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        談檔案工作中電子文件的歸檔管理和技術(shù)保護

        2021-11-07 01:55:51郭昂
        蘭臺內(nèi)外 2021年25期

        郭昂

        摘 要:本文就檔案工作中電子文件的歸檔管理和技術(shù)保護展開討論,闡述電子文件歸檔和管理的相關(guān)概念。分析電子文件對歸檔管理的影響,研究如何通過合理有效的方式,對檔案工作中電子文件技術(shù)保護策略展開全面落實。

        關(guān)鍵詞:檔案工作;電子文件;歸檔管理;技術(shù)保護

        電子文件是一種以代碼形式記錄的文件,其以磁盤、光盤、磁帶等為載體。在計算機使用時,計算機可以讀取,并通在網(wǎng)絡(luò)上進行傳輸,生成相關(guān)文件。在電子文件的工作領(lǐng)域,根據(jù)工作模式可以對電子文件所工作的內(nèi)容進行區(qū)分。其一,電子文件可以在處理事務(wù)或工作問題中,其根據(jù)工作需求產(chǎn)生的電子文件。此類電子文件以圖像、文本、影像儲存;其二,可以記錄我國居民生產(chǎn)或科研活動的電子文件。此類電子文件具有明顯的技術(shù)性,電子文件作為一種有效且新型的技術(shù)載體,對我國居民的生活工作帶來了較大的幫助。轉(zhuǎn)變了我國居民以往的辦公模式,電子文件可以實現(xiàn)“無紙化辦公”,與我國綠色發(fā)展的目標高度吻合。

        一、電子文件的歸檔和管理的相關(guān)概述

        電子文件是一種文件類型,電子文件既可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)文件,并繼承傳統(tǒng)文件的相關(guān)屬性。同時,基于其自身特有的電子模式,對文件具有特殊的用途以及相關(guān)效果,相較于傳統(tǒng)文件而言,電子文件主要包含了以下特征。

        其一,電子文件具有紙質(zhì)文件無法比擬的使用便捷性、快捷性、優(yōu)越性以及可塑性。電子文件在使用生產(chǎn)中,可以直接由計算機網(wǎng)絡(luò)進行傳遞,并借助計算機內(nèi)部處理系統(tǒng)完成有效處理。通過計算機,對電子文件進行多角度的整理,無需對紙質(zhì)文件進行復(fù)雜且煩瑣的分類工作。

        其二,電子文件對設(shè)備具有明顯的應(yīng)用性。電子文件的修改、定稿、收發(fā),均可以在計算機、iPad等終端上完成。部分電子文件經(jīng)過改良后,甚至可以直接在智能手機中完成。在制作、處理以及歸檔中,借助計算機系統(tǒng),可以與我國居民的日常生活起到有效的綁定效果,改善了文件管理工作對人工以及紙質(zhì)的依賴性。

        其三,電子文件可以改變文件處理以及運轉(zhuǎn)方式,具有明顯的共享性。電子文件中的信息處于動態(tài),相較于紙質(zhì)文件的靜態(tài)模式,電子文件可以隨時進行更改、儲存或刪除工作。電子文件的內(nèi)容可以從某種體裁體的傳達過程中,其電子文件不受常規(guī)的限制。例如,可以擺脫空間限制,同時實現(xiàn)不同用戶的實驗性,建立相關(guān)的信息工作機制。文件的應(yīng)用提供有效服務(wù),在網(wǎng)絡(luò)中生成獨特的數(shù)據(jù)查詢模式,并提供遠程服務(wù),以保障電子文件使用效率最大化。

        其四,電子文件具有易更改性。電子文件在使用過程中,其通常通過相關(guān)的平臺進行轉(zhuǎn)移。例如,可以通過網(wǎng)絡(luò)信息,借助云操作系統(tǒng)完成操作、編輯。在后續(xù)修改中,提供了便捷的使用條件。在完成工作效率增強的同時,電子文件自身也具有明顯的安全隱患。例如,在使用中,無法對電子文件的原始性、真實性進行有效保障。這種安全隱患主要目前體現(xiàn)在兩大層次:即其,電子文件較容易遭到人為修改;其二,電子文件很容易遭受電腦病毒威脅,存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患。

        因此,對于檔案管理工作中電子文件而言,借助計算機技術(shù)可以實現(xiàn)其全面的歸檔管理以及技術(shù)加強,對后續(xù)工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

