綏化市北林區(qū)朝旭街道綜合便民服務(wù)中心
在社會結(jié)構(gòu)與管理格局不斷變化的影響下,行政事業(yè)單位調(diào)整創(chuàng)新發(fā)展的步伐逐漸加速。但行政事業(yè)單位在社會背景下存在諸多問題,尤其是傳統(tǒng)的內(nèi)部控制體系,促使行政事業(yè)單位的運作難以滿足社會改革的需求,不利于單位管理職能的充分發(fā)揮。行政事業(yè)單位應(yīng)當在充分了解自身發(fā)展情況的基礎(chǔ)上,本著引進來與走出去的原則,多借鑒先進的經(jīng)驗,摸索性的拓展內(nèi)部控制建設(shè)的路徑,以盡快實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標。
財務(wù)工作貫穿行政事業(yè)單位的日常活動全程,財務(wù)工作質(zhì)量與財務(wù)管理體系的完善程度,直接影響行政事業(yè)單位日常工作開展的順利性。行政事業(yè)單位科學(xué)展開內(nèi)部控制工作,確保單位工作有序進行,利于提高對人才的吸引力,從而加強財務(wù)團隊建設(shè)。全面展開內(nèi)部控制工作,利于單位財務(wù)工作的精細化與規(guī)范化管理,從而實現(xiàn)財務(wù)等資源優(yōu)化與高效利用,更利于推動財務(wù)管理環(huán)節(jié)與單位內(nèi)部工作的整合。因此加強單位的內(nèi)部控制建設(shè),更利于內(nèi)部全面財務(wù)管理工作順利展開,從而促使財務(wù)管理體系逐漸優(yōu)化。
行政事業(yè)單位通過細分內(nèi)控管理工作,可促使崗位權(quán)責(zé)更加精準細致與行為規(guī)范及界定明晰,讓員工對自身的權(quán)限與職責(zé)有明確的認識,彼此的約束與監(jiān)督力會更強。尤其是財務(wù)工作人員,通過行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè),可提高自身的職業(yè)素養(yǎng),平衡單位利益與自身利益間的關(guān)系,確保工作質(zhì)量與效率持續(xù)提升。除此之外,利于營造良好的工作氛圍與廉政環(huán)境。外部經(jīng)濟結(jié)構(gòu)調(diào)整加速了外部經(jīng)濟結(jié)構(gòu)內(nèi)部升級優(yōu)化的進程,制度內(nèi)容與組織架構(gòu)隨之發(fā)生變化,促使行政事業(yè)單位的崗位多元化與內(nèi)部規(guī)?;l(fā)展特征越發(fā)明顯。高效落實內(nèi)部控制管理工作,可及時發(fā)現(xiàn)與規(guī)避潛在的貪污腐敗等不良事件,促使工作人員規(guī)范言行舉止與堅定信念的同時,全面提升單位的綜合實力[1]。
在我國社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)的過程中,想要提高國有資產(chǎn)管理的成效,首先要求行政事業(yè)單位做好內(nèi)部控制建設(shè)質(zhì)量,其直接影響到了財務(wù)管理的水平以及質(zhì)量,更影響到了國有資產(chǎn)本身的完備性。行政事業(yè)單位屬于純粹的管理單位,并不會發(fā)生過多的業(yè)務(wù)往來。為此,行政事業(yè)單位本身具備一定的資產(chǎn)使用權(quán)要求,在開展工作的過程中能夠始終以收購發(fā)展為己任,為我國社會發(fā)展、文化建設(shè)作出了貢獻。唯有不斷完善內(nèi)部控制體系與提高內(nèi)控管理水平,才能實現(xiàn)資產(chǎn)等資源的優(yōu)化與高效利用。為確保國有資產(chǎn)合理使用,應(yīng)當加強對國有資產(chǎn)的規(guī)范管理,避免在使用中出現(xiàn)國有資產(chǎn)損壞與惡意流失等情況,從而確保國有資產(chǎn)的安全性與完整性。行政事業(yè)單位需根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀與工作特征,在加強內(nèi)部控制建設(shè)的同時,通過監(jiān)控等工作,不斷提高單位資產(chǎn)的管理水平,以確保國有資產(chǎn)完備安全。
