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        淺談高校學(xué)生檔案管理工作對(duì)于學(xué)生就業(yè)的作用

        2021-11-21 01:59:15馮巒
        就業(yè)與保障 2021年7期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)象管理人員管理工作

        文/馮巒

        高校學(xué)生檔案記錄著學(xué)生在校期間考試的成績(jī)、獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)及所受處分,而學(xué)生應(yīng)聘的崗位會(huì)在學(xué)生投遞簡(jiǎn)歷時(shí),根據(jù)學(xué)生的檔案明確學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況,以此為依據(jù)進(jìn)行招聘工作,檔案管理工作在學(xué)生就業(yè)工作中具有較重要的作用。當(dāng)下,高校檔案管理工作依舊存在一定的問(wèn)題,對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性的分析,根據(jù)分析的結(jié)果,采取針對(duì)性的管理措施,進(jìn)而提升學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量,使其在學(xué)生發(fā)展與就業(yè)中發(fā)揮積極的作用。

        一、高校學(xué)生檔案管理在學(xué)生就業(yè)方面存在的問(wèn)題

        (一)缺失學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范性

        由于高校的學(xué)生檔案管理工作具備一定的服務(wù)性,不能直接提升學(xué)生的學(xué)習(xí)能力,無(wú)法提升學(xué)生的綜合素質(zhì),不屬于學(xué)生培養(yǎng)方面的工作,導(dǎo)致高校在建設(shè)工作中并未提高對(duì)這方面工作的重視,因此未在發(fā)展過(guò)程中根據(jù)學(xué)生就業(yè)工作完善檔案管理工作的制度,導(dǎo)致管理人員在沒(méi)有管理制度的情況下形成系統(tǒng)的管理方式,使得管理工作質(zhì)量較低。由于使用紙質(zhì)版的檔案管理方式進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作,在檔案收集及查閱的過(guò)程中容易出現(xiàn)失誤,降低了學(xué)生檔案的完整性,導(dǎo)致招聘單位無(wú)法完整地獲得學(xué)生的信息,降低學(xué)生就業(yè)工作的順利性,對(duì)高校的工作產(chǎn)生一些不利的影響,限制學(xué)生在社會(huì)中進(jìn)一步發(fā)展[1]。

        (二)學(xué)生檔案管理方式落后

        在高校學(xué)生檔案管理工作中存在著學(xué)生檔案管理方式落后的現(xiàn)象,降低學(xué)校管理工作的水平[2]。學(xué)校使用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作,其安全性較低,有些不法分子可以通過(guò)檔案管理工作的漏洞,篡改或者獲取學(xué)生的檔案信息,而且不留痕跡,對(duì)學(xué)生的發(fā)展有著一些負(fù)面的影響,學(xué)生在校期間信息的真實(shí)性難以得到有效保障。而且,部分檔案管理人員在管理工作中忽視管理制度的重要性,管理人員不能依舊管理制度開(kāi)展工作,導(dǎo)致管理工作無(wú)跡可尋,降低了工作開(kāi)展的質(zhì)量,在后期學(xué)生無(wú)法根據(jù)檔案尋找自身的資料。另外,在學(xué)生就業(yè)時(shí)存在就業(yè)檔案轉(zhuǎn)移工作,而在這方面,工作的嚴(yán)謹(jǐn)性不足,導(dǎo)致出現(xiàn)資料丟失或者泄露的現(xiàn)象,使得學(xué)生無(wú)法向企業(yè)提供真實(shí)可靠的信息[3]。

