摘要：本文首先從推進其他工作穩(wěn)定進行、滿足時代發(fā)展需求、應(yīng)對信息化時代潛在風(fēng)險等方面分析文書工作保密的重要性，然后從互聯(lián)網(wǎng)渠道泄密、文書歸檔和移交泄密、備份管理不當(dāng)、文書工作人員身份識別不明等方面分析文書工作的保密問題，最后提出針對性保密建議，為文書工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：文書工作;保密問題;互聯(lián)網(wǎng)

引言：文書工作就是處理文書的一系列程序性的活動，包括收文、發(fā)文、整理與歸檔工作。文書工作具有政治性、機要性、時限性、規(guī)范性，因此文書工作必須做好保密事宜，否則是對自身工作、黨和國家的不負(fù)責(zé)任[1]。

一、文書工作保密的重要性

（一）推進其他工作穩(wěn)定進行

文書工作設(shè)計的資料類型眾多，很多類型的資料都必須做好保密工作，否則對社會輿論、人民生命、財產(chǎn)安全、國家安全、社會穩(wěn)定等工作都會造成一定影響，甚至?xí)?dǎo)致某些損失無法彌補，可見文書工作保密的重要性。正常情況下，文書工作人員可以通過科學(xué)技術(shù)、物理預(yù)防和人員控制等方法，確保文書工作的保密性不受破壞[2]。

（二）滿足時代發(fā)展需求

文書工作在時代發(fā)展下必須對保密性更加重視，才能預(yù)防來自各個方面的信息泄露事件，不法分子能夠利用時代技術(shù)產(chǎn)物通過非法渠道竊取文書工作的內(nèi)容，因此文書工作人員必須做好保密工作才能使自己工作內(nèi)容滿足時代發(fā)展需求。

（三）應(yīng)對信息化時代潛在風(fēng)險

文書工作人員必須認(rèn)識到在信息化時代下，文書工作保密工作開展愈發(fā)困難，文書資料內(nèi)容能夠從各個渠道泄露出去，而非局限于線上或者線下某個渠道，因此文書工作人員必須做好保密工作才能更好地應(yīng)對信息化時代的潛在風(fēng)險。

二、文書工作的保密問題

（一）互聯(lián)網(wǎng)渠道泄密

文書工作在互聯(lián)網(wǎng)渠道存在泄密等保密問題，互聯(lián)網(wǎng)對人們?nèi)粘Ｉ詈蛧夜芾矶季哂袕V泛且深刻的影響，人們的生活習(xí)慣雖然在互聯(lián)網(wǎng)時代下發(fā)生了極大的改變，但是人們自身信息泄露的風(fēng)險也隨著增加了，文書工作保密問題同樣如此。文書工作在互聯(lián)網(wǎng)和計算機中存在泄密風(fēng)險，不法分子能夠通過各種手段找到互聯(lián)網(wǎng)和計算機的漏洞，進而潛伏在保密系統(tǒng)中竊取文書資料，最終導(dǎo)致國家安全和人民生命財產(chǎn)安全受到損害。除此之外，自然環(huán)境中的不可抗力因素也會導(dǎo)致文書工作在互聯(lián)網(wǎng)渠道的泄密可能增加，例如臺風(fēng)、洪澇災(zāi)害使安全防御系統(tǒng)失效。

（二）文書歸檔和移交泄密

文書工作中歸檔和移交是最容易出現(xiàn)泄密事件的流程，目前文書歸檔和移交泄密問題比較多，如果不能加以處理必將對文書工作人員保密工作造成嚴(yán)重影響。文書歸檔過程中必須保證文字資料內(nèi)容清晰明確，然后才能按照歸檔程序開展下一步工作，因此文書歸檔過程中容易被不法人員竊取其中資料信息。文書移交過程中經(jīng)常出現(xiàn)滯留問題，一旦文書滯留則文書資料被其他不相關(guān)人員瀏覽的幾率將大大增加，這樣文書保密工作也難以順利開展。

（三）備份管理不當(dāng)

文書工作人員必須在做好保密工作時預(yù)防相關(guān)資料被惡意銷毀的問題，否則一旦文書保密資料被銷毀則難以再核實該文件資料的信息是否準(zhǔn)確可靠。而當(dāng)今社會正處于信息化互聯(lián)網(wǎng)時代，文書工作人員在工作期間很難完全脫離互聯(lián)網(wǎng)和計算機，文書資料客觀上存在受不可控因素而丟失或者銷毀的風(fēng)險。正常情況下，文書工作可以通過備份降低該方面的風(fēng)險，但是目前文書備份管理工作受現(xiàn)代科技和軟件硬件等因素的影響，很多文書數(shù)據(jù)丟失后很難再被恢復(fù)。

