武姍姍

（山西億鼎誠建設(shè)工程項目管理有限公司，山西 陽泉 045000）

1 優(yōu)化建筑工程檔案資料管理的重要意義

對建筑工程檔案資料管理進(jìn)行優(yōu)化，能夠有效彌補(bǔ)以往粗放管理中存在的不足，使檔案管理工作得以有序開展，保證資料的準(zhǔn)確性、有效性和可延續(xù)性，為建筑工程及時提供所需的檔案資料，使各項施工工序以及所花費(fèi)的成本都有章可循，為后續(xù)工程提供相關(guān)參考依據(jù)?？梢?，建筑工程檔案資料管理是保障性的基礎(chǔ)工作，優(yōu)化建筑工程檔案資料管理工作不僅對于這項工作本身，對于工程項目整體和企業(yè)利益都具有積極意義。

2 建筑工程資料的基本內(nèi)容

2.1 施工準(zhǔn)備階段的建筑工程資料

在建筑工程的施工階段，資料主要包括各項實地勘測數(shù)據(jù)、工程測量數(shù)據(jù)、作業(yè)指導(dǎo)書、工程前期評估報告、各類施工圖紙、各項現(xiàn)場調(diào)查報告以及影像文件等，作為后續(xù)工程開展施工的主要依據(jù)。

2.2 施工階段的建筑工程資料

在整個建筑工程資料中，施工資料占據(jù)最大比重，主要包括各個施工階段的檢查報告、入場材料檢驗報告、各施工環(huán)節(jié)驗收報告、總結(jié)報告、工程需求變更報告、變更通知單、商談記錄、問題審核報告等，所有在施工過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息都需要及時納入到資料中。

2.3 竣工階段的建筑工程資料

竣工階段的建筑工程資料更具有總結(jié)性的作用，主要包括竣工報告、竣工圖紙、檢測報告、驗收報告、安全檢驗報告、工程相關(guān)的各類協(xié)議文件、商談記錄、會議紀(jì)要以及影像文件等，作為建筑工程驗收和總結(jié)的重要依據(jù)。

2.4 最后整理階段的建筑工程資料

最后整理階段的建筑工程材料涉及到工程交付的重要內(nèi)容，不僅需要對整個建筑工程中所有產(chǎn)生的資料進(jìn)行整理，還需要將整理完畢的資料交付給接收方，主要包括最終圖紙、最終檢驗報告、所有工程資料等。

3 工程檔案管理中現(xiàn)存的問題分析

3.1 工程檔案管理制度不完善以及落實不到位

我國的建筑工程建設(shè)雖然發(fā)展迅速，但是由于不同企業(yè)之間的水平以及管理制度的差異，很多規(guī)模比較小的建筑企業(yè)的在建筑檔案管理中還是存在非常多的問題。這些小的建筑企業(yè)往往更加重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，而忽視了對制度的建立和健全，沒有制定完善的檔案管理制度，建筑的檔案資料管理過程中隨意性很大，并沒有完善的借閱或者使用的制度和流程，往往在這個過程中容易造成資料的丟失。而且隨著當(dāng)前建筑工程規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案資料的種類也越來越多，如果沒有系統(tǒng)的檔案管理制度做保障，很難使工程檔案資料管理工作真正落到實處。

3.2 工程檔案資料缺乏真實性和有效性。

我國很多的建筑施工企業(yè)由于缺乏完善的檔案管理制度，在施工過程中經(jīng)常會由于檔案資料保存不當(dāng)造成資料的遺失，或者由于原件準(zhǔn)備不足在工程移交中頻繁使用復(fù)印件或者掃描件代替。另外還有一種現(xiàn)象也非常普遍，那就是在工程進(jìn)展過程中大多數(shù)的資料都需要相關(guān)的負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)或者審批，但是在實際的工程中往往由于負(fù)責(zé)人不在或者企業(yè)為了方便起見隨意找人代簽，而這種情況會降低建筑工程資料的真實性和合法性。

3.3 缺少完善的監(jiān)督管理機(jī)制

建筑工程檔案管理質(zhì)量無法保障，根本原因在于建筑單位常常沒有行之有效的監(jiān)督管理機(jī)制，相關(guān)人員的行為得不到約束，責(zé)任心不強(qiáng)，工作效率不高，導(dǎo)致工作質(zhì)量低下，歸檔工作走形式。只有深刻認(rèn)識到這方面的問題，加快監(jiān)督管理機(jī)制的建設(shè)，配合獎懲機(jī)制，制定詳盡的考核條例和內(nèi)容，才是解決問題的有效辦法。但從實際情況來看，很多建筑單位在這方面都有待加強(qiáng)。

