于利賢 吳振全

（北京北咨工程項目管理咨詢有限公司，北京 100124）

0 引言

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大部分企業(yè)已經(jīng)使用自動化辦公系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)，輔助提升企業(yè)的辦公效率和業(yè)務管理水平[1]。工程建設項目管理是工程咨詢企業(yè)的主要業(yè)務，隨著項目管理業(yè)務的不斷發(fā)展，企業(yè)采購了市場成熟的項目管理系統(tǒng)部署在復雜程度高、周期長、流程繁復的房建類項目應用。

隨著項目管理系統(tǒng)的持續(xù)深入應用，項目管理人員發(fā)現(xiàn)，如要形成全過程項目管理業(yè)務閉環(huán)，需要首先退出項目管理業(yè)務系統(tǒng)，再登錄企業(yè)OA（Office Automation）系統(tǒng)查看與項目管理業(yè)務有關(guān)的項目編號、項目里程碑、項目費用申請、報銷、通知等信息。并且，由于項目地域分散，不在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)辦公的項目管理人員，登錄企業(yè)OA系統(tǒng)需要先登錄虛擬專用網(wǎng)絡（VPN）再通過輸入內(nèi)網(wǎng)地址才能登錄企業(yè)OA系統(tǒng)，操作十分煩瑣，使項目管理人員的系統(tǒng)使用體驗非常糟糕[2]。

筆者多年從事企業(yè)信息化建設工作，通過項目管理人員的反饋。筆者認為，如果獨立使用企業(yè)OA或項目管理系統(tǒng)，將形成信息“孤島”，并不利于項目管理業(yè)務的信息化[3]。因此，企業(yè)OA與項目管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)信息互通、數(shù)據(jù)共享勢在必行。

1 對接方案

實現(xiàn)企業(yè)OA與項目管理系統(tǒng)的信息互通、數(shù)據(jù)共享，首先要分析2套系統(tǒng)所承載的信息和承擔的系統(tǒng)功能，確定具備實施的條件。其次，研究可落地實施的系統(tǒng)對接方案，保證對接方案的技術(shù)成熟并兼顧高效[4]。最后，還要考慮系統(tǒng)對接中的注意事項，確保對接成功。

1.1 實施條件

企業(yè)OA系統(tǒng)自2018年上線運行，承擔著約8個子公司的費用報銷、項目立項、員工日志填報、員工考勤請假、通知公告、綁定企業(yè)郵箱、企業(yè)通信錄、市場開發(fā)、數(shù)據(jù)分析、企業(yè)知識庫、協(xié)同辦公等多項自動化辦公的功能模塊。至今已有近千名企業(yè)員工使用該系統(tǒng)，每日行政審批流程、辦公信息等數(shù)據(jù)量較大，對系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定性要求較高[5]。并且，還有部分系統(tǒng)功能在開發(fā)和優(yōu)化過程中。

企業(yè)OA系統(tǒng)上線伊始有部分企業(yè)員工對系統(tǒng)存在認識上的誤區(qū)，認為企業(yè)OA系統(tǒng)操作煩瑣，沒有線下紙質(zhì)辦公使用起來較為隨意方便，存在一定的抵觸情緒。系統(tǒng)經(jīng)過一段時間的試運行，大部分企業(yè)員工，尤其是不在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)辦公、頻繁出差、外地分公司等有移動辦公需求的員工，通過使用Web端、移動端的費用報銷、考勤、用章申請等行政辦公和協(xié)同辦公等系統(tǒng)功能，經(jīng)過近3年的運行，員工對企業(yè)OA系統(tǒng)有了新的認識。目前，企業(yè)約九成以上的員工認為企業(yè)OA系統(tǒng)，滿足了大部分無紙化辦公的要求，打破了地域的辦公限制。使行政辦公審批系統(tǒng)化，執(zhí)行效率得到了提升，規(guī)范了各類行政辦公申請格式。企業(yè)OA系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)管理不可缺少的輔助手段，通過企業(yè)OA系統(tǒng)的協(xié)同辦公提高了企業(yè)管理工作的科學化、標準化。并且，隨著企業(yè)OA系統(tǒng)的持續(xù)深入應用，將會出現(xiàn)個性化的需求，為此研發(fā)人員將利用敏捷式開發(fā)結(jié)合新技術(shù)，加大企業(yè)內(nèi)部的推廣，全面取消紙質(zhì)行政辦公審批，更好地為企業(yè)管理提供保障和支撐。

