文/德州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院 徐曉瑩

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為人們的日常生活帶來眾多便捷，而且合理運(yùn)用信息化技術(shù)能夠不斷優(yōu)化事業(yè)單位管理工作，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，而且信息化的應(yīng)用可以為人事檔案管理提供更多幫助，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)管理面臨的問題，促進(jìn)管理效率大幅度提升。因此，事業(yè)單位應(yīng)該遵循時(shí)代發(fā)展，確保可以合理將信息化技術(shù)融入人事檔案管理工作當(dāng)中，發(fā)揮其應(yīng)用效果的同時(shí)，促進(jìn)人事檔案管理效率的提升。

一、信息技術(shù)的作用分析

事業(yè)單位人事檔案作為個(gè)人管理的憑證，同時(shí)也是單位各部門工作開展的核心。在檢查并確定優(yōu)秀人才的過程中，必須要強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的重視，促進(jìn)生產(chǎn)監(jiān)督工作的順利進(jìn)行，并發(fā)揮不可替代的作用。在信息化穩(wěn)定發(fā)展的推動(dòng)下，各項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用可以全面展現(xiàn)自身的優(yōu)勢(shì)，有效應(yīng)用的同時(shí)，為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供更多幫助，解決傳統(tǒng)管理工作面臨的問題，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。再加上信息技術(shù)的應(yīng)用能夠通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，從而對(duì)人事檔案資源進(jìn)行歸納分類，提高檔案工作的效率。這種管理模式與傳統(tǒng)管理相比，不僅可以有效發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，還可以在各項(xiàng)工作開展的過程中進(jìn)行創(chuàng)新，解決傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。除此之外，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作效率的提升有著密切的聯(lián)系，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升，充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，并開展符合當(dāng)前發(fā)展的各項(xiàng)工作，為社會(huì)提供高效的服務(wù)。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意義

（一）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技穩(wěn)定發(fā)展的支撐下，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作離不開計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)，需要得到事業(yè)單位的重視，確保在實(shí)際開展各項(xiàng)工作的過程中能夠做好全面的分析，適當(dāng)將信息技術(shù)融入檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，這樣不僅能夠全面提高管理的效率，同時(shí)有利于順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，避免受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響而限制事業(yè)單位的人才培養(yǎng)與優(yōu)化。所以說，只有不斷做好創(chuàng)新，并加強(qiáng)對(duì)新型技術(shù)應(yīng)用的重視，才能夠提高檔案管理的信息化水平，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）人事檔案管理工作效率的提升。事業(yè)單位人事檔案管理工作的內(nèi)容相對(duì)較為復(fù)雜，而且涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，主要包括工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、任職履歷及工作能力等多項(xiàng)內(nèi)容，有效對(duì)事業(yè)單位人才信息進(jìn)行儲(chǔ)備。由于傳統(tǒng)人事檔案管理工作方式需要手工制作存檔，不僅會(huì)消耗一定的人力物力，同時(shí)為后期的檔案提取增加了更多難度，一旦有管理人員辭職，則交接工作在短期內(nèi)無法順利完成，產(chǎn)生的影響較為嚴(yán)重。所以，只有強(qiáng)化對(duì)信息化檔案管理的重視，并通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，有效提高檔案管理的效率。保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，提升單位服務(wù)質(zhì)量，保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

（三）行政成本的降低。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理類目相對(duì)較多，而且在實(shí)際查閱的過程中效率低，修改流程相對(duì)較為繁瑣，無法對(duì)大量信息進(jìn)行高效處理，一旦對(duì)檔案整理有時(shí)間要求，則應(yīng)該增加辦公經(jīng)費(fèi)及工作人員數(shù)量，導(dǎo)致成本大幅度提升。對(duì)于人事檔案信息化管理的應(yīng)用，可以有效解決當(dāng)前管理存在的問題，并利用計(jì)算機(jī)核心技術(shù)對(duì)大量復(fù)雜信息進(jìn)行電子歸檔，不僅可以保證查閱的高效性，同時(shí)不受其他因素影響，有效降低行政成本，最大化發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用效果，確保事業(yè)單位人事檔案管理的水平不斷提升。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化的對(duì)策

（一）信息化管理水平的提升。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須要加強(qiáng)對(duì)信息化的重視，并及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，這樣可以不斷創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用，從而根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，詳細(xì)記錄事業(yè)單位工作人員的基本信息，這樣不僅可以反映員工的個(gè)人能力及綜合素質(zhì)，同時(shí)為事業(yè)單位人才的選拔提供更多幫助，全面發(fā)揮各項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的效率，充分發(fā)揮人事檔案管理信息化的作用與優(yōu)勢(shì)。所以說，事業(yè)單位將信息技術(shù)融入檔案管理工作中時(shí)，應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)各項(xiàng)工作的重視，不斷落實(shí)好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，使得信息化管理水平不斷提升。

