崔 航 大連港引航站

在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天，電子化、數(shù)字化已經(jīng)滲透到生活的方方面面。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和電子商務(wù)的興起，電子發(fā)票也與我們的日常工作生活聯(lián)系得越來越密切。雖然電子發(fā)票有著便捷、高效、環(huán)保等諸多優(yōu)點，但由于使用時間較短、相關(guān)規(guī)定尚未完善、傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變困難、企業(yè)信息技術(shù)的投入不足，以及如何有效監(jiān)管等問題也阻礙了電子發(fā)票的進一步推廣應(yīng)用。而如何更好地使用電子發(fā)票、如何建立更加完善的電子發(fā)票管理體系，也成為了許多企業(yè)急需解決的難題。

一、我國電子發(fā)票管理與操作背景

2012年初，國家稅務(wù)總局在北京、浙江、廣州等22個省市開展電子發(fā)票應(yīng)用試點工作，開啟了我國大力推廣使用網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理系統(tǒng)開具發(fā)票的進程。2015年末，財政部、國家檔案局新修訂了《會計檔案管理辦法》，而后又于2020年3月印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，對電子發(fā)票入賬歸檔工作提出了更加細致的規(guī)定。2020年12月20日，國家稅務(wù)總局又發(fā)布了《關(guān)于在新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項的公告》，進一步在全國新辦納稅人范圍內(nèi)實行增值稅專用發(fā)票電子化。隨著電子發(fā)票的逐步推廣應(yīng)用，其對社會的影響也在與日俱增。

二、電子發(fā)票的積極影響

(一)獲取方便、有利于提高工作效率

普通紙質(zhì)發(fā)票要靠開票人員輸入信息進行打印后才能獲得，對于發(fā)票獲取方來說有時為了取得一張發(fā)票可能需要多次前往開票地點，付出了時間成本，也浪費了金錢、人力；而對于發(fā)票開具方來說，不僅需要定期去稅務(wù)局領(lǐng)取發(fā)票，還要進行已開具發(fā)票驗舊、新購發(fā)票讀取等工作。人工開具發(fā)票時還有可能出現(xiàn)錄入信息錯誤等操作失誤，導(dǎo)致發(fā)票信息準(zhǔn)確率降低。采用電子發(fā)票后，不再需要人工打印與人工傳遞，節(jié)約了企業(yè)的管理成本，大大提升了工作效率。

(二)節(jié)約運營成本，滿足現(xiàn)代環(huán)保要求

紙質(zhì)發(fā)票需要人為裝訂成冊，單獨存放保管。不僅耗費勞動力、浪費空間，還可能存在丟失、損毀的風(fēng)險。而使用電子發(fā)票后，對信息化程度較高、可以完全進行線上賬務(wù)處理的企業(yè)來說，僅需保存電子版發(fā)票即可，不再需要打印保存紙質(zhì)版發(fā)票，如此一來大大節(jié)省了人力、空間，而且可以提升發(fā)票保管的安全性。同時由于不再需要打印發(fā)票，每年可以節(jié)約大量紙張，降低企業(yè)耗材成本，也更加符合現(xiàn)代綠色環(huán)保的理念。

(三)提升稅務(wù)監(jiān)管力度，防范偷漏稅現(xiàn)象發(fā)生

電子發(fā)票開具后，發(fā)票信息便可即時傳輸?shù)蕉悇?wù)平臺，稅務(wù)機關(guān)可以通過發(fā)票公共服務(wù)平臺更加全面、快速地對各個企業(yè)的發(fā)票信息進行比對與稽核，對出現(xiàn)的異常現(xiàn)象進行重點檢查，實現(xiàn)對發(fā)票全時段、全方位的動態(tài)監(jiān)控，有效預(yù)防虛開、亂開發(fā)票的情況產(chǎn)生，提升稅收監(jiān)管能力。

三、電子發(fā)票面臨的問題

(一)電子發(fā)票接受度有待提高

目前，電子發(fā)票運用最廣泛的行業(yè)當(dāng)屬電商企業(yè)以及快遞等服務(wù)行業(yè)，一些國有企業(yè)、事業(yè)單位等還保留著傳統(tǒng)的財務(wù)理念，依舊傾向于獲取紙質(zhì)發(fā)票，對電子發(fā)票的接受度不高。同時，對于習(xí)慣開具紙質(zhì)發(fā)票的單位來說，對變更開票方式的行為也會比較排斥。