大型房建類工程建設項目管理有別于其他房建類的項目管理，建設規(guī)模大、建設周期長、干系人眾多。對工程咨詢企業(yè)的組織、管理能力要求較高，除了需要掌握工程建設技術(shù)，還要組織參建單位以建設單位為中心，組成高效協(xié)同的項目部。建設過程中，產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，未采用信息化系統(tǒng)管理前，溝通交流大多使用微信、QQ等線上溝通方式。項目采購等只使用電子表格簡單記錄，雖然使用了BIM等軟件輔助項目管理，但仍然無法滿足全生命周期的項目管理要求。

項目管理系統(tǒng)作為企業(yè)OA系統(tǒng)的業(yè)務子系統(tǒng)，承擔著項目管理業(yè)務的現(xiàn)場管理、參建單位管理、項目計劃管理、項目手續(xù)辦理、項目采購管理、項目技術(shù)管理、項目履約評價等系統(tǒng)功能。自去年通過招標方式，簽訂了采購合同，承建單位已經(jīng)完成系統(tǒng)部署、優(yōu)化定制、功能微調(diào)，經(jīng)過多次版本迭代升級。目前已經(jīng)在部分大型房建類工程建設項目管理中試運行約10個月。約有近百名項目管理人員使用該系統(tǒng)輔助項目管理工作。每日產(chǎn)生的項目管理業(yè)務信息少則數(shù)十條多則數(shù)百條，目前系統(tǒng)運行已經(jīng)趨于穩(wěn)定。

通過分析2套系統(tǒng)的運行環(huán)境結(jié)合企業(yè)管理需要可以看出，2套系統(tǒng)均屬于信息化管理系統(tǒng)。但2套系統(tǒng)應用的側(cè)重點不同，企業(yè)OA更側(cè)重于對企業(yè)辦公、企業(yè)管理等，實現(xiàn)了企業(yè)的數(shù)字化辦公，通過系統(tǒng)化的方式管理、優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，增強了企業(yè)協(xié)同辦公的能力，加強決策的一致性。但對項目管理業(yè)務的管理和業(yè)務支持相對偏弱。

項目管理系統(tǒng)作為企業(yè)OA系統(tǒng)，項目管理業(yè)務的子系統(tǒng)，有效彌補了企業(yè)OA系統(tǒng)中對項目管理業(yè)務的管理功能方面的不足。使全生命周期的項目管理，實現(xiàn)了信息化、系統(tǒng)化、流程化管理，提高了參建單位間的溝通效率、加快了項目合同審批速度、規(guī)范了內(nèi)部管理流程。項目管理系統(tǒng)作為業(yè)務系統(tǒng)，幾乎不含企業(yè)OA系統(tǒng)的行政辦公信息。

從以上情況看，2套系統(tǒng)中信息重合程度較低，不存在相互沖突的信息。并且，目前兩套系統(tǒng)均可正常使用，均有研發(fā)人員負責研發(fā)和維護，可以進行技術(shù)對接，具備系統(tǒng)對接的實施條件。

1.2 對接方法

項目管理系統(tǒng)簽訂采購合同之前的可行性研究報告中已經(jīng)考慮到需要與企業(yè)OA對接，但當時由于時間緊迫，因此并未對系統(tǒng)對接進行深入論證，只形成了初步的對接意向。

主要對接工作：1）員工工作日志填報。與企業(yè)OA中日志填報對接，實現(xiàn)日報信息共享，避免重復填報。2）項目成本管理：項目預算編制、項目費用申報、項目員工日常報銷，實現(xiàn)項目成本信息共享，避免重復填報。3）項目招標采購管理。項目材料的招標采購，實現(xiàn)項目招采信息共享，避免重復填報。4）項目合同管理。實現(xiàn)所有項目管理業(yè)務合同信息共享，避免重復填報。

