周 潔，陳波穎

(南京審計大學(xué)會計學(xué)院，江蘇 南京 211815)

一、引言

風(fēng)險管理是制定權(quán)衡計劃以降低成本和利潤，并決定針對公司生產(chǎn)和運營中遇到的各種風(fēng)險采取何種行動計劃的過程。 財務(wù)共享服務(wù)中心的運作結(jié)合了新管理技術(shù)與方法，可以大大提高公司運營效率，滿足公司對內(nèi)部財務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的管控需要，能對財務(wù)信息進(jìn)行積極有效的處理；在公司內(nèi)部順利實施后，可以使企業(yè)能夠向客戶以及供應(yīng)商提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 面對經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，市場的競爭日益激烈以及企業(yè)自身的不斷壯大，企業(yè)對自身的要求在提高，新的財務(wù)管理模式逐漸形成。

但是新的管理模式的出現(xiàn)必定會給企業(yè)現(xiàn)有管理及運營帶來沖擊，流程系統(tǒng)和人員配置都將會有不小的改革變動，公司運營中面臨的風(fēng)險也會隨之變化。 清晰地識別風(fēng)險，并及時提出相應(yīng)的解決措施，可以提高企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，也能使財務(wù)共享服務(wù)中心在企業(yè)的日常運營中發(fā)揮最大優(yōu)勢。

二、案例簡介

(一)建立背景

X 公司是一家上市公司，下設(shè)眾多分子公司，公司內(nèi)部設(shè)置包括財務(wù)部、人力資源部等多個部門。 現(xiàn)如今經(jīng)濟(jì)和信息化大環(huán)境不斷快速發(fā)展，X 公司的母公司業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)展，X公司自身也在不斷發(fā)展壯大，分子公司數(shù)目增加，公司管理鏈條被拉長，導(dǎo)致公司自上而下的執(zhí)行力大大減弱，信息溝通不及時，公司的管理控制力度降低。 另外，公司的發(fā)展使業(yè)務(wù)量也隨之增長，在具體業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)相互聯(lián)系方面存在部分缺陷，無法及時掌握各分子公司的管理運營情況，只能在事后進(jìn)行檢查核實，這在一定程度上增加了公司的經(jīng)營風(fēng)險，不利于公司整體的管理控制。 而外部市場環(huán)境中的財務(wù)信息化大浪潮正席卷所有行業(yè)，這對公司的財務(wù)系統(tǒng)管理水平提出了新挑戰(zhàn)，于是X 公司管理層決定將公司傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦痈咝Ш途娴墓蚕砟Ｊ健?/p>

(二)組織架構(gòu)

財務(wù)共享中心的組織架構(gòu)對于公司來說很重要，它體現(xiàn)了對公司運營的支撐作用。 共享中心的組織架構(gòu)是否合理完整對公司運營結(jié)果的好壞有著至關(guān)重要的作用。 X 公司的財務(wù)共享服務(wù)中心主要執(zhí)行的是公司大部分業(yè)務(wù)的會計核算以及資金結(jié)算工作，下設(shè)資產(chǎn)管理小組、資金管理小組、費用報銷小組、采購應(yīng)付小組、總賬報表小組、銷售應(yīng)收小組和服務(wù)支持中心共七個小組(圖1)。 X 公司的共享中心主要負(fù)責(zé)向母公司提供相應(yīng)財務(wù)信息并向各分子公司提供服務(wù)。公司在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心時，重新調(diào)配了各財務(wù)部門人員及相對應(yīng)的職能，剝離了最基層財務(wù)崗位的基本財務(wù)任務(wù)，將這些業(yè)務(wù)集中到共享中心來進(jìn)行統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的流程化處理。 組織結(jié)構(gòu)是根據(jù)具體的財務(wù)職能來設(shè)計的，通過對業(yè)務(wù)類型進(jìn)行歸集與分類，同時可以進(jìn)一步整合分配相應(yīng)的人力資源。

圖1 X 公司財務(wù)共享服務(wù)中心組織架構(gòu)

