柴翔坤
(榆林市榆陽區(qū)機關(guān)事業(yè)單位和居民社會養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心,陜西 榆林 719000)
隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的快速發(fā)展應(yīng)用,事業(yè)單位人事檔案管理也迎來了全新的發(fā)展挑戰(zhàn)與機遇,應(yīng)用信息化技術(shù)有助于更加科學(xué)規(guī)范的開展事業(yè)單位人事檔案管理工作,信息化技術(shù)的充分普及應(yīng)用充分促進人事檔案管理工作效率的全面改善和提升?;诖髷?shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用普及,事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作過程中,可以更加快速高效的收集整理人事檔案資料信息,并且計算機技術(shù)可以快速實現(xiàn)對于信息的檢索與查詢,相比于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式,有效提升了信息查詢檢索的效率,為工作人員減輕了大量的工作負擔(dān),有助于提升事業(yè)單位人事檔案信息保管的精準度與可靠性,提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的綜合效率。積極推動事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展,能夠充分展示出事業(yè)單位自身發(fā)展運營的實際狀況。能夠充分展示出事業(yè)單位人員流動的情況,經(jīng)營發(fā)展的規(guī)模變化,自身潛在資本的發(fā)展變化情況等等,事業(yè)單位獲取這些精準信息之后有助于促進其做好進一步的人事管理戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃,積極促進人事培訓(xùn)以及人才選拔晉升與績效管理考評等各項工作有序開展,充分促進事業(yè)單位提前做好內(nèi)部人力資源的管理儲備,加強事業(yè)單位自身人力資源管理工作的有效性。
在社會經(jīng)濟與科技穩(wěn)定發(fā)展的支撐下,事業(yè)單位的各項工作離不開計算機信息技術(shù)的應(yīng)用,已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要趨勢,需要得到事業(yè)單位的重視,確保在實際開展各項工作的過程中能夠做好全面的分析,適當將信息技術(shù)融入檔案管理的各個環(huán)節(jié),這樣不僅能夠全面提高管理的效率,同時有利于順應(yīng)時代發(fā)展,避免受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響而限制事業(yè)單位的人才培養(yǎng)與優(yōu)化。所以說,只有不斷做好創(chuàng)新,并加強對新型技術(shù)應(yīng)用的重視,才能夠提高檔案管理的信息化水平,推動事業(yè)單位的發(fā)展。
事業(yè)單位人事檔案管理工作的內(nèi)容相對較為復(fù)雜,而且涉及的內(nèi)容相對較多,主要包括工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、任職履歷及工作能力等多項內(nèi)容,有效對事業(yè)單位人才信息進行儲備。由于傳統(tǒng)人事檔案管理工作方式需要手工制作存檔,不僅會消耗一定的人力物力,同時為后期的檔案提取增加了更多難度,一旦有管理人員辭職,則交接工作在短期內(nèi)無法順利完成,產(chǎn)生的影響較為嚴重。所以,只有強化對信息化檔案管理的重視,并通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用,有效提高檔案管理的效率。保證各項工作順利進行,提升單位服務(wù)質(zhì)量,保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。
由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理類目相對較多,而且在實際查閱的過程中效率低,修改流程相對較為繁瑣,無法對大量信息進行高效處理,一旦對檔案整理有時間要求,則應(yīng)該增加辦公經(jīng)費及工作人員數(shù)量,導(dǎo)致成本大幅度提升。對于人事檔案信息化管理的應(yīng)用,可以有效解決當前管理存在的問題,并利用計算機核心技術(shù)對大量復(fù)雜信息進行電子歸檔,不僅可以保證查閱的高效性,同時不受其他因素影響,有效降低行政成本,最大化發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用效果,確保事業(yè)單位人事檔案管理的水平不斷提升。
對人事檔案資料實施電子化管理,并在技術(shù)方面給予絕對支持,不斷引入先進、便捷、方便使用的信息化技術(shù)與信息化手段,可有效提升事業(yè)單位的人事檔案信息化管理實際水平,可促進事業(yè)單位逐步實現(xiàn)人事檔案電子化管理,做好人事檔案的電子化儲存工作,可妥善解決紙質(zhì)人事檔案存放期間可能發(fā)生的潮濕、發(fā)霉、損壞等問題。人事檔案電子化儲存,只需要借助移動硬盤或是云平臺就可以實現(xiàn)。電子化檔案還具備儲存簡單以及儲存量大、資料傳輸速度快等多種問題。但為了進一步提升事業(yè)單位的人事檔案資料儲存安全性與科學(xué)性,事業(yè)單位應(yīng)該與時俱進,積極引入相應(yīng)人才,或是積極與上層政府進行有效聯(lián)系,結(jié)合國家要求將人事檔案資料存儲在國家研發(fā)的網(wǎng)絡(luò)平臺上或是數(shù)據(jù)平臺中。但為了提升人事檔案的應(yīng)用效率,事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合單位實際需求,創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的人事檔案資料數(shù)據(jù)管理庫,結(jié)合單位實際需求進行排序。并借助相關(guān)設(shè)備掃描相應(yīng)的人事檔案資料,將人事檔案資料一一錄入電子數(shù)據(jù)庫中,檢查錄入信息是否準確,然后對錄入的電子化資料進行細化與分類。最后,充分應(yīng)用信息技術(shù)設(shè)置電子數(shù)據(jù)庫的檢索關(guān)鍵詞以及檢索方式,方便后續(xù)事業(yè)單位調(diào)閱或是查看這些人事檔案資料,提升人事檔案管理部門工作的有效性與科學(xué)性。