從以上為可行性研究報告中的系統(tǒng)對接內(nèi)容，可以看出提出的初步與企業(yè)OA系統(tǒng)的對接只是意向性的，并未對具體字段、功能等做出明確規(guī)劃。

隨著持續(xù)深入使用項目管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)原可行性研究報告中須與企業(yè)OA系統(tǒng)對接的項目招標采購管理、項目合同管理信息，由于2套系統(tǒng)對項目管理業(yè)務理解不同，目前已經(jīng)無法實現(xiàn)系統(tǒng)對接，信息互通、數(shù)據(jù)共享。

經(jīng)過與項目管理人員及研發(fā)人員多次溝通，最終確定項目管理系統(tǒng)讀取企業(yè)OA中姓名、部門、崗位等組織結(jié)構(gòu)，員工工作日志中的工作內(nèi)容等字段。普通費用報銷單中的申請人、合計金額等信息。將原需要對接項目招采、合同管理模塊更換為讀取企業(yè)OA系統(tǒng)中公司要聞、通知公告、會議通報、會議紀要、業(yè)務動態(tài)、風險管理、業(yè)務生產(chǎn)管理規(guī)范、培訓通知、企業(yè)通信錄、企業(yè)部門動態(tài)、企業(yè)市場開發(fā)簡報、企業(yè)會議使用記錄、任務管理、項目管理辦公室通知、項目管理辦公室簡報、企業(yè)項目管理操作指南、企業(yè)知識管理、企業(yè)廉政新聞、企業(yè)廉潔從業(yè)、企業(yè)專項治理、企業(yè)法律事務，企業(yè)公開公示，共22個模塊信息。

結(jié)合項目管理人員地域分散、項目管理工作復雜等情況，綜合考慮網(wǎng)絡環(huán)境、計算機配置等軟硬件條件。同時，為了保證企業(yè)OA系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性以及數(shù)據(jù)的完整性，提出了本次與企業(yè)OA系統(tǒng)對接，只從企業(yè)OA系統(tǒng)以接口的形式讀取數(shù)據(jù)庫部分表中的數(shù)據(jù)，不做任何回傳、覆蓋、添加、更新、刪除、修改等操作。為了避免項目人員對信息產(chǎn)生歧義，讀取出企業(yè)OA系統(tǒng)信息將在項目管理系統(tǒng)中作為一個獨立模塊僅供瀏覽和查詢。

未來企業(yè)OA系統(tǒng)如有需要項目管理業(yè)務數(shù)據(jù)信息寫入，承建單位承諾，將配合讀取項目管理系統(tǒng)的業(yè)務數(shù)據(jù)。

同時，通過接口設計，企業(yè)OA系統(tǒng)推送與項目管理業(yè)務有關(guān)的項目編號、項目里程碑、項目預算、項目費用、項目員工日常報銷等與項目管理業(yè)務有關(guān)的字段信息至項目管理系統(tǒng)。企業(yè)OA系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)對接如下圖1所示。

圖1 企業(yè)OA系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)對接

通過系統(tǒng)對接，企業(yè)OA系統(tǒng)預計數(shù)據(jù)讀取和推送情況如下表1所示。

表1 預計企業(yè)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)讀取和推送情況

接口設計總體遵循高內(nèi)聚、低耦合、精分解的設計原則，降低各模塊間的耦合度和操作的復雜程度，保證通用性，提高復用和擴展性。

另外，采用接口的方式可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)讀取，最大程度的降低研發(fā)工程師的現(xiàn)場工作量，預計通過1~2次現(xiàn)場協(xié)調(diào)會便可完成技術(shù)溝通，細節(jié)溝通擬采用遠程方式。

接口設計主要原則：1）所有的接口設計均遵循ITSS（Information Technology Service Standards 信息技術(shù)服務標準）標準及行業(yè)接口規(guī)范；2）采用SOA（Service-Oriented Architecture 面向服務的架構(gòu)）組件模型；3）符合RESTful架構(gòu)，統(tǒng)一返回格式，約定業(yè)務層錯誤編碼，每個編碼可以攜帶可選的錯誤信息；4）入?yún)⒏袷浇y(tǒng)一，保持風格、日期等格式統(tǒng)一；5）減少類的成員，保持接口易開發(fā)。

