■張翠翠 陳長穎 周 晶

/上海工程技術(shù)大學(xué)

高校研究生教育管理工作貫穿人才培養(yǎng)工作全過程，肩負(fù)提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要使命。研究生教育管理質(zhì)量的好壞直接反映了我校管理水平的高低，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，先進的信息管理系統(tǒng)是高效管理的必然選擇。因此，了解并分析研究生教育管理信息化建設(shè)存在問題，探討新一代信息技術(shù)深度融合于高校研究生教育管理領(lǐng)域，是一個具有深遠(yuǎn)意義的課題。

一、研究生教育管理信息化建設(shè)的必要性

隨著我國學(xué)位與研究生教育制度的不斷完善和國家信息技術(shù)的飛速發(fā)展，許多高校對研究生教育管理信息化的重要性和必要性有了深刻的認(rèn)識，也開展了一系列的信息化建設(shè)。通過查閱、梳理相關(guān)研究文獻，歸納、總結(jié)國內(nèi)外高校關(guān)于教育管理信息化研究發(fā)展現(xiàn)狀。很多高校經(jīng)歷了從小作坊自主研發(fā)，到大規(guī)模高價格向市場供應(yīng)商購買服務(wù)的過程，目前已經(jīng)基本完成了教育管理信息化。但隨著研究生教育管理體制的改革的不斷前進，管理模式不斷創(chuàng)新及信息技術(shù)飛速發(fā)展，新的管理模式、管理思想和技術(shù)手段有必要融入到信息系統(tǒng)建設(shè)之中。

近幾年，隨著我校研究生招生規(guī)模的不斷擴大，研究生信息管理業(yè)務(wù)要求不斷的發(fā)展和變化，面對新政策、新要求，需要研究生信息管理系統(tǒng)與時俱進；大數(shù)據(jù)、大工作量，需要實現(xiàn)研究生教育管理的信息化。部門通過整合和優(yōu)化各類優(yōu)質(zhì)研究生教育信息資源，信息化系統(tǒng)建設(shè)采用 “統(tǒng)一規(guī)劃、分階段實施、基礎(chǔ)信息強化、集成應(yīng)用、資源共享”的原則，構(gòu)建一套集用戶身份認(rèn)證管理、數(shù)據(jù)管理、權(quán)限控制、信息安全和個性化的信息服務(wù)為基礎(chǔ)的信息化管理系統(tǒng)。新系統(tǒng)的建立可以有效的解決傳統(tǒng)教育管理模式中的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息孤島、缺乏跨部門協(xié)作等問題，達(dá)到研究生教育信息化、管理規(guī)范化和決策合理化的目標(biāo)。為研究生教育教學(xué)工作提供科學(xué)、先進的管理模式和手段，提高教育教學(xué)管理效率，規(guī)范管理工作流程，實現(xiàn)研究生教育與培養(yǎng)過程的全程跟蹤，對研究生教育管理、教學(xué)現(xiàn)狀分析及科學(xué)合理的決策，為后續(xù)積極探索新的研究生培養(yǎng)體制機制和創(chuàng)新培養(yǎng)模式，進一步更新研究生教育教學(xué)管理手段，提高管理服務(wù)水平和工作效率提供強有力支撐，進一步推進高校研究生培養(yǎng)工作的內(nèi)涵建設(shè)和綜合管理水平，助力我校研究生教育培養(yǎng)工作的成功轉(zhuǎn)型有重要的現(xiàn)實和理論意義。

二、研究生教育管理信息化建設(shè)存在問題

(一)師生用戶缺乏對研究生教育管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的理解

結(jié)合我校近幾年研究生招生規(guī)模擴大需求，對研究生教育教學(xué)管理的質(zhì)量和效率提出更高的要求。學(xué)校決策層和研究生處職能部門已意識到教育管理信息化的重要性和必要性，學(xué)校決策層對研究生教育管理信息化工程進行了科學(xué)規(guī)劃和統(tǒng)一的指導(dǎo)，研究生處職能部門秉承科學(xué)化、系統(tǒng)化的教育教學(xué)管理理念，對學(xué)校的各類研究生教育管理相關(guān)業(yè)務(wù)流程進行梳理，并指定專門科室負(fù)責(zé)人與系統(tǒng)開發(fā)公司對接，參與研究生教育管理信息化系統(tǒng)建設(shè)工作。系統(tǒng)建設(shè)初期，廣大師生用戶對研究生教育信息化建設(shè)工作認(rèn)可度不高，一方面缺乏對教育管理信息化正確的理解，另一方面基于用戶對原研究生信息系統(tǒng)使用較熟悉，仍停留在各項熟悉和習(xí)慣的操作流程和規(guī)范層面，導(dǎo)致校內(nèi)師生用戶對研究生教育管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的認(rèn)可度不高。