        (三)部分學(xué)生檔案管理呈現(xiàn)混亂現(xiàn)象

        在學(xué)生檔案管理工作中,存在部分學(xué)生檔案管理工作混亂的現(xiàn)象。管理人員在學(xué)生信息搜集工作中,并沒(méi)有明確的范圍指導(dǎo)管理人員進(jìn)行學(xué)生信息的搜集,導(dǎo)致整體的管理工作受到限制,在檔案管理工作出現(xiàn)學(xué)生登記信息與企業(yè)所需要的信息不符、信息缺失的情況,使得企業(yè)在招聘的過(guò)程中不能及時(shí)全面地了解學(xué)生在校期間所獲得的成績(jī)及教師對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià),導(dǎo)致學(xué)生失去一定的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),限制學(xué)生前往中意的企業(yè)。在檔案管理工作中,由于沒(méi)有根據(jù)學(xué)生個(gè)人發(fā)展的優(yōu)勢(shì)為學(xué)生制定個(gè)性化的檔案,導(dǎo)致學(xué)生的優(yōu)勢(shì)難以顯現(xiàn)。另外,檔案管理工作的不嚴(yán)謹(jǐn),也使學(xué)生擅自改寫檔案的現(xiàn)象時(shí)而出現(xiàn)[4]。

        (四)學(xué)生檔案的利用率低

        在學(xué)生就業(yè)中,高校出現(xiàn)學(xué)生檔案利用率低的現(xiàn)象,使學(xué)生無(wú)法進(jìn)入心儀的企業(yè)。高校在檔案管理工作中較少根據(jù)學(xué)生的行為完善檔案中的信息,導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法確定檔案內(nèi)信息的真實(shí)性。另外,在學(xué)生就業(yè)工作中,檔案管理內(nèi)的信息無(wú)法為學(xué)生就業(yè)提供一定的幫助,學(xué)校并不能對(duì)其有效地利用,在一定程度上限制了學(xué)生的發(fā)展[5]。

        二、提升學(xué)生檔案管理工作在學(xué)生就業(yè)方面作用的具體對(duì)策

        (一)健全學(xué)生檔案管理體制

        在認(rèn)識(shí)到高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題后,高校領(lǐng)導(dǎo)及管理人員要不斷地推進(jìn)檔案管理改革工作,使其可以充分地為學(xué)生就業(yè)工作服務(wù),促進(jìn)學(xué)生的快速發(fā)展,進(jìn)而提升學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)[6]。在檔案管理工作中,高校要積極地根據(jù)學(xué)生的需求及以往學(xué)生檔案管理中導(dǎo)致管理工作滯后的現(xiàn)象,合理制定檔案管理工作所需要的管理體制。在管理體制制定中,要完善責(zé)任制,明確各個(gè)管理崗位在檔案管理工作中所要背負(fù)的職責(zé),保證其可以根據(jù)自身責(zé)任完成自身應(yīng)完成的任務(wù)。另外,管理制度要為檔案管理工作的查找及使用設(shè)置一定的權(quán)限,防止出現(xiàn)學(xué)生檔案被篡改,被盜竊的現(xiàn)象出現(xiàn),保證學(xué)生檔案的完整性[7]。

        (二)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案管理水平

        在不斷完善檔案管理機(jī)制的情況下,也要根據(jù)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì),加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,提升檔案管理工作的信息化建設(shè),進(jìn)而提升數(shù)據(jù)收集工作的效率。在學(xué)生檔案管理的過(guò)程中,高校要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的使用建立與信息搜集、信息處理的相關(guān)機(jī)制,保證可以快速地進(jìn)行信息搜集,保證在學(xué)生就業(yè)時(shí),招聘企業(yè)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)獲取學(xué)生的信息。在檔案信息化建設(shè)中,要建立多樣化的電子檔案管理體系,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,使用信息化技術(shù)完善數(shù)據(jù)搜集、處理及歸檔工作。