        二、電子文件對于歸檔管理的影響分析

        1.有利于檔案的分類

        在電子文件處理中,由于電子文件的信息以及載體具有明顯的分離性質(zhì),檔案實體分類工作可以有效進行全面升級。在實體分類結(jié)果中,受紙質(zhì)文件的固定影響,電子文件在應(yīng)用中可以完成屬性鏈接。對電子文件的運行模式進行分析,電子文件通??梢哉宫F(xiàn)出屬性鏈接,屬于單線排列形式。由工作人員手工操作,對于電子文件的后續(xù)應(yīng)用將產(chǎn)生明顯制約。在電子文件現(xiàn)有的工作環(huán)境中,文件整體的形式特征與電子文件自身的運行方式產(chǎn)生了相關(guān)鏈接。電子文件可以通過計算機內(nèi)部控制系統(tǒng)完成多角度整理,對電子文件進行紙質(zhì)分類,用戶可以根據(jù)自身的實際需求,對電子文件完成有效組合。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,目前電子文件在歸檔過程中,已經(jīng)實現(xiàn)了自動歸檔??梢园凑諘r間線、文件名以及文件流程等方式,進行自動化辦公??捎行Ч?jié)約冗余工作時間,提升工作人員的工作效率。

        2.完善立卷歸檔程序

        在電子文件歸檔管理中,建立檔案可以對文件的歸檔、立卷完成數(shù)據(jù)以及資料的整理。文件經(jīng)過收集后,可以交由檔案部門完成統(tǒng)一監(jiān)管。在歸檔期限中,紙質(zhì)管理檔案將完成一年歸檔一次,而電子文件相較于普通工作文件,電子檔案的歸檔工作可以根據(jù)需求隨時產(chǎn)生。在工作人員對電子文件操作中,電子文件整體可以儲存至光盤,完成實際歸檔、運行。歸檔范圍包含了文件的讀取,甚至操作系統(tǒng)。因此,具備明顯的積極效果。

        3.提升檔案價值鑒定

        在提升檔案價值中,電子檔案可以增強對電子價值鑒定的分析。在傳統(tǒng)檔案價值鑒定中,其文件可以根據(jù)相關(guān)的憑證確定整體的保管期限。而電子文件在價值鑒定中,由于其整體制作方便,且依托于電子的特性,可以產(chǎn)生較多的文件。因此,可按照客戶需求對數(shù)據(jù)進行整體修改補充。電子文件很難劃分其固定的保管期限,電子文件的相關(guān)管理以及后續(xù)儲存等模式,可以取決于其自身的價值性以及可讀性。在電子文件的內(nèi)容標準等方面,可以隨著相關(guān)載體發(fā)生變化,需要同時分析電子文件的數(shù)據(jù)讀取,以及運行電子文件電腦的操作系統(tǒng),對電子文件的范圍進行拓展。

        三、檔案工作中電子文件技術(shù)保護策略

        1.加強電子文件的保管工作

        在電子文件保管工作中,借助計算機網(wǎng)絡(luò)信息,可以對電子文件建立歸檔專遞網(wǎng)線。例如,在各單位實際運行中,對計算機內(nèi)部信息完成設(shè)定,以保障相關(guān)信息的有效發(fā)展。在電子文件管理中,借助內(nèi)部信息管理系統(tǒng),在內(nèi)部管理機制以及檔案部門之間開展文件傳輸。以電子信息系統(tǒng)為基礎(chǔ),對文件傳輸?shù)男问揭约按娣诺韧瓿删幹啤6ㄆ趯φw進行項目整理,在檔案部門需求時可以傳遞給網(wǎng)絡(luò)部門。使用網(wǎng)絡(luò)部門對于歸檔的電子文件提出格式要求,格式不應(yīng)為固定性質(zhì)。應(yīng)符合我國電子文件管理中的需求,電子文件儲存形式可以完成多樣性的發(fā)展。目前,在儲存格式中,其格式與以往單一性格式相比,出現(xiàn)了DBF、DOC、TXT、EXE等模式。在歸檔電子文件技術(shù)的處理中,可以實現(xiàn)電子文件管理策略,電子文件的保管以及歸檔,在我國發(fā)展中已經(jīng)實現(xiàn)了有效落實。就現(xiàn)行的電子文件管理工作流程設(shè)定模式分析。在工作中,可以產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)經(jīng)過整理后,便可以成為電子文件??梢酝瓿山邮?、儲存、處理等工作模式,在電子文件信息中,可以了解文件的相關(guān)信息,并實現(xiàn)組合。通過技術(shù)處理,對電子文件進行屬性更改。例如,對于已經(jīng)歸檔的電子文件,將其整體屬性更改為只可讀取性質(zhì),保障電子文件的完整性,避免其出現(xiàn)后續(xù)修改。完成電子文件的保管工作,對于識別以及保護電子文件原始結(jié)構(gòu),可以提供真實性、可靠性以及安全性的特征。

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