大部分行政事業(yè)單位在開展現(xiàn)代化建設(shè)的過程中都存在一個問題,就是其對于社會建設(shè)以及內(nèi)部控制建設(shè)認知存在一定問題。由于我國在開展現(xiàn)代化建設(shè)的過程中,其出現(xiàn)的時間相對較晚,導(dǎo)致部分行政事業(yè)單位的內(nèi)部管理人員對于內(nèi)部控制制度可謂是知之甚少,甚至有一些行政事業(yè)單位在當前內(nèi)部控制建設(shè)的過程中,僅僅處于起步階段,對內(nèi)部控制的內(nèi)容與特征及外延等領(lǐng)域的研究淺顯,促使內(nèi)部控制理念在思想行政事業(yè)單位的應(yīng)用仍處于摸索性的前進階段,以此加大研究力度顯得尤為重要。首先行政事業(yè)單位與盈利單位不同,領(lǐng)導(dǎo)層與管理層對自身系統(tǒng)的動態(tài)研究相對忽視,發(fā)生問題后通常只分析外部客觀因素,對內(nèi)部管理模式的適用性研究相對忽視。行政事業(yè)單位內(nèi)部變革與管理創(chuàng)新的過程煩瑣,內(nèi)部人員受認識片面與經(jīng)驗不足等因素影響,對內(nèi)部升級優(yōu)化的過程相對排斥,過度擔(dān)心利益受到損失。領(lǐng)導(dǎo)層的戰(zhàn)略規(guī)劃不足也是影響單位內(nèi)部控制建設(shè)工作順利展開的重要制約因素,加上行政事業(yè)單位自身的性質(zhì)相對特殊,監(jiān)督體系與績效衡量指標體系建設(shè)等工作展開難度較大,缺乏相應(yīng)的優(yōu)秀經(jīng)驗借鑒,導(dǎo)致單位在內(nèi)控管理中,相對于長遠戰(zhàn)略的制定,更注重當前工作目標與效益的實現(xiàn)[2]。
社會經(jīng)濟迅猛發(fā)展,促使市場經(jīng)濟固有的弊端逐漸顯現(xiàn),給行政事業(yè)單位的發(fā)展帶來了巨大的沖擊,也加速了行政事業(yè)單位改革的步伐,促使其與時俱進,以實現(xiàn)新管理模式與制度的作用價值逐步得到充分發(fā)揮。行政事業(yè)單位需要積極地應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代下外部環(huán)境所帶來的一系列改變,明確環(huán)境的改變下作為行政事業(yè)單位應(yīng)該如何確保自身的優(yōu)勢并不會被其他單位所取代,并且了解外部環(huán)境所帶來的文化沖擊,從內(nèi)部控制制度的層面進行調(diào)整與應(yīng)對,切實地推動行政事業(yè)單位開展現(xiàn)代化發(fā)展,提高行政事業(yè)單位的發(fā)展速度。因此單位制度缺陷也成為影響內(nèi)部控制建設(shè)的主要原因。行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)形式化,停留在各部門的組織架構(gòu)與統(tǒng)一的考核指標上,尚未實現(xiàn)各部門職能特性的充分發(fā)揮,導(dǎo)致制度的架構(gòu)與內(nèi)核缺乏差別性,制度建設(shè)的完善性與執(zhí)行的權(quán)威性隨之降低。除此之外,缺乏內(nèi)控的監(jiān)督制度,不利于內(nèi)部控制制度建設(shè)規(guī)范性與專業(yè)性進行。
人力資源對內(nèi)部控制建設(shè)有著重要的支撐作用,因此人才的知識技能專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng),將直接影響行政事業(yè)單位的內(nèi)控制定與實施。但大部分行政事業(yè)單位的人力資源相對缺乏,直接限制了內(nèi)部控制機制的實行。應(yīng)該高度重視人才的質(zhì)量,這直接關(guān)系到了行政事業(yè)單位發(fā)展的速度,更關(guān)系到了行政事業(yè)單位建設(shè)的動力。為此,提高人才的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)能力則顯得尤為重要。在行政事業(yè)單位建設(shè)過程中,組織團隊人員的水平出現(xiàn)了參差不齊的現(xiàn)象,其并不利于在當前組織構(gòu)架獨特的管理制度,也無法開展系統(tǒng)性的工作,導(dǎo)致行政事業(yè)單位的工作質(zhì)量在不斷下降。同時領(lǐng)導(dǎo)層面對內(nèi)部控制建設(shè)相對忽視,不利于營造內(nèi)控建設(shè)長期推進的氛圍,導(dǎo)致組織人員對內(nèi)部控制建設(shè)的積極性與學(xué)習(xí)意識相對較弱。加上學(xué)習(xí)機會與反饋機制的不足,不利于專業(yè)團隊的建設(shè)與集中力量的發(fā)揮。
