中汽研汽車工業(yè)工程(天津)有限公司 馬健 閆志璞

隨著國(guó)內(nèi)新車更迭速度不斷加快,研發(fā)周期日益縮短的市場(chǎng)要求,汽車研發(fā)企業(yè)整車開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理數(shù)字化備受關(guān)注,尤其是項(xiàng)目預(yù)算管控與分析領(lǐng)域,亟待實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)進(jìn)行數(shù)字化提升改造,以達(dá)成降本增效的企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。本文介紹了汽車工程研發(fā)企業(yè)利用數(shù)字化平臺(tái)技術(shù)在汽車開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中的預(yù)算管理、控制與分析的探索,總結(jié)了初步可實(shí)現(xiàn)的建設(shè)效果。

1 預(yù)算管理的形勢(shì)與要求

1.1 預(yù)算管理要求

國(guó)務(wù)院于2021年4月印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步深化預(yù)算管理制度改革的意見(jiàn)》,部署進(jìn)一步深化預(yù)算管理制度改革的具體措施。《意見(jiàn)》指出,預(yù)算體現(xiàn)了國(guó)家的戰(zhàn)略和政策,是推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要支撐。同時(shí),《意見(jiàn)》也明確了6個(gè)方面的重點(diǎn)改革措施:(1)加大預(yù)算收入統(tǒng)籌力度,增強(qiáng)財(cái)政保障能力。(2)規(guī)范預(yù)算支出管理,推進(jìn)財(cái)政支出標(biāo)準(zhǔn)化。(3)嚴(yán)格預(yù)算編制管理,增強(qiáng)財(cái)政預(yù)算完整性。(4)強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行和績(jī)效管理,增強(qiáng)預(yù)算約束力。(5)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控,增強(qiáng)財(cái)政可持續(xù)性。(6)增強(qiáng)財(cái)政透明度,提高預(yù)算管理信息化水平。預(yù)算改革重要性不言而喻,政府及廣大國(guó)有企業(yè)需要貫徹落實(shí),切實(shí)按要求努力提升預(yù)算管控水平,從國(guó)有企業(yè)預(yù)算管理提升帶動(dòng)廣大民營(yíng)企業(yè)預(yù)算管理穩(wěn)步改善,從而達(dá)到整個(gè)社會(huì)和企業(yè)環(huán)境的預(yù)算全面改革。

1.2 預(yù)算管控需求

從企業(yè)全面預(yù)算數(shù)字化改革訴求出發(fā),預(yù)算管理普遍存在以下問(wèn)題:(1)預(yù)算編制沒(méi)有逐級(jí)下沉到項(xiàng)目,往往只停留在部門,或僅核算到重點(diǎn)項(xiàng)目的直接成本。(2)項(xiàng)目預(yù)算費(fèi)用核算不夠精準(zhǔn),如人員工資和機(jī)器折舊歸集精確不高,存在同時(shí)在多個(gè)項(xiàng)目上消耗的資源沒(méi)有按照實(shí)際發(fā)生的工時(shí)或機(jī)時(shí)進(jìn)行分?jǐn)偟那闆r。(3)項(xiàng)目預(yù)算控制不到位,有的企業(yè)僅僅按照總投預(yù)算額控制預(yù)算執(zhí)行,并沒(méi)有按照明細(xì)科目進(jìn)行控制,容易造成總額超支失控。(4)項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行沒(méi)有實(shí)時(shí)歸集造成項(xiàng)目審查困難,有的企業(yè)沒(méi)有將數(shù)字化平臺(tái)與周邊系統(tǒng)進(jìn)行集成,各種業(yè)務(wù)執(zhí)行數(shù)據(jù)不能實(shí)時(shí)歸集到項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行中,項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息反饋滯后造成預(yù)算決策失誤。(5)項(xiàng)目沒(méi)有進(jìn)行滾動(dòng)核算,沒(méi)有與收入匹配,沒(méi)有校驗(yàn)預(yù)算計(jì)劃的科學(xué)性與合理性,對(duì)未來(lái)同類型項(xiàng)目無(wú)法進(jìn)行指導(dǎo)。

在諸多項(xiàng)目預(yù)算問(wèn)題的困擾下,企業(yè)如何響應(yīng)國(guó)家要求并根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標(biāo),集成企業(yè)數(shù)字資源建設(shè)一套卓有成效的預(yù)算管控與分析平臺(tái),已經(jīng)被越來(lái)越多的汽車企業(yè)關(guān)注并著手實(shí)踐。

2 預(yù)算管控與分析業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)模式(PAS模式)

