鄭瑩
摘要:高校檔案系統(tǒng)中的主要組成部分就是學(xué)籍檔案,直接反應(yīng)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況,給學(xué)生就業(yè)期間提供真實(shí)的備查資料。文中以高校學(xué)籍檔案管理為著手點(diǎn),分析推進(jìn)學(xué)籍檔案管理改革的措施,實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。
關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案;信息資源;改革措施
高校學(xué)籍檔案,包括入校時(shí)間、在校表現(xiàn)及所獲榮譽(yù)等。企業(yè)招聘時(shí)會(huì)將學(xué)籍檔案作為參考,因此,需要提高對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視度。切實(shí)反應(yīng)學(xué)生在校期間表現(xiàn),對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化,切實(shí)發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案的積極作用。就當(dāng)前情況來說,高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在以下問題。
1、高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
1.1學(xué)籍檔案管理重視度不足
隨著高校不斷擴(kuò)招,在校學(xué)生數(shù)量持續(xù)增加,學(xué)籍檔案管理的數(shù)量也在增加。但部分高校不重視學(xué)籍檔案管理,無論是經(jīng)費(fèi)還是人員方面投資不足。大學(xué)生來自祖國(guó)各地,每個(gè)人的情況都存在差異,檔案管理人員面對(duì)這些情況必然會(huì)出現(xiàn)力不從心的情況,有意無意忽視檔案管理的細(xì)致性。
此外,一些學(xué)生在校期間忽視上報(bào)與管理個(gè)人學(xué)籍檔案,造成管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏,直接影響到學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。
1.2學(xué)籍檔案信息化管理不足
近年來信息化技術(shù)高速發(fā)展,各行各業(yè)逐步推進(jìn)信息化建設(shè),學(xué)生學(xué)籍檔案管理也要主動(dòng)融合信息技術(shù)。但大部分高校學(xué)籍檔案管理依舊停留在傳統(tǒng)層面,即通過人工方式完成審核、分類及管理等,檔案管理人員每天要處理海量數(shù)據(jù),已經(jīng)無法滿足實(shí)際工作需求。
同時(shí),學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)力度不足,直接影響到學(xué)籍檔案管理質(zhì)量與效率提升,直接限制高校綜合辦學(xué)實(shí)力的提升。
2、高校學(xué)籍檔案管理工作的基本原則
2.1差異化與統(tǒng)一化兼顧原則
優(yōu)化學(xué)籍檔案管理工作,要兼顧管理制度的差異化和統(tǒng)一化。具體來說,在制定基層學(xué)籍檔案管理制度時(shí),一方面要考慮國(guó)家和上級(jí)部門的檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)制度,作為核心的依據(jù),這是檔案管理制度的統(tǒng)一化要求;
另一方面則需要考慮本單位的實(shí)際情況,將行業(yè)特點(diǎn)、單位特點(diǎn)與既有法規(guī)相結(jié)合,制定出適用單位內(nèi)部運(yùn)行的檔案管理制度,這是檔案管理制度的差異化要求。
2.2制度與執(zhí)行并重原則
檔案管理工作使高校內(nèi)部的各個(gè)部門都密切關(guān)聯(lián),對(duì)非專業(yè)人士來說具有一定的行業(yè)障礙,因此在制定中要考慮執(zhí)行階段的可行性。
在執(zhí)行過程中,專業(yè)管理人員要及時(shí)與各部門的檔案專管員進(jìn)行溝通,履行對(duì)檔案收集、管理和維護(hù)的基本職責(zé),并加強(qiáng)人員培訓(xùn),不斷改善和優(yōu)化管理制度。
2.3權(quán)責(zé)統(tǒng)一的基本原則
檔案管理人員對(duì)工作的認(rèn)知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質(zhì)量。
要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理,做到權(quán)責(zé)明確、統(tǒng)一,使其充分意識(shí)到自身工作的職責(zé)和所享受的權(quán)益,并在具體工作中予以保障,以此來激發(fā)他們的工作熱情和積極性,從而保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
3、高校學(xué)籍檔案管理工作的改革措施分析
3.1做好頂層設(shè)計(jì),推進(jìn)管理平臺(tái)建設(shè)
當(dāng)前科技設(shè)施較為方便,合理運(yùn)用這些設(shè)施,可以將文本資料、圖片影像等轉(zhuǎn)為數(shù)字化內(nèi)容,形成電子檔案,以此為基礎(chǔ)搭建完善的數(shù)據(jù)資料庫,資料庫中存儲(chǔ)電子信息逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化,也是高校檔案管理的未來走向。通過這種方式既可以有效利用人力資源,又能提高管理效率,簡(jiǎn)化查詢步驟,進(jìn)一步提升檔案利用效率。