現(xiàn)代科技發(fā)展推動了行政事業(yè)單位改革的進程,逐步強化了單位信息化與數(shù)字化的水平,在內(nèi)部管理方面對信息技術(shù)的應(yīng)用越發(fā)成熟與自如。但實際上,受經(jīng)費預(yù)算不足的影響,無法促使內(nèi)部控制建設(shè)工作順利展開。同時內(nèi)部控制建設(shè)的過程復(fù)雜煩瑣,行政事業(yè)單位人員的能力不足,導(dǎo)致建設(shè)的實踐效果不盡理想,直接降低了信息化的利用率。行政事業(yè)單位的工作環(huán)境與機制相對落后,難以滿足單位信息化與現(xiàn)代化的發(fā)展要求,更不利于內(nèi)部控制建設(shè)工作穩(wěn)定的推進。
為了保證行政事業(yè)單位在開展內(nèi)部控制建設(shè)時其工作能夠平穩(wěn)地向前推進,首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變原本領(lǐng)導(dǎo)層與管理層主體之間存在的思想觀念,并且提高對員工對內(nèi)部控制建設(shè)的意識,讓內(nèi)部建設(shè)措施的作用得以充分的發(fā)揮。應(yīng)當注重自身示范帶頭作用的發(fā)揮,根據(jù)行政事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀與內(nèi)部控制建設(shè)需要等情況,定期展開學(xué)習(xí)會議與培訓(xùn)等活動,讓職工通過學(xué)習(xí)與交流不斷提高轉(zhuǎn)變自身的思想觀念及素質(zhì)水平。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當對各形式的活動組織策劃與培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動加強宣傳,讓員工充分認識到內(nèi)部控制建設(shè)的內(nèi)涵與方法及必要性,促使建設(shè)理念深入人心,從而營造良好的內(nèi)控建設(shè)支持環(huán)境。
除此之外,作為行政事業(yè)單位管理者,應(yīng)明確行政事業(yè)單位同樣要擁有風(fēng)險管理意識,逐步完善單位內(nèi)的風(fēng)險預(yù)警機制。加強行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的整體基礎(chǔ),特別是所有的財務(wù)管理人員、領(lǐng)導(dǎo)層主體等需要充分了解到單位的發(fā)展狀況,并且增強風(fēng)險意識,降低風(fēng)險對行政事業(yè)單位所帶來的負面影響。尤其是財務(wù)人員與領(lǐng)導(dǎo)層等主體,應(yīng)當充分了解單位的發(fā)展情況,不斷提高自身的風(fēng)險意識。完善風(fēng)險控制機制的同時,財務(wù)部門應(yīng)對資金來源與結(jié)構(gòu)及用途等有著更為全面的認知,通過預(yù)測與分析,不斷拓展融資渠道,并充分圍繞經(jīng)濟發(fā)展形勢,促使財務(wù)預(yù)警機制盡快成型。尤其是在信息化背景下,行政事業(yè)單位應(yīng)加強風(fēng)險管控,明確風(fēng)險的方向并構(gòu)建預(yù)警機制,利用先進的技術(shù)手段實現(xiàn)持續(xù)性的監(jiān)控。
