◆何紅兵/安徽省懷寧縣審計局

現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)（AO2011）是針對審計人員現(xiàn)場審計管理的需要，通過對被審單位業(yè)務(wù)、財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和分析，發(fā)現(xiàn)疑點供審計人員核查落實?，F(xiàn)場審計實施系統(tǒng)內(nèi)置了大量的采集模板，但是由于財務(wù)軟件種類繁多以及軟件升級更新頻繁，內(nèi)置模板無法滿足所有財務(wù)軟件的采集需求。本文主要介紹一種通過現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)時產(chǎn)生的臨時文件實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)采集的方法。

一、項目背景介紹

筆者在某鄉(xiāng)鎮(zhèn)的村（居）主要負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計時發(fā)現(xiàn)，該鎮(zhèn)村集體經(jīng)濟(jì)三資代理中心使用的財務(wù)軟件為新中大農(nóng)村三資管理系統(tǒng)，通過新中大農(nóng)村三資管理系統(tǒng)的“數(shù)據(jù)備份”可以得到財務(wù)數(shù)據(jù)備份文件（后綴名為.TX_格式，用記事本軟件打開為亂碼）。

在現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)的“采集轉(zhuǎn)換”中使用“財務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)”，數(shù)據(jù)源選擇上述財務(wù)數(shù)據(jù)備份文件，筆者嘗試了所有“新中大財務(wù)軟件”對應(yīng)的采集轉(zhuǎn)換模板，均提示出錯，未能實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集，錯誤提示如圖1所示。

圖1 采集轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)錯誤提示

二、查找錯誤原因

通常情況下，財務(wù)數(shù)據(jù)采集失敗后現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)會提示錯誤信息，并寫入日志文件，通過分析日志可以查找錯誤產(chǎn)生的原因。通過查看現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)安裝目錄下的“Logs”文件夾下的日志文件和“XXBCJLog”文件夾下的日志文件，最終在“XXBCJLog”文件夾下的日志文件中找到一些有效信息，如圖2所示。

圖2 數(shù)據(jù)采集日志文件

分析該日志文件發(fā)現(xiàn)，財務(wù)數(shù)據(jù)采集失敗后，現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)刪除“XXBCJTemplateTemp”文件夾中的臨時文件。刪除的臨時文件是什么？有沒有辦法重新獲取刪除的臨時文件呢？

三、分析臨時文件

通過多次嘗試發(fā)現(xiàn)，在圖1中的“確定”按鈕點擊之后，“XXBCJTemplateTemp”文件夾中的臨時文件將會被刪除。采用“偷梁換柱”的做法，在未點擊“確定”按鈕之前將臨時文件拷貝出來，如圖3所示。

圖3 TemplateTemp臨時文件

對重新獲取的臨時文件（后綴名為.txT，使用記事本軟件可以查看內(nèi)容）按照“文件大小”進(jìn)行排序，逐個分析和推測臨時文件記錄的內(nèi)容并與新中大農(nóng)村三資管理系統(tǒng)比對，最終確定km.txT為會計科目文件，z_pz00.txT為科目余額文件（包含輔助科目余額），dwtx.txT為輔助信息文件，z_pz01.txT，z_pz02.txT，……，z_pz12.txT為1至12月份的會計憑證文件（包含輔助會計憑證）。

四、清洗整理數(shù)據(jù)

由于上述臨時文件中包含較多無效信息并且缺少列名，在數(shù)據(jù)采集前必須進(jìn)行清洗和整理工作。主要的做法是先將.txT文件導(dǎo)入Excel中，設(shè)置數(shù)據(jù)格式，判斷列數(shù)據(jù)的性質(zhì)并標(biāo)注列名，再根據(jù)數(shù)據(jù)采集的需求，刪除不必要的數(shù)據(jù)。

（一）整理會計科目表

會計科目表采集科目編碼、科目名稱和借貸方向三個關(guān)鍵信息。會計科目臨時文件（km.txT）如圖4所示，km.txT文件內(nèi)容以“Tab鍵”為分隔符，初步判斷第一列“101”“102”等為科目編碼字段，第二列“現(xiàn)金”“銀行存款”等為科目名稱字段，借貸方向字段暫時無法判斷。

