陳秀娟

摘 要：伴隨著司法改革的逐步深入，人民法院檔案管理工作也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何做好新時期人民法院檔案工作，本文從庫藏卷宗的數(shù)字化、規(guī)范訴訟卷宗歸檔管理流程、加強(qiáng)檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、庭審錄音錄像視頻資料歸檔管理、電子訴訟卷宗查閱利用以及新時期檔案工作自身建設(shè)等六個方面來分析闡述。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;訴訟卷宗規(guī)定;檔案庫房;庭審錄音錄像;電子訴訟卷宗;查閱利用

檔案是歷史的真實記錄，是各項事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨、信息化的發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)利用變得越來越重要，人民法院信息化建設(shè)的轉(zhuǎn)型升級、司法公開和司法便民理念的踐行使檔案工作面臨著新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，特別是伴隨著司法改革的逐步深入，人民法院檔案工作的職責(zé)范圍不斷拓展，對檔案工作的要求也越來越高?？梢哉f，目前是人民法院檔案工作的重要轉(zhuǎn)型期，也是檔案工作的大發(fā)展時期，人民法院檔案工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、關(guān)于庫藏檔案數(shù)字化工作

2015年11月，最高人民法院辦公廳《關(guān)于推進(jìn)人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》（法辦〔2015〕161號）規(guī)定：新生檔案應(yīng)實時數(shù)字化，做到訴訟卷宗同步電子錄入，以建立全國法院裁判文書全文數(shù)據(jù)庫。目前，大部分法院新立案的各類訴訟案件的卷宗信息，包括案件從立案、審理、到結(jié)案歸檔整個審判流程中產(chǎn)生的檔案卷宗材料，均由辦公室電子檔案錄入中心或掃描室實行同步錄入。此外，按照最高人民法院的要求，各級法院要開展庫藏歷史卷宗的掃描錄入和掛接，目前各級人民法院已陸陸續(xù)續(xù)開展或已完成庫藏檔案的數(shù)字化工作。在庫藏歷史卷宗的數(shù)字化工作中，要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)配合、加強(qiáng)物質(zhì)技術(shù)和人員保障，增強(qiáng)保密意識，嚴(yán)防檔案實體的丟失損毀或檔案內(nèi)容信息的泄密。

一是要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)配合。要按照最高人民法院161號文件提出的“形成院長‘一把手負(fù)總責(zé)，各部門齊抓共管的良好局面”的要求，不等不靠、立說立行，盡快提上日程進(jìn)行安排部署，增添設(shè)備、配備人員，確保數(shù)字化工作有序開展。專門成立檔案數(shù)字化工作小組，明確各成員的職責(zé)和具體分工，實行檔案數(shù)字化過程的崗位責(zé)任制。

二是要加強(qiáng)物質(zhì)、技術(shù)和人員保障。加大對檔案數(shù)字化工作所需基礎(chǔ)設(shè)施和配套設(shè)施的投入，嚴(yán)格執(zhí)行檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，保證數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一規(guī)范、數(shù)字化成果完整準(zhǔn)確和安全可用，確保加工的數(shù)據(jù)順利掛接。要提供人力支持，充實人員力量，確保加工前的檢查、加工中的監(jiān)督、加工后的驗收每一環(huán)節(jié)的無縫隙監(jiān)督管理。要對現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理技術(shù)的培訓(xùn)，滿足數(shù)字化工作的需求，提升檔案人員的信息化水平。對于訴訟檔案數(shù)字化加工采取外包方形式的，要提前做好財政預(yù)算，確保資金落實到位，并盡快有序開展招投標(biāo)、場地選擇、設(shè)備購置、檔案掃描、成品掛接等工作。

三是要加強(qiáng)規(guī)范管理，確保檔案安全。建立嚴(yán)格的卷宗交接制度，仔細(xì)清點核對實體檔案數(shù)量，履行交接手續(xù)，確保檔案實體和內(nèi)容信息安全。