首先應(yīng)當完善財務(wù)管理制度。通過完善財務(wù)管理制度,利于實現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險有效規(guī)避,更利于放大內(nèi)部控制建設(shè)的內(nèi)涵與實質(zhì)。其次應(yīng)當盡快完善監(jiān)督制度,明確監(jiān)督體系的內(nèi)容與對象范圍及責(zé)任主體,將監(jiān)督制度貫徹到日常工作中,定期評估監(jiān)督制度的執(zhí)行效果,以不斷優(yōu)化制度建設(shè)的工作環(huán)境。除自上而下的監(jiān)督制度外,還需加強各部門間的相互監(jiān)督,促使監(jiān)督體系更加優(yōu)化。最后完善現(xiàn)有制度與服務(wù)功能。找到并補充現(xiàn)有制度的薄弱環(huán)節(jié),進一步完善工作流程中的不足之處,合理劃分不同崗位與部門間的流程。加快新增工作內(nèi)容的制度建設(shè),通過制度先行,實現(xiàn)新增工作內(nèi)容的制度化,避免因業(yè)務(wù)流程不熟悉引起的時間浪費等問題,從而提高工作效率。在服務(wù)功能方面,單位應(yīng)當緊跟社會改革步伐,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),以構(gòu)建服務(wù)型政府。尤其是針對擴展的工作內(nèi)容,應(yīng)當不斷吸納專業(yè)人才,或是加強與第三方單位的聯(lián)系,以加強工作的高效化與專業(yè)化。
由于行政事業(yè)單位的本質(zhì)相對特殊,需借鑒企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的經(jīng)驗與國際公共部門的內(nèi)部控制準則,按照國際慣例,并綜合內(nèi)部控制的五要素,合理設(shè)計內(nèi)部控制的框架與準則。利用法律與制度,加強對內(nèi)部控制建設(shè)的約束,明確管理者的權(quán)責(zé),確保內(nèi)部控制活動科學(xué)展開。在完善內(nèi)部控制制度體系時,應(yīng)當合理設(shè)置崗位,加強崗位職責(zé)的明確,不斷規(guī)范行業(yè)流程。單位在設(shè)置關(guān)鍵崗位時,需根據(jù)單位經(jīng)濟活動決策與執(zhí)行及監(jiān)督等領(lǐng)域的情況,摸索性地提高完善資金與印章及物資采購等環(huán)節(jié)的管理水平,以增加內(nèi)部控制的意義,確保內(nèi)部控制的作用價值得到充分發(fā)揮,以此強化領(lǐng)導(dǎo)層對內(nèi)部控制的充分認識。因此在行政事業(yè)單位內(nèi)部,應(yīng)當積極營造全員支持內(nèi)部控制建設(shè)惡的良好氛圍與思想觀念,確保內(nèi)部控制工作順利開展。
行政事業(yè)單位在展開內(nèi)部控制建設(shè)活動時,應(yīng)當注重高素質(zhì)人才的培養(yǎng),以確?;顒娱_展的成效。行政事業(yè)單位可以通過內(nèi)部培訓(xùn)與外聘專業(yè)團隊等途徑加強對人才的管理,以切實提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。聘請外部的專業(yè)團隊進行培訓(xùn)與組織內(nèi)部員工進行學(xué)習(xí)的方式,可以短時間內(nèi)提高員工的素質(zhì)水平,具備效益與時效性加強的優(yōu)勢,同時投入的經(jīng)濟成本少,而培訓(xùn)的效益相對理想。但從長期的效益入手分析,內(nèi)部培訓(xùn)更適合于員工專業(yè)素養(yǎng)的提升,通過優(yōu)化行政事業(yè)單位的培訓(xùn)體系,利于實現(xiàn)專業(yè)培訓(xùn)與通用培訓(xùn)的優(yōu)勢整合,在員工素質(zhì)能力成長方面,更利于實現(xiàn)資源的優(yōu)化與高效利用,最終實現(xiàn)培訓(xùn)的綜合效益最大化。尤其是在行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)的進程中,更應(yīng)當注重內(nèi)部控制人員的信息素養(yǎng)提升,確保各項內(nèi)部控制制度得以貫徹執(zhí)行。行政事業(yè)單位在下達內(nèi)控方案時,應(yīng)當轉(zhuǎn)變以往強制性傳達的方式,多從精神需求滿足的層面入手,使其自主學(xué)習(xí)內(nèi)部控制度與學(xué)習(xí)各類的內(nèi)部技能。行政事業(yè)單位應(yīng)當加大對內(nèi)部控制人員的培訓(xùn)教育力度,根據(jù)信息化建設(shè)進程,合理制定內(nèi)部控制人員的培訓(xùn)方案,以切實提高內(nèi)部控制人員的職業(yè)技能水平與綜合素養(yǎng),確保其素質(zhì)水平與崗位能力需求高度的契合。采取獎懲激勵制度等措施,不斷調(diào)動內(nèi)部控制人員參與培訓(xùn)教育活動的主觀能動性,以切實發(fā)揮培訓(xùn)教育持續(xù)提升員工素質(zhì)的作用,利于行政事業(yè)單位組間高素質(zhì)的內(nèi)部控制隊伍。
