甄貞

（中國(guó)政法大學(xué)，北京102249）

2015年，國(guó)務(wù)院正式頒布了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》［1］。高校以“雙一流”建設(shè)為抓手，積極推進(jìn)校院兩級(jí)管理體制改革。校院兩級(jí)管理體制改革，即將學(xué)院人權(quán)、事權(quán)、財(cái)權(quán)，由學(xué)校統(tǒng)一管理下放至學(xué)院自主管理，使學(xué)院成為責(zé)、權(quán)、利統(tǒng)一的辦學(xué)實(shí)體［2］。學(xué)院檔案管理應(yīng)緊跟雙一流建設(shè)步伐，從學(xué)院實(shí)際需求出發(fā)，建立為二級(jí)學(xué)院服務(wù)同時(shí)具備自身特色的檔案管理制度，記錄學(xué)院和學(xué)科發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀，借助信息化建設(shè)平臺(tái)共享電子檔案管理成果，為教師、學(xué)生提供專業(yè)和便捷的個(gè)性化服務(wù)。

一、高校檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）高校檔案管理模式和結(jié)構(gòu)單一化

高校檔案管理長(zhǎng)期服從和依賴于校級(jí)統(tǒng)一管理模式。從檔案生成途徑來(lái)看，學(xué)校將行政管理部門(mén)的檔案列為重點(diǎn)，各歸口部門(mén)按照崗位職責(zé)生成大量重復(fù)性的規(guī)章制度、工作通知和發(fā)文。教師人事檔案轉(zhuǎn)入學(xué)校后，以各行政管理部門(mén)為檔案材料生成的歸口單位，分別建立業(yè)務(wù)檔案材料后，歸入人事檔案管理和保存。學(xué)校行政檔案和人事檔案多以紙質(zhì)材料為主，統(tǒng)一存放于檔案室。一旦檔案發(fā)生丟失、遺漏、損毀，會(huì)造成不可挽回的損失，后果嚴(yán)重。

（二）檔案信息提供與利用不便捷

高校普遍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)材料歸檔，存在電子檔案配套不健全的問(wèn)題，檔案信息化建設(shè)水平參差不齊。紙質(zhì)檔案生成周期長(zhǎng)，教師個(gè)人申請(qǐng)閱檔的行政審批步驟煩瑣。高校各部門(mén)業(yè)務(wù)資料單獨(dú)生成，大部分過(guò)程材料不歸檔，因而無(wú)法記錄全部業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。部門(mén)間的信息不交換，無(wú)法實(shí)現(xiàn)同步更新，檔案信息利用率不高。

（三）學(xué)院檔案管理亟待建設(shè)

部分學(xué)校的人員和物力配置不足。高校招聘專職檔案管理人員多集中在行政管理部門(mén)，如學(xué)校檔案館、圖書(shū)館、學(xué)籍管理部門(mén)、人事部門(mén)等。學(xué)院檔案工作多由管理崗位人員兼職承擔(dān)，未配備專職的檔案管理人員，檔案管理工作的主要任務(wù)是完成各部門(mén)分配下來(lái)的業(yè)務(wù)歸檔工作。部分學(xué)院存檔條件簡(jiǎn)陋，固定資產(chǎn)配置少有專業(yè)檔案庫(kù)房或檔案柜，存檔內(nèi)容不能體現(xiàn)學(xué)院人文精神和內(nèi)涵。業(yè)務(wù)檔案和人事檔案無(wú)法集中體現(xiàn)各學(xué)科特色及其發(fā)展歷史。因此，二級(jí)學(xué)院檔案工作亟待加強(qiáng)，學(xué)院應(yīng)收集和珍藏學(xué)院創(chuàng)建、建設(shè)歷程的檔案，整理學(xué)科發(fā)展規(guī)劃的歷史和進(jìn)程，提煉學(xué)科特色，由學(xué)院建檔實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。

二、高校二級(jí)管理學(xué)院檔案建設(shè)對(duì)策

（一）學(xué)院檔案管理的制度建設(shè)

