宋冬

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化時(shí)代已悄然到來(lái)。信息技術(shù)的應(yīng)用使得信息數(shù)據(jù)管理更加方便和快捷，而海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)也極大地滿(mǎn)足了信息管理的實(shí)際需求。反映在企業(yè)檔案管理中，通過(guò)加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，將在很大程度上提升企業(yè)的檔案管理水平及時(shí)效，使檔案資源更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。鑒于此，本文總結(jié)企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中所存在的問(wèn)題和不足，并提出切實(shí)可行的優(yōu)化建議和策略，以期促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：企業(yè)發(fā)展;信息化;檔案管理

引言：檔案管理是重要的企業(yè)管理內(nèi)容，并且檔案信息準(zhǔn)確與否會(huì)直接影響企業(yè)發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展離不開(kāi)檔案管理的支持，為了保證企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的有序開(kāi)展，有必要注重信息化背景下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新改革。針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理存在的管理人員素質(zhì)低下、管理制度不完善等缺陷，需要明確檔案管理改革要點(diǎn)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理在企業(yè)健康發(fā)展上的推動(dòng)作用。

一、企業(yè)檔案管理信息化概述

企業(yè)檔案管理信息化，是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理活動(dòng)。檔 案管理信息化是檔案信息資源組織、管理的全新模式，也是提高企業(yè)檔案 管理水平的關(guān)鍵。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過(guò)程中，低效率的人工管理和紙 質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式，限制了檔案管理的效率和質(zhì)量，也非常容易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失。與此同時(shí)，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理流程日漸復(fù)雜， 在資金流、物流和供應(yīng)鏈等海量信息下，要求企業(yè)必須用信息化技術(shù)開(kāi)展 檔案管理工作，從而保證企業(yè)的管理效率及水平，發(fā)揮檔案的信息資源作用，為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升奠定可靠基礎(chǔ)。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.欠缺標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的缺乏，是企業(yè)檔案信息化建設(shè)所面臨的突出問(wèn)題。目前， 國(guó)內(nèi)越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始實(shí)施檔案信息化建設(shè)和改革，并且投人了大量的資金和精力，但是效果卻并不明顯，甚至連一個(gè)像樣的檔案管理體系都沒(méi) 有形成。究其原因，主要是由于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺乏所造成的。企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，必須明確信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這其中包括了信息數(shù)據(jù)的規(guī)格、 文本檔案形式以及檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等，但顯然多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有很好地完成這一工作。特別是在一些規(guī)模較大的企業(yè)，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)朝令夕改的問(wèn)題，不僅造成了大量資源的無(wú)端消耗和浪費(fèi)，也導(dǎo)致了檔案 信息的零散和雜亂。許多原有的信息數(shù)據(jù)還沒(méi)有理順清楚，新的數(shù)據(jù)已經(jīng)錄人進(jìn)來(lái)，最終導(dǎo)致整個(gè)檔案信息化建設(shè)陷人混亂狀態(tài)。

2.檔案管理的整理服務(wù)水平不高

目前，部分企業(yè)在高科技的沖擊下，開(kāi)始將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)引人， 借助它完成相關(guān)的工作，進(jìn)行檔案的管理和收藏工作。但因?yàn)槭苤朴谄髽I(yè)的資金，開(kāi)始逐漸暴露出企業(yè)資源設(shè)備落后的問(wèn)題。工作資源僅僅能簡(jiǎn)單地加工和處理檔案信息，使檔案管理的整體服務(wù)水平不高，無(wú)法跟上時(shí)代 發(fā)展的步伐。

3.有待于進(jìn)一步提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)

堅(jiān)持以人為本的理念，是開(kāi)展信息化工作的前提，企業(yè)檔案管理人員 的綜合素質(zhì)水平密切關(guān)聯(lián)到信息化服務(wù)質(zhì)量。但目前很多企業(yè)還缺少一支強(qiáng)有力的檔案管理隊(duì)伍，同時(shí)具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。正是由于人員隊(duì)伍的參差不齊，對(duì)順利開(kāi)展相關(guān)的服務(wù)項(xiàng)目，包括市場(chǎng)調(diào) 研、分析信息、網(wǎng)絡(luò)檢索和信息咨詢(xún)等形成了阻礙，對(duì)信息開(kāi)發(fā)的服務(wù)質(zhì) 量也帶來(lái)了影響。

