王鵬翥

摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，構(gòu)建智慧校園成為了地方本科院校發(fā)展研究的重要方向。本文就是在這樣的背景下，依托我國(guó)逐漸成熟的大數(shù)據(jù)技術(shù)，詳細(xì)闡述了在RFID技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下智慧檔案館的主要特征，并提出了地方本科院校智慧檔案館構(gòu)建措施與方法，希望能進(jìn)一步推動(dòng)地方本科院校智慧檔案（館）的建設(shè)，全面促進(jìn)學(xué)校智慧校園的建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);地方本科院校;智慧檔案館;構(gòu)建措施

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為諸多行業(yè)注入了新的活力，更為地方本科院校檔案館發(fā)展提供了變革方向。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，檔案信息管理逐漸向數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)。自2016年國(guó)家檔案局針對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃綱要發(fā)布以來，各地方本科院校積極探索智慧檔案館建設(shè)，力求抓住發(fā)展機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案館智慧化改革建設(shè)。

一、智慧檔案館的主要特征

地方本科院校檔案館實(shí)現(xiàn)智慧服務(wù)，做好基礎(chǔ)資料、檔案、網(wǎng)絡(luò)以及用戶的統(tǒng)一，并深入挖掘其潛藏價(jià)值，更好地為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)參考資料，為學(xué)生成長(zhǎng)整合有效互動(dòng)要素，并結(jié)合相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人才的綜合培養(yǎng)，這就是本科院校智慧檔案館智慧服務(wù)的根本所在。因此，本文認(rèn)為大數(shù)據(jù)背景下，地方本科院校智慧檔案館存在以下幾點(diǎn)特征。

（一）檔案信息采集智慧化

在傳統(tǒng)檔案館中，一般的檔案信息都是以紙質(zhì)的形式保存，電子檔案與其他載體檔案則很少。此外，檔案館一般只注重對(duì)檔案信息的儲(chǔ)存，對(duì)于其資料利用不夠充分，而且保存的紙質(zhì)檔案過多，導(dǎo)致在使用的時(shí)候，容易出現(xiàn)不易找到或丟失的情況。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，檔案館不僅擁有大量紙質(zhì)檔案，還存儲(chǔ)了大量的電子檔案、電子檔案、音像資料，部分高?，F(xiàn)在除了機(jī)密文件外，網(wǎng)上還可以查看其他電子檔案。充分運(yùn)用電子檔案，并服務(wù)于各項(xiàng)運(yùn)用，不僅提高了信息數(shù)據(jù)使用率，更能對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效保護(hù)[1]。比如，可以有效防止頻繁使用造成損壞、丟失等情況，也能運(yùn)用數(shù)據(jù)信息，廣泛采集含有文字、音頻、視頻等信息，豐富檔案儲(chǔ)備。此外，還能通過智慧檔案平臺(tái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合分析，并深入挖掘其潛在價(jià)值。

（二）檔案信息管理智慧化

當(dāng)前，許多地方本科院校形成了共同管理檔案信息的平臺(tái)，可以對(duì)學(xué)生個(gè)人檔案信息實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理。在檔案信息管理過程中，可以運(yùn)用檔案智慧管理平臺(tái)，對(duì)學(xué)生以往的學(xué)籍、成績(jī)、信息、就業(yè)等進(jìn)行綜合分析、分類、編目記錄，并且將采集到的信息集成檔案管理系統(tǒng)后，可以記錄檔案的庫(kù)存、管理和使用次數(shù)。它還可以設(shè)置訪問權(quán)限，防止機(jī)密文件的傳輸，也能控制儲(chǔ)存室的溫濕度，優(yōu)化存儲(chǔ)環(huán)境，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案保存壽命。

（三）數(shù)據(jù)信息管理智慧化

在智慧檔案平臺(tái)中，可以對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行精準(zhǔn)化管理，當(dāng)用戶需要使用檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候，可以直接通過用戶名進(jìn)入檔案信息管理，從而提高了檔案使用率，實(shí)現(xiàn)了檔案與個(gè)人、管理、機(jī)構(gòu)之間的互通;通過互聯(lián)網(wǎng)傳播，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)鏈接可以接受與采集學(xué)生個(gè)人信息，并能綜合分析、整理相關(guān)數(shù)據(jù)，分析學(xué)生對(duì)檔案的使用頻率，預(yù)測(cè)學(xué)生的檔案偏好，從而提高檔案館管理效率，并提高對(duì)學(xué)生的服務(wù)度。

二、地方院校智慧檔案館構(gòu)建思路

地方本科院校智慧檔案創(chuàng)建應(yīng)以數(shù)字檔案為基礎(chǔ)，堅(jiān)持“深化、整合、引進(jìn)”的理念。地方本科院校智慧檔案主要是數(shù)字檔案的現(xiàn)代化和發(fā)展，因此，地方本科院校應(yīng)當(dāng)深入研究數(shù)據(jù)檔案資源，深入開展建設(shè)技術(shù)和數(shù)據(jù)資源的研究，全面結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況及需求，開發(fā)并運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化校園建設(shè)，推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，為智慧檔案館建設(shè)提供基礎(chǔ)保障，使之更好地為科研、教學(xué)、學(xué)生管理等方面提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在建設(shè)智慧檔案館過程中，要充分利用校園基本建設(shè)和其他可負(fù)擔(dān)的資源，建設(shè)智慧校園，讓檔案信息與智慧校園建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，促進(jìn)地方本科院校檔案的管理和服務(wù)[2]。另外，在智慧建設(shè)的其他領(lǐng)域所獲得的推廣經(jīng)驗(yàn)將引領(lǐng)與推動(dòng)地方本科院校智慧檔案建設(shè)，但是，目前智慧建設(shè)尚處于探索階段，并沒有一個(gè)成熟的成果或經(jīng)驗(yàn)可以參考。所以，有必要引進(jìn)智慧校園、智慧圖書館等方面的經(jīng)驗(yàn)，以推動(dòng)地方本科院校智慧檔案館高質(zhì)量發(fā)展。