學(xué)院檔案管理工作的落實(shí)主要取決于相關(guān)制度建設(shè)，制度建設(shè)完善后則需落實(shí)到位。一方面，學(xué)院應(yīng)遵循學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)完成行政管理部門(mén)下達(dá)的各項(xiàng)檔案管理任務(wù)，完成資料收集、整理、分類、登記和保管，做好基礎(chǔ)工作。另一方面，二級(jí)管理學(xué)院應(yīng)探索檔案分級(jí)管理制度，充分發(fā)揮學(xué)院機(jī)構(gòu)設(shè)置緊湊、二級(jí)學(xué)科集中和優(yōu)勢(shì)突出、學(xué)院與教師和學(xué)生聯(lián)系緊密、學(xué)院內(nèi)部各部門(mén)合作性強(qiáng)便于領(lǐng)導(dǎo)等特點(diǎn)，制定與學(xué)院發(fā)展步驟相符合的檔案管理計(jì)劃，優(yōu)化檔案管理主體結(jié)構(gòu)，靈活增設(shè)檔案管理內(nèi)容，簡(jiǎn)化檔案查詢流程，提高檔案信息的利用率和服務(wù)質(zhì)量。任何制度建設(shè)都是逐步完善的。學(xué)院應(yīng)立足教師、學(xué)生、學(xué)科發(fā)展，建設(shè)符合學(xué)院特色和需求的檔案管理制度，不可過(guò)度依賴校級(jí)檔案管理制度。學(xué)院可以成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)檔案工作進(jìn)行整體部署，組織開(kāi)展檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和調(diào)研工作，明確檔案管理人員崗位和職責(zé)。

（二）學(xué)院檔案建設(shè)的主要途徑

高校檔案多采用紙質(zhì)材料存檔，紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，檔案材料生成周期長(zhǎng)。高校檔案管理工作要投入大量的人、財(cái)、物力，完成材料收集、整理、歸類、保存的一系列工作。對(duì)檔案管理人員、檔案室設(shè)備和設(shè)施的專業(yè)性要求很高。二級(jí)學(xué)院應(yīng)以電子檔案為主要途徑，并與高校現(xiàn)有OA業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期無(wú)紙化保存和數(shù)字化查詢。一方面這能避免數(shù)據(jù)重復(fù)采集，資料重復(fù)歸檔，提高整體管理效率；另一方面，能實(shí)現(xiàn)高校行政辦公檔案資料數(shù)字化，提供便捷查詢路徑，提高利用率，從而彌補(bǔ)學(xué)院人力、物力和場(chǎng)所不足的弱勢(shì)。

1.學(xué)院檔案主體結(jié)構(gòu)構(gòu)建

主體結(jié)構(gòu)構(gòu)建應(yīng)從學(xué)院檔案建設(shè)需求出發(fā)，力求“精巧”而避免“龐雜”。從整體上可由三部分構(gòu)成，即業(yè)務(wù)檔案、個(gè)人業(yè)績(jī)檔案、學(xué)院和學(xué)科發(fā)展檔案。

（1）學(xué)院業(yè)務(wù)檔案。高校要對(duì)學(xué)校行政管理部門(mén)現(xiàn)有業(yè)務(wù)檔案做細(xì)致補(bǔ)充和逐步完善。以科研項(xiàng)目檔案為例，科研項(xiàng)目的檔案管理從立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)，歷時(shí)長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，且科研、財(cái)務(wù)、學(xué)院多個(gè)對(duì)口部門(mén)需協(xié)同管理。現(xiàn)有科研項(xiàng)目檔案多側(cè)重于立項(xiàng)材料的歸檔。科研項(xiàng)目初次申請(qǐng)、立項(xiàng)后的項(xiàng)目調(diào)整、項(xiàng)目中期檢查和后期結(jié)項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)成果、項(xiàng)目后期撥款，這些過(guò)程材料容易忽視，無(wú)法保障其完整性。教師在科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)銷和調(diào)整過(guò)程中，常常要從立項(xiàng)起提供一系列的過(guò)程材料。學(xué)院應(yīng)從教師實(shí)際需要出發(fā)，細(xì)致梳理過(guò)程材料生成電子檔案，填補(bǔ)業(yè)務(wù)檔案真空區(qū)，為教師提供準(zhǔn)確業(yè)務(wù)信息和個(gè)性化服務(wù)。

（2）學(xué)院個(gè)人業(yè)績(jī)檔案。個(gè)人業(yè)績(jī)檔案是在教師人事檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)個(gè)人業(yè)績(jī)檔案做“立體化”的整理和補(bǔ)充。自全國(guó)事業(yè)單位啟動(dòng)全員崗位聘用制以來(lái)，人事管理從以身份管理模式轉(zhuǎn)換成崗位聘任管理模式。對(duì)高校而言，教師個(gè)人業(yè)績(jī)檔案應(yīng)將教師的師德評(píng)價(jià)、教學(xué)成果、科研水平、獲獎(jiǎng)情況、社會(huì)影響力等集中反映出來(lái)。現(xiàn)有的人事檔案對(duì)個(gè)人業(yè)績(jī)的記載和保存，基本僅局限于崗位聘任或工資變動(dòng)歸檔材料，由個(gè)人填寫(xiě)存檔表格，獲獎(jiǎng)證書(shū)、科研成果、科研項(xiàng)目、教學(xué)履歷、社會(huì)影響力等原始材料都不存入紙質(zhì)版的人事檔案中。教師如查詢個(gè)人業(yè)績(jī)和歷史發(fā)展情況，要借助于學(xué)校各行政部門(mén)開(kāi)發(fā)的多個(gè)管理系統(tǒng)，如崗位聘任與職務(wù)職稱變動(dòng)要借助人事管理系統(tǒng)查詢，科研成果和項(xiàng)目要借助科研管理系統(tǒng)查詢，教學(xué)和課程要借助教務(wù)管理系統(tǒng)查詢。因此，學(xué)院可為教師開(kāi)發(fā)個(gè)人職業(yè)發(fā)展的業(yè)績(jī)檔案，掃描原始資料、過(guò)程資料，形成以個(gè)人為存檔單元組卷、以各項(xiàng)業(yè)務(wù)為編目的電子檔案。充分發(fā)揮電子檔案查詢高效、使用便捷、信息準(zhǔn)確、保存時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公信息流轉(zhuǎn)，打破學(xué)校各業(yè)務(wù)歸口部門(mén)合作“僵局”和歸檔材料的“真空區(qū)”。