（二）信息化建設(shè)資金的投入。檔案信息化建設(shè)在開展的過程中，需要強(qiáng)化對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施工作的重視，有關(guān)單位應(yīng)該投入一定數(shù)額的資金，確保人事檔案管理信息化順利進(jìn)行。檔案信息管理作為事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，必須要得到企業(yè)的重視，確保能夠做好相對(duì)全面的分析，圍繞人事檔案信息管理工作而開展，嚴(yán)格遵守事業(yè)單位人事檔案管理要求，并建立較為完善的系統(tǒng)，這樣可以保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，減少影響的同時(shí)，保證各項(xiàng)管理工作的順利進(jìn)行。再加上檔案管理信息化需要涉及的設(shè)備相對(duì)較多，為了避免受到多種因素影響，需要適當(dāng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)工作進(jìn)行優(yōu)化，配備防火、防盜及各項(xiàng)檢測(cè)措施，保證人事檔案信息化管理順利進(jìn)行。對(duì)于配置信息管理儀器來講，要想保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)工作的重視，確保各項(xiàng)工作能夠得到落實(shí)與優(yōu)化，選擇符合信息化要求的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)及掃描儀等多種技術(shù)設(shè)備，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視，落實(shí)好各項(xiàng)工作的開展，使得人事檔案管理信息化工作順利進(jìn)行。

（三）完善人事檔案信息化管理。事業(yè)單位人事檔案管理工作在實(shí)際開展的過程中，應(yīng)該圍繞互聯(lián)網(wǎng)及多媒體技術(shù)基礎(chǔ)進(jìn)行，并且應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)管理工作的重視，堅(jiān)持檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求，不斷對(duì)數(shù)據(jù)管理軟件進(jìn)行升級(jí)與創(chuàng)新，這樣不僅可以減少影響因素的出現(xiàn)，同時(shí)方便使用電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的統(tǒng)一管理。不僅如此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)各項(xiàng)工作的重視，及時(shí)做好全面的檢查工作，掌握人事檔案信息化管理面對(duì)的問題，使得各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，延長(zhǎng)檔案壽命的同時(shí)，為各項(xiàng)決策提供依據(jù)。

（四）提高信息化管理人員的綜合素質(zhì)。事業(yè)單位在將信息化融入人事檔案管理工作時(shí)，不僅需要強(qiáng)化對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)的重視，同時(shí)應(yīng)該做好相對(duì)較為全面的分析與優(yōu)化，掌握管理人員的工作情況，強(qiáng)化對(duì)培訓(xùn)工作的重視并不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，不僅需要學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)該對(duì)計(jì)算機(jī)各項(xiàng)軟件技術(shù)的應(yīng)用有充足的了解。在人事檔案信息管理的過程中，管理人員的任務(wù)量正在不斷提升，所以管理人員應(yīng)該重視自身的責(zé)任，掌握各項(xiàng)工作的開展情況。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)該適當(dāng)開展職業(yè)道德及思想教育，提高管理工作人員的責(zé)任感，落實(shí)好專項(xiàng)培訓(xùn)工作，使得工作人員熟悉計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用要點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理效率的提升。

（五）完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)。雖然技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展在信息化建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的作用，但仍然需要強(qiáng)化對(duì)人員的重視。在檔案管理的過程中，應(yīng)該事先對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)有一定的要求，注重檔案信息化管理，培養(yǎng)符合檔案管理信息化發(fā)展的專業(yè)性人才，這樣在信息化穩(wěn)定發(fā)展的推動(dòng)下，能夠完善各項(xiàng)工作的落實(shí)，使得工作人員的工作質(zhì)量及效率大幅度提升，強(qiáng)化對(duì)專業(yè)管理的重視，擴(kuò)大管理工作人員的視野，為各項(xiàng)工作的順利開展打下良好基礎(chǔ)。對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)來講，在科技的推動(dòng)下，軟件管理要求正在不斷提升，需要得到工作人員的重視，并不斷探究針對(duì)性管理方案，圍繞當(dāng)前管理工作進(jìn)行分析，掌握新時(shí)代信息化人事檔案管理要點(diǎn)，為企業(yè)單位的人事檔案管理提供幫助。除此之外，人事檔案管理工作涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，甚至還會(huì)受多種因素影響，不僅難以提高管理效率，同時(shí)無法提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，所以必須要得到工作人員的重視，圍繞各項(xiàng)管理工作進(jìn)行分析，建立相對(duì)較為完善的管理制度，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，為日后各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行打下良好基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

總而言之，目前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正處于持續(xù)發(fā)展的階段，事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)先進(jìn)技術(shù)的重視，由傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化管理，建立并完善相對(duì)較為全面的管理系統(tǒng)，不斷提高管理的效率，發(fā)揮信息化人事檔案管理的效果，推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的提升，推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。