預(yù)算管控與分析數(shù)字化平臺(tái)(以下簡(jiǎn)稱預(yù)算平臺(tái))建設(shè)重點(diǎn)關(guān)注以下三大管理領(lǐng)域(見(jiàn)圖1),分別為Process &Account & System,即流程覆蓋-科目全面-系統(tǒng)集成,簡(jiǎn)稱PAS預(yù)算模式。三個(gè)管理領(lǐng)域分別側(cè)重于業(yè)務(wù)制度與流程完善、財(cái)務(wù)核算精細(xì)與數(shù)字系統(tǒng)高度串聯(lián)的管理課題,共同組成完整的預(yù)算平臺(tái)建設(shè)內(nèi)容,與企業(yè)運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目管理、合同管理、財(cái)務(wù)管理等業(yè)務(wù)相互融合,創(chuàng)建更為嚴(yán)謹(jǐn)高效的項(xiàng)目預(yù)算平臺(tái)。

圖1 項(xiàng)目預(yù)算管控與分析數(shù)字化建設(shè)模式(PAS)Fig.1 Project budget control and analysis digital construction mode(PAS)

2.1 PAS管理模式-以預(yù)算流程全面覆蓋為核心

2.1.1 多級(jí)滾動(dòng)協(xié)同預(yù)算計(jì)劃

(1)雙向試算。首先,企業(yè)會(huì)根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃與年度經(jīng)營(yíng)指標(biāo)制定各業(yè)務(wù)板塊的運(yùn)營(yíng)成本及重大支撐項(xiàng)目預(yù)算,而后將預(yù)算分解至各部門,各部門制定當(dāng)年部門級(jí)項(xiàng)目預(yù)算及運(yùn)營(yíng)預(yù)算。其中,每個(gè)項(xiàng)目均要選擇合理的預(yù)算結(jié)構(gòu),該結(jié)構(gòu)往往在企業(yè)預(yù)算制度中進(jìn)行規(guī)定,在數(shù)字化平臺(tái)預(yù)置,需支持不同級(jí)別的項(xiàng)目調(diào)用匹配與校驗(yàn)。預(yù)算制定過(guò)程是一個(gè)反復(fù)試算平衡的過(guò)程,既要保障預(yù)算的充裕合理又不能顧此失彼擠壓其他項(xiàng)目。為此,預(yù)算試算功能也是數(shù)字化平臺(tái)的設(shè)計(jì)需求,需要按照科目占比自動(dòng)拆解總預(yù)算形成建議,也需支持預(yù)算制定者動(dòng)態(tài)調(diào)優(yōu),從總額到明細(xì)進(jìn)行雙向試算以達(dá)到預(yù)算計(jì)劃均衡合理。

(2)滾動(dòng)預(yù)算。很多企業(yè)僅制定項(xiàng)目總額預(yù)算,缺乏對(duì)執(zhí)行的監(jiān)督明細(xì)基準(zhǔn)。通過(guò)數(shù)字化平臺(tái),結(jié)合預(yù)算結(jié)構(gòu)配置,可以按照項(xiàng)目執(zhí)行展期自動(dòng)拓展至年度、季度、月度分別進(jìn)行預(yù)算拆解,并在每個(gè)特定的滾動(dòng)調(diào)整期進(jìn)行后續(xù)預(yù)算的調(diào)整申請(qǐng)。

(3)多方協(xié)同。在整車開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中,往往由多部門、科室及專業(yè)方向共同參與,故在平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí),要充分考慮多方協(xié)同編制預(yù)算的方式。既要保證各個(gè)專業(yè)方向的經(jīng)理申報(bào)預(yù)算,也能按照比例結(jié)構(gòu)進(jìn)行校對(duì)復(fù)查,防止在預(yù)算結(jié)構(gòu)上出現(xiàn)金額失衡的問(wèn)題。

2.1.2 預(yù)算執(zhí)行過(guò)程控制

(1)采購(gòu)環(huán)節(jié)管控。在項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中,直接材料及服務(wù)費(fèi)是占比較大的預(yù)算項(xiàng),把握好這幾個(gè)預(yù)算項(xiàng)的執(zhí)行,才能保障項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行方向沒(méi)有偏離。為此,在數(shù)字化平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí),要著重考慮采購(gòu)申請(qǐng)的預(yù)算控制功能。在需求人員進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)要關(guān)聯(lián)具體的項(xiàng)目,系統(tǒng)判斷預(yù)算滿足,則通過(guò)審核。若預(yù)算不滿足,則系統(tǒng)不予通過(guò),需要返回修訂直至滿足預(yù)算額度要求。將預(yù)算控制在費(fèi)用發(fā)生的最初階段,防止后續(xù)環(huán)節(jié)失控[1]。