        (三)促進(jìn)學(xué)生在就業(yè)中發(fā)揮積極的作用

        管理人員要認(rèn)識(shí)到自身要通過(guò)檔案信息管理工作進(jìn)一步改善學(xué)生的學(xué)習(xí)情況及就業(yè)順利性,使其成為學(xué)生發(fā)展的基石。檔案管理人員要對(duì)學(xué)生在校期間的動(dòng)向進(jìn)行全面了解,并及時(shí)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的完善,使得檔案中數(shù)據(jù)可以真實(shí)地反映學(xué)生情況,引導(dǎo)學(xué)生明確自身不足,保證學(xué)生可以根據(jù)自身不足進(jìn)行完善[8]。這種做法可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的改善,降低其檔案信息管理工作滯后性的現(xiàn)象出現(xiàn),以更好地幫助學(xué)生,保證學(xué)生可以順利就業(yè)。

        (四)深入利用學(xué)生檔案

        在檔案管理工作中,高校要加強(qiáng)對(duì)檔案的利用,保證相關(guān)工作更加深入,以保證檔案管理工作可以在學(xué)生就業(yè)工作中發(fā)揮積極的作用。高校要根據(jù)學(xué)生的真實(shí)情況,合理地建立信息化檔案庫(kù),并要求就業(yè)指導(dǎo)教師通過(guò)學(xué)生檔案信息中各個(gè)學(xué)生的具體信息,明確學(xué)生的優(yōu)勢(shì)及特點(diǎn),為學(xué)生制定就業(yè)計(jì)劃,保證學(xué)生可以在教師指導(dǎo)下充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì),確保學(xué)生順利就業(yè)。另外,高校在企業(yè)對(duì)學(xué)生檔案了解后,要留意企業(yè)的回復(fù),以此掌握企業(yè)用人趨勢(shì)的變化,進(jìn)而明確自身的人才培養(yǎng)方向。

        (五)充實(shí)檔案管理隊(duì)伍,提升管理人員素質(zhì)

        高校在檔案管理工作建設(shè)的過(guò)程中,要認(rèn)識(shí)到檔案管理隊(duì)伍對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重要性,因此,要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。在檔案管理隊(duì)伍中存在著管理人員數(shù)量不足的現(xiàn)象,針對(duì)這種現(xiàn)象,高校要積極進(jìn)行專業(yè)人員的招聘工作,保證專業(yè)人員的數(shù)量可以保證檔案管理工作的正常運(yùn)行。另外,高校要不斷對(duì)在職人員進(jìn)行培訓(xùn),保證其具備良好的檔案管理知識(shí),實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)性。要不斷地提升其信息化意識(shí)及其掌握的信息化技術(shù),通過(guò)提升檔案管理工作的專業(yè)性提高檔案管理工作水平。

        (六)擴(kuò)大學(xué)生檔案材料收集范圍,充實(shí)檔案內(nèi)容

        在不明確企業(yè)對(duì)各個(gè)專業(yè)人才招收標(biāo)準(zhǔn)的情況下,高校在學(xué)生檔案建設(shè)及完善的過(guò)程中,要積極擴(kuò)大學(xué)生檔案材料收集的范圍,進(jìn)一步充實(shí)學(xué)生檔案的內(nèi)容,保證企業(yè)可以在學(xué)生檔案中獲取自身所需要的信息,進(jìn)而錄取學(xué)生,進(jìn)一步體現(xiàn)檔案管理工作在學(xué)生就業(yè)工作中的服務(wù)性質(zhì)。

        三、結(jié)語(yǔ)

        高校在學(xué)生檔案管理工作中要明確檔案管理工作,要隨著時(shí)代的變化而改變,要對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行有效的分析。檔案管理工作的規(guī)范性缺失、管理方式落后是檔案管理工作存在的主要問(wèn)題,導(dǎo)致學(xué)生檔案管理混亂、利用效率不高,不能在學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮積極的作用,制約學(xué)生的發(fā)展。針對(duì)現(xiàn)階段高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題,管理人員要積極健全檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用、提升管理人員素質(zhì),確保學(xué)生檔案管理工作可以在學(xué)生就業(yè)工作中發(fā)揮自身作用,為學(xué)生進(jìn)入社會(huì)奠定可靠的基礎(chǔ)。

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