想要約束人事檔案管理人員的工作行為,提升事業(yè)單位對相關(guān)人事檔案資料的保護有效性與資料保密性,則必須采取一定措施約束管理人員的人事檔案管理工作態(tài)度、工作行為與日常行為,明確人事檔案管理工作中存在的各種問題,從人事檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)入手,全面了解人事檔案管理工作的流程,合理設(shè)立相應(yīng)的人事檔案管理制度,在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進一步規(guī)范現(xiàn)有人事檔案的初期審查流程、檔案錄入流程、檔案儲存流程、檔案調(diào)閱流程以及檔案保密流程等等,從而提升人事檔案管理工作的有效性與標準性,避免檔案管理人員肆意揮霍自己的權(quán)利,肆意處理人事檔案相關(guān)資料造成的人事檔案資料流出現(xiàn)象。再者,基于管理現(xiàn)狀有效完善現(xiàn)有的人事檔案管理制度,并進行嚴格監(jiān)督、嚴格把控,可充分杜絕檔案管理人員的不良行為、違法行為等異常行為的發(fā)生。但因為事業(yè)單位日常工作中有很多個環(huán)節(jié)涉及到人事檔案管理工作,所以想要完善相應(yīng)的管理制度,必須積極做好事業(yè)單位工作人員的教育工作,強化檔案管理人員的信息化管理意識以及安全管理意識,輔助事業(yè)單位的人事檔案管理制度健全、完善工作的進行。在完善相關(guān)制度前后,必須始終保證相應(yīng)人員能夠嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī),能夠積極約束自己的行為,能夠不斷提升自己的職業(yè)道德素養(yǎng)與職業(yè)道德操守,將人事檔案管理工作做到位,始終嚴謹認真、積極嚴肅的完成自己的相關(guān)工作,結(jié)合事業(yè)單位實際需求,積極合理的利用人事檔案信息,及時滿足事業(yè)單位的用人需求,做好人才儲備工作,促進事業(yè)單位發(fā)展進步。
人事檔案資料中詳細記載著人才的文化水平、社會經(jīng)歷、工作成績以及人事變動等等信息,與相關(guān)人才的整體能力息息相關(guān)。做好人事檔案管理工作,不僅可及時更新人才的相關(guān)檔案資料,還可促進事業(yè)單位繼續(xù)發(fā)展,還可進一步提升人事檔案資料的準確性與完整性。信息化管理是現(xiàn)今事業(yè)單位比較推崇的一種管理方法與管理手段,可有效解決現(xiàn)有人事檔案管理工作中存在的各種問題,還可有效彌補傳統(tǒng)檔案管理存在缺陷。但是,我國信息化技術(shù)還處于高速發(fā)展階段,不斷發(fā)展,不斷變化,不斷提升。人事檔案管理人員想要在日常工作中充分落實信息化管理工作,不僅要積極更新自己的信息化管理技術(shù),積極學(xué)習(xí)各種信息化管理手段,結(jié)合事業(yè)單位的人事檔案管理工作實際需求,不斷滿足單位日益升高的人事檔案管理需求,還需積極更新自己的人事檔案管理觀念。檔案管理人員必須充分認識到不斷學(xué)習(xí)、不斷進步的必要性,積極學(xué)習(xí)國內(nèi)外的優(yōu)秀信息化管理經(jīng)驗與管理手段,積極提升自己的能力,并在人事檔案管理工作中逐步引入新型信息化技術(shù)與手段,逐步提升事業(yè)單位的人事檔案信息化管理水平。促使信息化管理始終與時代發(fā)展趨勢走在同一階段,還可促進事業(yè)單位繼續(xù)與時俱進,積極發(fā)展,與國際并聯(lián)。事業(yè)單位管理者也需積極更新自己的管理理念,認識到更新管理理念對人事檔案管理工作以及事業(yè)單位未來發(fā)展的積極影響。
想要在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中全面落實信息化管理,事業(yè)單位不僅要重視信息化管理,鼓勵信息化手段在人事檔案管理工作中落實應(yīng)用,還需增加人事檔案信息化管理的資金投入,鼓勵相關(guān)部門不斷優(yōu)化現(xiàn)今應(yīng)用的信息化管理設(shè)備與人事檔案管理設(shè)備,增加信息化技術(shù)研發(fā)的資金投入,增加人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)資金投入,才能全面提升人事檔案信息化管理的實際水平。但為了保證資金投入的科學(xué)性與合理性,事業(yè)單位必須完善現(xiàn)有人事檔案管理工作的相關(guān)投入機制,明確檔案管理信息化建設(shè)所需要的經(jīng)費數(shù)字,并將經(jīng)費納入制度化軌道中,確定資金要求合理后,提供專項資金,實現(xiàn)資金投入長效化,保證人事檔案信息化管理工作能夠順利開展,順利完成。事業(yè)單位在投入相應(yīng)資金后,還需增加資金監(jiān)管力度,明確每一筆資金的實際應(yīng)用方向,確定資金的使用合理性。
總而言之,目前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正處于持續(xù)發(fā)展的階段,事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展應(yīng)該強化對先進技術(shù)的重視,由傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化管理,建立并完善相對較為全面的管理系統(tǒng),不斷提高管理的效率,發(fā)揮信息化人事檔案管理的效果,推動事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的提升,推動事業(yè)單位的健康發(fā)展。