（四）文書工作人員身份識別不明

文書工作依托互聯(lián)網(wǎng)和計算機開展工作時，可以直接通過授權(quán)對保密系統(tǒng)中的文件進行操作，但是保密系統(tǒng)目前的授權(quán)管理系統(tǒng)沒有辦法對文書工作人員的身份進行準(zhǔn)確識別，導(dǎo)致很多不法人員通過其他手段獲取保密系統(tǒng)授權(quán)，進而對其中保密文件進行非法篡改，導(dǎo)致文書工作保密性大大降低。機要工作文書管理人員在開展任何工作時，都必須留下對應(yīng)的操作記錄，以便于后續(xù)對文書工作是否存在泄密問題進行核查，但是目前保密系統(tǒng)的操作記錄系統(tǒng)也可以被篡改，導(dǎo)致文書工作保密性無法得到保障。

三、文書工作的保密建議

（一）盡量杜絕涉密文件在互聯(lián)網(wǎng)渠道傳輸

文書工作人員必須認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)渠道存在諸多風(fēng)險，而且很多風(fēng)險是自己無法預(yù)知和避免的，因此文書工作人員在歸檔和移交涉密文件時應(yīng)該盡量避免通過互聯(lián)網(wǎng)渠道進行文件傳輸，能夠使用其他方式歸檔移交就應(yīng)該盡量避免使用外網(wǎng)，如果必須使用計算機則必須在內(nèi)網(wǎng)使用，這樣才能盡量減少一機兩網(wǎng)所帶來的保密風(fēng)險。除此之外，計算機還應(yīng)該做好相應(yīng)的防水、防火等自然災(zāi)害預(yù)防工作，防止保密系統(tǒng)失效導(dǎo)致文書資料泄密。

（二）規(guī)范文書歸檔和移交工作程序

文書工作人員必須保證歸檔過程中只有相關(guān)人員接觸文書賬面信息，在保證文書內(nèi)容清晰明確的同時減少相關(guān)人員泄密風(fēng)險。文書移交過程中必須準(zhǔn)確核實檢查相關(guān)手續(xù)，如果手續(xù)來源和內(nèi)容均準(zhǔn)確無誤才能進行相關(guān)移交工作。文書工作人員還應(yīng)該對文書銷毀的人員和信息進行存檔記錄，確保文書工作的安全性，這樣才能防止不法人員惡意銷毀文書文件。文書工作人員開展工作必須嚴(yán)格遵循文書歸檔和移交等工作的程序，盡量避免文書滯留問題的出現(xiàn)，從源頭減少文書泄密風(fēng)險。

（三）加強文書工作備份管理

文書工作人員必須分別從軟件和硬件兩方面做好備份管理，軟件備份管理指的是當(dāng)計算機意外故障時保密系統(tǒng)依舊能夠照常發(fā)揮保密工作，防止文書內(nèi)容泄露或丟失;硬件備份管理指的是定期更換儲存硬盤確保文件備份后不會因硬件設(shè)備故障而丟失或銷毀，硬件必須選擇安全性較高的設(shè)備，如果遇到意外故障導(dǎo)致文件丟失也可以通過相關(guān)技術(shù)手段對備份內(nèi)容進行恢復(fù)。

（四）設(shè)置文書工作人員身份識別程序

文書工作人員在保密系統(tǒng)中的工作權(quán)限應(yīng)該按照崗位層次進行分配，防止保密文件泄露或者被篡改。文書工作人員登錄保密系統(tǒng)時必須進行人臉識別、指紋識別等驗證，不能通過賬號密碼進行登錄。如果文書工作人員想要修改其中內(nèi)容必須通過系統(tǒng)驗證，否則不具備更改權(quán)限，這樣再通過區(qū)塊鏈技術(shù)優(yōu)化操作記錄系統(tǒng)，才能保證文書工作的保密性不受影響。

結(jié)論：綜上所述，文書工作可以通過盡量杜絕涉密文件在互聯(lián)網(wǎng)渠道傳輸、規(guī)范文書歸檔和移交工作程序、加強文書工作備份管理、設(shè)置文書工作人員身份識別程序等措施，減少涉密文件泄密風(fēng)險，確保文書工作符合保密規(guī)范和要求。

參考文獻：

[1]劉志巖.論機關(guān)單位文書檔案保密工作的重要性[J].黑龍江檔案，2020（06）：38.

[2]李婧.文書處理和保密工作的幾點做法與體會[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（20）：95.

作者簡介：田愛軍（1969.04-），女，北京市人，民族：漢，職稱助理館員（檔案），學(xué)歷：本科。研究方向：文書（文件接收，傳遞，兼職檔案員），保密，行政管理等。