(2)報(bào)銷環(huán)節(jié)管控。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中會(huì)有部分費(fèi)用由項(xiàng)目成員墊付憑票報(bào)銷,比如差旅費(fèi)。項(xiàng)目成員按照差旅標(biāo)準(zhǔn)完成出差后在財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中錄入報(bào)銷,在提交審核前,系統(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行檢查,不符合項(xiàng)不會(huì)被提交至審批流。此類費(fèi)用報(bào)銷一般存在兩種模式:一種是總額控制模式,即控制每一個(gè)項(xiàng)目的差旅總額不超支即可;二是分項(xiàng)控制模式,不僅控制總額不超支,也要控制具體差旅科目明細(xì),如酒店費(fèi)用、不同交通工具的預(yù)算科目等。

(3)人工與設(shè)備成本動(dòng)態(tài)評(píng)估。由于人工成本與機(jī)器設(shè)備折舊存在核算的滯后性,單純事后核算無(wú)法動(dòng)態(tài)考察項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程的費(fèi)用消耗情況。為此,在PAS數(shù)字化模式下,需要按照標(biāo)準(zhǔn)成本核算機(jī)制,按照人工種類與職級(jí)制定單位工時(shí)成本,按照設(shè)備價(jià)值核算單位機(jī)時(shí)折舊,根據(jù)項(xiàng)目常態(tài)化運(yùn)行期間定期申報(bào)的人工工時(shí)與設(shè)備機(jī)時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)折算以評(píng)估預(yù)算消耗,保障項(xiàng)目預(yù)算的可比性與可執(zhí)行性。

2.1.3 預(yù)算分析與智能決策

在PAS數(shù)字化管理模式下,預(yù)算計(jì)劃與執(zhí)行過(guò)程將得到充分的管理。除非有特批情況,通常不會(huì)發(fā)生超支現(xiàn)象。但是從預(yù)算的執(zhí)行率,計(jì)劃的科學(xué)性,未來(lái)項(xiàng)目的參考價(jià)值因素考慮,我們依舊需要進(jìn)行預(yù)算分析。數(shù)字化平臺(tái)設(shè)計(jì)上,通常會(huì)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的核心財(cái)務(wù)指標(biāo),比如毛利率、人工成本完成率等,這些指標(biāo)動(dòng)態(tài)展示供項(xiàng)目管理層動(dòng)態(tài)監(jiān)控,協(xié)助第一時(shí)間糾偏。另一方面,在做好獨(dú)立項(xiàng)目分析基礎(chǔ)上,數(shù)字化平臺(tái)提供同類項(xiàng)目的橫向?qū)Ρ?如可按同類項(xiàng)目全預(yù)算要素項(xiàng)進(jìn)行比對(duì),也可結(jié)合同類項(xiàng)目的歷史預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行縱向分析,以便抓住關(guān)鍵,解決矛盾,促進(jìn)企業(yè)對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的關(guān)鍵問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)提出措施改進(jìn)工作,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 PAS管理模式-以預(yù)算科目全面覆蓋為基礎(chǔ)

2.2.1 建立數(shù)字化預(yù)算體系結(jié)構(gòu)

進(jìn)行全成本要素的預(yù)算管控前提是將不同類別預(yù)算模板的預(yù)算科目與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行邏輯映射。首先需要梳理公司級(jí)別的項(xiàng)目類別,如按照項(xiàng)目預(yù)算金額等級(jí)、車型市場(chǎng)目標(biāo)占有率等因素劃分,根據(jù)預(yù)算管理要求分別制定相應(yīng)的預(yù)算模板和控制策略;其次,為不同的預(yù)算模板配置預(yù)算科目,當(dāng)預(yù)算科目與財(cái)務(wù)科目存在差異時(shí),需要維護(hù)兩套科目編碼體系。在數(shù)字化平臺(tái)設(shè)計(jì)中,通常會(huì)設(shè)計(jì)預(yù)算科目配置功能,將企業(yè)級(jí)預(yù)算科目根據(jù)管理會(huì)計(jì)需求分類編碼,與會(huì)計(jì)科目映射匹配,實(shí)現(xiàn)在創(chuàng)建系統(tǒng)預(yù)置模板時(shí),即可直接完成預(yù)算科目與會(huì)計(jì)科目的集成。

2.2.2 建立預(yù)算科目控制策略

在預(yù)算計(jì)劃中,不同預(yù)算科目的控制策略是不同的,在數(shù)字化平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算模板中會(huì)提供配置規(guī)則,通常按照時(shí)間周期及預(yù)算層級(jí)進(jìn)行配置。如通常將材料費(fèi)科目拆分至月度,按照月度進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行的控制與考核,對(duì)于項(xiàng)目執(zhí)行而言,可以進(jìn)行強(qiáng)控,也可進(jìn)行提示,即允許提前采購(gòu)或延遲采購(gòu),只要在關(guān)鍵的控制節(jié)點(diǎn)達(dá)成預(yù)算進(jìn)度即可。再如出版資料費(fèi)科目下設(shè)3項(xiàng)子科目:出版費(fèi)、專利申請(qǐng)費(fèi)、資料費(fèi),可在數(shù)字化平臺(tái)中根據(jù)需要來(lái)配置是否對(duì)末級(jí)科目進(jìn)行控制,如果該項(xiàng)費(fèi)用占比相對(duì)較低,且從預(yù)算管理要求上允許不做末級(jí)控制,則在預(yù)算執(zhí)行中不同子類預(yù)算額可以共享。