二、關(guān)于規(guī)范訴訟卷宗歸檔管理流程工作

由于歷史原因和管理不規(guī)范，目前部分法院庫藏訴訟卷宗存在質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，如卷宗整理不規(guī)范、正副卷分裝錯誤、內(nèi)容不完整等等。訴訟檔案是國家專門檔案之一，是法院檔案資源的重要組成部分，擔(dān)負(fù)著服務(wù)審判、服務(wù)社會的重要職能，是人民法院進(jìn)行審判工作的依據(jù)和憑證。為規(guī)范訴訟卷宗歸檔管理流程工作，各級法院要做好應(yīng)對。

一是要以庫藏檔案數(shù)字化為契機(jī)，對歷史卷宗進(jìn)行全面檢查。對檔案實體殘缺的進(jìn)行登記處理，破損的由數(shù)字化加工機(jī)構(gòu)進(jìn)行裝裱;對正副卷分裝錯誤、頁碼有誤的要進(jìn)行登記調(diào)整;對目錄不完整或目錄順序不一致的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。

二是對于新生卷宗，要加強(qiáng)基礎(chǔ)工作。嚴(yán)格按照《人民法院檔案工作規(guī)定》《人民法院訴訟檔案管理辦法》的要求進(jìn)行檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計和借閱，方便檔案信息資源的開發(fā)和共享。新生檔案歸檔時檔案員要仔細(xì)核查，重點檢查紙質(zhì)卷宗整理是否符合訴訟文書材料立卷規(guī)范的要求、包括目錄是否填寫完整、是否填寫規(guī)范、頁碼標(biāo)注有無遺漏或錯誤、立卷驗卷頁案件承辦人和整理人是否簽字、卷皮封條粘貼是否規(guī)范符合標(biāo)準(zhǔn)等。此外，檔案工作人員還要堅持紙質(zhì)卷宗與電子卷宗是否一致等，電子卷宗掃描是否完整無遺漏，圖像是否清晰可辨認(rèn)，在核查無誤后方可實現(xiàn)紙質(zhì)卷宗與電子卷宗的同步歸檔。

三是要建立嚴(yán)格的卷宗評查、審核機(jī)制，把卷宗評查、審核納入案件流程管理。要對立卷、歸檔、整理、借閱流程重新梳理、有效控制、合理優(yōu)化、形成規(guī)范。要實現(xiàn)檔案工作的前端控制和全程管理，統(tǒng)一訴訟卷宗整理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對書記員立卷工作的培訓(xùn)和指導(dǎo)，保證其按照要求收集材料、排序、編頁、裝訂、錄入，從源頭上保證卷宗質(zhì)量。

三、關(guān)于加強(qiáng)檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

維護(hù)檔案安全是檔案工作的首要任務(wù)。在工作中，要深刻認(rèn)識檔案安全工作的極端重要性，采取各種措施確保檔案實體和檔案信息資源的安全，要牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，下大氣力加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷改善檔案工作條件，增強(qiáng)做好檔案安全工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。

一是應(yīng)設(shè)置規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案專用庫房，能夠容納本單位全部檔案，并留有一定的空間余地。檔案庫房建筑應(yīng)符合建設(shè)部建標(biāo)【2000】56號《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。此外，還應(yīng)設(shè)置能夠滿足查閱需要的閱覽室，并配備計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、光盤刻錄機(jī)、桌椅等滿足當(dāng)事人查閱需求的基本設(shè)施設(shè)備。為保證檔案庫房的安全，同時適應(yīng)保密工作的需要，應(yīng)實行辦公室、閱覽室、檔案庫房分開管理原則，按照其性能、類別的要求和保密、方便的原則，既保證辦公需要，滿足當(dāng)事人查閱的需要，又使得檔案庫房與外界人員隔絕，防止被盜現(xiàn)象的發(fā)生。檔案庫房和閱覽室應(yīng)實現(xiàn)電子監(jiān)控，實施24小時監(jiān)控。

二是庫房內(nèi)應(yīng)配置溫濕度計、空調(diào)或新風(fēng)系統(tǒng)、除濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器、吸塵器等設(shè)施設(shè)備，溫度范圍在14～24攝氏度之間，相對濕度范圍在45%～60%之間。在標(biāo)準(zhǔn)溫濕度范圍之外，都不利于卷宗的保存。在庫房日常管理中，要做到“九防”要求，確保檔案庫房有利于卷宗的保管。此外，檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝具應(yīng)符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量充足。