馬衣拉·阿力木

（新疆維吾爾自治區(qū)維吾爾醫(yī)醫(yī)院，新疆 烏魯木齊 830000）

文書檔案工作是醫(yī)院運營工作中的重要環(huán)節(jié)之一，是醫(yī)院眾多評審項目中不可或缺的重要項目，文書檔案工作的質(zhì)量可以反映醫(yī)院日常運營水平和管理能力[1]。近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)日新月異，醫(yī)院文書檔案的數(shù)量飛速增長，對文書檔案管理提出了新挑戰(zhàn)，同時，也帶來了新機遇[2]。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已較難應(yīng)對龐大的工作量，需要實施有效的改進措施來提升文書檔案管理的現(xiàn)代化程度，提高文書檔案的可利用率[3]。本研究對醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題并對其進行了分析，提出了相應(yīng)對策，現(xiàn)將研究成效報道如下。

一、資料及方法

1.一般資料

本研究共納入文書檔案160份，以2020年為時間節(jié)點開始實行質(zhì)量改進方案。分組以質(zhì)量改進方案實施前后順序為原則，將改進前的80份文書檔案納入對照組，改進后的80份納入觀察組。對照組包括技術(shù)文件檔案35份；辦公室文書檔案20份；重大事件文書25份。觀察組中技術(shù)文件檔案34份；辦公室文書檔案21份；重大事件文書25份。兩組資料類型對比結(jié)果展現(xiàn)出了十分良好的均衡性（P＞0.05）。

2.方法

對照組實施傳統(tǒng)文書檔案管理方法。觀察組實施質(zhì)量改進方案，具體措施如下：第一，提升檔案室工作人員專業(yè)能力，加大人才培養(yǎng)力度：院方管理層需要定期組織檔案室工作人員進行專業(yè)能力技能培訓(xùn)，提升檔案室的工作效率。通過開展技能知識競賽、知識技能講座、檔案管理技能交流會等方式將現(xiàn)行的先進文書檔案管理辦法教授給工作人員。提高工作人員的處理文書能力，提升文書的保存效果。在招聘文書檔案管理人員時，應(yīng)盡量招聘相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀人才，可以發(fā)揮人才效能，提高團隊的專業(yè)水平。第二，引進信息化文書管理系統(tǒng)，建設(shè)現(xiàn)代化檔案室：如今信息化技術(shù)在醫(yī)院管理諸多領(lǐng)域都發(fā)揮了重要作用，院方應(yīng)對運營成本、醫(yī)院檔案室檔案量、檔案內(nèi)容復(fù)雜程度等進行全面考量，引進信息化文書管理系統(tǒng)。建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，利用大數(shù)據(jù)等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立完善的檔案管理平臺。將紙質(zhì)文書檔案以掃描的方式錄入系統(tǒng)，以數(shù)據(jù)形式存至云端，實現(xiàn)雙重備份，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失。通過系統(tǒng)中的鉤稽關(guān)系，設(shè)置檔案錄入報警機制，減少檔案錄入的出錯率。出于對運營成本的考慮，可采取第三方托管的模式來降低運營成本。第三，設(shè)置合理獎懲制度，增加員工工作積極性：院方應(yīng)從過往的文書管理工作中總結(jié)經(jīng)驗，對工作人員的工作內(nèi)容予以明確，加強制約。優(yōu)化檔案室工作流程，讓工作人員可以各司其職，互相配合，提高工作效率、管理質(zhì)量和團隊凝聚力。設(shè)置合理的獎懲制度，設(shè)置完善的績效考核指標，對工作能力強的員工給予合理獎勵，提高其工作積極性，提升檔案管理的質(zhì)量。第四，加大檔案室建設(shè)力度，提高對文書檔案的重視程度：管理層應(yīng)加大檔案室的建設(shè)力度，聘用專業(yè)能力強的員工擔任文書管理工作。加大人才激勵力度，通過薪資激勵、表彰優(yōu)秀員工等方式提升檔案室員工的工作積極性。引進專業(yè)的現(xiàn)代化文書管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化技術(shù)提升文書管理效果，提升文書整理、提交、歸檔的速度。

3.指標判定

3.1 文書檔案管理效果：比較兩組的文書檔案整理、提交、歸檔速度。

3.2 不良檔案發(fā)生率：記錄文書檔案發(fā)生損毀、記錄不全、記錄有誤的例數(shù)，計算不良檔案發(fā)生率。

4.統(tǒng)計學(xué)方法

將計數(shù)數(shù)據(jù)（%）輸入到統(tǒng)計學(xué)軟件（SPSS22.0版本）中，用X2檢驗，若P<0.05，則具有統(tǒng)計學(xué)意義。

二、結(jié)果

1.文書檔案管理效果比較

觀察組的文書檔案整理時間、提交時間、歸檔時間明顯跟短，差異具有統(tǒng)計學(xué)價值（P<0.05），見表1。

表1 文書檔案提交時間比較[±s]