（一）完善地方本科院校智慧檔案館基礎(chǔ)建設(shè)

完善基礎(chǔ)設(shè)施是檔案正常運(yùn)行的基本前提。地方本科院校智慧檔案的基礎(chǔ)設(shè)施包括地方本科院校檔案館的建設(shè)、檔案館內(nèi)電氣使用、中央空調(diào)智能控制、智慧環(huán)境控制系統(tǒng)、智慧消防系統(tǒng)、封閉柜、底圖柜、光板柜、防磁柜、消毒柜等存儲(chǔ)文件等檔案館內(nèi)各種基礎(chǔ)設(shè)備與工具。狹義的檔案基礎(chǔ)設(shè)施是指在建設(shè)智慧檔案過程中，與傳統(tǒng)檔案館不同的軟硬件設(shè)施，包括大數(shù)據(jù)技術(shù)、RFID識(shí)別技術(shù)等的應(yīng)用;包括硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息共享平臺(tái)建設(shè)、智慧文件管理系統(tǒng)建設(shè)和智慧文件安全平臺(tái)建設(shè)[3]。

（二）加強(qiáng)地方本科院校智慧檔案館“軟實(shí)力”

地方本科院校智慧檔案館的建設(shè)過程中，不僅需要加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，更應(yīng)當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)，尤其是制定標(biāo)準(zhǔn)體系、專業(yè)人員管理、人才培養(yǎng)基礎(chǔ)、服務(wù)模式等方面的設(shè)計(jì)工作。

1.創(chuàng)建良好標(biāo)準(zhǔn)體系

地方本科院校智慧檔案館作為檔案信息資源交換的關(guān)鍵陣地，在信息流通中有著不同替代的作用。針對(duì)地方政策標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，國(guó)家檔案局于2017年發(fā)布了相關(guān)的12項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，為地方本科院校智慧檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)提供了參考方向，切實(shí)推動(dòng)了檔案數(shù)字化向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。面對(duì)不同標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定與操作實(shí)際，應(yīng)盡力創(chuàng)建與國(guó)際（內(nèi)）標(biāo)準(zhǔn)相兼容或一致的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

2.加強(qiáng)專業(yè)人員管理

地方本科院校智慧檔案館的建設(shè)是建立在教育行政、科研、學(xué)生管理等多部門、多管理系統(tǒng)的智慧校園的基礎(chǔ)上的。所以，地方本科院校應(yīng)針對(duì)智慧檔案館的需求成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，以協(xié)調(diào)各部門之間的工作從整體戰(zhàn)略層面統(tǒng)一管理，科學(xué)規(guī)劃，從協(xié)同管理的角度，使大數(shù)據(jù)技術(shù)、RFID技術(shù)等更好在智慧檔案館建設(shè)中體現(xiàn)出價(jià)值，可以充分調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的積極性，積極參與院校智慧檔案的創(chuàng)建。

3.奠定良好人才基礎(chǔ)

地方本科院校智慧檔案的創(chuàng)建對(duì)人才提出了更高的要求，時(shí)代也賦予了檔案工作者新的要求。地方本科院校檔案館應(yīng)積極完善人才管理機(jī)制，為人才培養(yǎng)創(chuàng)造良好的環(huán)境。檔案館自身也要改變工作方式，積極參加多層次、多形式的培訓(xùn)，提高網(wǎng)絡(luò)信息運(yùn)用能力、智慧檔案管理能力等。

4.完善智慧服務(wù)模式

地方本科院校智慧檔案建設(shè)的最終目標(biāo)是為智慧校園和檔案用戶服務(wù)。因此，需要較為準(zhǔn)確地了解用戶需求，有效整合智慧檔案的新技術(shù)、新資源、新智慧，實(shí)現(xiàn)學(xué)校人與物的聯(lián)動(dòng)，提高檔案校內(nèi)外服務(wù)水平和利用率。通過“一站式”信息集成，促進(jìn)學(xué)校檔案資源的整合與智慧檔案館的建設(shè)同步發(fā)展。

三、結(jié)束語

地方本科院校智慧檔案的創(chuàng)建，可以為地方本科院校檔案管理提供更多的便利，為智慧校園建設(shè)提供更加全面、優(yōu)質(zhì)、智慧的服務(wù)，進(jìn)一步提升地方本科院校檔案資源的價(jià)值及學(xué)校實(shí)力。但是目前智慧檔案館的建設(shè)多處于概念和理論研究階段，還有許多方面需要進(jìn)一步探索。

參考文獻(xiàn)：

[1]于莎莎.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（01）：134+140.

[2]郭艷.智慧校園視域下的高校檔案館創(chuàng)新服務(wù)研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019，16（14）：244-245.

[3]張華.高校智慧檔案館建設(shè)的理論研究與實(shí)踐探索[J].大連大學(xué)學(xué)報(bào)，2020，41（06）：68-72.