鄭瑩

摘要：高校檔案系統(tǒng)中的主要組成部分就是學(xué)籍檔案，直接反應(yīng)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況，給學(xué)生就業(yè)期間提供真實(shí)的備查資料。文中以高校學(xué)籍檔案管理為著手點(diǎn)，分析推進(jìn)學(xué)籍檔案管理改革的措施，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案;信息資源;改革措施

高校學(xué)籍檔案，包括入校時(shí)間、在校表現(xiàn)及所獲榮譽(yù)等。企業(yè)招聘時(shí)會(huì)將學(xué)籍檔案作為參考，因此，需要提高對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視度。切實(shí)反應(yīng)學(xué)生在校期間表現(xiàn)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，切實(shí)發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案的積極作用。就當(dāng)前情況來(lái)說(shuō)，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在以下問(wèn)題。

1、高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1學(xué)籍檔案管理重視度不足

隨著高校不斷擴(kuò)招，在校學(xué)生數(shù)量持續(xù)增加，學(xué)籍檔案管理的數(shù)量也在增加。但部分高校不重視學(xué)籍檔案管理，無(wú)論是經(jīng)費(fèi)還是人員方面投資不足。大學(xué)生來(lái)自祖國(guó)各地，每個(gè)人的情況都存在差異，檔案管理人員面對(duì)這些情況必然會(huì)出現(xiàn)力不從心的情況，有意無(wú)意忽視檔案管理的細(xì)致性。

此外，一些學(xué)生在校期間忽視上報(bào)與管理個(gè)人學(xué)籍檔案，造成管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，直接影響到學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。

1.2學(xué)籍檔案信息化管理不足

近年來(lái)信息化技術(shù)高速發(fā)展，各行各業(yè)逐步推進(jìn)信息化建設(shè)，學(xué)生學(xué)籍檔案管理也要主動(dòng)融合信息技術(shù)。但大部分高校學(xué)籍檔案管理依舊停留在傳統(tǒng)層面，即通過(guò)人工方式完成審核、分類及管理等，檔案管理人員每天要處理海量數(shù)據(jù)，已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際工作需求。

同時(shí)，學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)力度不足，直接影響到學(xué)籍檔案管理質(zhì)量與效率提升，直接限制高校綜合辦學(xué)實(shí)力的提升。

2、高校學(xué)籍檔案管理工作的基本原則

2.1差異化與統(tǒng)一化兼顧原則

優(yōu)化學(xué)籍檔案管理工作，要兼顧管理制度的差異化和統(tǒng)一化。具體來(lái)說(shuō)，在制定基層學(xué)籍檔案管理制度時(shí)，一方面要考慮國(guó)家和上級(jí)部門的檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)制度，作為核心的依據(jù)，這是檔案管理制度的統(tǒng)一化要求;

另一方面則需要考慮本單位的實(shí)際情況，將行業(yè)特點(diǎn)、單位特點(diǎn)與既有法規(guī)相結(jié)合，制定出適用單位內(nèi)部運(yùn)行的檔案管理制度，這是檔案管理制度的差異化要求。

2.2制度與執(zhí)行并重原則

檔案管理工作使高校內(nèi)部的各個(gè)部門都密切關(guān)聯(lián)，對(duì)非專業(yè)人士來(lái)說(shuō)具有一定的行業(yè)障礙，因此在制定中要考慮執(zhí)行階段的可行性。

在執(zhí)行過(guò)程中，專業(yè)管理人員要及時(shí)與各部門的檔案專管員進(jìn)行溝通，履行對(duì)檔案收集、管理和維護(hù)的基本職責(zé)，并加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷改善和優(yōu)化管理制度。

2.3權(quán)責(zé)統(tǒng)一的基本原則

檔案管理人員對(duì)工作的認(rèn)知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質(zhì)量。

要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，做到權(quán)責(zé)明確、統(tǒng)一，使其充分意識(shí)到自身工作的職責(zé)和所享受的權(quán)益，并在具體工作中予以保障，以此來(lái)激發(fā)他們的工作熱情和積極性，從而保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3、高校學(xué)籍檔案管理工作的改革措施分析

3.1做好頂層設(shè)計(jì)，推進(jìn)管理平臺(tái)建設(shè)

當(dāng)前科技設(shè)施較為方便，合理運(yùn)用這些設(shè)施，可以將文本資料、圖片影像等轉(zhuǎn)為數(shù)字化內(nèi)容，形成電子檔案，以此為基礎(chǔ)搭建完善的數(shù)據(jù)資料庫(kù)，資料庫(kù)中存儲(chǔ)電子信息逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，也是高校檔案管理的未來(lái)走向。通過(guò)這種方式既可以有效利用人力資源，又能提高管理效率，簡(jiǎn)化查詢步驟，進(jìn)一步提升檔案利用效率。

