喬松

摘要：在信息技術快速發(fā)展的背景下，數(shù)字化技術開始被應用在機關事業(yè)單位的檔案管理中，取得了比較好的效果。機關事業(yè)單位中檔案信息是整個單位發(fā)展的歷史，其中包含著非常多的信息，信息量比較大，并且相對比較繁雜，管理工作成為了非常重要的一項內容。因此，為了能夠更好的對這些檔案信息實施管理，需要在準確分析數(shù)字化管理技術應用過程中存在的不足基礎上，制定出有效應用數(shù)字化技術，提升檔案管理工作質量和效率的對策。以此保證能夠通過全新的管理思路，實現(xiàn)對檔案信息的有效管理。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化技術

一、機關事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術應用現(xiàn)狀

（一）認知存在不足

在全新的互聯(lián)網(wǎng)背景下，數(shù)字化已經成為社會發(fā)展重要趨勢。但是根據(jù)當前機關事業(yè)單位開展的檔案管理工作來說，大部分單位對于數(shù)字化技術的應用意識較差，沒有真正認識到數(shù)字化技術的實際作用，在引進技術、應用技術和完善技術等方面的工作落實情況不佳，造成無法真正發(fā)揮出數(shù)字化技術的實際作用[1]。同時，一些單位并沒有真正樹立正確的數(shù)字化管理理念，管理者以及領導人員都認為當前實施的管理方法能夠繼續(xù)采用，造成數(shù)字化技術沒有及時的進行更新和完善，無法起積極的作用。

（二）應用不夠熟練

由于數(shù)字化技術是新時代不斷發(fā)展的產物，其有著明顯的專業(yè)性特點，與信息技術等有著直接的聯(lián)系，因此，在應用過程中多多少少會遇到一些問題，需要面臨比較多的技術問題。根據(jù)當前各個單位應用數(shù)字化技術的實際情況分析，在技術應用安全方面還存在一定的不足，無法保證檔案管理工作的安全性，存在著檔案信息遺失、外泄等風險。同時，在數(shù)字化技術不斷發(fā)展的過程中，各種各樣全新的技術開始出現(xiàn)，如數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術。而部分單位在實際應用這些技術的過程中，體現(xiàn)出了非常明顯的不熟練問題，加上相關的配套機制不夠完善，影響了技術應用的效率和質量[2]。

（三）缺少配套設施

作為保證機關事業(yè)單位能夠跟隨時代發(fā)展腳步、完善管理體制的一種重要組成部分，只有在完善配套設施的支持下，才能夠保證數(shù)字化技術真正發(fā)揮出自身的作用，為檔案管理工作更加有序的開展提供支持。但是一些單位由于自身重視程度不足，沒有及時的補充和完善配套設施，造成技術應用沒有發(fā)揮的空間。同時，一些單位中的數(shù)字化檔案管理環(huán)境較為落后，系統(tǒng)、軟件等沒有及時更新，影響檔案管理工作的有序開展。

二、機關事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術有效應用措施

（一）樹立正確認知

在實際的數(shù)字化技術應用過程中，想要確保其真正被應用在檔案管理中，并且發(fā)揮出應有的作用，就需要從思想意識上開始改變，樹立正確的認知，正確看待數(shù)字化技術的優(yōu)勢，為更好的開展檔案管理工作提供支持。首先，機關事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，需要樹立正確的意識，明確數(shù)字化技術應用優(yōu)勢的基礎上，制定正確的管理目標，有序的開展檔案管理工作，提升檔案管理工作質量的同時，注重檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮出服務單位、服務社會的真正作用。其次，為了保證檔案管理工作能夠滿足社會發(fā)展需求，需要完善對應的機制，選擇適合的數(shù)字化技術應用模式，明確數(shù)字化技術的發(fā)展方向[3]。最后，管理者需要對數(shù)字化技術的應用給予充分重視，加大建設投入，做好軟件以及硬件的管理和開發(fā)工作，為更加有效的開展數(shù)字化檔案管理提供技術支持。

（二）完善管理系統(tǒng)

為了保證數(shù)字化技術能夠與機關事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理工作實現(xiàn)高度配合，通過發(fā)揮出數(shù)字化技術的優(yōu)勢，提升檔案管理工作的質量和效率，當前需要積極的建立和完善相關管理系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的有效銜接，為更好的應用數(shù)字化技術提供支持。首先，需要對現(xiàn)有的安全系統(tǒng)進行完善，依據(jù)單位內部檔案管理工作的特點，建立對應的完善安全管理制度，引進全新的安全系統(tǒng)軟件，如殺毒軟件等。從技術和制度兩個方面為管理工作的安全開展提供支持。其次，對于一些全新引進的技術，需要制定針對性的應用管理原則，遵循前端控制原則和文檔一體化管理相關原則，將業(yè)務、文件管理、檔案保存系統(tǒng)之間的通路打通，實現(xiàn)對檔案的全生命期管理。以此保證能夠真正滿足檔案從采集到保存對于系統(tǒng)的需求，保證檔案完整性的同時，能夠有效避免檔案遺失、檔案泄露等問題出現(xiàn)。

（三）加強設施建設

數(shù)字化檔案管理工作的有序開展，離不開基礎設施和系統(tǒng)的支持，從硬件的角度分析，基礎設施是非常重要的一個環(huán)節(jié)，需要將其作為重點建設內容。首先，針對機關事業(yè)單位中現(xiàn)有的數(shù)字化技術水平，需要在專業(yè)機構的評估下進行確定，并且結合當前數(shù)字化技術的發(fā)展情況，結合機關事業(yè)單位的能力，在政府的支持下，及時的對設備等進行更新。保證設備能夠滿足全新技術的使用要求，為更好的開展數(shù)字化管理工作提供支持[4]。其次，在電子檔案系統(tǒng)上線后，針對以往留下的直至檔案，需要按照輕重緩急及時的進行處理，落實檔案信息的數(shù)字化轉變，為后續(xù)檔案管理工作更加有序的開展提供支持。

結語：

隨著數(shù)字化技術的快速發(fā)展和廣泛應用，其在機關事業(yè)單位檔案管理工作中的應用，受到了社會的高度重視，成為了機關事業(yè)單位管理工作中非常重要的一項任務。因此，為了能夠更好的將數(shù)字化技術應用在管理工作中，起到輔助和加強檔案管理的作用，需要通過樹立正確認識、完善管理系統(tǒng)、加強設施建設等多種途徑，為數(shù)字化技術的有效應用提供保障。以此保證能夠通過科學合理的應用數(shù)字化技術，提升檔案管理工作的質量和效率，為機關事業(yè)單位檔案管理工作獲得更好的成果提供一定支持。

參考文獻：

[1] 吳婷. 機關事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術應用探究[J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化，2021（7）：41-42.

[2] 李戎. 淺析機關事業(yè)單位干部人事檔案管理數(shù)字化轉型[J]. 辦公室業(yè)務，2021（10）：166-167.

[3] 李衛(wèi)華. 機關事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術應用探究[J]. 行政事業(yè)資產與財務，2020（11）：32-33.

[4] 沈帆. 從檔案管理走向檔案數(shù)據(jù)管理——機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究[J]. 卷宗，2019，9（31）：116，118.