(二)共享機制的建立有待擴大

從目前的研究生教育管理信息化系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀來看，新的研究生教育管理信息系統(tǒng)已與本科教務(wù)系統(tǒng)建立了友好的共享機制，實現(xiàn)了本科教務(wù)系統(tǒng)與研究生信息系統(tǒng)內(nèi)教務(wù)信息的交流和數(shù)據(jù)的傳輸與共享，使本研教務(wù)系統(tǒng)海量的數(shù)據(jù)信息得到了科學(xué)的管理和有效的整合，為二級學(xué)院教學(xué)秘書排課工作帶來極大便利，節(jié)省了原來需要預(yù)先排查教室資源重復(fù)占用情況的時間，大大提高了二級學(xué)院教務(wù)管理人員的工作效率。但是，目前海量的學(xué)生數(shù)據(jù)、教職工數(shù)據(jù)尚待與校內(nèi)財務(wù)處、人事處、后勤資產(chǎn)處、學(xué)生處等各職能部門進行數(shù)據(jù)共享機制的建立，后續(xù)系統(tǒng)建設(shè)過程中特別加強學(xué)籍模塊、教職工數(shù)據(jù)模塊與其他職能部門系統(tǒng)之間做到數(shù)據(jù)協(xié)同交流，數(shù)據(jù)格式兼容性，打破信息數(shù)據(jù)交流與共享限制，解決信息孤島問題。

(三)教育管理信息化制度建設(shè)有待完善

制度建設(shè)是規(guī)范和制約信息系統(tǒng)管理的保障。目前，現(xiàn)有研究生教育管理信息系統(tǒng)管理制度的制定多偏向于硬件和網(wǎng)絡(luò)方面，而軟件的管理、網(wǎng)絡(luò)流程管理或網(wǎng)絡(luò)資源內(nèi)容管理方面，現(xiàn)有的管理制度無法全面覆蓋到教育管理信息系統(tǒng)中各項工作當(dāng)中。反應(yīng)到信息系統(tǒng)本身，由于欠缺完善的管理制度，對系統(tǒng)運行的約束和規(guī)范勢必造成影響，有可能系統(tǒng)運行過程中數(shù)據(jù)的真實性、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化受到損壞，這樣不但造成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)利用率不高，也對教育管理信息系統(tǒng)規(guī)范使用產(chǎn)生不良影響。

(四)以用戶為中心的指導(dǎo)思想有待加強

目前，研究生教育管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，各培養(yǎng)模塊相關(guān)功能的定位、需求開發(fā)、相關(guān)業(yè)務(wù)申請辦理流程的設(shè)計，更多地考慮到怎么解決職能部門及二級學(xué)院的相關(guān)管理人員在研究生教育管理中遇到的問題，對廣大師生用戶提供便利化、流程化和信息化的教育管理服務(wù)方面的考慮相對少一些，整個教育管理信息系統(tǒng)建設(shè)成果的受益群體更多的傾向管理工作人員，導(dǎo)致信息化建設(shè)受益群體覆蓋面有所縮小，甚至有的師生會片面的認(rèn)為信息化建設(shè)反而使各種事項和業(yè)務(wù)辦理過程略顯繁瑣和復(fù)雜。

三、研究生教育管理信息化建設(shè)幾點思考

(一)樹立研究生教育管理信息化建設(shè)意識

《中國教育現(xiàn)代化2035》聚焦教育發(fā)展的突出問題和薄弱環(huán)節(jié)，立足當(dāng)前，著眼長遠(yuǎn)，重點部署了加快信息化時代教育變革戰(zhàn)略任務(wù)，為高校研究生教育管理信息化建設(shè)指明方向。信息化時代背景下，高校研究生教育管理要緊跟時代發(fā)展步伐，將資源擴展、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用及信息化建設(shè)理念高效的融為一體，并思考如何更好地應(yīng)用到研究生教育管理工作當(dāng)中。同時，學(xué)校廣大師生用戶群體要在學(xué)校教育管理信息化組織領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一思想，提高站位，進一步提高教育管理信息化建設(shè)的意識，充分認(rèn)識到教育管理信息化建設(shè)對研究生教育管理帶來的效益，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的單純依托信息化技術(shù)發(fā)展的教育管理模式，更好地踐行學(xué)校研究生教育管理信息化建設(shè)需全體人員共同參與的目標(biāo)。