行政事業(yè)單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當提高自身的責(zé)任感,為順利推進內(nèi)部控制建設(shè)工作,應(yīng)當充分發(fā)揮帶頭作用。通過對管理者展開的講座與研討班等內(nèi)部控制培訓(xùn)教育活動,給管理人員更多的交流與經(jīng)驗分享的空間,以此不斷更新知識技能水平。在交流中可逐漸明確內(nèi)部控制建設(shè)的動態(tài)過程與內(nèi)控重點,確保管理工作針對性與有效性的展開。行政事業(yè)單位的負責(zé)人在制定內(nèi)部控制的規(guī)定時,應(yīng)當高度負責(zé),通過執(zhí)行經(jīng)濟責(zé)任制,實現(xiàn)管理層政績與責(zé)任風(fēng)險的有機整合,端正管理層工作認真負責(zé)態(tài)度的同時,使其能夠嚴格履行內(nèi)部控制的職責(zé)。員工的素質(zhì)水平與支持程度,直接影響行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的成效。
知識經(jīng)濟時代給行政事業(yè)單位改革帶來了機遇與挑戰(zhàn),尤其是在內(nèi)部控制建設(shè)階段,更應(yīng)當注重信息技術(shù)的整合,以夯實建設(shè)的技術(shù)基礎(chǔ)與強化單位內(nèi)控的信息化程度。首先行政事業(yè)單位應(yīng)當根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀,合理制定信息化應(yīng)用工作系統(tǒng)。由于行政事業(yè)單位的員工數(shù)量較多且工作流程煩瑣,還需根據(jù)具體的工作內(nèi)容,制定層次化與差異化的信息化控制系統(tǒng),加強內(nèi)部控制工作與現(xiàn)代信息化技術(shù)的深入融合。其次負責(zé)信息化應(yīng)用部門工作的員工,應(yīng)當通過培訓(xùn)考核等方式,不斷更新專業(yè)的知識技能水平,可以得心應(yīng)手地展開部門工作,從而為行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)起到積極推動作用,以切實提高行政事業(yè)的單位的現(xiàn)代科技利用率。
針對業(yè)務(wù)規(guī)模大的單位,內(nèi)控信息化設(shè)計人員需充分考慮聯(lián)動單位的ERP系統(tǒng)或現(xiàn)有的業(yè)務(wù)信息模塊,不斷提高內(nèi)控信息模塊建設(shè)效果,以搭建個性化的內(nèi)控信息系統(tǒng)。針對業(yè)務(wù)規(guī)模比較小的單位,可以由上級部門統(tǒng)一開發(fā),保證內(nèi)控信息體系充分發(fā)揮作用。建成內(nèi)控信息模塊后,更應(yīng)當注重對系統(tǒng)的維護工作,及時發(fā)現(xiàn)與解決內(nèi)控信息模塊中的問題,明確記錄與分析信息系統(tǒng)的故障原因及處理過程,為后續(xù)系統(tǒng)的維護升級提供經(jīng)驗和依據(jù)。
作為行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與管理層,應(yīng)采取引入信息化技術(shù)與完善內(nèi)部控制管理制度及人才培養(yǎng)等多措并舉的方式,加強對內(nèi)部控制模塊的流程優(yōu)化,促使內(nèi)部控制體系充分發(fā)揮戰(zhàn)略作用,從而推動單位穩(wěn)中求進發(fā)展。