圖4 會計科目臨時文件（km.txT）

使用Excel的獲取外部數(shù)據(jù)功能，通過“文本導(dǎo)入向?qū)А睂m.txT文件導(dǎo)入Excel中，“列數(shù)據(jù)格式”設(shè)置為“文本”格式，工作表命名為“會計科目_××村”，如圖5所示。

圖5 導(dǎo)入Excel中的會計科目表

圖5中A列為科目編碼，B列為科目名稱，E列為借貸方向，將E列中的“1”替換為“借”，“2”替換為“貸”，刪除A、B、E列之外的其他數(shù)據(jù)列，在第1行上面插入1行，依次標(biāo)注“科目編碼”“科目名稱”和“借貸方向”作為列名。

（二）整理科目余額表和輔助余額表

通過“文本導(dǎo)入向?qū)А睂_pz00.txT文件導(dǎo)入Excel中，“列數(shù)據(jù)格式”除帶小數(shù)點的列設(shè)置為“常規(guī)”之外，其余均設(shè)置為“文本”格式，工作表命名為“科目余額_××村”，如圖6所示。

圖6 導(dǎo)入Excel中的科目余額表

科目余額表采集科目編碼、借方余額和貸方余額三個關(guān)鍵信息，輔助科目余額表采集科目編碼、借方余額、貸方余額和輔助編碼四個關(guān)鍵信息。

通過分析導(dǎo)入Excel的科目余額表，圖6中H列為科目編碼，I列為借方期初余額，J列為貸方期初余額，科目編碼“112”和“202”具有輔助核算功能，用于核算往來款項，V列為輔助編碼。

通過“建立副本”的方式復(fù)制科目余額表，并將工作表命名為“輔助余額_××村”。

在“科目余額_××村”工作表中刪除H、I和J列之外的其余列數(shù)據(jù)，匯總計算“112”和“202”合計數(shù)，在第1行前插入1行，分別標(biāo)注“科目編碼”“借方期初余額”和“貸方期初余額”，作為列名，“借方期初余額”和“貸方期初余額”為空的填充為“0”。

在“輔助余額_××村”工作表中刪除H、I、J和V列之外的其余列數(shù)據(jù)，刪除科目編碼為“112”和“202”之外的其他行數(shù)據(jù)，在第1行前插入1行，分別標(biāo)注“科目編碼”“輔助借方期初余額”“輔助貸方期初余額和輔助編碼”作為列名，“輔助借方期初余額”和“輔助貸方期初余額”為空的填充為“0”。

（三）整理輔助信息表

輔助信息采集輔助編碼、輔助類型名稱和輔助名稱三個關(guān)鍵信息。通過分析輔助信息文件（dwtx.txT），采用類似會計科目表的數(shù)據(jù)采集方法整理輔助信息表，“列數(shù)據(jù)格式”均設(shè)置為“文本”格式，輔助類型名稱可以在導(dǎo)入Excel后添加一列并填充為“往來單位”。

（四）整理會計憑證表和輔助憑證表

會計憑證采集憑證日期、憑證號、附件數(shù)、摘要、科目編碼、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額和分錄序號八個關(guān)鍵信息，輔助憑證在會計憑證的基礎(chǔ)上額外采集輔助編碼信息。

z_pz01.txT，z_pz02.txT，……，z_pz12.txT為1至12月份的會計憑證文件，先將上述文件內(nèi)容復(fù)制到一個文件中并命名為z_pz.txT。

通過“文本導(dǎo)入向?qū)А睂?dǎo)入z_pz.txT到Excel中，文件原始格式選擇“Unicode（UTF-8）”，“列數(shù)據(jù)格式”除帶小數(shù)點的列設(shè)置為“常規(guī)”之外，其余均設(shè)置為“文本”格式，并將工作表命名為“會計憑證_××村”，如圖7所示。

圖7中C列為憑證日期，E列為憑證號，F(xiàn)列為附件數(shù)，G列為摘要，H列為科目編碼，I列為借方發(fā)生額，J列為貸方發(fā)生額，V列為輔助編碼，BA列為分錄序號，保留上述列數(shù)據(jù)，其余列數(shù)據(jù)全部刪除。