(二)電子發(fā)票重復(fù)報銷風(fēng)險

電子發(fā)票下載打印不具有唯一性，可以多次查看、打印，且不需要額外加蓋印章，這樣就給財務(wù)人員識別發(fā)票重復(fù)性增加了難度，也使得電子發(fā)票重復(fù)報銷的風(fēng)險大大增加。因此如何辨別電子發(fā)票的唯一性，成為許多企業(yè)急需解決的難題。

(三)電子發(fā)票數(shù)據(jù)被篡改風(fēng)險

在內(nèi)控管理較為薄弱的企業(yè)，如果其他部門人員在報銷時通過修圖軟件等對電子發(fā)票數(shù)據(jù)進行篡改，例如只修改發(fā)票的金額、日期等，而不改動發(fā)票代碼，財務(wù)人員很難從發(fā)票表面發(fā)現(xiàn)問題。尤其是當(dāng)企業(yè)規(guī)模龐大，每月報銷業(yè)務(wù)量多的時候，更加大了財務(wù)人員審核發(fā)票的難度。

(四)電子發(fā)票保管問題

在許多還沒有完全實行辦公無紙化的企業(yè)，依舊采取將電子發(fā)票下載打印的紙質(zhì)版作為原始憑證的傳統(tǒng)報銷方式。如果沒有及時了解最新電子發(fā)票存檔要求，即“以電子發(fā)票的紙質(zhì)版作為入賬依據(jù)的，必須同時保存該打印件的電子會計憑證”，可能會忽視對電子發(fā)票電子版的保管，進而導(dǎo)致電子發(fā)票保管混亂。

(五)網(wǎng)絡(luò)運行安全隱患

電子發(fā)票通過互聯(lián)網(wǎng)進行開具，可能加大購銷雙方企業(yè)財務(wù)信息泄露的風(fēng)險。如果開票系統(tǒng)遇到網(wǎng)絡(luò)故障或遭受惡意攻擊，也會給電子發(fā)票的開具、使用帶來不利影響。如何構(gòu)建安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境，為電子發(fā)票的平穩(wěn)運行提供強有力的信息技術(shù)支持也成為企業(yè)需要面臨的新挑戰(zhàn)。

四、電子發(fā)票推廣應(yīng)用的有關(guān)建議

(一)稅務(wù)機關(guān)可采取的措施

1．加強輿論引導(dǎo)，提高電子發(fā)票接受度

可以通過報紙、電視、廣播、微信公眾號以及時下最火熱的短視頻等媒體進行電子發(fā)票推廣宣傳，鼓勵傳統(tǒng)行業(yè)開展電子發(fā)票業(yè)務(wù)，簡化電子發(fā)票申請流程及操作步驟，打消企業(yè)顧慮，加快無紙化辦公推行進程。

2．提升發(fā)票平臺建設(shè)

為方便財務(wù)人員對電子發(fā)票進行查重，稅務(wù)機關(guān)可通過升級發(fā)票綜合平臺功能，提供授權(quán)的接口與企業(yè)財務(wù)軟件進行對接，實現(xiàn)電子發(fā)票入賬狀態(tài)信息的同步。財務(wù)人員對取得的電子發(fā)票進行賬務(wù)處理時，可登錄發(fā)票綜合平臺，開啟財務(wù)系統(tǒng)與稅務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動設(shè)置，通過輸入發(fā)票號碼等信息自動校驗本地和稅務(wù)端已入賬發(fā)票數(shù)據(jù)，防止重復(fù)報銷的情況發(fā)生。在對每張電子發(fā)票進行入賬處理后，其信息自動傳輸?shù)蕉悇?wù)平臺進行保存，形成電子發(fā)票數(shù)據(jù)信息庫。

3．完善電子發(fā)票法律法規(guī)建設(shè)

在現(xiàn)行《發(fā)票管理辦法》的基礎(chǔ)上，新增電子發(fā)票具體管理要求。明確電子發(fā)票的申購資格、開具方式、格式內(nèi)容、儲存保管等規(guī)定，同時對虛開電子發(fā)票、偽造電子發(fā)票等行為加大懲處力度，確保電子發(fā)票的開具資格合法、開具流程合規(guī)、開具內(nèi)容真實。