三、基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革思考

1.重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程

檔案管理工作主要包括收集、整理以及利用等環(huán)節(jié)，企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，就必須對(duì)這些工作內(nèi)容進(jìn)行改革優(yōu)化，重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù) 流程，使檔案業(yè)務(wù)能夠朝著信息化的方向發(fā)展。第一，改革優(yōu)化檔案信息 的收集環(huán)節(jié)。檔案管理人員在收集檔案信息時(shí)，要合理利用企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)，將任務(wù)下達(dá)到各部門(mén)，并做好分工，部門(mén)人員要通過(guò)信息管理系統(tǒng)來(lái)上傳檔案信息，以便信息的及時(shí)接收和收集。第二，改革優(yōu)化檔案信息 的整理環(huán)節(jié)。檔案管理人員要對(duì)檔案信息進(jìn)行集中管理，根據(jù)檔案信息的具體情況，做好歸類(lèi)和劃分，然后建立不同的文件夾進(jìn)行保存，為了防止丟失，還要做好備份。檔案信息梳理完后，檔案管理人員需要根據(jù)檔案的所屬部門(mén)、檔案的具體類(lèi)型以及檔案的形成時(shí)間等特征逐一進(jìn)行錄人，并 設(shè)立對(duì)應(yīng)的安全管理權(quán)限，以提升檔案信息的安全性。第三，做好檔案信息的檢查工作。檔案管理人員要定期進(jìn)行檔案信息的檢查工作，如果發(fā)現(xiàn) 有信息殘缺等問(wèn)題的檔案文件，要及時(shí)聯(lián)系所屬部門(mén)進(jìn)行檔案信息的確認(rèn)， 并做好相應(yīng)的處理工作，確保檔案信息的完整性和有效性，為企業(yè)的決策者提供全面、詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息支持。最后，改革優(yōu)化檔案信息的利用環(huán)節(jié)。在調(diào)取檔案信息時(shí)，必須與檔案管理人員進(jìn)行對(duì)接，填寫(xiě)好調(diào)取檔案信息的內(nèi)容、目的以及責(zé)任人等。此外，在調(diào)取檔案信息時(shí)，需要在避免檔案信息外泄和流失的條件下，給予對(duì)方相應(yīng)的權(quán)限。

2.整合檔案信息資源

企業(yè)檔案信息管理需要規(guī)避資源的重復(fù)收集和丟失，這樣才能夠保持 信息收集的高效性和全面性，充分發(fā)揮檔案信息作用。特別是隨著企業(yè)規(guī) 模的擴(kuò)大，企業(yè)部門(mén)數(shù)量也在不斷增加，各部門(mén)每天都會(huì)產(chǎn)生大量信息， 包括生產(chǎn)信息、財(cái)務(wù)信息、人力資源管理信息等，這些信息都對(duì)企業(yè)具有 極高價(jià)值。企業(yè)在檔案信息資源管理上，一定要形成一套全面的管理體制， 以實(shí)現(xiàn)資源的有效收集和整合。比如，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息，應(yīng)由財(cái)務(wù)人員每天對(duì)檔案信息進(jìn)行匯總，按照時(shí)間進(jìn)行排序，并以周或月為單位上傳檔案信息。財(cái)務(wù)人員錄人會(huì)計(jì)信息后，需要設(shè)置相應(yīng)的控制權(quán)限，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理、增加和修改。對(duì)于人力資源信息，應(yīng)由人力資源管理部門(mén) 為每位員工制定個(gè)人檔案文件夾，將職工文案信息完整地錄人。隨著企業(yè) 內(nèi)部人員的流動(dòng)和崗位的調(diào)整，人力資源部門(mén)一定要及時(shí)地對(duì)職工檔案信 息進(jìn)行修改和調(diào)整，保證內(nèi)容的完整性和及時(shí)性，便于查看和調(diào)取。為了防止部門(mén)錄人檔案信息的交叉和沖突，企業(yè)必須形成一套嚴(yán)格的檔案信息 管理劃分標(biāo)準(zhǔn)，為各部門(mén)劃定清晰的檔案信息管理職責(zé)，最大化地避免和杜絕信息重復(fù)錄人以及交叉現(xiàn)象，使檔案信息歸類(lèi)更加明晰。

3.提高檔案利用率

企業(yè)應(yīng)充分利用檔案信息，在提高信息利用率的條件下，充分發(fā)揮檔 案管理在企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展上的價(jià)值。企業(yè)以往的檔案管理上，只能完成信息收集工作，在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用上存在不足，由此造成檔案利用率低 下。因此，要求企業(yè)能按照以下要求完成檔案管理工作：首先，應(yīng)建立新的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立起獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便員工在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找需要的資料信息，為檔案管理工作高效開(kāi)展提供基礎(chǔ)條件。其次， 要優(yōu)化服務(wù)模式。檔案管理信息資源應(yīng)用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)在于為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的展開(kāi)提供參考，管理人員在管理信息資源時(shí)，要在后臺(tái)設(shè)置登記界面， 明確記錄檔案查閱情況。最后，要深人挖掘檔案信息。為企業(yè)提供參考， 推動(dòng)企業(yè)改革發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：

一個(gè)時(shí)代的象征，是能夠快速地獲取、利用和傳遞信息，而企業(yè)的信 息化管理需要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。檔案管理工作者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，利用信息化的進(jìn)程，緊緊抓住機(jī)遇，以更好地推動(dòng)企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。

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