(二)加強信息共享

要積極征集當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時代廣大師生用戶對信息共享的廣泛需求，將需求與信息化技術(shù)融入信息化系統(tǒng)建設(shè)之中。在校內(nèi)各相關(guān)職能部門或二級學(xué)院范圍內(nèi)，進一步擴大并開放相關(guān)功能模塊等數(shù)據(jù)信息的利用。打破傳統(tǒng)教育管理中的各職能部門之間信息數(shù)據(jù)隔閡，要突破部門、二級學(xué)院甚至學(xué)校界限，努力創(chuàng)設(shè)友好共享交互機制，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)教育教學(xué)資源與數(shù)據(jù)信息資源的共建、共享和共通，大幅度提升學(xué)校研究生教育管理水平和效率，更好地響應(yīng)新信息時代開放共享的理念。

(三)加強制度建設(shè)

管理層面，要及時制定與之匹配的各項教育教學(xué)相關(guān)制度。要通過培養(yǎng)各個環(huán)節(jié)監(jiān)控確保研究生過程管理規(guī)范，如中期考核工作前的學(xué)業(yè)預(yù)警工作須嚴(yán)格有效執(zhí)行，做到事先告知、事中提醒、事后執(zhí)行。同時，制定各種業(yè)務(wù)事項申請辦理流程，方便師生用戶對系統(tǒng)使用正確、規(guī)范，以此來促進研究生教育管理信息化系統(tǒng)平穩(wěn)有序運轉(zhuǎn)。技術(shù)層面，要采用統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的信息編碼規(guī)則來保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的規(guī)范性，將數(shù)據(jù)格式混亂或內(nèi)容含義表述不當(dāng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的出錯率降到最低。

(四)堅持以“用戶為中心”的服務(wù)理念

研究生教育管理信息系統(tǒng)建設(shè)以學(xué)校信息化管理發(fā)展目標(biāo)為引領(lǐng)，把教職工和學(xué)生群體對信息化的需求、目標(biāo)及要達(dá)到的信息化目的放在學(xué)校研究生教育信息化建設(shè)的首要位置。通過收集并分析不同用戶群體反饋的信息化需求，根據(jù)不同用戶群體特點和要求，從學(xué)生、教師、導(dǎo)師、學(xué)院、研究生處等角色設(shè)置更為細(xì)化的權(quán)限分組和角色描述，以便提供有針對性的、與實際需求吻合的個性化服務(wù)。信息系統(tǒng)建設(shè)要集硬件、軟件和服務(wù)為一體，把業(yè)務(wù)流程辦理作為側(cè)重點，構(gòu)建一個用戶簡單易用、管理任務(wù)簡化的集成化信息平臺，實現(xiàn)人與技術(shù)、數(shù)據(jù)和資源的高度融合，促進研究生教育管理模式的變革。

四、結(jié)語

研究生教育管理信息化建設(shè)是一項長期的、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，并非簡單的將手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C網(wǎng)絡(luò)化執(zhí)行的過程。后續(xù)要堅持跟進了解國內(nèi)外高校研究生教育管理信息化建設(shè)的研究與應(yīng)用情況，在實際工作中大膽探索與時俱進的研究生教育管理模式，及時糾正不合時宜的工作方法，結(jié)合上海工程技術(shù)大學(xué)自身發(fā)展的實際情況，立足于信息化平臺建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃、合理配置、有效利用電子信息平臺資源，深入研究如何借助信息化技術(shù)手段提升我校研究生教育管理信息系統(tǒng)的智能化服務(wù)水平，進一步打造“新研究生信息管理系統(tǒng)大交互平臺”，力爭開創(chuàng)出信息化輔助研究生教育培養(yǎng)工作的新局面，探索一條適合我校發(fā)展的研究生教育管理信息化建設(shè)之路。讓研究生教育管理信息系統(tǒng)平臺更好的服務(wù)學(xué)校全體師生用戶，服務(wù)校級各管理部門及各研究生培養(yǎng)單位，更大限度地支持和保障學(xué)校研究生教育各方面工作高效有序開展。