(三)人員配置

對于各崗位的人員配置問題，航天信息采用人崗適配原則，根據(jù)不同財務(wù)崗位對于相應(yīng)財務(wù)人員能力需求的不同來分配相應(yīng)的工作人員。 共享中心可以根據(jù)組織架構(gòu)部門的不同，將崗位分為運營管理與業(yè)務(wù)處理兩類。 其中，服務(wù)支持中心的崗位大多屬于運營管理崗位，這些崗位要求員工的專業(yè)性與技術(shù)性較高，因此需要相應(yīng)崗位的員工有一定的自主學(xué)習(xí)能力。 另外六個小組的相應(yīng)崗位均屬于業(yè)務(wù)處理類，這些崗位屬于共享中心流程化處理業(yè)務(wù)所需要的設(shè)置，其工作內(nèi)容較為單一，重復(fù)性和工作量都比較大，無須配備專業(yè)性高的人員。

三、風(fēng)險識別

(一)內(nèi)部治理風(fēng)險

1.員工配置不均衡

X 公司共享中心現(xiàn)有業(yè)務(wù)模塊的流暢運行是在理論情況下的，實際上其下屬公司多，業(yè)務(wù)量巨大，工作人員任務(wù)繁重，因此崗位數(shù)量不足，導(dǎo)致人員和工作量的匹配不均衡，這給公司的內(nèi)部治理帶來了一部分風(fēng)險。

具體的，公司費用報銷這部分業(yè)務(wù)工作量大、碎片化高，僅依靠該小組員工人工作業(yè)可能會導(dǎo)致一些小金額的業(yè)務(wù)得不到關(guān)注，進(jìn)而可能會造成單據(jù)審核的偏差。 總的來說，若是只根據(jù)業(yè)務(wù)來分崗是不科學(xué)的，會導(dǎo)致相應(yīng)業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量的不均衡。

2.人員績效考核機(jī)制不完善

績效管理是共享服務(wù)工作順利開展的保障，目前針對共享中心的工作人員，X 公司還沒有一套完備的績效考核體系，現(xiàn)階段其考核主要依賴于員工的考勤情況。 而共享服務(wù)中心將會扮演越來越重要的角色，如果沒有單獨的績效管理體系，無疑會給一些員工偷懶懈怠的機(jī)會。 這不僅不利于挖掘員工潛力，還會磨滅員工的積極性。 薪酬在很大程度上是員工努力工作的動力，不完善的考核機(jī)制會使員工喪失對公司的一部分歸屬感，無法激勵員工進(jìn)步，進(jìn)而可能會使整個共享中心都難以實現(xiàn)最大價值。

(二)內(nèi)部信息溝通風(fēng)險

X 公司的財務(wù)信息傳遞主要依靠其信息系統(tǒng)，但其內(nèi)部溝通工具較少，溝通渠道也尚不完備，這會造成員工在信息溝通方面存在一定阻礙，減弱了溝通的效果和效率。

由于財務(wù)人員無法直接接觸實際業(yè)務(wù)，部分業(yè)務(wù)問題的會計處理可能不是很準(zhǔn)確，這就需要及時同業(yè)務(wù)人員溝通，通常采用電話、郵件等交流方式，但是有可能無法準(zhǔn)確傳達(dá)信息，溝通效率低，因此無法保障雙方分別獲得的財務(wù)信息質(zhì)量，帶來信息處理及時性和可靠性方面的風(fēng)險。 此外，公司上下級之間的信息溝通渠道也不夠通暢，拉長了每項業(yè)務(wù)的處理時間，隨之而來的業(yè)務(wù)風(fēng)險也會相應(yīng)增加。

(三)業(yè)務(wù)管理風(fēng)險

1.財務(wù)人員監(jiān)督職能弱化

傳統(tǒng)財務(wù)管理模式的優(yōu)點是財務(wù)人員對每項業(yè)務(wù)事項的細(xì)節(jié)都清楚，會計的監(jiān)督職能得到快速有效發(fā)揮。 成立財務(wù)共享服務(wù)中心后，各分子公司業(yè)務(wù)均集中處理，統(tǒng)一由中心員工負(fù)責(zé)監(jiān)督工作，從理論流程上看的確提高了監(jiān)督工作的效率，但實際是由于共享服務(wù)中心的財務(wù)人員對相應(yīng)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)不了解，無法關(guān)注業(yè)務(wù)的本質(zhì)。 此外，通過電子手段獲取各種憑證還可能會增加會計信息真實性無法保障的風(fēng)險。