其他設計原則：1）簡單、快捷、通用性、可靠性高；2）充分考慮接口涉及系統(tǒng)的應用性，靈活支撐需求變化；3）保證接口數(shù)據(jù)的一致性；4）JSON/XML格式數(shù)據(jù)為主要的數(shù)據(jù)傳輸載體；5）確保接口數(shù)據(jù)在兩系統(tǒng)中可互認，保持數(shù)據(jù)的可讀性；6）無論程序如何實現(xiàn)，實現(xiàn)的方法如何改變，在一個接口定義的函數(shù)必須保持完全相同的結(jié)構(gòu)和作用，保持接口的穩(wěn)定性；7）無論研發(fā)人員是否發(fā)生變化，都應保持接口的易讀性；8）減少接口冗余保持接口的簡潔性。

組織研發(fā)人員就上述系統(tǒng)對接方案展開研討，肯定了上述系統(tǒng)對接方案安全、便捷，切實可行，實現(xiàn)了企業(yè)OA與項目管理系統(tǒng)的對接，信息互通、數(shù)據(jù)共享。改善了項目管理人員的系統(tǒng)使用體驗，打通了企業(yè)辦公與項目管理業(yè)務信息傳播渠道，提高了項目管理人員的工作效率。

1.3 注意事項

除了具備實施條件，做好準備工作，對接方法要經(jīng)過多次論證外，系統(tǒng)對接還需要注意以下幾個問題。

首先，2套系統(tǒng)均正常運行，系統(tǒng)對接工作不能影響系統(tǒng)正常使用，保持系統(tǒng)的穩(wěn)定性。因此，系統(tǒng)對接在編制對接工作計劃時，盡量選在下班或周末等非工作時間，并且正式開始系統(tǒng)對接前應發(fā)布面向全員的通知公告，明確系統(tǒng)暫停使用的時間、頻次等，提示全員做好備份工作，提前安排好系統(tǒng)使用時間，預留系統(tǒng)聯(lián)系人電話。并且，正式對接工作開始應提前1 h左右通過微信等線上溝通軟件發(fā)布系統(tǒng)停用消息，完成對接工作后，及時發(fā)布恢復系統(tǒng)使用消息。盡量減少因系統(tǒng)工作給企業(yè)員工帶來的不便。其次，系統(tǒng)對接工作前必須對數(shù)據(jù)進行備份，以防數(shù)據(jù)損壞，保持數(shù)據(jù)的安全性。

無論企業(yè)OA系統(tǒng)還是項目管理系統(tǒng)都要保證數(shù)據(jù)安全，系統(tǒng)備份是一項持續(xù)性長期的工作。定期由專人負責數(shù)據(jù)備份，備份設備的保存等均有詳細的記錄。為了更好地保障系統(tǒng)對接數(shù)據(jù)備份工作，數(shù)據(jù)備份人員制定了系統(tǒng)對接數(shù)據(jù)備份方案，每次對接工作開始前進行一次數(shù)據(jù)庫全量備份，程序調(diào)整完成后進行一次數(shù)據(jù)庫增量備份。

一旦出現(xiàn)因程序調(diào)整導致數(shù)據(jù)損壞、丟失等情況，立即啟動應急預案恢復數(shù)據(jù)。同時，在對接工作中涉及數(shù)據(jù)庫存儲過程、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)調(diào)整等，2個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫工程師應協(xié)同工作，保持密切溝通，避免因數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)差異導致無法寫入數(shù)據(jù)庫等情況。