因此在學(xué)籍檔案信息資源工作開展的過程中,需要積極建設(shè)完善的數(shù)據(jù)平臺(tái),從而快速實(shí)現(xiàn)認(rèn)證登錄實(shí)名、辦事流程清晰、進(jìn)度透明可查、責(zé)任定位準(zhǔn)確的目標(biāo)。比如,可以將相關(guān)通知請(qǐng)示內(nèi)容的紙質(zhì)簽閱改為網(wǎng)上審批、信息統(tǒng)計(jì)可以由傳統(tǒng)的人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)填報(bào),通過這種處理方式,既能提升工作效率,還能提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,實(shí)現(xiàn)對(duì)信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)管。
3.2梯次實(shí)踐深化,做好數(shù)據(jù)挖掘分析
針對(duì)高校檔案管理工作的開展制定一套完整且全面的責(zé)任監(jiān)管體系,將各項(xiàng)責(zé)任的分派落實(shí)到各工作細(xì)節(jié)中,確保高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系的有效開展和順利運(yùn)行。同時(shí),需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)兼職檔案工作人員的管理,通過具體工作任務(wù)的分派和明確,在完善檔案匯報(bào)的基礎(chǔ)上,針對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題以及管理缺陷進(jìn)行及時(shí)收集和整合,積極完善,體面提升高校檔案管理水平。
另外,加強(qiáng)資金建設(shè)投入,在日常工作中推為型自動(dòng)化辦公理念,全面加強(qiáng)系統(tǒng)軟硬件設(shè)施建設(shè),提升檔案管理信息化水平。為進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)在學(xué)籍檔案信息資源工作中的重要性,需要按照以下幾個(gè)層次開展工作:第一,在初期人員、技術(shù)力量相對(duì)薄弱的基礎(chǔ)上,可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)進(jìn)行重點(diǎn)篩查,從而開展針對(duì)性的教育工作,提升風(fēng)險(xiǎn)的防控水平。在完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合之后,可以根據(jù)發(fā)生的崗位、環(huán)節(jié)、時(shí)間等要素進(jìn)行深入分析,加強(qiáng)與相關(guān)機(jī)構(gòu)的合作與共享,從而提升監(jiān)控水平。最后在工作方法成熟之后,可從個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)的報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)廉政檔案入手,建立全域?qū)嵤┍O(jiān)督的模式。
3.3主動(dòng)學(xué)習(xí)進(jìn)步,創(chuàng)新檔案資源形式
目前,學(xué)籍檔案信息資源干部在日常工作中一定要堅(jiān)持對(duì)黨和人民所提出并予以高度關(guān)注的反腐倡廉理念的貫徹和落實(shí),不僅是在日常工作內(nèi)容以及決策方面給予堅(jiān)持,還包括自身知識(shí)領(lǐng)域的發(fā)展建設(shè)。在整個(gè)反腐倡廉過程中,應(yīng)對(duì)其內(nèi)在發(fā)展方向進(jìn)行合理把握和研究,提倡每一位干部、領(lǐng)導(dǎo)等對(duì)該政策的學(xué)習(xí)和研究,促進(jìn)自身學(xué)習(xí)能力的提升,保證每一個(gè)學(xué)籍檔案信息資源干部都具備過硬的學(xué)習(xí)和處事本領(lǐng)。
檔案管理部門在日常工作中要樹立檔案管理系統(tǒng)和檔案文件系統(tǒng)共同發(fā)展建設(shè)的理念,通過對(duì)檔案管理資源以及不同時(shí)期信息內(nèi)容的共享,減少重復(fù)性工作的發(fā)生,保證信息錄入規(guī)范性;要求所有檔案管理人員按照嚴(yán)格要求,參考電子檔案作業(yè)流程規(guī)范紙質(zhì)檔案設(shè)計(jì),推動(dòng)檔案管理工作朝著數(shù)字化方向發(fā)展;如果一味將高校檔案信息存放在檔案室中不予應(yīng)用,是對(duì)資源的一種浪費(fèi)。作為檔案管理人員,一定要充分意識(shí)到檔案工作開展的本質(zhì)就是服務(wù)于社會(huì),所以需要針對(duì)檔案實(shí)際應(yīng)用模式展開創(chuàng)新。推動(dòng)電子數(shù)據(jù)管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展十分關(guān)鍵。
結(jié)語
綜上所述,大數(shù)據(jù)背景下要想更好的整合與共享學(xué)籍檔案信息資源,既要利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù),還要充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)共享。這就需要從業(yè)者要綜合考慮各方面因素,制定合適的學(xué)籍檔案信息資源管理方案,做好整理、分析及共享工作,提升國(guó)內(nèi)學(xué)籍檔案信息資源管理質(zhì)量。
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