2.財務(wù)審核風(fēng)險控制不到位

X 公司對票據(jù)的處理流程包括逐級審批、財務(wù)共享中心初復(fù)審、核算形成會計信息三個步驟。 流程中審核人員往往更多注意的是每一節(jié)點上交的材料有無明顯錯誤以及是否符合規(guī)定，而忽略了業(yè)務(wù)的發(fā)生是否真實合理。 對于審核這一節(jié)點而言，一些依托系統(tǒng)程度高的業(yè)務(wù)，很少出現(xiàn)真實性問題，但報銷業(yè)務(wù)的真實性風(fēng)險比較高。 在費用報銷中，審核人員根據(jù)報銷人提供的所有資料進(jìn)行審核，這里隱含了審核人員默認(rèn)提供的材料真實可靠這一假設(shè)，因而可以看出審核環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制并不到位。

3.后續(xù)流程管控缺失

X 公司共享中心中各流程的實際執(zhí)行情況未能達(dá)到要求，同時后續(xù)流程的管理控制也是亟待優(yōu)化。 比如在采購應(yīng)付小組中，后續(xù)的收款可能會因為各種情況而被延期支付甚至是無法支付導(dǎo)致壞賬的形成，這些情況會使公司出現(xiàn)損失。 而共享中心無法做到事前預(yù)警、事中糾偏和事后追責(zé)，造成業(yè)務(wù)流程中管理控制手段的缺失，給公司帶來一定的風(fēng)險隱患。

四、風(fēng)險管理的對策與建議

(一)調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，制定合理方案

員工配置不均衡這一問題，需要在公司內(nèi)部進(jìn)行綜合測評之后，再將人員分配至合適的崗位。 測評的內(nèi)容應(yīng)該包括每個業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)數(shù)量等信息，再綜合當(dāng)前人員配置的情況，進(jìn)行人力資源的調(diào)整，若是人崗不符應(yīng)重新分配。 還應(yīng)避免大規(guī)模業(yè)務(wù)集中于個別業(yè)務(wù)單元下，做到工作量與任務(wù)重要性的均衡配置。

(二)完善績效管理體系

績效管理體系是一個公司對旗下員工工作成果、工作態(tài)度系統(tǒng)完整的評價體系，是保障員工基本利益的一種方式。如果公司內(nèi)部沒有完善的績效評價體系，不利于維持員工的穩(wěn)定性。 X 公司目前需要建立單獨的針對財務(wù)共享服務(wù)中心工作人員的績效評價體系，首先需要征求員工意見，再綜合管理層意見提煉合適的考評指標(biāo)。 再根據(jù)工作性質(zhì)的不同，設(shè)置不同的考核指標(biāo)數(shù)據(jù)，指標(biāo)需要根據(jù)時效性和度量性等原則，盡力完善 “一崗一標(biāo)準(zhǔn)” 。 其次要確定合理適度的周期，反映一段時間內(nèi)員工的工作狀況，可以根據(jù)具體的崗位來分別確定，如月度考核或是季度考核。 最后利用平衡計分卡來評價和完善優(yōu)化指標(biāo)設(shè)置，如分別從財務(wù)、學(xué)習(xí)與成長和流程等幾個維度來進(jìn)行評價分析。

(三)搭建內(nèi)部溝通平臺

未來基礎(chǔ)工作會更加趨于流程化和機(jī)械化，對于企業(yè)而言，加強并完善公司內(nèi)部溝通平臺，提高溝通的有效性和及時性是非常有必要的。 首先是相關(guān)業(yè)務(wù)人員的對外溝通，應(yīng)努力拓寬與客戶交流的渠道，積極利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的便利，搭建一個可以解決業(yè)務(wù)流程中咨詢反饋時間長的問題的溝通平臺，為客戶提供更加高效的服務(wù)。 其次，還可以對內(nèi)部系統(tǒng)加以改進(jìn)，增加新的功能模塊，重點關(guān)注申請審批的業(yè)務(wù)以及退回的業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)內(nèi)容的可理解性和對接人的可操作性，這樣可以讓員工對業(yè)務(wù)更加熟悉，減少公司財務(wù)風(fēng)險發(fā)生的概率。