最后，已經(jīng)完成對接的部分要經(jīng)過反復測試后才可發(fā)布，保持系統(tǒng)的完整性。本次對接工作嚴格執(zhí)行版本控制，對接過程中的程序代碼、配置文件及說明文檔等文件變更、歸檔等全過程文檔規(guī)范化管理。研發(fā)人員的對接代碼均需經(jīng)過測試人員多輪的黑盒與白盒測試，保持系統(tǒng)的兼容性，并且還要經(jīng)過網(wǎng)絡管理員的網(wǎng)絡安全測試，并詳細記錄與上一版本的異同，然后在測試服務器上進行安裝，邀請企業(yè)員工登錄測試服務器上的系統(tǒng)協(xié)助新版本的測試，根據(jù)企業(yè)員工的測試反饋，及時修補BUG等完善工作。根據(jù)測試及試用結(jié)果，選擇穩(wěn)定、完整性高的版本更新至正式服務器，向企業(yè)員工提供版本說明，預留聯(lián)系電話及時解答企業(yè)員工提出的系統(tǒng)使用問題和系統(tǒng)錯誤。

2 本次系統(tǒng)對接的思考

工程咨詢企業(yè)的信息化建設在采用信息系統(tǒng)解決管理問題時，無法確保單一系統(tǒng)實現(xiàn)項目管理業(yè)務的全部需求。單一系統(tǒng)也只能解決管理中的局部問題，這些問題可能來自于某一管理方面的某一領(lǐng)域。依賴于一個系統(tǒng)解決項目管理全部問題是不切實際的，表現(xiàn)在功能需求根本無法實現(xiàn)全過程覆蓋，更重要的是，單一系統(tǒng)也無法適應差異化項目的定制過程或有針對性地管理服務過程，更無法保證項目管理服務需求深度實現(xiàn)等實際問題。

工程咨詢企業(yè)的信息化建設應著眼于差異化定制，信息化建設過程要解決不同類型項目環(huán)境條件動態(tài)變化下的權(quán)變應對過程，具有高可用和適用性。解決不同場景的應用，確保項目實施各階段、流程、參建單位等多方面的功能全覆蓋。確保為各類項目管理業(yè)務的應用帶來便利，提升項目管理業(yè)務的管理效率和效能，為所有項目管理人員所接受。

同時，工程咨詢企業(yè)的信息化建設需要既熟練掌握信息技術(shù)，又了解工程建設的相關(guān)知識的復合型人才，并且致力于在工程咨詢信息化領(lǐng)域長期發(fā)展。企業(yè)也應該提供良好的發(fā)展環(huán)境，大力培養(yǎng)信息化人才，持續(xù)營造信息化發(fā)展氛圍，激發(fā)全員參與信息化建設的主動性，促進信息技術(shù)在項目管理業(yè)務中的應用，將信息化發(fā)展納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，成為企業(yè)發(fā)展的中流砥柱。

經(jīng)過本次系統(tǒng)對接使筆者認識到在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，隨著企業(yè)的發(fā)展，信息化建設將會得到更多的重視。企業(yè)OA系統(tǒng)、項目管理業(yè)務系統(tǒng)甚至未來建設的項目信息系統(tǒng)、多元化資源系統(tǒng)、項目管理開放型任務管理系統(tǒng)等多套信息化系統(tǒng)并行應用，長期并存，信息共享、數(shù)據(jù)互通、系統(tǒng)功能互補將成為常態(tài)。如何做好多系統(tǒng)的對接，整合等工作是每位工程建設項目管理信息化人員都將面對的考驗。

3 結(jié)語

項目管理屬于管理學分支，工程建設的建設周期長、流程工藝復雜、質(zhì)量安全要求高，建設規(guī)模一般較大，投資較多、潛在風險高。工程建設項目管理的管理難度大，要求工程咨詢企業(yè)具有較高的組織能力和科學的管理方法才能做好工程建設項目管理業(yè)務。目前，很多工程建設項目都存在概算超估算、預算超概算、決算超預算的三超現(xiàn)象，以及施工階段的質(zhì)量安全隱患，很多研究者通過研究發(fā)現(xiàn)造成這些問題并非來源于工程技術(shù)，究其本質(zhì)在于項目管理中的職責不清、工作職責不明等項目管理方面問題導致。近年來，隨著工程建設咨詢行業(yè)信息化程度的逐漸提高，企業(yè)也意識到依靠信息化建設，能夠輔助解決工程建設項目管理中的相關(guān)問題，實現(xiàn)企業(yè)精細化管理，項目管理業(yè)務數(shù)字化轉(zhuǎn)型，節(jié)約辦公、人工成本，促進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。