(二)企業(yè)可采取的措施

1．建立電子發(fā)票備查臺賬，防止發(fā)票重復(fù)報銷

對于每月取得電子發(fā)票較少的單位，財務(wù)人員可以通過EXCEL表格對已進行入賬報銷處理的電子發(fā)票進行登記，將發(fā)票代碼、金額、開具日期等關(guān)鍵信息形成備查臺賬，每次發(fā)生新的報銷業(yè)務(wù)時可先與臺賬中的發(fā)票信息進行比對，避免電子發(fā)票重復(fù)入賬。同時登錄國家稅務(wù)局發(fā)票查驗平臺對發(fā)票進行查驗，確保取得的電子發(fā)票真實、合規(guī)、合法。

2．借助電子發(fā)票管理軟件等信息化手段

由于建立發(fā)票備查臺賬會增加財務(wù)人員的工作量且有數(shù)據(jù)錄入錯誤等風(fēng)險，企業(yè)可以借助OA財務(wù)報銷系統(tǒng)或者SAAS的發(fā)票管理服務(wù)提高發(fā)票管理質(zhì)量，信息化建設(shè)較為完備的企業(yè)也可以在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立電子發(fā)票查重系統(tǒng)，對取得的電子發(fā)票自動進行比對識別，從而提高財務(wù)工作效率。

3．建立企業(yè)內(nèi)部電子發(fā)票管理制度

短短幾年時間，電子發(fā)票從誕生到如今被廣泛推行，離不開國家的推廣扶持。因此各企業(yè)也應(yīng)積極響應(yīng)，根據(jù)國家頒布的相關(guān)管理政策，結(jié)合自身特點，制定屬于本單位的電子發(fā)票管理制度，規(guī)范電子發(fā)票的使用。財務(wù)人員要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，內(nèi)控、審計等監(jiān)督部門也要在平日側(cè)重于對電子發(fā)票進行檢查，加強對電子發(fā)票的監(jiān)管。

4．加快財務(wù)信息化建設(shè)，提升企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全水平

電子發(fā)票的開具過程有可能出現(xiàn)泄漏納稅人信息的情況，網(wǎng)絡(luò)安全漏洞也會使一些不法分子惡意篡改發(fā)票、盜用納稅人信息。因此，企業(yè)應(yīng)重視財務(wù)信息化建設(shè)，加大資金投入，配備好信息技術(shù)相關(guān)軟硬件，構(gòu)建一套行之有效的財會信息安全保障體系，為電子發(fā)票的安全使用保駕護航。開具發(fā)票的計算機應(yīng)專機專用，不得用于其他用途；要設(shè)置開機及登錄密碼，開票人員離開時要及時退出發(fā)票系統(tǒng)，安裝并定期升級殺毒軟件；相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)信息要及時備份并由專人進行維護保管。

5．提高財務(wù)人員綜合能力，提升風(fēng)險意識

在科技發(fā)展日新月異的今天，財務(wù)人員應(yīng)充分意識到電子發(fā)票的重要性并對其可能產(chǎn)生的核算風(fēng)險起到足夠的重視。如果還保持舊觀念，不僅會被時代所淘汰，還會增加企業(yè)財務(wù)核算風(fēng)險。因此，財務(wù)人員要在實時更新財務(wù)知識的基礎(chǔ)上適當(dāng)掌握一些基本的信息操作技術(shù)，同時加強數(shù)據(jù)分析能力，這樣才能開闊眼界，不斷提高財務(wù)核算質(zhì)量，為企業(yè)管理增加價值。

五、結(jié)語

電子發(fā)票順時代發(fā)展而生，我們在利用其帶來的便利性的同時也要防范其可能帶來的風(fēng)險。隨著相關(guān)政策文件的不斷出臺，電子發(fā)票的使用會更加廣泛、規(guī)范，對各個行業(yè)、企業(yè)的影響也在日益增強。因此早日意識到電子發(fā)票的重要性，在防范其風(fēng)險的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢，才能更好地促進企業(yè)發(fā)展?！?/p>