3.4 建筑工程資料匯編問題

建筑工程資料在進(jìn)行匯編時，需要嚴(yán)格按照一定的匯編的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對于匯編的內(nèi)容和格式等都有著明確的要求，但是這種規(guī)范性要求尚缺乏統(tǒng)一，不同的建筑工程可能采用不同的資料匯編要求，所以在部分建筑工程資料匯編中，會造成資料匯編的混亂，不符合建筑工程匯編需求問題。其他匯編問題還包括資料內(nèi)容的造假、篡改、涂抹等，導(dǎo)致建筑工程資料無法切實體現(xiàn)出建筑工程的相關(guān)情況。

3.5 建筑工程資料管理人員素質(zhì)能力不足

相較于建筑工程的技術(shù)人員而言，資料管理人員缺乏明確的專業(yè)能力考核標(biāo)準(zhǔn)，所以在進(jìn)行資料管理人員的任用選拔時，難以對人員的素質(zhì)能力進(jìn)行有效地篩選，部分管理人員并不具有建筑工程資料管理經(jīng)驗，所以在管理工作中無法發(fā)揮出專業(yè)管理的能力價值，導(dǎo)致建筑工程資料管理產(chǎn)生混亂、丟失、資料不全等問題，嚴(yán)重影響了建筑工程資料管理的質(zhì)量。比如在建筑工程準(zhǔn)備階段的資料管理中，無法發(fā)揮出資料對建筑工程的指導(dǎo)作用；在建筑工程竣工階段的資料管理中，無法發(fā)揮出資料對建筑工程的總結(jié)作用等。

4 做好建筑施工資料管理的策略

4.1 完善資料管理機(jī)制

資料管理制度可以規(guī)范施工作業(yè)，為資料管理質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。只有完善資料管理機(jī)制，才能減少資料管理的盲目性。資料管理人員要明確自身職責(zé)，確保管理流程高效進(jìn)行。同時，設(shè)置資料管理問責(zé)機(jī)制，與資料管理機(jī)制互相配合。

4.2 將建筑工程資料管理制度規(guī)范化

建筑資料管理制度的規(guī)范具有極為重要的意義，能夠通過科學(xué)合理的管理制度對管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和約束，最大程度地降低其他因素對建筑工程管理工作的不良影響，包括建筑工程資料管理人員能力不足等問題，只要管理制度足夠明確和完善，管理人員就只需要按照管理制度的要求，逐步推進(jìn)管理工作，能夠有效保障管理工作質(zhì)量。在管理制度中，除了明確的管理內(nèi)容之外，還需要建立起完善的獎懲機(jī)制，對于表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員予以嘉獎，對于造成管理質(zhì)量問題的管理人員予以懲處，能夠充分調(diào)動起管理人員的工作積極性，使管理責(zé)任能夠充分落實，避免管理人員在工作中懈怠、懶散等不良工作風(fēng)氣的產(chǎn)生。

4.3 強(qiáng)化和業(yè)主與監(jiān)理單位的溝通

在實際施工過程中，諸多材料的管理都和業(yè)主以及監(jiān)理單位息息相關(guān)，因此要強(qiáng)化和業(yè)主以及監(jiān)理單位間的溝通交流，比如在施工前、施工中和施工后都要建立對應(yīng)的表格，且填寫對應(yīng)內(nèi)容，避免后續(xù)資料管理工作出現(xiàn)漏洞，進(jìn)而提高資料管理效率。由此可見，加強(qiáng)建筑參與方之間的互動十分必要。

5 結(jié)語

總之，工程檔案是工程建設(shè)最真實的反映，是檢驗工程質(zhì)量的重要依據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養(yǎng)體系和獎懲制度，不斷總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，提高整體檔案管理水平，對企業(yè)借鑒成果、提高質(zhì)量、增收效益有著重要意義。我們應(yīng)該積極借鑒國內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗，揚(yáng)長避短，不斷優(yōu)化管理制度和體系，讓建筑工程檔案管理持續(xù)適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，更好地為企業(yè)發(fā)展和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。