表1 文書檔案提交時間比較[±s]

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2.不良文書檔案發(fā)生率比較

觀察組的不良文書檔案發(fā)生率明顯更低，差異具有統(tǒng)計學(xué)價值（P<0.05），見表2。

表2 不良文書檔案發(fā)生率比較[n，（%）]

三、討論

文書檔案管理作為醫(yī)院質(zhì)量管理中的關(guān)鍵組成部分，需要對其有足夠的重視。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)進度的不斷推進，為文書檔案工作提出了更高的要求[3]。在醫(yī)院檔案管理工作中尚存諸多問題，需要借助先進的信息化技術(shù)來提升醫(yī)院文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

在實際文書管理工作中存在的問題如下：第一，檔案室工作人員文書檔案提交速度緩慢：檔案室工作人員人手較為不足，面對煩瑣的文書處理工作容易出現(xiàn)失誤[4]。在移交文書檔案時，容易發(fā)生檔案遺失、登記不全的情況[5-6]。文書檔案管理工作較為枯燥重復(fù)，工作人員在處理檔案的過程中極易產(chǎn)生懈怠感，導(dǎo)致其工作積極性不高，容易發(fā)生文書檔案整理、提交歸檔速度慢的情況。第二，管理層缺乏對檔案室的重視，檔案室現(xiàn)代化建設(shè)程度不足：在信息化的大背景下，檔案室需要處理的文書檔案量日漸增多[7-8]。但受院方缺乏對檔案管理工作的重視和出于對運營程度的考慮，檔案室的現(xiàn)代化程度尚且不足。沒有利用信息化技術(shù)形成資源池，檔案再利用率不足。通過實施質(zhì)量改進可以有效提升文書檔案管理工作的效率。院方管理層需要定期組織檔案室工作人員進行專業(yè)能力技能培訓(xùn)，以此提升檔案室的工作效率。通過開展技能知識競賽、知識技能講座、檔案管理技能交流會等方式將現(xiàn)行的先進文書檔案管理辦法教授給工作人員。提高工作人員的處理文書能力，提升文書的保存效果。通過優(yōu)化檔案室工作人員的專業(yè)素質(zhì)可以發(fā)揮人才效能，提高文檔案管理工作的效率，提高檔案室員工的工作積極性。如今信息化技術(shù)在醫(yī)院管理諸多領(lǐng)域都發(fā)揮了重要作用，院方應(yīng)對運營成本、醫(yī)院檔案室檔案量、檔案內(nèi)容復(fù)雜程度等進行全面考量，引進信息化文書管理系統(tǒng)。利用信息化技術(shù)可以減輕工作人員的工作難度。建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，利用大數(shù)據(jù)等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立完善的檔案管理平臺。將紙質(zhì)文書檔案以掃描的方式錄入系統(tǒng)，以數(shù)據(jù)形式存至云端，實現(xiàn)雙重備份，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失。通過系統(tǒng)中的鉤稽關(guān)系，設(shè)置檔案錄入報警機制，減少檔案錄入的出錯率。出于對運營成本的考慮，可采取第三方托管的模式來降低運營成本。通過設(shè)置合理獎懲制度對工作人員的工作內(nèi)容予以明確，加強制約。優(yōu)化檔案室工作流程，讓工作人員可以各司其職，互相配合，提高工作效率、管理質(zhì)量和團隊凝聚力[9]。設(shè)置合理的獎懲制度，設(shè)置完善的績效考核指標，對工作能力強的員工給予合理獎勵，提高其工作積極性，提升檔案管理的質(zhì)量。管理層應(yīng)加大檔案室的建設(shè)力度，聘用專業(yè)能力強的員工擔任文書管理工作。加大人才激勵力度，通過薪資激勵、表彰優(yōu)秀員工等方式提升檔案室員工的工作積極性。引進專業(yè)的現(xiàn)代化文書管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化技術(shù)提升文書管理效果，提升文書整理、提交、歸檔的速度。本研究結(jié)果表明，在實施質(zhì)量改進工作后文書檔案的不良檔案發(fā)生率明顯降低，文書整理速度、提交速度、歸檔速度明顯提升（P<0.05）。文書檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)，諸多學(xué)者對如何提升醫(yī)院文書檔案管理工作效率提出了相關(guān)見解。鬧爾吉曼[10]曾淺談了醫(yī)院文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)策略，報告中提到提升檔案室員工專業(yè)能力，提高管理層對文書檔案的重視程度，加大檔案室建設(shè)可以有效提升文書管理的質(zhì)量。此結(jié)論和本研究類似。

綜上所述，對醫(yī)院文書檔案管理工作實施質(zhì)量改進可以有效提高檔案室工作人員的工作效率，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)，提高檔案保存質(zhì)量，值得進一步應(yīng)用。