(四)強化內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

企業(yè)可以通過在財務(wù)共享服務(wù)中心建立信用管理系統(tǒng)，來解決日常經(jīng)營中業(yè)務(wù)是否真實合理以及財務(wù)審核控制不足的問題。 將所需申請業(yè)務(wù)的合理性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，申請時間以及審核結(jié)果作為評級標(biāo)準(zhǔn)。 明確申請業(yè)務(wù)時需要填列的項目及相應(yīng)證明文件等，考察原始資料的真實完整性，同時也要核對業(yè)務(wù)的申請時間來反映員工提供材料信息的及時性。 這些評級結(jié)果綜合得出員工的信用等級，信用等級高的員工的業(yè)務(wù)可以有優(yōu)先處理權(quán)，而信用等級低的員工則會受到更嚴(yán)格的監(jiān)控和審核。 這可以在一定程度上提高會計資料的真實性，降低企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險，加強內(nèi)部控制。 此外還應(yīng)建立首簽責(zé)任制，相應(yīng)人員各負(fù)其責(zé)。 一旦出現(xiàn)問題便于追責(zé)，所有員工各司其職，進(jìn)一步加強了公司內(nèi)部的管理力度。

(五)完善組織機(jī)構(gòu)，加強流程管控

流程運行的效率對于財務(wù)共享中心的實施運行委實重要，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立專門的流程管理小組，這有利于針對流程運行中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析評估，以便在出現(xiàn)問題時可以及時解決。 設(shè)置專門的工作人員對流程進(jìn)行監(jiān)控，橫向完善了對流程監(jiān)控系統(tǒng)的建設(shè)，可以提高流程運行的效率，也能提升企業(yè)內(nèi)部財務(wù)共享服務(wù)的質(zhì)量。

雖然企業(yè)內(nèi)部大部分業(yè)務(wù)大同小異，可以采用集中處理的方法，但是事有輕重緩急，不同的下屬機(jī)構(gòu)有不同的需要，對于一些特殊業(yè)務(wù)或緊急業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門的渠道來處理。 設(shè)置特殊業(yè)務(wù)小組可以減少業(yè)務(wù)處理時間，防止因為業(yè)務(wù)堆積而使特殊或緊急的業(yè)務(wù)得不到及時處理。 縮短等待時間，可以讓處理過程的時間寬裕，避免出現(xiàn)因時限而導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理不當(dāng)?shù)那闆r，避免給公司帶來不必要的經(jīng)濟(jì)或是名譽損失。

(六)重視后續(xù)流程控制與優(yōu)化

加強后續(xù)流程的控制和優(yōu)化可以更好地處理業(yè)務(wù)流程中可能會出現(xiàn)的問題，也能為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時降低企業(yè)未來可能面臨的風(fēng)險。 例如應(yīng)收賬款的收付問題，可以在共享中心的管理體系中設(shè)置一個客戶管理模塊，對交易對象的征信記錄和資產(chǎn)情況進(jìn)行綜合分析評價，及時跟進(jìn)業(yè)務(wù)流程，記錄服務(wù)過程，便于客戶管理，打破事后彌補的局限。

還應(yīng)定期進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，根據(jù)需求的變化及時更新系統(tǒng)，并測評其服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。 及時發(fā)現(xiàn)問題并提出解決措施，以求構(gòu)建一個可以及時反饋并修復(fù)漏洞的流程服務(wù)，提升X 公司財務(wù)共享服務(wù)中心的綜合水平。

五、結(jié)論

建立財務(wù)共享服務(wù)中心可以提高公司內(nèi)部的財務(wù)管理效率，促進(jìn)公司戰(zhàn)略發(fā)展。 但同時，公司也面臨組織結(jié)構(gòu)變化、流程變更、人員變更和信息系統(tǒng)不足帶來的風(fēng)險。 為了避免風(fēng)險并提高應(yīng)用新模式的效率，企業(yè)應(yīng)健全組織結(jié)構(gòu)、優(yōu)化流程管理、專注于人力資源開發(fā)、加強信息系統(tǒng)管理等。企業(yè)在實施財務(wù)共享的過程中應(yīng)該正視它所帶來的相關(guān)風(fēng)險，結(jié)合企業(yè)自身特征和經(jīng)驗，從流程風(fēng)險、人力風(fēng)險等方面入手，通過提升管控的針對性和合理性等措施，切實解決問題，為發(fā)揮財務(wù)共享服務(wù)中心的最大優(yōu)勢提供保障。