圖7 導(dǎo)入Excel中的會計憑證表

通過Excel的“分列”和“替換”功能將C列的憑證日期整理為“日期”類型。在第1行前插入1行，分別標(biāo)注“憑證日 期 ”“ 憑 證 號”“ 附 件數(shù)”“ 摘要”“ 科目編碼 ”“借 方 發(fā) 生 額”“貸方發(fā)生額”“輔助編碼”“分錄序號”作為列名?！敖璺桨l(fā)生額”和“貸方發(fā)生額”為空的填充為“0”。

通過“建立副本”的方式復(fù)制會計憑證表，并將工作表命名為“輔助憑證_××村”，刪除輔助編碼為空的行數(shù)據(jù)。

至此，完成了××村農(nóng)村三資代理中心賬套的會計科目、科目余額、輔助信息、輔助余額、會計憑證和輔助憑證的收集、清洗和整理工作。

五、財務(wù)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)采集

利用現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)的“采集轉(zhuǎn)換”功能，完成“財務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)采集”工作，數(shù)據(jù)源選擇“Microsoft Office Excel”，指定Excel文件路徑和版本，勾選“第一行包含列名”。

按照“財務(wù)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)采集”向?qū)崾就瓿蓴?shù)據(jù)采集，直接生成“財務(wù)數(shù)據(jù)臨時表”，新建會計數(shù)據(jù)，確定“會計數(shù)據(jù)名稱”“單位名稱”“會計年度”和“行業(yè)”，“導(dǎo)入方式”選擇“源數(shù)據(jù)憑證表為一個表”。

生成財務(wù)數(shù)據(jù)臨時表，通過“輔助導(dǎo)入”功能，按照提示逐步完成會計期間定義、科目余額表、會計科目表、科目設(shè)置、憑證庫、輔助信息表、輔助余額表和憑證輔助明細(xì)表的導(dǎo)入。

憑證庫中源憑證號字段和源憑證庫分錄序號都選擇“分錄序號”，源輔助信息表輔助類型存儲方式選擇“數(shù)據(jù)以單表橫排方式存儲”，數(shù)據(jù)表選擇“輔助信息_××村”，源輔助余額表和源憑證輔助明細(xì)表的輔助類型存儲方式選擇“數(shù)據(jù)以多表方式存儲”，源憑證輔助明細(xì)表分錄序號字段選擇“分錄序號”。

成功導(dǎo)入“財務(wù)數(shù)據(jù)臨時表”后需要對科目余額進(jìn)行調(diào)整，因為在“科目余額_××村”中未對二級及以下科目進(jìn)行向上一級匯總，從而導(dǎo)致對應(yīng)的上級科目余額為“0”，此時會出現(xiàn)異常數(shù)據(jù)提示，如圖8所示，修改相應(yīng)的上級科目的期初余額后進(jìn)行“賬表重建”，完成財務(wù)數(shù)據(jù)采集。

圖8 科目余額調(diào)整

在“審計分析”的“賬表分析”中對科目明細(xì)賬、輔助賬、會計科目和憑證進(jìn)行檢查，核實采集的財務(wù)數(shù)據(jù)是否正確。

通過上述步驟，最終成功實現(xiàn)了財務(wù)數(shù)據(jù)和相關(guān)輔助賬的采集，為下一步的審計工作打下堅實的基礎(chǔ)。

六、幾點體會

（一）善于發(fā)現(xiàn)和解決問題。數(shù)據(jù)采集過程中出現(xiàn)錯誤的情況較多，要充分利用獲取的錯誤信息，分析產(chǎn)生錯誤的原因，通過不斷測試，找到解決問題的辦法。

（二）培養(yǎng)數(shù)據(jù)素養(yǎng)和敏感性。審計人員要具備一定的數(shù)據(jù)敏感性，通過不斷地工作實踐，培養(yǎng)數(shù)據(jù)素養(yǎng)，能夠從無序的數(shù)據(jù)中快速找到審計工作所需的有效信息。

（三）靈活掌握和運用工具。審計過程中要靈活掌握和運用多種形式的數(shù)據(jù)分析和處理工具，特別是面對大數(shù)據(jù)分析時，要敢于接受挑戰(zhàn)，掌握新的工具和方法。