因此在學(xué)籍檔案信息資源工作開展的過(guò)程中，需要積極建設(shè)完善的數(shù)據(jù)平臺(tái)，從而快速實(shí)現(xiàn)認(rèn)證登錄實(shí)名、辦事流程清晰、進(jìn)度透明可查、責(zé)任定位準(zhǔn)確的目標(biāo)。比如，可以將相關(guān)通知請(qǐng)示內(nèi)容的紙質(zhì)簽閱改為網(wǎng)上審批、信息統(tǒng)計(jì)可以由傳統(tǒng)的人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)填報(bào)，通過(guò)這種處理方式，既能提升工作效率，還能提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)管。

3.2梯次實(shí)踐深化，做好數(shù)據(jù)挖掘分析

針對(duì)高校檔案管理工作的開展制定一套完整且全面的責(zé)任監(jiān)管體系，將各項(xiàng)責(zé)任的分派落實(shí)到各工作細(xì)節(jié)中，確保高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系的有效開展和順利運(yùn)行。同時(shí)，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)兼職檔案工作人員的管理，通過(guò)具體工作任務(wù)的分派和明確，在完善檔案匯報(bào)的基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題以及管理缺陷進(jìn)行及時(shí)收集和整合，積極完善，體面提升高校檔案管理水平。

另外，加強(qiáng)資金建設(shè)投入，在日常工作中推為型自動(dòng)化辦公理念，全面加強(qiáng)系統(tǒng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，提升檔案管理信息化水平。為進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)在學(xué)籍檔案信息資源工作中的重要性，需要按照以下幾個(gè)層次開展工作：第一，在初期人員、技術(shù)力量相對(duì)薄弱的基礎(chǔ)上，可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)進(jìn)行重點(diǎn)篩查，從而開展針對(duì)性的教育工作，提升風(fēng)險(xiǎn)的防控水平。在完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合之后，可以根據(jù)發(fā)生的崗位、環(huán)節(jié)、時(shí)間等要素進(jìn)行深入分析，加強(qiáng)與相關(guān)機(jī)構(gòu)的合作與共享，從而提升監(jiān)控水平。最后在工作方法成熟之后，可從個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)的報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)廉政檔案入手，建立全域?qū)嵤┍O(jiān)督的模式。

3.3主動(dòng)學(xué)習(xí)進(jìn)步，創(chuàng)新檔案資源形式

目前，學(xué)籍檔案信息資源干部在日常工作中一定要堅(jiān)持對(duì)黨和人民所提出并予以高度關(guān)注的反腐倡廉理念的貫徹和落實(shí)，不僅是在日常工作內(nèi)容以及決策方面給予堅(jiān)持，還包括自身知識(shí)領(lǐng)域的發(fā)展建設(shè)。在整個(gè)反腐倡廉過(guò)程中，應(yīng)對(duì)其內(nèi)在發(fā)展方向進(jìn)行合理把握和研究，提倡每一位干部、領(lǐng)導(dǎo)等對(duì)該政策的學(xué)習(xí)和研究，促進(jìn)自身學(xué)習(xí)能力的提升，保證每一個(gè)學(xué)籍檔案信息資源干部都具備過(guò)硬的學(xué)習(xí)和處事本領(lǐng)。

檔案管理部門在日常工作中要樹立檔案管理系統(tǒng)和檔案文件系統(tǒng)共同發(fā)展建設(shè)的理念，通過(guò)對(duì)檔案管理資源以及不同時(shí)期信息內(nèi)容的共享，減少重復(fù)性工作的發(fā)生，保證信息錄入規(guī)范性;要求所有檔案管理人員按照嚴(yán)格要求，參考電子檔案作業(yè)流程規(guī)范紙質(zhì)檔案設(shè)計(jì)，推動(dòng)檔案管理工作朝著數(shù)字化方向發(fā)展;如果一味將高校檔案信息存放在檔案室中不予應(yīng)用，是對(duì)資源的一種浪費(fèi)。作為檔案管理人員，一定要充分意識(shí)到檔案工作開展的本質(zhì)就是服務(wù)于社會(huì)，所以需要針對(duì)檔案實(shí)際應(yīng)用模式展開創(chuàng)新。推動(dòng)電子數(shù)據(jù)管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展十分關(guān)鍵。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下要想更好的整合與共享學(xué)籍檔案信息資源，既要利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)共享。這就需要從業(yè)者要綜合考慮各方面因素，制定合適的學(xué)籍檔案信息資源管理方案，做好整理、分析及共享工作，提升國(guó)內(nèi)學(xué)籍檔案信息資源管理質(zhì)量。

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