，確定具體方案，然后拆分功能，形成一個(gè)個(gè)子單元，逐個(gè)突破，最后合并在一起。文檔管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)要基于普通用戶與管理員用戶兩個(gè)視角，每個(gè)角色有不同的功能。

3.2 系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)

（1）硬件配置。中央處理器（Central Processing Unit，CPU）—Intel Core i5；內(nèi)存—4 GB；硬盤空間—500 GB。

（2）軟件配置。數(shù)據(jù)庫—MySQL；操作系統(tǒng)—Windows 7；運(yùn)行平臺(tái)—Eclipse。

（3）代碼設(shè)計(jì)。為了方便數(shù)據(jù)輸入與查詢，確保數(shù)據(jù)的完整性與有效性，文檔管理系統(tǒng)可對(duì)用戶編號(hào)進(jìn)行代碼設(shè)計(jì)。采用這種編碼形式可以讓信息處理更加可靠，易于查詢。用戶編號(hào)的代碼由3 位數(shù)字構(gòu)成，采用區(qū)間碼設(shè)計(jì)，前一位代表部門，后兩位代表用戶號(hào)。例如，“001”中，“0”代表綜合管理部，“01”代表綜合管理部用戶號(hào)。

3.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

在服務(wù)器上建立名為“xsjc”的MySQL 數(shù)據(jù)庫，對(duì)于完整的整塊數(shù)據(jù)分析流程，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)和物理結(jié)構(gòu)二者是缺一不可的重要關(guān)系，文檔系統(tǒng)業(yè)務(wù)中完成對(duì)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的信息進(jìn)行確認(rèn)、編纂、組織、挑選。工作人員可以采用特定的方法來獲取有關(guān)用戶的所有有效信息，從而使這些有用信息可以直接成為數(shù)據(jù)庫的重要數(shù)據(jù)。

經(jīng)過數(shù)據(jù)庫認(rèn)真分析得出實(shí)體-聯(lián)系（Entity-Relationship，E-R）圖來創(chuàng)建相對(duì)應(yīng)的關(guān)系，它有實(shí)體、關(guān)系、屬性3 種概念。關(guān)于實(shí)體的意義，其可以說是一個(gè)用來維持和不斷利用數(shù)據(jù)的大集合；關(guān)于屬性的意義，其可以說是這個(gè)物體所具有的特點(diǎn)；關(guān)于關(guān)系的意義，很明顯指的就是每個(gè)數(shù)據(jù)實(shí)體之間的種種聯(lián)系，關(guān)系給各個(gè)實(shí)體之間建立起了相對(duì)應(yīng)的模型。根據(jù)系統(tǒng)的需求分析和數(shù)據(jù)庫的概念，建立E-R 圖。

4 文檔管理系統(tǒng)運(yùn)行及評(píng)價(jià)

管理員、部門主管、普通用戶3 種角色可以登錄文檔管理系統(tǒng)。其相應(yīng)權(quán)限如下。

管理員管理部門主管和普通用戶，管理單位的基本信息，管理單位文件資料信息，然后及時(shí)地為每個(gè)部門分配規(guī)定的文件信息數(shù)。管理員還可以查看部門主管和普通用戶情況以及文件信息和文檔歸檔需求信息。

部門主管只能對(duì)本部門的文檔進(jìn)行管理，管理本部門的普通用戶，查看本部門被分配的文件資料信息以及數(shù)量或者本部門普通用戶的詳細(xì)信息，管理本部門的文檔信息資料并且給各科室分配用戶名額。這里的文件資料必須是本部門被分配到的文件，并且分給各科室總的歸檔文件數(shù)不能超過本部門分配到的總的此項(xiàng)名額。管理員對(duì)各部門提交上來的文件歸檔需求進(jìn)行審核，然后可以查看所有審核通過的歸檔文件信息。

普通用戶可以查看歸檔文件信息以及自己需要的文件資料，上報(bào)給管理員來滿足自己的文件需求。

文檔管理系統(tǒng)減少了單位部門各級(jí)人員的工作量，并且減少了工作中不可避免的失誤，符合信息時(shí)代的需求。

文檔管理系統(tǒng)是經(jīng)典的管理系統(tǒng)類型，清晰地分為幾大模塊，各個(gè)模塊下分為相對(duì)應(yīng)的幾大功能。不同的用戶以不同的身份登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)呈現(xiàn)的模塊功能也不同，只能操作本身份下可執(zhí)行的工作，這樣實(shí)現(xiàn)了其他身份模塊功能的保密性。此系統(tǒng)具有保存歷史數(shù)據(jù)的功能，過去幾年的文件資料數(shù)據(jù)都可以在系統(tǒng)中查詢到，功能直接明確，操作簡單，具有很高的應(yīng)用價(jià)值。