2.3 PAS管理模式-以預(yù)算系統(tǒng)全面集成為突破

2.3.1 財(cái)務(wù)系統(tǒng)全面集成

在PAS數(shù)字化平臺(tái)下,財(cái)務(wù)系統(tǒng)與預(yù)算平臺(tái)連接最為緊密,后者為前者提供預(yù)算來(lái)源,前者又為后者提供科目及發(fā)生額數(shù)據(jù)。首先,財(cái)務(wù)系統(tǒng)會(huì)將現(xiàn)行的會(huì)計(jì)科目表同步至預(yù)算平臺(tái),預(yù)算平臺(tái)將預(yù)算科目與之匹配映射,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目發(fā)生額的實(shí)時(shí)同步;其次,項(xiàng)目預(yù)算中涉及到費(fèi)用憑證錄入或者費(fèi)用報(bào)銷的業(yè)務(wù),要將項(xiàng)目及所涉預(yù)算數(shù)據(jù)集成至財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)生控制[2];最后,財(cái)務(wù)系統(tǒng)中需二次分?jǐn)偟目颇繑?shù)據(jù)會(huì)同步至預(yù)算平臺(tái),按照工時(shí)與機(jī)時(shí)進(jìn)行分?jǐn)?如人工費(fèi)及折舊費(fèi)等。

2.3.2 采購(gòu)系統(tǒng)全面集成

首先,采購(gòu)系統(tǒng)中需要集成項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目信息,同時(shí)也要將預(yù)算平臺(tái)中的采購(gòu)預(yù)算,如材料費(fèi)、外協(xié)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行同步,以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目型采購(gòu)下的預(yù)算管控;其次,采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤缓?由采購(gòu)系統(tǒng)判斷預(yù)算滿足,則將采購(gòu)金額同步至預(yù)算平臺(tái)進(jìn)行預(yù)算消耗扣減,預(yù)算不滿足則將駁回記錄存至采購(gòu)系統(tǒng);最后,采購(gòu)發(fā)票差異將按照項(xiàng)目同步至預(yù)算平臺(tái)進(jìn)行精確采購(gòu)預(yù)算調(diào)整,確保在預(yù)算平臺(tái)同步數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性。

2.3.3 項(xiàng)目管理系統(tǒng)全面集成

首先,項(xiàng)目立項(xiàng)信息需同步至預(yù)算平臺(tái),以供項(xiàng)目經(jīng)理編制項(xiàng)目預(yù)算;其次,項(xiàng)目管理系統(tǒng)中得到批準(zhǔn)的項(xiàng)目工時(shí)及設(shè)備機(jī)時(shí)需同步至預(yù)算平臺(tái),指導(dǎo)成本費(fèi)用進(jìn)行分?jǐn)傔\(yùn)算,實(shí)現(xiàn)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)成本實(shí)時(shí)執(zhí)行預(yù)算評(píng)估的修正與比對(duì);最后,預(yù)算平臺(tái)下的財(cái)務(wù)指標(biāo)信息需實(shí)時(shí)同步至項(xiàng)目管理系統(tǒng),便于項(xiàng)目管理層在不同維度監(jiān)控項(xiàng)目預(yù)算指標(biāo)變化。

3 預(yù)算管理數(shù)字化效益展望

項(xiàng)目預(yù)算管控與分析數(shù)字化模式(PAS模式)是汽車研發(fā)企業(yè)開(kāi)展預(yù)算計(jì)劃、管控執(zhí)行與分析改善的利器和保障。從經(jīng)濟(jì)效益角度,可以保障項(xiàng)目運(yùn)行的降本增效,提升項(xiàng)目預(yù)算的控制力度,降低內(nèi)部協(xié)同成本;從社會(huì)效益角度,可以為汽車行業(yè)全面預(yù)算管理數(shù)字化提供全新模式的啟發(fā),助力汽車行業(yè)項(xiàng)目預(yù)算管理更上一層樓。

引用

[1] 程平,白沂.大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的費(fèi)用預(yù)算管理[J].會(huì)計(jì)之友,2016(22):128-131.

[2] 方沅蓉,宋峰.以管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)促進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理提升[J].中國(guó)總會(huì)計(jì)師,2021(4):172-174.