（3）逐步建設(shè)學(xué)院和學(xué)科發(fā)展檔案，成立學(xué)院數(shù)字檔案館。我國(guó)高校學(xué)科水平和競(jìng)爭(zhēng)力成為國(guó)家高等教育資源配置的主要依據(jù)。然而，長(zhǎng)期以來(lái)，高校校史、年鑒和沿革、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃的記載主要依賴學(xué)校檔案館，其傳播范圍有限，研發(fā)和利用程度不高。學(xué)院學(xué)科建設(shè)內(nèi)容涵蓋師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)科專業(yè)建設(shè)、科學(xué)研究、研究生培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)等多方面。學(xué)院和學(xué)科發(fā)展檔案亟待建設(shè)。安徽師范大學(xué)為適應(yīng)校院兩級(jí)管理體制和檔案工作發(fā)展需要，規(guī)范學(xué)院檔案工作，提高學(xué)院檔案管理水平，在各學(xué)院及附屬單位設(shè)立了檔案分室［3］。

學(xué)院可以圍繞重點(diǎn)學(xué)科，組織人員開(kāi)展檔案資料征集和檔案編輯工作，并逐步邁向檔案研究和開(kāi)發(fā)階段。開(kāi)始階段，學(xué)院組織院史檔案資料征集、院史征文等活動(dòng)，激發(fā)教師和學(xué)生的熱情和主動(dòng)性。發(fā)動(dòng)廣大畢業(yè)生和校友，鼓勵(lì)將個(gè)人經(jīng)歷和學(xué)院發(fā)展歷史相結(jié)合，記錄和撰寫(xiě)院史、學(xué)科發(fā)展史，著重記錄具有時(shí)代開(kāi)創(chuàng)性的重大事件。建設(shè)階段，逐步規(guī)劃學(xué)院數(shù)字檔案館的建設(shè)藍(lán)圖，旨在傳播學(xué)院文化和展示學(xué)科特色，突出展示學(xué)科活動(dòng)和各類學(xué)術(shù)研討會(huì)議，集中展示科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)成果。研發(fā)階段，開(kāi)發(fā)獨(dú)具學(xué)科特色的代表作成果檔案庫(kù)，為教師和學(xué)生共享專業(yè)性強(qiáng)的學(xué)科研發(fā)成果；還可邁出本校大門(mén)，建立學(xué)院學(xué)科同行專家信息庫(kù)，為教師與專家交流提供更多選擇。

2.電子檔案的安全性建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用與發(fā)展，提高防范數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)能力勢(shì)在必行。伴隨大數(shù)據(jù)的廣泛發(fā)展，用戶的隱私信息可能存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)院應(yīng)增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全和保密教育，同時(shí)為檔案管理者提供網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)培訓(xùn)，熟悉電子檔案管理系統(tǒng)和安全防護(hù)系統(tǒng)的使用。尤其是要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，通過(guò)技術(shù)手段創(chuàng)造安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高電子檔案的安全性［4］，為教師和學(xué)生提供穩(wěn)定和安全的電子檔案服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著“雙一流建設(shè)”的持續(xù)推進(jìn)，校院兩級(jí)管理體制的改革也在不斷深化。一流學(xué)科建設(shè)是以各二級(jí)管理學(xué)院為單位開(kāi)展的，學(xué)院檔案是高校檔案工作的重要組成部分。建立二級(jí)管理學(xué)院檔案制度，是學(xué)院和學(xué)科發(fā)展的客觀需要，更是以服務(wù)教師和學(xué)生為原則的行政管理工作創(chuàng)新。高校檔案工作要主動(dòng)謀劃和主動(dòng)作為，給予二級(jí)管理學(xué)院支持并推進(jìn)學(xué)院和學(xué)科檔案建設(shè)，以適應(yīng)新時(shí)代下對(duì)學(xué)科的要求，實(shí)現(xiàn)學(xué)校與學(xué)院檔案工作的協(xié)同發(fā)展［5］。